Контроллинг посреднической деятельности

     Введение 

     Причины повышенного интереса к контроллингу, наблюдаемого в отечественной бизнес-среде, заключаются в следующем. Ясно, что «смысл существования» любой фирмы не зависит от места ее регистрации и мест ведения деятельности. Точно так же, как и множество их зарубежных коллег, руководство российских компаний заинтересовано в сохранении прочности и успешном развитии своего бизнеса. Следовательно, оно должно принимать соответствующие стратегические и тактические решения, позволяющие сохранить и приумножить доходы, т.е. обеспечить его стабильное будущее.

      Какие решения необходимо принять? Как добиться того, чтобы эти решения «вписались» в бизнес компании, не разрушая все то положительное, что было достигнуто на предыдущих этапах работы? Как увидеть и как трактовать результаты принятия данных решений? Эти проблемы актуальны для любых дальновидных топ-менеджеров и собственников, в том числе и работающих в России.

     Любой предприниматель нуждается в  партнерских связях: только в таком случае он может эффективно действовать рамках того или иного фрагмента целостного производственного процесса. Партнерские связи играют весьма важную роль в предпринимательстве.

     Партнерские связи классифицируются как долговременные, кратковременные, случайные. Успех во многом зависит от координации действий партнеров. В последнее время нельзя не заметить все возрастающее влияние торговли на производство, заставляющее предприятия учитывать требования торговли при разработке и выпуске товаров.

     Посредники, не входящие в сбытовую цепь, устанавливают контакты между различными звеньями этой цепи, способствуя тем самым беспрепятственному продвижению товаров по каналам распределения.

     Таким образом, цель данной курсовой работы- дать характеристику и описать применение контроллинга в организациях, занимающихся посреднической деятельностью.

     Анализируемая фирма – ООО «Торговый Дом  Альянс» является торгово-посреднической. Она не занимается производством, а лишь сбытом уже произведенных товаров.

     Общество  с ограниченной ответственностью «Торговый  Дом Альянс» (ООО «Торговый Дом Альянс») зарегистрировано Государственной регистрационной палатой Республики Марий Эл 09.12.00 г. № 1335, является юридическим лицом и действует на основании устава, учредительного договора и законодательства РФ. Участниками общества являются физические лица.

     Целью ООО «Торговый Дом Альянс»  является извлечение прибыли.

     ООО «Торговый Дом Альянс» имеет  гражданские права и несет  гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

     ООО «Торговый Дом Альянс» создано для осуществления производственной, хозяйственной и коммерческой деятельности, выполнения работ и осуществления услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения его учредителями максимальной прибыли на вложенный капитал путем осуществления различных видов деятельности, не противоречащих действующему законодательству Российской Федерации.

     Место нахождение и почтовый адрес общества совпадают:

     424000 Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола  ул. Соловьева, 18.

     Предметом деятельности общества являются:

     - оптовая и розничная торговля  продовольственными и непродовольственными товарами;

     - осуществление коммерческой и  производственной деятельности;

     - организация торговой сети для  оптовой и розничной продажи  продуктов питания и иных товаров за наличный и безналичный расчет;

     - производство товаров продовольственной  и непродовольственной группы;

     - оказание услуг, (аренда, прокат, техническое  обслуживание, консультации, маркетинг, транспортные услуги; услуги агента на договорной основе и т. д.);

     - организация и участие в работе  банков, бирж, торговых домов, брокерских контор, фирменных магазинов, выставок, ярмарок и рекламно-информационных структур;

     - иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

     ООО «Торговый Дом Альянс» является юридическим лицом по законодательству РФ и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. ООО «Торговый Дом Альянс» может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

     ООО «Торговый Дом Альянс» несет  ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих участников. 

     1Предмет и содержание контроллинга

     1.1 Сущность контроллинга. 

     Предметом изучения курса «контроллинг» является процесс управления предприятием, включающий в себя установление целей, формирование стратегии, разработку стратегических и оперативных планов и бюджетов, мониторинг текущих событий, контроль и анализ отклонений фактических результатов от намеченных целей.

     Изначально  под контроллингом понималась совокупность задач, решаемых в сфере учета и финансов, а контроллером выступал главный бухгалтер.

     В настоящее время не существует однозначного определения понятия «контроллинг» (англ.control – руководство, регулирование, управление, контроль), но практически никто не отрицает, что это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. В основе этой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятие, торговая фирма, банк и др.) в долгосрочной перспективе:

1. Адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;
2. Согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;
3. Координации и интеграции оперативных планов по бизнес-процессам;
4. Создания системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;
5. Создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
6. Адаптации организационной структуры управления предприятием в целях повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

     Одной из главных причин возникновения  и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной  интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.

     Следует отметить, что контроллинг- эта не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления.

     Узловыми  компонентами концепции контроллинга являются:

• Философия доходности- ориентация на эффективную работу организации в долгосрочной перспективе;
• Разбиение задач контроллинга на циклы, обеспечивающие интерактивность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений;
• Создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления;
• Разбиение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает интерактивность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.

     Остановимся наиболее подробно на двух наиболее важных компонентах – философии доходности и составе задач цикла контроллинга.

     Философия доходности означает:

• Преимущественную ориентацию мышления и действий сотрудников организации на рентабельность;
• Отчетливое понимание контроля издержек и мероприятий по их снижению как непрерывного процесса;
• Гармоничное сочетание ориентации на клиентов и на доход;
• Связь системы стимулирования работников с их конкретным вкладом в достижение целей организации (рентабельности);
• Синхронизацию целей предприятия и личностных целей (личные доходы, карьера);
• Рост суммы активов предприятия как одно из возможных средств достижения стратегической цели;
• Непрерывную оценку клиентов по критерию доходности, т.е. знание того, сколько (предприятие) заработало на конкретном клиенте.

     Цикл  контроллинга включает в себя этапы  планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений. Этап планирования в рамках цикла контроллинга осуществляется по технологии «встречных потоков»: сначала планирование производится «сверху вниз» (разработка методики планирования, координации и детализации планов по уровням). Затем идет встречный поток «снизу вверх». Как следствие, одна из задач контроллинга- разработка методики корректировки плановых заданий, координация отдельных планов и сведение их в единый план по предприятию.

     Этап  контроля отклонений плана и факта  предусматривает анализ фактических данных по контролируемым величинам и выработку мероприятий по устранению отклонений в пределах определенной ему компетенции. В случае отклонений, превышающих его компетенцию, работник обращается на более высокий уровень иерархии управления. 
 
 
 

     1.2 Функции и задачи контроллинга 

     Контроллинг как концепция системы управления послужила ответом на изменения  внешних условий функционирования организаций (предприятий). Эволюция функций управления организацией (планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами- в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет- в систему контроля и регулирования) с интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению(рис.1).

     Контроллинг ориентирован, прежде всего, на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностях должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.

     Цели  контроллинга- как направления деятельности- непосредственно вытекают из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.

     Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызывающих эти отклонения. 
 
 

     Рис.1 Эволюция функций управления организацией

     В сфере учета задачи контроллинга включает создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важным являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

     Поддержка процесса планирования заключается  в выполнении следующих задач контроллинга:

• Формирование и развитие системы комплексного планирования;
• Разработка методов планирования;
• Определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.

     Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов посреднической деятельности, координирует отдельные планы по времени и содержанию, проверяет составленные планы на полноту и реализуемость и позволяет составит единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется возможность реализации запланированных действий.

     Служба  контроллинга не определяет что планировать, а советует как  и когда планировать  и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей.

     Контроль  за реализацией планов предполагает разработку методов ведения контроля, определение места его проведения и объем. На основании плановых документов разрабатываются контрольные документы, в которых фиксируются сроки проведения контроля и содержание контрольных операций. Для этого заранее определяются допустимые отклонения контрольных величин. В соответствии с контрольными документами проводится сопоставление фактических и плановых характеристик и выявляется степень достижения поставленной цели. Далее проводится анализ отклонений с выяснением причин их появления. По результатам анализа вырабатываются предложения по уменьшению отклонений.

     При обеспечении руководства аналитической  информацией в задачи контроллинга входит разработка архитектуры информационной системы, стандартизация информационных каналов и носителей и выбор методов обработки информации. Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений информации.

     В задачи контроллинга входит также проведение специальных исследований, определяющих состояние и тенденции развития посреднических организаций в рыночных условиях.

     В каждом отдельном случае функции  службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно подучить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленный ниже.

     Основные  функции и задачи контроллинга

1. Учет

• Сбор и обработка информации
• Разработка и ведение системы внутреннего учета
• Унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений

2. Планирование

• Информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, инвестиций, закупок)
• Формирование и совершенствование всей «архитектуры» системы планирования
• Установление потребности и информации и времени для отдельных шагов процесса планирования
• Координация процесса обмена информацией
• Координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию
• Проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость
• Составление сводного плана предприятия

3. Контроль и регулирование

• Определение величин, контролируемых во временном и содержательном разрезах
• Сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели
• Определение допустимых границ отклонений величин
• Анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшения отклонений

4. Информационно- аналитическое обеспечение

• Разработка архитектуры информационной системы
• Стандартизация информационных носителей и каналов
• Предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией
• Сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных
• Разработка инструментариев для планирования, контроля и принятия решений
• Консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений
• Обеспечение экономичности функционирования информационной системы

5. Специальные функции

• Сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы
• Сравнение с конкурентами
• Обоснование целесообразности слияния с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов
• Расчеты эффективности инвестиционных проектов.

     На  основе приведенного перечня функций  и задач контроллинга можно достаточно четко представить себе сферу  его применения.

     В крупных организациях целесообразно  создавать службу контроллинга. Небольшие по размеру организации как правило, не имеют в своей структуре такой службы.

     В России пока известны лишь единичные  случаи функционирования подразделений  контроллинга.

2 Контроллинг посреднической деятельности

ООО «Торговый дом  Альянс»

2.1 Особенности деятельности  посреднических фирм. 

     Основные  причины, определяющие необходимость существования торгово-посреднических фирм:

1. Необходимость. Данная причина особенно важна для товаров массового производства, так как покупатель не может и не хочет приобретать товар у ворот завода или другой иной фирмы.
2. Борьба за деньги потребителя. Жизнь в условиях изобилия товаров привела потребителей к убеждению, что удобство приобретения товара – неотъемлемая принадлежность нормального образа жизни. А это означает, что потребитель требует хорошего ознакомления с товарным набором, минимума времени на приобретение товара, максимум удобства до, во время и после покупки. Все эти требования можно выполнить, всемерно развивая сбытовую сеть, приближая ее конечные точки к потребителю, создавая максимум удобств для него в этих точках. Если фирма сумела это создать, она при прочих равных условиях привлекла к себе покупателя и добилась преимущества в рыночной борьбе.
3. Рационализация производственных процессов. Чаще всего специальная сбытовая система сможет подготовить товар к продаже лучше, чем это сможет сделать производитель.
4. Проблемы эффективности рыночного поведения и развития фирмы-производителя и продавца.

     Приведенных причин вполне достаточно, чтобы понять, как важно существование торгово-посреднических фирм.

     В ходе осуществления торгово-посреднической деятельности фирма может выступать в различных ролях:

1. Оптовик (оптовый торговец) – лицо или фирма, приобретающие значительное количество товара у разных производителей и организующие их движение в розничной торговле либо непосредственный сбыт потребителю.
2. Розничный торговец – лицо или фирма, непосредственно сбывающие относительно большое количество товара конечному потребителю и приобретающие товар либо у оптовика, либо у производителя.
3. Брокер – торговый посредник, организующий продажу товара не приобретая его в собственность (выступает от имени продавца). Он сводит продавца и покупателя, совершая сделку на комиссионных началах.
4. Дилер – представитель фирмы, организующий сбытовую деятельность за свой счет, приобретая товар у производителя в собственность. Данный вид торгово-посреднической деятельности характерен при продаже товаров длительного пользования, требующих значительного объема сервисных услуг.
5. Комиссионер – лицо, имеющее склад с товарами, которые он продает от своего имени, но за счет производителя.
6. Оптовый агент – работает по договору с фирмой-производителем и ведет операции за ее счет. При этом ему может быть предоставлено исключительное право сбыта товаров фирмы в определенный районах.
7. Торговый (сбытовой) агент – самостоятельно продает товары покупателям, при этом может иметь самый различный статус: работать с ограничениями, обслуживать только конкретного покупателя (группу клиентов).

     Организация системы сбыта в торгово-посреднической фирме предполагает объединение всех сотрудников, выполняющих взаимосвязанный комплекс работ в процессе перемещения товара от производителя к конечному потребителю. Она требует также определения функций и установления служебных взаимоотношений между работниками внутри сбытовой сети и за ее пределами, координации и контроля деятельности в системе сбыта.

     С точки зрения результативности деятельности торгово-посреднической фирмы на рынке  можно выделить следующие основные факторы, требующие изучения:

1. Имидж фирмы.
2. Концепция продукта, на которой базируется деятельность фирмы.
3. Качество продуктов, уровень их соответствия мировому уровню (обычно определяется путем опросов или сравнительных тестов).
4. Уровень диверсификации производственно-хозяйственной деятельности (видов бизнеса), разнообразие номенклатуры продуктов.
5. Суммарная рыночная доля главных видов бизнеса.
6. Мощность научно-исследовательской и конструкторской базы, характеризующей возможности по разработке новых продуктов (размер бюджета НИОКР, число сотрудников, оснащенность предметами и средствами труда, эффективность НИОКР).
7. Мощность производственной базы, характеризующей возможности перестраиваться на выпуск новых продуктов и наращивать объемы выпуска освоенных продуктов (число занятых, оснащенность основными фондами, их уровень и эффективность использования, структура издержек, в том числе использование фактора экономии в зависимости от объема и особенностей выпуска).
8. Финансы, как собственные, так и привлекаемые со стороны.
9. Рыночная цена с учетом возможных скидок или наценок.
10. Частота и глубина проводимых маркетинговых исследований, их бюджет.
11. Предпродажная подготовка, которая свидетельствует о способности фирмы привлекать и удерживать потребителей за счет более глубокого удовлетворения их потребностей.
12. Эффективность сбыта с точки зрения используемых каналов товародвижения.
13. Уровень стимулирования сбыта (работников сбытовых служб предприятия, торговых организаций и потребителей).
14. Уровень рекламной деятельности.
15. Уровень послепродажного обслуживания.
16. Политика фирмы во внешней предпринимательской среде, характеризующая способность фирмы управлять в позитивном плане своими отношениями с государственными и внешними властями, общественными организациями, прессой, населением и т. п.

     При формировании сбытовой системы определенного  товара торгово-посреднической фирме  приходится учитывать множество факторов, основными из которых являются:

1. Особенности конечных потребителей – их количество, концентрация, величина средней разовой покупки. Уровень доходов, закономерность поведения при покупке товаров, требуемый режим работы продавца, услуги торгового персонала и т.д.
2. Возможности самой фирмы – ее финансовое положение, конкурентоспособность, основные направления рыночной стратегии, масштабы производства.
3. Характеристика товара – вид, средняя цена, сезонность производства и спроса, требования к хранению и транспортировке.
4. Уровень конкуренции и сбытовая политика конкурентов – число и концентрация конкурентов, их сбытовая стратегия и тактика, взаимоотношения в системе сбыта.
5. Характеристики и особенности рынка сбыта – фактическая и потенциальная емкость, обычаи и торговая практика, плотность распределения покупателей, средний доход покупателей.
6. Сравнительная стоимость различных сбытовых систем.

2.2 Сбытовая система как основа деятельности посреднической

организации 

     Так как основная задача торгово-посреднической фирмы состоит в сбыте продукции, то естественно, что результативность деятельности такой фирмы во многом зависит от эффективности ее сбытовой системы. При этом важными моментами являются затраты на создание и эксплуатацию системы сбыта, универсальность и уникальность системы сбыта, ее действенность в определенных условиях.

     Система сбыта торгово-посреднической фирмы  может быть построена различным  образом.

Классификация систем сбыта:

1. Традиционная система сбыта – состоит из независимого производителя, одного или нескольких оптовых торговцев и одного или нескольких розничных торговцев. Все участники системы самостоятельны и неподконтрольны другим, преследуют цель максимизации прибыли только на своем участке сбытовой системы.
2. Вертикальная система сбыта – действует как единая система, включает производителя, одного или нескольких оптовых и розничных торговцев, преследующих общие цели. Как правило, один из участников выступает в главенствующей роли. Вертикальные системы могут быть корпоративными, договорными или административными.
3. Горизонтальная система сбыта – объединение двух или более фирм в совместном освоении открывающихся маркетинговых возможностей на конкретном рынке.