Комплекс документации ООО «МЕЧТА»

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...4

1 Подготовка предприятия к началу деятельности……………………………..6

1.1 Описание деятельности  предприятия…..........................................................6

2 Организация документооборота……………………………………………….8

2.1 Организационно–правовая документация ООО «МЕЧТА»…...…………..9

2.2 Распорядительная документация ООО «МЕЧТА»………………………..14

2.3 Система справочнои–нформационной документации ООО «МЕЧТА»..17

2.4 Документы предприятия по личному составу…………………………….21

2.5………………………………………………………………………………...23

3 Использование информационных технологий при работе с документами  26

Заключение………………………………………………………………………30

Список использованных источников и используемой литературы………….31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Из этого определения вытекает несколько важных выводов:

1. Делопроизводство представляет  собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами;

2. Делопроизводство –  понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации  работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по  документированию, т.е. по записи (в более широком смысле – фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами;

3. Делопроизводство –  это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению  к основной деятельности предприятия  (организации, учреждения) деятельности.

Необходимо добавить к сказанному, что в ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами. 
Все сказанное выше позволяет яснее представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности предприятий, в число которых входят туристские компании. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами, и организацию документирования таких мероприятий. Поэтому определив актуализацию данной курсовой работы, приступаю к ее началу.

Целью данной курсовой работы является  разработка комплекса документации условного предприятия, необходимой для осуществления его деятельности.

Задачи курсовой работы:

• выбрать наименование фирмы;
• разработать фирменный товарный знак условного предприятия с использованием графических редакторов;
• изучить комплекс учредительных документов;
• проанализировать и охарактеризовать организационно-правовую документацию предприятия;
• изучить комплекс распорядительных документов предприятия;
• разработать примеры распорядительных документов (распоряжение, приказ по основной деятельности);
• изучить комплекс справочно–информационной документации предприятия;
• разработать примеры справочно-информационных документов (заявление о приеме на работу, деловое письмо на бланке, акт, телефонограмма, докладная записка);
• изучить состав и назначение документов по личному составу;
• составить резюме, автобиографию, личный листок, заявление о приеме на работу, приказы по личному составу;
• грамотно организовать автоматизированное рабочее место секретаря предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Подготовка  предприятия к началу деятельности

1.1. Описание  деятельности предприятия

В данной курсовой работе создается условное туристская компания «МЕЧТА».

Началу деятельности любого предприятия предшествует ряд  формальных процедур, определяемых законодательством РФ:

1. Выбор названия предприятия

ООО «МЕЧТА»

2. Разработка фирменного  товарного знака или эмблемы  предприятия.

Фирменный знак охраняется Законом как интеллектуальная собственность  его владельца и подлежит обязательной государственной регистрации. Фирменный знак создается с учетом требований.

3. Выбор организационно–правовой формы (для коммерческих предприятий), в которой будет  создаваться предприятие.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем  которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков  в пределах только внесенных ими вкладов.

4.Подготовка учредительных  документов.

Гражданский кодекс РФ определяет обязательный состав учредительных документов для коммерческих предприятий каждой из организационно – правовых форм. Обязательным для любого предприятия, вне зависимости от его организационно – правовой формы, является Устав.

 Устав предприятия является основным документом, регламентирующим его деятельность. Устав определяет:

– Организационно-правовую форму предприятия (юридический  статус);

– Юридический адрес;

– Предмет деятельности;

– Права и обязанности  учредителей;

– Порядок приема новых  членов;

– Порядок распределения прибыли и покрытия убытков;

– Состав и полномочия органов управления и контроля;

– Порядок прекращения  деятельности и ликвидации предприятия.

5. Определение цели  и основных направлений деятельности  предприятия. 

Цель деятельности коммерческого предприятия – извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются  в Уставе предприятия. В случае изменения каких–либо положений устава предприятие обязано заново пройти государственную регистрацию.

6.Регистрация предприятия.

При регистрации предприятия  регистрирующий орган проводит экспертизу  на уникальность наименования предприятия  и вносит данные о создаваемом  предприятии в единый реестр юридических  лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация документооборота

Делопроизводство –  это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ – это  материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный  для ее передачи во времени и пространстве.

Документирование –  процесс записи информации на различных  носителях по установленным правилам.

Документооборот – это  порядок движения документов в организации. Документооборот предприятия образуют:

– организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

– распорядительные документы  – приказы и распоряжения всех уровней;

– справочно-информационные и справочно-аналитические документы  – заявления, обращения граждан  по различным вопросам, регистрационно-контрольные  карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а так же весь комплекс переписки;

– документы по личному  составу, т.е. кадровая документация;

– бухгалтерские документы.

Каждый отдел предприятия  создает и обрабатывает свой поток  информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия.

Установление порядка  движения документов, или управление документацией предприятия заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

 

2.1 Организационно–правовая документация ООО «МЕЧТА»

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

К организационно–правовой документации относятся:

     – Устав организации или Положение об организации;

     – Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

      – Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

     – Штатное расписание;

     – Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в peгламентации;

      – Должностные инструкции;

      – правила, памятки  и пр.

Организационно–правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом.

Разрабатываются ОПД руководством предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (реже А5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.

Положения о структурных подразделениях можно разделить на три группы:

– положения о структурных подразделениях;

– положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);

– положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения о подразделении нормативно не закреплена, но практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:

1 Общие положения.

2 Основные задачи.

3 Функции.

4 Права и обязанности.

5 Ответственность.

6 Взаимоотношения.

В разделе 1 указываются: полное официальное наименование подразделения; дата, номер и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати.

В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

В разделе 3 указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач.

В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.

В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости и уголовной) ответственности, которую может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.

В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1 Общие положения.

2 Должностные обязанности.

3 Права.

4 Ответственность.

5 Взаимоотношения.

Раздел 1 включает: наименование должности с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя, порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных действий.

В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивают» выполнение возложенных на него обязанностей (принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).

В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).

В разделе 5 рассматриваются порядок информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия, коллегиального или совещательного органа. Его текст состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: его статус; принципы планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; их внесения на рассмотрение, рассмотрения и принятия решений, ведения протокола, оформления решений, их доведения до исполнителей; материально-техническое обеспечения деятельности.

Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.

Штатное расписание — один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников и фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

В заголовочной части документа расположены наименование организации, наименование вида документа, период его действия, дата и номер документа, код организации по ОКНО и код формы документа по ОКУД, гриф утверждения. Для утверждения штатного расписания требуется издание специального приказа руководителя, а на форме проставляется ссылка на дату и номер приказа. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме. Текст штатного расписания составляется в программе Microsoft Excel или в соответствующей форме в программе для автоматизации делопроизводства. Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Инструкция — правовой акт, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц. Ее текст состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В заголовке к ней обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, подлежит утверждению. Она визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим соответствующее направление деятельности. Утверждается инструкция руководителем предприятия.

 

2.2 Распорядительная документация ООО «МЕЧТА»

Руководство и организация  трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

В организациях правом издавать распорядительные документы могут  наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся:

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу;

— распоряжения;

— решения;

— указания.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы I трех видов:

— по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов);

— по основной деятельности (регулируют порядок финансирования, материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности);

— по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).

Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

— название вида документа (ПРИКАЗ);

— дата (датой приказа является дата его подписания)

— порядковый номер приказа;

— место издания приказа;

— индекс документа;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись руководителя;

— отметка о согласовании;

— фамилия и телефон исполнителя.

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме  и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части  излагаются цели и причины издания  приказа. В распорядительной части  перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается  на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Если приказ предусматривает  изменение или отмену других действующих  приказов, то в тексте указывается  какие из ранее действовавших  приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу  хранятся в отделе кадров, приказы  по производственной деятельности в  канцелярии.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Решение —  правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными  органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятие иди его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других нормативных актов. Они составляются и оформляются аналогично приказам.

 

2.3 Система справочно–информационной документации

ООО «МЕЧТА»

Справочно–информационные документы (акты, справки, докладные записки, переписки) выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, позволяющие инициировать управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они передаются с низших уровней иерархической систем управления  на  высшие  ступени.  Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для передачи информации между равными по статусу организациями и должностными лицами. В достаточной степени условно их можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Примеры справочно-информационных документов

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины конкретного события, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее текст состоит из двух частей: в первой характеризуются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем, а ее датой является дата ее подписания.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска). Они адресуется руководителю предприятия или его заместителю. Текст заявления начинается с изложения существа вопроса, затем излагаются дополнительные детали. Оно может иметь приложения (подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография). Заявление подписывается автором.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей): заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему)» где он находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (для России — ru).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (он транслируется по каналам телефонной связи и фиксируется получателем). Она используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. В ее тексте не должно быть более 50 слов, она составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного или графического), переданного по каналам факсимильной связи. Преимуществом факсимильной связи является возможность передавать документированную информацию со всеми имеющими реквизитами в неизменном виде с документа на документ. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любую документацию на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол (обычно факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений). При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, что отличает ее от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

 

2.4 Документы предприятия по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.