Контроль и контроллинг

     Федеральное агентство по образованию  и науки РФ

     Московский  государственный  технический университет 

     «МАМИ» 
 

     Кафедра «Маркетинг и менеджмент» 
 

     Дисциплина: «Основы менеджмента» 
 
 
 
 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

     НА  ТЕМУ: «Контроль и  контроллинг» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Выполнила:

     Студентка 3 курса

     Специальность «Менеджмент организации»

     Группы 5-ЭФМе-2

     Урусова Ю.Е.

     Научный руководитель:

     Осипов  И.С. 
 

     Допущена  к защите

     «___» _______ 2011 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011 
Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….3

Необходимость контроля в управлении………………………………………………………..4

Поведенческие аспекты контроля………………………………………………………………5

Функции контроля……………………………………………………………………………….7

Классификация внутреннего контроля…………………………………………………………7

Классификация по форме……………………………………………………………………….10

Внутренний аудит…………………………………………………………………………….....11

Структурно-функциональная форма внутреннего контроля…………………………………12

Контроллинг……………………………………………………………………………………..12

Функции контроллинга…………………………………………………………………………17

Виды контроля…………………………………………………………………………………..17

Процесс контроля……………………………………………………………………………….20

Требования предъявляемые  к контролю………………………………………………………24

Внедрение контроллинга на предприятии на примере ОАО  «АвтоВАЗ»…....……………..25

Анализ системы  контроллинга на предприятии………………………………………………26

Рекомендации  по внедрению контроллинга…………………………………………………..30

Ситуация с  образованием по контроллингу в России………………………………………...32

Проектная часть………………………………………………………………………………….34

Заключение……………………………………………………………………………………….36

Список литературы……………………………………………………………………………....37 
 
 
 
 

         Введение 

     Впервые услышав слово «контроллинг», люди часто проводят его аналогию с понятием контроля. Но это что-то порядком противоположное ему. Контроль направлен в прошлое, на выявление отклонений, просчетов, ошибок и проблем. Зачастую речь идет также о том, чтобы найти виновных.

     Контроль - важная функция менеджмента. По своему содержанию контроль является управленческой деятельностью, задачами которой служат количественная и качественная оценка и учет результатов работы не только всей организации, но и ее отдельных структурных единиц. Главные инструменты выполнения этой деятельности - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным корректируются ранее принятые решения и планы. В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что  без контроля невозможно управлять  любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

     Рассматривая  контрольную деятельность в управлении предприятия, А.Файоль разделял ее на шесть  основных групп:

1. с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
2. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
3. с точки зрения технической -  нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
4. с точки зрения финансов - необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
5. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);
6. с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

           Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

     В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

     - органическую функцию управления;

     - набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;

     - функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. 

       Необходимость контроля  в управлении. 

     Контроль - это процесс, гарантирующий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и  создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

     Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит в том, что каждая организация, непременно, должна обладать способностью вовремя зафиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     Также важной является и положительная сторона контроля, состоящая в поддержке всего того, что является успешным в деятельности предприятия. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

     Контроль  не только позволяет найти проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству принять решение, когда нужно вносить совершенные изменения в деятельности организации.

     Внутренний  контроль организации - это осуществление  субъектами организации, наделёнными  соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

     а) определение фактического состояния  или действия управляемого звена  системы управления организацией (объекта  контроля);

     б) сравнение фактических данных с  требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;

     в) оценка отклонений, превышающих предельно  допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

     г) выявление причин данных отклонений. 

     Поведенческие аспекты контроля. 

     Контроль  исполняют люди и направлен он на деятельность людей. Поэтому без учета их психологии и особенностей поведения строить его систему нельзя. Существует два вида контроля: внешний и внутренний. Идея внешнего заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое вознаграждение получит за хорошо выполненную работу и какое наказание понесет за плохую. Психологи отмечают несколько причин улучшения работы при внешнем контроле: руководство использует информацию, полученную после проведения работ для оценке деятельности сотрудников; повышенное внимание  контроля может означать, что данная сфера деятельности вошла в раздел важных; большинство людей любят видеть результат своего труда воочию, а контроль делает их общественно-известными.

     По-другому выглядит система внутреннего контроля, основываясь на коллективном определение цели организации и ее подразделений. Этот контроль служит для того, чтобы, подсказать людям, как лучше работать, предотвратить ошибки. Чаще всего внешний и внутренний контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

     Чтобы найти подходящую дозировку каждого  необходимо учитывать ряд положений:

1. Совместима ли стратегия контроля и стиль управления организацией.
2. Внешний контроль следует использовать в том случае, когда есть возможность получить оценку выполненной работы сотрудников и на основании этого спросить с них за порученное дело.
3. При проведении контроля необходимо учитывать характер подчиненных и микроклимат коллектива, в котором они работают.

     Независимо  от того, какой контроль будет преобладать  нужно, сделать все, чтобы устранить его возможные негативные последствия. Необходимо:

• избегать чрезмерного контроля;
• установить осмысленные стандарты воспринимаемые сотрудниками организации;
• установить двухстороннюю коммуникацию;
• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (хороший менеджер всегда чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных, и устанавливает стандарты с учетом этих различий);
• вознаграждать за достижения стандартов.

     В условиях рыночной конкуренции успешная деятельность коммерческой организации  в общем и целом зависит  от достижения поставленных перед ней  целей, следования принятым установкам и намеченным ориентирам, устойчивости с финансово-экономической и правовой точек зрения и устойчивости её положения среди конкурентов на рынке. Обеспечить выполнение перечисленных выше требований – задача управления организацией.

     Процесс управления организацией включает следующие основные стадии:

     1) планирование – сбор, обработка  информации и выработка управленческого  решения;

     2) организация и регулирование  реализации управленческого решения;

     3) учёт – сбор, измерение, регистрация  и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения;

     4) анализ – разложение информации, полученной на стадии учёта,  на компоненты; их изучение и  оценка для принятия следующих  управленческих решений.

     Все циклы подчинены стратегии организации  – генеральной программе действий и распределению приоритетов и ресурсов для достижения глобальных целей. 

     Функции контроля 

     В литературе взгляды на функции внутреннего  контроля различаются. Например, к функциям внутреннего контроля относят защитную, оперативную и регулятивную. Отметим ещё одну важную функцию внутреннего контроля – превентивную. Предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от нежелательных последствий тех или иных действий. К вышеперечисленным функциям следует добавить информативную и коммуникативную. 

     Классификация внутреннего контроля 

     Под классификацией в науке понимают распределение объектов, явлений, категорий  по классам (разрядам, группам и другим подразделениям) в зависимости от их общих признаков, характеризующих связи между классифицируемыми объектами в единой системе соответствующей области знаний или практической деятельности. Научно обоснованная классификация позволяет глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных её составляющих. В методологическом плане полезны классификации внутреннего контроля, представленные в табл.1. 

     Таблица 1. 

     Классификация по форме 

     Важный классификационный аспект внутреннего контроля – формальный. Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это способ организации и выражения определённым образом упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.

     Формы внутреннего контроля организации:

• внутренний аудит;
• структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

     Выбор формы внутреннего контроля зависит от:

• сложности организационной структуры;
• правовой формы;
• видов и масштабов деятельности;
• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношения руководства организации к контролю.

     Внутренний  аудит 

     Цель  внутреннего аудита – оказание помощи органам управления организации (предприятия) в осуществлении эффективного контроля над различными элеметами системы внутреннего контроля. Многоуровневый аппарат управления создаёт проблемы координации решений, обмена информацией, увеличивает вероятность принятия управленческих решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль управления со стороны центрального руководства, что повышает вероятность ошибок. Если организация имеет географически разбросанные филиалы или отделы, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения, центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, осуществлять контроль и оценку принятых решений в целом.

     Организация внутреннего контроля в форме  внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:

     • усложненной оргструктурой —  дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;

     • многочисленностью филиалов, дочерних компаний;

     • разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;

     • стремлением органов управления получать достаточно объективную и  независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

     Кроме того, внутренние аудиторы могут решать задачи экономической диагностики, маркетинговых исследований, выработки финансовой стратегии, управленческого консультирования.

     К институтам внутреннего аудита относят  и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах. 

     Структурно-функциональная форма внутреннего  контроля 

     Во  многих организациях нет отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной комиссии (ревизора). В этом случае целесообразно использовать именно эту форму внутреннего контроля организации. Понятие «структурно-функциональная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (матричной, дивизионной, линейно-функциональной), соответствующие их контрольным функциям.  

     Контроллинг 

     Для того чтобы предприятие имело  возможность достичь крупных успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких инноваций относится практика внедрения контроллинга, В настоящее время система контроля все чаще дополняется системой контроллинга, обеспечивающего более эффективное управление фирмой в целях долговременного существования ее на рынке, представляющего инструмент управления достижением высоких конечных результатов деятельности предприятия.

     Смысл контроля, проводимого контроллингом, заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении  эффективности управленческого процесса.

     В функции контроллинга включается финансовый контроль. Финансовый контроль включает три основных направления своей  деятельности:

     · оценку планов на реализуемость;

     · корректировку планов;

     · повышение качества планов.

     Главные задачи контроллера - разработка материалов для принятия управленческих решений и представление их руководству. Он должен также консультировать администрацию по всем вопросам выбора наиболее эффективных вариантов действий и тем самым оказывать влияние на использование всех возможностей достижения предприятием запланированных показателей.

     Для овладения контроллингом необходимы широкий кругозор и способность  мыслить аналитически, а кроме  того, нужны знания по широкому спектру  предметов, связанных с управлением, экономикой, кибернетикой. Следует иметь в виду, что не существует готовых решений для всех проблем, с которыми может столкнуться предприятие.

     Цикл  контроллинга включает следующие интерактивные этапы:

• планирование;
• контроль отклонений.

                 Этап планирования в рамках цикла контролинга осуществляется по технологии «встречных потоков». Сначала планирование производится «сверху вниз» (разработка методики планирования, координация и детализация планов по уровням). Затем идет встречный поток «снизу вверх» и, как следствие, разрабатывается методика корректировки плановых заданий, направленная на координацию отдельных планов и сведение их в единый план по предприятию. 
    Второй и третий этапы - контроль отклонений и принятие корректирующих решений -предусматривают анализ фактических данных по контролируемым величинам и разработку мероприятий по устранению нежелательных отклонений. При этом каждый работник предприятия должен действовать самостоятельно, в пределах его компетенции.  
    Нужно заметить, что эволюция функций управления предприятием (планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами — в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет — в систему контроля и регулирования) интегрировала в систему контроллинга, которая отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению принятие корректирующих решений.

     Целью контроллинга является реализация локальных и глобальных целей предприятия. При этом высшей целью является сохранение стабильности и успешное развитие предприятия.

     Основные  задачи контроллинга можно сгруппировать следующим образом:

     • информационное обеспечение процессов  учета, планирования и прогнозирования;

     • регулирование и контроль за производственными и финансовыми аспектами деятельности предприятия;

     • выполнение функции интеграции, системной  организации и координации;

     • планирование (оперативное, стратегическое, инвестиционное);

     • контроль (сравнение заданных и фактических  показателей, анализ отношений, анализ преимуществ и недостатков);

     • управление (проведение мероприятий  по подготовке, корректировке стратегий  и задач)  

     Функции контроллинга

      
Среди специалистов, занимающихся проблемами контроллинга, нет четкого и единого  мнения по данному вопросу. Так, например, Штрайт Б., Петрик Е. придерживаются той точки зрения, что контроллингу присущи функции планирования, контроля, регулирования и информационная функция. Профессор Ивашкевич В.Б. останавливается лишь на трех основных, по его мнению, функциях контроллинга: информационной, контрольной функции управления.  
Ни с одной, ни с другой точкой зрения, на мой взгляд, нельзя согласиться полностью, так как главным аргументом при выделении комплекса функций системы контроллинга является суть концепции и цель системы. Исходя из определения системы контроллинга, сутью которого является интеграция отдельных элементов функций управления (контроля,учета, анализа, планирования), следует, что данной системе свойственны функции:  
♦ информационная, которая проявляется в выработке контроллинговой информации для управления, посредством преобразования данных (информационных потоков), поступающих в отдел контроллинга;  
♦ учетно-контрольная, которая используется при сравнении плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели, установления допустимых границ отклонений от заданных параметров, интерпретации причин отклонений и выработке предложений для их уменьшения;  
♦  аналитическая, суть которой проявляется в выработке основных подконтрольных показателей, позволяющих оценить эффективность работы предприятия, в определении степени влияния различных факторов на величину конечного результата, в выработке мероприятий по устранению и предотвращению имеющих место отклонений в будущем, в расчете доходности и целесообразности той или иной коммерческой сделки;  
♦  функция планирования, цель которой - координация отдельных производственных планов по отношению к общему плану в рамках как краткосрочного, так и долгосрочного планирования, составлению бюджета, выработке плановой и целевой информации.