История организации делопроизводства в дореволюционной России

«История  организации делопроизводства в  дореволюционной России»

Содержание

1. Введение

а)Предыстория 

2.Основная  часть

А) Возникновение и развитие Делопроизводства в учреждениях России XVI-XVII вв.

Б) Делопроизводство в учреждениях России XVIII в.

В) Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX в.

Г) Становление советского делопроизводства (1917-1950 гг.)

Д) Государственное делопроизводство в 1960-2000 гг.

Е) Периоды делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. 
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена

В древности  документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. 
Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни докумен-тов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления.  
Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. 
Документы возникли вместе с письменностью. В начале как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. 
Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. 
 
Предыстория:

В результате Октябрьских событий 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Действительно, форма государственного аппарата претерпела существенное изменение. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов, в период между его съездами избирался Всероссийский Центральный Исполнительный комитет (ВЦИК) - орган, выполняющий функции законодательной и исполнительной власти. Для управления страной было сформировано правительство - Совет Народных Комиссаров. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов). 
Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений. 
Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет "О порядке утверждения и опубликования законов". 
Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года "О форме бланков государственных учреждений". В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". 
Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так при создании "Положения о письмоводстве и делопроизводстве" за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. Изменения в проекте были незначительными: исключены устаревшие канцелярские шаблоны при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению формата бумаги и т.д., работа не была доведена до конца.  
В этих условиях по инициативе В.И. Ленина был создан специальный орган - Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию. 
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе. 
В 20-е годы большой вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в 1926 году. Согласно положению об институте, на него возлагались следующие задачи: 
научная разработка вопросов техники управления; 
изучение и обобщение работы в советских учреждениях по упрощению и механизации вопросов техники управления и организации работы с документами; 
осуществление консультационной и популяризаторской деятельности и т.д. 
Исходя, из этого, мы можем сказать, что деятельность института включала два основных направления: теоретическое и практическое. 
Научная работа института выполнялась в кабинетах, лабораториях и конструкторском бюро. Практическая работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество "ОРГСТРОЙ", которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало научно-исследовательскую работу института. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом 
Большими тиражами выходила научно-техническая литература, в том числе и по делопроизводству. Учеными и специалистами была развернута острая, но сохраняющая этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 году рационализаторы-практики получили в институте более 200 различных консультаций. Особой популярностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые институтом с целью повышения квалификации и обмена опытом. 
В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы "Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР", в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). 
В 1931 году издан проект "Общих правил документации и документооборота", который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила…" в качестве типовых и единых для всех организаций и учреждений. 
Во введении указывалось, на что необходимо обращать внимание при работе с документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто должен это делать. "Общие правила …" содержали следующие разделы - "Организация документации и документооборота"; "Организация секретариата"; "Обязанности конторско-секретарского персонала"; "Организация приема корреспонденции"; "Прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции"; "Разноска корреспонденции в учреждении"; "Организация отправки корреспонденции". Данные "Общие правила …" также содержали многочисленные образцы учетно-регистрационных форм, табличек, штемпелей и т.п. 
Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что содержание материала в проекте данного документа было изложено в последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям. Проект "Общих правил …" можно считать результатом широкомасштабной научно-практической деятельности по рационализации техники управления рассматриваемого периода. Этому проекту не суждено было реализоваться; уже к моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль. Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в апреле 1932 года. 
Значительное сокращение масштабов централизованной научно-исследовательской деятельности в области управления и делопроизводства, в связи с ликвидацией института, не означает что в 1930-е гг. развитие в этой сфере прекратилось. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила. 
В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.  
В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства. 
Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года. 
В 1963 году архивная служба выпустила "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Практическая работа по созданию единой системы делопроизводства началась в 1966 году, когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. 
В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. 
В 1973 году основные положения "Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)" были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике. 
Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были разработаны в 1972 году - ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел "Подготовка служебных документов" в ЕГСД. В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 году. 
Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса. 
В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название "Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)". Разработка этого документа была вызвана следующими причинами: 
внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д. 
идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.  
ЕГСДОУ - это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения", который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. 
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности. 
"Основные правилах работы ведомственных архивов", утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263 установили -  
основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве; 
принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения; 
правила подготовки и передачи дел на хранение в архив. 
Утвержденный 1989 году "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов", состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов. 
В 1992 году по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 №1118-р руководителем Государственной архивной службы утверждена и зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.08.93 № 321 "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Данная инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования документационного обеспечения управления на единой основе. В данном документе впервые нормативно были закреплены требования не только к оформлению реквизитов, но и к текстам конкретных видов документов (проектам указов Президента, приказам, указаниям, инструкциям, протоколам). В ней была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. Необходимо отметить, что данная инструкция предназначалась в первую очередь для министерств и ведомств и носила рекомендательный характер для организаций и учреждений любых форм собственности при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации. 
Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". 
С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 
Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.  
Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Необходимо отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях  России XVI-XVII вв.

Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган – боярскую душу, центральные исполнительные органы-приказы, на местах приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII в.в. получил название «приказное делопроизводства»  по названию первых государственных учреждений – «приказов».

Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным  штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял  приказ приказный судья, в его  подчинении находились дьяк (их могло  быть несколько) и подьячие – «старые», «средней руки», «молодим».

Структурными  подразделениями приказов были столы  или повыть.

Ответственность за все делопроизводство возлагалась  на дьяка. При поступлении на документе  делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий  стол, где осуществлялся процесс  подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

Ни царь, ни бояре  свои подписи на документах не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки местах так, чтобы буквы захватывали оба конца склепных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Текст писался  на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона  использовалась для проставления помет, резумоций, адреса (бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. ее привозили из Западной Европы, отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.). Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток «столбец». Для учреждений XVI-XVII в.в. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

От верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали  системы документации, в которые  фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

Документы этого  периода представляли собой сложный  текст, реквизиты в нем почти  не выделялись. Появились устойчивые словесные формулировки. (Многие грамоты начинались с обозначения автора – царского титула, затем указывался адресат – конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста – «Писана на Москве в 1768 г.». «Царь – государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составление и оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и  учет документов, составляются описи документов.

Основная особенность  приказного делопроизводства заключалась  в том, что его организация  основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в  устной форме приказным служилым людям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство  в учреждениях России XVIII в.

В начале XVIII в. Петром I были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением  стал Синод. Центральные учреждения – приказы были заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистрские избы, городовые магистраты ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в. получила название коллежской. Отличие коллежского делопроизводства от приказного: его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Его значение:

1. Генеральный  регламент определил структуру  коллегий, штатный состав, должностные  обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работ с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения хранения.

2. Указание на  коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседание присутствия, оформлялись принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штаты, канцеляристов, регистраторов, копиистов, актуариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (старосты коллегии).

3. Генеральный  регламент узаконил необходимость  регистрации документов и регламентировал  технологию ее ведения. Основная  цель регистрации – охрана  документов. Регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи, вершенных и не вершенных дел, регистратура, состоящая из четырех книг – А, В, С, Д.

4. Генеральный  регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений до места принимала решение об оформлении в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкой на галеры и лишению всего изменения по силе дела или вины».

5. Генеральный  регламент ввел понятие «архив».  Все оконченные дела на протяжении  трех лет находились в канцелярии  или контроле, а затем под расписку  сдавались в архив коллегии  архивариусу.

Закон 1775 г. четко  установил порядок «для сообщения властей и мест». От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа, протокол, требования были изложены в Генеральном регламенте. Бухгалтерский учет отражался в балансе особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату. Появляются термины «дебет», «кредит», «бухгалтер». Складывалась система документации по личному составу.

Указ Петра I 1700 г. предписал заменить столбцы  тетрадями. Это изменило формуляр документа. Реквизиции выделялись из текста и заняли определенные места. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получение документа, скрепы. Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте определен порядок пользования печатями.

Делопроизводство  в учреждениях России XIX – начала XX в.

В начале XIX в. в  результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России изменилась.

Высшими государственными учреждениями стали Сенат, Комитет  Министров, Государственный совет. Делопроизводство в них велось в  соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» (1775 г.).

Начало нового этапа развития делопроизводства в  России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX – начало XX в.в. называют «министерским».

Манифест 8 сентября 1802 г. провозгласил создание первых восьми министерств. 25/VI -1811 г. издание «Общего  учреждения министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства. Был установлен порядок рассмотрения документов. В этом законе назван «образ производства дел». Он включал:

· порядок вступления дел;

· движение их, или собственно так называемое производство;

· отправление  дел;

· ревизию;

· отчеты.

Все поступающие  в отправляемые документы составляли переписку министерства и делились на два потока:

· переписка  министерства;

· переписка  департамента.

Все входящие и  исходящие документы регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась ревизия дел.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались  копии.

Организацию работу с документами в XIX в. следует рассматривать  как четкую систему, обеспечивающее движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

В XIX в. произошли  изменения в формулярах документа: были введены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления  и оформления официальных документов. Они составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Документы обязательно подписывались и скреплялись.

Впервые была регламентирована зависимость юридической силы документа  от правил его оформления.

Изобретение пишущих  машинок, гектографов и другой многожительной техники вывело на новый уровень культуру документирования. Появление телеграмм, телефона привело к появлению новых видов документов – телеграмм, телефонограмм.

Издавались  сборники образцов документов, называемые «письмовниками». Начинается процесс  формирования теории делопроизводства. Он связан с именами Сперанского, Русанова и т.д.

 

 

Становление советского делопроизводства (1917-1950 гг.)

События октября 1917 г. в корне применили систему  государственных учреждений России. Был издан ряд законов, регламент  проведения порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу.

В приказе Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных  учреждений» перечислялись обязательные реквизиты бланка. Было узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

В 20-е годы создается  институт техники управления (ИТУ), который разрабатывал общесоюзные  стандарты на документы, средства и  предметы контрольного труда, носители информации. Были разработаны стандарты  писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок, образцы конторской мебели.

Значительное  влияние на процессы документирования оказала конституция 1936г. Была законодательно закреплена иерархия управленческих документов, четко определившая, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Постановлением  СНК СССР от 29 марта 1941 г. было утверждено «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР». В соответствии с новым положением ЦГАОР был переименован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства (ЦГАОРСС). В годы войны ЦГАОРСС принял на государственное хранение 350 тыс. дел, в частности Секретариата Президиума ВЦИК, Верховного Совета РСФСР, СНК СССР.

Государственное делопроизводство в 1960-2000 гг.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Советского Министра РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» – основа для разработки учреждениями своих инструкций по делопроизводству.

Особое место  в истории советского делопроизводства занимало постановление Советского Министра СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по уничтожению архивного дела в СССР». Его задачи – разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В Московских государственных  историко-архивных институтах был открыт факультет государственного делопроизводства, который готовил специалистов для работы с документами.

ЕГСД была создана  в 1973 г. Основные положения в ГСД  – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях СССР. Ее главная цель – усовершенствование на единой основе организации делопроизводства путем внедрения единых форм методов работы с документами, она содержала рекомендации по организации работ с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов.

Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей  культуры управления считали государственные  стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы  по ОРД были выведены в 1972 г:

1.   ГОСТ 6.38-72 «Система организации расположения документов. Основные положения».

2.   ГОСТ 6.39-72 «Система организации расположения документации. Формулирование – образец». В 1990 г. они переработаны и объединены.

3.   ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организации расположения документации. Требования к оформлению документов».

4.   ГОСТ 16.487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1983 г.).

5.   ГОСТ 6.10.1-75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (1988 г.).

6.   ГОСТ 6.10.2-83 «Унификация систем документации. Термины и определения».

Развитие советского делопроизводства в 1970-80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Периоды делопроизводства

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет  глубокие корни. Выделяют несколько  периодов делопроизводства: 
1) приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв. 
2) коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв. 
3) министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

1. Приказное  делопроизводство 
 
 
Приказы - административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв. 
Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года. 
Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: 
- приказа как разового поручения 
- приказа как постоянного поручения 
- приказа - "избы" (канцелярии) 
- приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями. 
Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.). 
 
Схема № 8 
Структура приказов 
 
 
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного числа приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. 
Сложился определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подъячий "средней руки", дьяк "чернил" его, т.е. исправлял, а "молодший" подъячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подъяичй "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. 
В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. 
Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми.  
Приказная систем с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок. 
 
 
^ 2. Коллежское делопроизводство 
 
 
Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.  
Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра . Именно он создал российскую бюро-кратическую систему, определившую работу с документами. 
В начале XVIII века в России, в период царствования Петра , происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх - осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации. 
Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 "Генеральный регламент", который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. 
В "Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. 
Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги. 
Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие "гербовая бумага", на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В "Генеральном регламенте" были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями. 
Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журна 
 
Схема № 9 
Система органов власти и управления в XVII - XIX веках. 
 
К О Л Л Е Г И И 
 
 
 
 
 
лах. Для учета входящих документов велось две книги: в книгу "С" записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу "Д" - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги "А" и "Б". В книге "А" регистрировались документы адресованные царю, в книге "Б" - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам. 
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название "архив". "Генеральный регламент" установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой. 
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. 
 
Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. 
Таким образом, "Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. 
В целом реформы государственного аппарата первой четверти V в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. 
Губернская реформа Екатерины была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции "указывали" нижестоящие "доносили" об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями.  
Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале в. при Александре . 
 
 
^ 3. Министерское делопроизводство 
 
 
Министерства (от лат. мinistro - служу, управляю) - в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. 
Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий: 
- военно-сухопутных сил 
- военно-морских сил 
- иностранных дел 
- внутренних дел 
- внешних дел 
- коммерции 
- финансов  
- народного просвещения 
- юстиции 
- государственное казначейство на правах министерства. 
 
 
Схема 10.

ДЕПАРТАМЕНТЫ      ОТДЕЛЕНИЯ      СТОЛЫ

 
 
Коллегии были сохранены  и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько. 
Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы. 
25 июня 1811 года был принят закон "Общее учреждение министерств". Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.  
Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия - товарищ министра. 
Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все "письмоводство". 
Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: 
- порядок вступления дел 
- движение (производство) дел 
- отправление дел 
- ревизия 
- отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям). 
Согласно Закона - по своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства. 
Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. 
Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.  
Так же был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1.для регистрации документов верховной власти; 2.текщих документов; 3.секретных документов. 
По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени". 
Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.  
Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. 
"Общее учреждение министерств" продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.  
 
 
Вывод

Знание  организационного устройства и делопроизводственного обслуживания местного аппарата позволяет более глубоко рассмотреть и проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений XIX - начала XX вв. законотворчество в области делопроизводства, которое изучено пока, в основном, только на уровне высших и центральных учреждений.

Предпринятое  исследование важно не только для  общей характеристики государственного делопроизводства, но и для истории  государственного управления в целом, поскольку именно на губернских учреждениях лежала основная ответственность за осуществление императорской воли и правительственных решений. К середине XIX века в Российской империи насчитывалось 52 губернии. В государственном аппарате местным учреждениям в силу специфики их деятельности (охрана общественного порядка, раскладка и взимание налогов и сборов, управление казенным имуществом, строительство дорог и мостов, школ, больниц и т.д.) принадлежало особое место. По словам А.Д. Градовского, «с правительственной точки зрения, губерния является высшей единицей по заведыванию частью полицейской, финансовой и государственными имуществами. С сословной и общественной точки зрения, губерния представляется округом дворянских обществ и высшей единицей земского хозяйства».