Контроль и контроллинг в менеджменте

РЕФЕРАТ

Курсовая работа содержит 36 с., 1 рисунок, 5 таблиц, 14 источников.

ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА, КОНТРОЛЬ, КОНТРОЛЛИНГ, СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ, МЕНЕДЖМЕНТ, БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АУДИТ

Контроль и контроллинг – важнейшая часть менеджмента на предприятии. С помощью контроля и контроллинга, руководство компании может своевременно получать данные о ходе выполняемых операций, и корректировать их проведение. Поэтому основной задачей для руководства предприятия является совершенствование использования таких функций менеджмента, как контроль и контроллинг. В данной работе рассмотрены теоретические основы и практические аспекты совершенствования использования данных функций в рамках отдельного предприятия.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 6

1 Теоретические основы использования функций контроля и

контроллинга в ЗАО  «СДТ» 8

1.1 Понятийный аппарат,  значение, связи категорий 8

1.2 Оценка использования  контроля и контроллинга 16

1.3 Основные виды контроля 19

2 Использование функций Контроль и Контроллинг 21

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия 21

2.2 Эффективность менеджмента  в организации 23

2.3 Использование функции  «контроль» 25

2.4 Использование функции  «контроллинг» 27

3 Предложения по усовершенствованию  использования контроля 

и контроллинга в ЗАО «СДТ» 29

3.1 Сильные и слабые  стороны в использовании контроля  и 

контроллинга ЗАО «СДТ» 29

3.2 План мероприятий  по улучшению использования контроля  и 

контроллинга в ЗАО «СДТ» 30

3.3 Ожидаемая эффективность  от проведенных мероприятий 32

Заключение  34

Библиографический список 35

ВВЕДЕНИЕ

В условиях постоянно изменяющейся внешней среды функция контроля является особенно актуальной. Это  обуславливается тем, что под  действием разнообразных внешних факторов возникает необходимость изменять уже утвержденные планы и программы работ. Целью контроля в этом случае является своевременное нахождение отклонений выявление их причин и устранение.

Весь процесс складывается в  комплексную систему, от эффективности  которой зависит успешность функционирования всего предприятия в целом. Необходимая информация для контроля чаще всего поступает с опозданием, руководители узнают о результатах контроля, когда уже сложно повлиять на эффективность деятельности и предотвратить потери. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаруживать изъяны в деятельности предприятия, но и вовремя принимать меры по их устранению и предотвращению в дальнейшем. В настоящее время руководителю приходится тратить огромное количество времени и сил на осуществление процесса контроля. Это приводит к тому, что сильно сокращается время на выполнение своих прямых обязанностей. В свою очередь это говорит о том, что правильно организованная система контроля и контроллинга может ощутимо повлиять на эффективность деятельности всего предприятия в целом.

Целью курсовой работы является усвоение теоретических и методических основ и установление рекомендаций по совершенствованию системы контроля и контроллинга на предприятии ЗАО «СДТ».

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть существующие теоретические и методические аспекты организации системы контроля и контроллинга;

2) проанализировать систему контроля и контроллинга на предприятии ЗАО «СДТ»;

3) разработать рекомендации по улучшению системы контроля и контроллинга на предприятии ЗАО «СДТ».

Анализ существующей системы внутреннего  контроля, будет проводится, согласно методике, разработанной научно техническим  центром «ОРИОН». Также будет  проведен анализ основных финансово-экономических  показателей предприятия, таких как: рентабельность основной деятельности, валовая прибыль, чистая прибыль.

В настоящее время система контроля присутствует на каждом предприятии. Но не смотря на все ее положительные стороны она еще не достаточно эффективна, так как Российская Федерация сравнительно недавно приняла рыночную экономику, соответственно с этим, менеджмент в России, ровно как и контроль, еще недостаточно развит. Поэтому так необходимо изучать систему контроля и искать методы для ее совершенствования.

 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФУНКЦИЙ КОНТРОЛЯ И КОНТРОЛЛИНГА В ЗАО «СДТ»

1.1 Понятие  контроля и контроллинга

Контроль — важная функция менеджмента. По своему содержанию контроль является управленческой деятельностью, задачами которой служат количественная и качественная оценка и учет результатов работы не только всей организации, но и ее отдельных структурных единиц. Главные инструменты выполнения этой деятельности — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным корректируются ранее принятые решения и планы. Эффективно поставленный контроль призван быть стратегически направленным, своевременным и достаточно несложным¹.

Деятельность любой фирмы всегда направлена на достижение конкретных целей. Чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный контроль за тем, как реализуются разработанные программы. Решению этой задачи способствовало использование схемы управления.

Эта простая система явилась в свое время важным этапом в развитии формализованного аспекта управления. Введено объективное измерение эффективности работы, дан инструмент для определения характера и места имеющихся слабостей, а также метод сравнения эффективности работы различных подразделений фирмы. Сегодня традиционная система контроля является одним из существенных (хотя и устаревших) инструментов управления ².

В нашей стране значительные изменения  происходят в содержании, формах и методах контроля по мере углубления и расширения экономических реформ, перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударственные формы собственности, изменения порядка владения производимыми материальными благами и услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами.

В той или иной мере в каждой российской компании проводится внутренний контроль, выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу прежде всего в финансовой области, в частности сохранность активов, достижение плановых показателей, в том числе по прибыли и т.д. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль и внешний контроль за результатами деятельности фирмы со стороны аудиторских организаций.

Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами фирмы, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов и т.д. Бухгалтерия, оценивает строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности точное отражение в ней хозяйственных операций. Проверка же итогов работы компании аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в бухгалтерских документах и отчетах. Задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и принять меры к устранению недостатков.

Контроль выступает как неотъемлемая составная часть всего процесса рационализации хозяйственной деятельности фирмы. В его задачу входят предвидение возможных ошибок, нарушений, отклонений и предотвращение их, а также в случае их совершения обеспечение неотвратимости воздействия и пресечения соразмерно выявленному характеру отклонения. В рыночной экономике проблема рационализации контроля решается прежде всего в интересах бизнеса. Основное внимание уделяется ликвидации дублирующих функций, сокращению накладных расходов, рационализации документации и учета, внедрению технических средств и повышению профессионализма работников.

Контроль как способ обратной связи  может быть эффективным только в  случае получения и использования достоверной и своевременной информации о состоянии всей управляемой системы, определения того, все ли в этой системе осуществляется в соответствии с намеченными целями и принципами, полученными распоряжениями и указаниями руководства, действующими законами. Контроль дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но и дать оценку причин этих отклонений, конкретизировать их по степени участия, в них должностных лиц, деятельность которых подвержена проверке.

Приоритетное значение имеет организация  постоянного контроля со стороны руководства за качеством достижения намеченных в плане показателей (прежде всего по прибыли), за обеспечением запланированного уровня рентабельности в целом по компании и по работе ее отдельных подразделений. Развернутый анализ рентабельности фирмы, выявление резервов и неиспользуемых возможностей производятся на основе анализа рентабельности отдельных сегментов рынка, различных товаров и услуг, конкретных деловых акций предприятия.

Для того чтобы предприятие имело  возможность добиться крупных успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких инноваций относится практика внедрения контроллинга, В настоящее время система контроля все чаще дополняется системой контроллинга, обеспечивающего более эффективное управление фирмой в целях долговременного существования ее на рынке, представляющего инструмент управления достижением высоких конечных результатов деятельности предприятия.

В основе контроллинга лежит финансовый контроль, что позволяет ему либо произвести корректировку действий, либо, если оценка результатов показывает, что ранее определенные цели нереальны, изменить их.³

Таким образом, смысл контроля, проводимого контроллингом, заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

В функции контроллинга включается финансовый контроль. Финансовый контроль включает три основных направления своей деятельности:

оценку планов на реализуемость;

корректировку планов;

повышение качества планов.

В результате можно дать такое определение  контроллинга: «Контроллинг — управление будущим для обеспечения длительного  и эффективного функционирования предприятия и его структурных единиц».

Контроль, проводимый контроллингом, в отличие от традиционного контроля не является основной задачей администрации. Он заключается в сопоставлении оценок «план — факт», в объяснении причин, обусловивших появление отклонений, в определении их влияния на перспективные цели, а также в разработке корректирующих мероприятий по устранению отклонений.

Отсюда главные задачи контроллера  — разработка материалов для принятия управленческих решений и представление их руководству. Он должен также консультировать администрацию по всем вопросам выбора наиболее эффективных вариантов действий и тем самым оказывать влияние на использование всех возможностей достижения предприятием запланированных показателей.

Если сравнивать контроллинг и  контроль, то в принципе контроллинг ближе к предварительному контролю. Как известно, основными целями любого предприятия являются успешное развитие и высокая прибыль. Поэтому одна из ключевых задач контроллинга заблаговременная подготовка соответствующей основы для процветания в будущем. Контроллинг силен тем, что позволяет установить контроль за достижением как стратегических, так и тактических целей деятельности фирмы.

Важнейшие виды деятельности и сферы  компетенции службы контроллинга заключаются в следующем:

1) построении системы планирования:

- содействие разработчикам при  определении общего плана развития  фирмы и ее целей;

- руководство и координация  работами по планированию и  составлению бюджета;

- согласование промежуточных целей  и планов и их сведение в  единый общий план;

2) составлении отчетности:

- введение современной системы  информационного обеспечения и  отчетности;

- учет специфических потребностей  менеджеров в информации и  отчетности;

- своевременное представление  периодической информации об  отклонениях между фактическими и плановыми значениями показателей, характеризующих оборот, затраты, прибыль, состояние финансовых средств и инвестиций;

- информация руководства фирмы  о своих соображениях, связанных  с выявленным превышением сметы по определенным, уже введенным в план позициям, контрольным точкам, ориентирам;

- анализ отклонений и обсуждение  его результатов с ответственными  руководителями подразделений фирмы, а также разработка альтернативных решений и рекомендаций по выходу из сложившейся ситуации в качестве контр-управления;

- координация исчисления ожидаемых  результатов деятельности фирмы  и составление отчетов для  руководства в различные сроки  их представления;

- расчет эффективности новых  проектов;

- реакция в виде согласия  по определенным в плане позициям и контрольным точкам при осуществлении так называемого менеджмента по отклонениям.

Очевидно, что прежде чем контролировать достижение какой-либо цели, необходимо проверять обоснованность ее выбора и реальность достижения. В зависимости от результатов проверки переходят либо к разработке системы контроля за выполнением данных планов, либо к разработке альтернативных стратегий.

Выбранные подконтрольные показатели и системы показателей должны соответствовать определенным требованиям: ограниченный объем показателей; многофункциональное изложение; динамизация и перспективносзть; характер раннего предупреждения; сравнимый характер по отраслям и предприятиям.⁴

Система управления подконтрольными  показателями включает в себя два  блока: сравнение плановых (нормативных) и фактических значений показателей с целью выявления причин и виновников отклонений, а также определение взаимосвязи между отклонениями по подконтрольным показателям и конечными результатами деятельности фирмы на основе системного анализа. Последнее является одной из самых сложных задач контроллинга, при решении которой чаще всего возникают ошибки.

По фирме в целом на основании  прогнозируемых оборотов, расходов и  доходов планируются следующие  экономические показатели: объем  и структура оборота; структура и величина расходов; отношение прибыли к капиталу; отношение прибыли к нетто-активам; дивиденды; структура и объем программы инвестиций (вложений) и финансирования; объем и структура активов; объем и структура заемных средств, обеспечивающих ликвидность; отношение собственных средств к чистым активам; соотношение сроков активов и пассивов; платежеспособность; налоговые отчисления; отчисления в резервные фонды.

Планируемые величины данных показателей  очень часто взаимосвязаны и  взаимозависимы, поэтому их планирование необходимо с целью превентивной корректировки политики фирмы, ее целей и задач в целом и отдельных подразделений в частности. После такого предварительного контроля в рамках системы контроллинга наряду с текущим контролем выполнения целей и задач по намеченным показателям также осуществляется непрерывная корректировка целей и самой деятельности фирмы, направленной на их достижение.

В российских условиях контроллинг  все чаще выступает как система  обеспечения выживаемости фирмы  в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Появление контроллинга было связано с усложнением ориентации предприятия на рынке, усилением конкуренции, необходимостью учета многих социальных и экономических факторов. Уже стало очевидным, что контроллинг имеет огромный потенциал как совокупность методов оперативного, стратегического и финансового менеджментов, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, как единая система, направленная на достижение стратегических целей компании. Для внедрения и обеспечения надежного функционирования системы контроллинга, руководству компании особенно нужна постоянная оперативная информация о реальных затратах на производство и реализацию продукции, каждого конкретного ее вида, точные калькуляции товаров, в которые внесены все непосредственные затраты на их производство. Отметим, что традиционное ценообразование, опирающееся на калькуляцию полной фактической себестоимости продукта, сейчас все более отходит на второй план, а преобладает оценка того, сколько клиент может и хочет заплатить за него.⁵

Поскольку контроллинг основывается на данных бухгалтерского и финансового учета, обычно именно сотрудники бухгалтерских служб или служб внутреннего аудита становятся сотрудниками служб контроллинга. Взаимосвязи между различными составными частями бухгалтерского учета весьма многогранны и управление ими нередко имеет важное значение для качества принимаемых решений, для успешного функционирования контроллинга.

Человеческий фактор играет немаловажную роль в контроллинге. Вследствие этого важная часть контроллинга, как и всего менеджмента, распространяется на управление персоналом. Можно утверждать, что в области управления персоналом контроллинг – это управление через согласование целей.

Каждый работник предприятия выполняет  определенный круг задач и достигает  поставленной цели, т.е. того, к чему он стремится. Фирма в целом также  имеет свои задачи, установленные  виды деятельности и цели. Все это разбивается на составляющие и отражается при описании функций отдельных менеджеров в сферах производства, оказания услуг привлечения и размещения капитала, технического и материально-технического обеспечения, центрального регулирования. Каждый сотрудник призван знать свои обязанности и осознавать цель работы. Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы. Тем самым требования контроллинга реализуются каждым работником самостоятельно и дополняются коллективным контроллингом.

В данном разрезе контроллинг может  быть представлен и как обучающая  система, направленная на выявление  внутреннего потенциала, на использование резервов и способностей персонала.

В связи с этим следует различать  понятия «контроллинг» и «контроллер».

Контроллинг — это предмет деятельности соответствующего менеджера независимо от занимаемой им должности или иерархической ступени в управлении предприятием.

Контроллер — специалист, выполняющий функции и задачи контроллинга. В зависимости от размеров предприятия и принятого варианта⁶.

организации службы контроллинга в  качестве контроллера может быть и руководитель предприятия, и руководитель отдела (группы), и отдельный работник. При этом каждый из них выполняет определенный круг задач и достигает поставленную цель. Поскольку предприятие в целом также имеет свои задачи, установленные виды деятельности и цели, то и перед каждым отдельным работником ставятся определенные задачи. Тем самым контроллинг выполняется каждым работником самостоятельно. Ответственность за организацию и эффективное функционирование системы контроллинга возлагается на контроллера.

Служба контроллинга предоставляет  инструментарий для такой работы и обеспечивает консультации по его применению, регулирует процесс управления, следит за ходом менеджмента. Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать функции и должностные обязанности каждого работника.

1. 1.2 Оценка использования контроля и контроллинга

Так, как функции менеджмента  «Контроль» и «Контроллинг» на практике, как правило, реализуются Службой Внутреннего Контроля предприятия, то для оценки использования данных функций, необходимо проанализировать эффективность функционирования этой службы.

Ниже приведена методика оценки эффективности работы Службы Внутреннего Контроля, разработанная научно техническим центром «Орион».

Методика основана на экспертной оценке основных параметров внутреннего контроля представлена в таблице 1.

Таблица 1 – Методика основана на экспертной оценке основных параметров внутреннего контроля

Далее идет вычисление фактической  эффективности системы внутреннего  контроля, рассчитываемого по формуле (1):

, (1)

Оценка выносится в соответствии с нижеприведенными критериями в  таблице 2.

Таблица 2 – Оценка эффективности 

Эффективность деятельности службы внутреннего  контроля зависит от соблюдения общепринятых стандартов деятельности, а также выполнения нормативных требований. Требования руководства не содержат четких критериев и признаков, а также определенного набора ключевых показателей и индикаторов, позволяющих сделать объективное заключение об эффективности функционирования службы. Каждая организация самостоятельно определяет перечень параметров, характеризующих эффективность службы, разрабатывая процедуры расчета и оценки ключевых показателей с тем, чтобы получить объективную оценку.

1.3 Основные  виды контроля

Процесс контроля в менеджменте, принято  делить на три основных этапа:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный.

Предварительный или входной контроль производится еще до фактического начала рабочего процесса. Целью данного действия является обеспечить все необходимые условия для бесперебойного функционирования предприятия, то есть определить, готовы ли персонал, система управления, производственная сфера компании к началу работ. Если смотреть с точки зрения управления персоналом, то этот вид контроля в менеджменте позволяет ответить на вопрос, можно ли с помощью данного штата сотрудников решить поставленные перед организацией задачи.

Предварительный контроль в большей  части ложится на плечи представителей кадровой службы, которым с помощью тестов и собеседований предстоит определить профессиональную пригодность сотрудников предприятия. Нужно также получить ответ на вопрос, знает ли персонал свои обязанности, права, понимает ли глобальные цели, стоящие перед организацией.

Еще одна составляющая предварительного этапа контроля в менеджменте – оценка финансовых и материальных ресурсов компании. Главные средства оценки финансовой сферы – такие документы, как бюджет или смета организации, а материальные возможности определяются проверкой состояния складских помещений, наличием сырья, гарантированностью поставок.

Следующим типом контроля на предприятии, является текущий контроль, который  проводится непосредственно в процессе хозяйственной деятельности компании. Основное предназначение данной процедуры – усовершенствовать производственный процесс и максимально скорректировать его для скорейшего достижения поставленной цели. На данном этапе необходимо выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. Есть две формы текущего контроля в менеджменте – стратегическая и оперативная. Оперативный контроль проводится в то же время, когда происходит выполнение основной работы, здесь происходит оценка распределения времени, соблюдения последовательности производственных операций, качества труда персонала. Что касается стратегической составляющей, она показывает эффективность использования ресурсов предприятия в рамках достижения глобальной цели.

Третий вид контроля в менеджменте  – заключительный, который производится после окончания производственного процесса. Происходит подведение итогов, изучается поведение руководителя и анализируются результаты работы, чтобы скорректировать планы организации на будущее.

2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ КОНТРОЛЬ  И КОНТРОЛЛИНГ В ЗАО «СДТ»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

ЗАО «СДТ» представляет собой коммерческую организацию, осуществляющую свою деятельность на рынке розничных товаров города Томмота, находящегося в Южной Якутии, Алданском районе.

Компания была основана в 1995 году, в то же время было заложено строительство магазина «Транзит - 1». Впоследствии в 2005 году, было завершено строительство второго магазина, в другом районе города. В данный момент, ЗАО «СДТ» является динамически развивающимся предприятием, были заключены договора на поставку продуктов питания из города Благовещенск, а также, в 2012 году, был заключен договор с фабрикой «Корс» города Владивостока, дающий предприятию права эксклюзивного дистрибьютора продукции данной фабрики, на территории города Томмота.

Организационная структура  предприятия обусловлена ее организационно – правовой формой. Единственным владельцем акций является генеральный директор компании, следовательно, он же и устанавливает основные цели компании, задачи которые необходимо реализовать, и лично организует их выполнение и осуществляет контроль.