Курсовая по производство рекламной продукции

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО  «Белорусский государственный экономический

университет» 

Бобруйский  филиал 
 
 

Кафедра «Информатики, статистики и высшей математики» 
 
 
 
 
 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

      по дисциплине: Реинжиниринг бизнес-процессов 

           на тему:  Реинжиниринг процесса производства

                            рекламной продукции 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БОБРУЙСК 2010

      АННОТАЦИЯ 

    Курсовая  работа: 27 с., 19 рис., 3 таблицы, 11 источников, 2 прил. 

РЕИНЖИНИРИНГ  ПРОЦЕССА ПРОИЗВОДСТВА РЕКЛАМНОЙ ПРОДУКЦИИ 

    Объектом  исследования является процесс производства рекламной продукции

    Цель  работы заключается в изучении процесса производства рекламной продукции, построении информационной модели с помощью CASE-средств BP-win и ER-win.

    Бизнес  процесс – это множество внутренних шагов деятельности, начинающейся с одного или более входов и заканчивающееся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, удовлетворяющую его стоимости, долговечности, сервису и качеству.

    BPwin - программное средство, предназначенное для облегчения труда и увеличения производительности системного аналитика на первом этапе разработки системы. BPwin обеспечивает логическую четкость в определении и описании элементов диаграмм, а также проверку целостности связей между диаграммами.

    ER-win – программное средство, позволяющее аналитикам разрабатывать реляционные базы данных. Используются логический и физический уровни представления модели. Логический уровень характеризуется абстрактным взглядом на данные, которые представляются как в реальном мире. Физический – содержит информацию о всех объектах базы данных.

    В результате написания курсовой работы были определены основные этапы производства рекламной продукции, описаны процессы «КАК-ЕСТЬ» и «КАК-БУДЕТ», проведен функционально-стоимостной анализ, построена модель процесса на логическом и физическом уровнях. 
 

    Автор подтверждает, что весь аналитический  материал правильно и объективно отражает состояние исследуемого процесса, а все заимствованные из литературных и других источников теоретические, методологические положения и концепции сопровождаются ссылками на их авторов. 

                                                                                                       _____________________

                                                                                                       (подпись студента)

    Бизнес  процесс – это множество внутренних шагов деятельности, начинающейся с одного или более входов и заканчивающееся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, удовлетворяющую его стоимости, долговечности, сервису и качеству.

    Процесс производства рекламной продукции  включает в себя большое количество работ, которое можно условно разделить на три этапа: работа с клиентами, изготовление рекламы, выдача заказа. Данные этапы не зависят от типа производимой рекламы, будь то простая листовка или даже рекламный ролик.

    Качество  всего процесса зависит от уровня работы с клиентами, т.к. производство рекламной продукции – это специфическая область, где изготовление рекламы полностью определяется требованиями заказчика.

    Процесс всегда будет начинаться с запроса  клиента. Он обращается за сведениями по конкретным вопросам. В результате работы клиенту будет предоставлена необходимая информация или выполненный заказ, если клиент пожелал заключить договор на производство рекламной продукции.

    С помощью программы BP-win разрабатывался процесс производства рекламной продукции. При построении процесса в модели «КАК-ЕСТЬ» видно, что необходимо произвести некоторые изменения. Нужно ввести информационную систему, чтобы сократить время работы с клиентами. Также необходимо провести анализ персонала, чтобы можно было делегировать полномочия сотрудникам, имеющим более низкий оклад. Процесс производства можно сократить, усилив согласование между заказчиком и разработчиками.

    Все необходимые условия были учтены при разработке процесса «КАК-БУДЕТ». Процесс стал менее затратным, что хорошо видно при проведении функционально-стоимостного анализа.

    С помощью другого программного средства, ER-win, были разработаны логическая и физическая модели данных, сгенерирована БД Access. 
 
 
 
 
 
 
 

    1.1. Основные понятия  рекламной деятельности

     Рекламное агентство создается с целью  предоставления своим клиентам (заказчикам) профессиональной помощи в разработке, организации и проведении всевозможных рекламных акций:

- тщательную  разработку и создание предлагаемого товара или услуги;

- оригинальный  творческий подход к решению  рекламных задач клиента;

- планирование  рекламных компаний, оптимально  соответствующих бюджету клиента;

- организацию  пресс-конференций, презентаций  и других мероприятий «паблик рилейшнз»;

- изготовления  любого рекламного оборудования  для проведения проектов;

- участие высококвалифицированного персонала на каждом этапе рекламной компании;

     Выпускаемая продукция и услуги – рекламная продукция. Товарная реклама, корпоративная реклама, политическая реклама, торговая реклама и т.п. Поставщики – посредники, предоставляющие необходимые материалы для изготовления рекламной продукции. Партнеры – СМИ, администрация (при размещении рекламных продуктов по городу необходимо разрешение административных органов).

     Каналы  распространения информации делятся  на каналы личной  и неличной коммуникации. К каналам личной коммуникации  относятся личные встречи, личная переписка, беседы по телефону, общение с аудиторией по телевидению и радио. Каналы личной коммуникации, часто являются эффективней массовой.

     К каналам неличной коммуникации относятся средства распространения информации без присутствия личного контакта и обратной связи. К ним относятся: средства массовой информации и средства избирательного воздействия. Первые рассчитаны на большие неизбирательные аудитории, вторые, соответственно, на специализированные аудитории. Массовая коммуникация влияет на личные отношения и поведения, стимулирует личную коммуникацию.

     Для успешного функционирования предприятия необходимо предпринять ряд шагов: например, выявить влиятельных лиц и сконцентрировать свое внимание на них; использовать влиятельных лиц в рекомендательно-свидетельской рекламе; предоставить разнообразие эксклюзивных услуг, следить за качеством работ в процессе изготовления рекламной продукции 

    1.2. Модель процесса «КАК-ЕСТЬ» 

    На  сегодняшний день существует огромный ассортимент рекламной продукции. Она отличается по виду, способу  изготовления, цене и ряду других факторов. Производством рекламной продукции могут заниматься рекламные агентства, а также специализированные издательские фирмы.

    Процесс производства рекламной продукции  включает в себя большое количество работ, которое можно условно  разделить на три этапа: работа с  клиентами, изготовление рекламы, выдача заказа. Данные этапы не зависят от типа производимой рекламы, будь то простая листовка или даже рекламный ролик.

    При организации производства необходимо уделить внимание качественному  подбору персонала. Также следует  изучить список нормативных документов, на которые придется опираться в процессе работы.

    Процесс производства рекламной продукции  всегда будет начинаться с запроса  клиента. Он обращается за сведениями по конкретным вопросам. В результате работы клиенту будет предоставлена необходимая информация или выполненный заказ, если клиент пожелал заключить договор на производство рекламной продукции. Контекстная диаграмма изображена на рисунке 1.1. 

Рисунок 1.1 –  Контекстная диаграмма процесса «КАК-ЕСТЬ»

                         Примечание – Источник: собственная разработка 

      Как показано на рисунке 1.2, основными этапами  процесса являются работа с клиентами, изготовление рекламной продукции, выдача заказа.  

Рисунок 1.2 – Производство рекламной продукции

                         Примечание – Источник: собственная разработка 

      Работу  с клиентом можно условно разделить  на 2 блока: предоставление информации об услугах и заключение договора (рисунок 1.3). По запросу клиента формируется информация о видах услуг, о ценах и о примерных сроках исполнения заказов. Данные сведения предоставляют консультанты по работе с клиентами, они отвечают на все вопросы и предоставляют конкретную информацию по запросу клиента (рисунок 1.4).

      После получения необходимой информации клиенту предлагается заключить договор с фирмой. Клиент может отказаться от его заключения, тогда работа будет завершена, а может и согласиться, перейдя к заключению договора. Таким образом, предложение заключить договор является условием к продолжению работы фирмы (данное условие было графически изображено на диаграмме в виде ромба).

      Работа  с клиентами в процессе изготовления рекламной продукции является наиболее важным элементом. Поскольку каждый заказ индивидуален, необходимо четко  определить все требования клиента  и учесть все его пожелания, предоставив полную и подробную информацию об услуге (рисунок 1.5). Затем, заключением договора занимается юрист, рассчитывается стоимость работ и счет предоставляется клиенту для оплаты. Этим занимается бухгалтер, он же получает сведения о поступившей предоплате. После этого можно подавать заказ на изготовление рекламной продукции.

Рисунок 1.3 – Работа с клиентами

                         Примечание – Источник: собственная  разработка 

Рисунок 1.4 – Предоставление информации об услугах

                         Примечание – Источник: собственная разработка 

Рисунок 1.5 – Заключение договора

                         Примечание – Источник: собственная  разработка

      После того как заказ был передан  на изготовление, фирма занимается разработкой дизайна. Разрабатывается макет или образец будущего изделия, или дается текстовое описание будущих действий по производству (например, сценарий рекламного ролика). Над проектом работают маркетологи и консультанты. Подготовленный образец согласовывается с клиентом, после чего начинается этап производства (рисунок 1.6).

      Над производством или технической  реализацией занимаются рабочие  и творческая группа. Данный процесс  требует больших временных и  трудовых затрат, он зависит от конкретного  вида изготавливаемой продукции. В каждой фирме все работы по изготовлению четко определены, определяются нормативами и стандартами. На выходе мы получаем изготовленный продукт. 

Рисунок 1.6 – Изготовление рекламной продукции

                         Примечание – Источник: собственная разработка 

      Дальше  следует сообщить клиенту о выполнении заказа, провести окончательные расчеты  и выдать заказ. На данных этапах задействован следующий персонал: консультанты по работе с клиентами, которые  непосредственно  сообщаю заказчику о проделанной работе по телефону или др. способом, а также выдают заказ; бухгалтер, который занимается проверкой оплаты чека (рисунок 1.7) 

Рисунок 1.7 – Выдача заказа 

      Процесс изготовления рекламной продукции проходит в несколько этапов, на каждом из которых персонал должен качественно выполнять свои функции.

      Этапы процесса «КАК-ЕСТЬ»  можно рассмотреть  на диаграмме дерева узлов (рисунок 1.8). 

Рисунок 1.8 – Диаграмма дерева узлов

                         Примечание – Источник: собственная  разработка

      Таким образом, процесс изготовления рекламной продукции можно разделить на три этапа: работа с клиентами, изготовление продукции, выдача заказа. При работе с клиентами проводится работа по предоставлению информации об услугах, предложению заключить договор, заключению договоров. Изготовление рекламной продукции делится на разработку дизайна, согласование с клиентами, техническую реализацию проекта. Выдача заказа состоит из таких процессов, как сообщение о выполнении заказа, проведение окончательных расчетов с клиентами, выдача заказа.

    Процесс производства рекламной продукции  зависит от работы персонала на каждом из этапов процесса. Важную роль играет предоставление полной информации, определение требований клиента, согласование дизайна будущего проекта. 
 

    1.3. Функционально стоимостной анализ процесса «КАК-ЕСТЬ» 

      Если  говорить о функционально-стоимостном  анализе, то в процессе «КАК-ЕСТЬ»  задействовано большое количество персонала, сам процесс мало структурирован и недостаточно автоматизирован.

      Стоимость процесса представлена на рисунке 1.9 

Рисунок 1.9 – Стоимость производства рекламной продукции в процессе

                         «КАК-ЕСТЬ»

                   Примечание – Источник: собственная  разработка

     Длительность  процесса составляет 66,6 часов, а стоимость 2460$ (указаны средние временные и стоимостные затраты по одному из видов рекламной продукции)

     Центрами  затрат является оплата работы персонала, затраты на производство, демонстративный  материал, дополнительные издержки (непостоянные затраты: бумага, чернила, электроэнергия, телефонные разговоры и т.п.)

      Данный  процесс не автоматизирован, поэтому  прослеживаются большие временные  затраты. Это отслеживается на стадии работы с клиентами (много времени  тратится на предоставление необходимой  информации, на согласования при заключении договора). Также на каждом этапе задействован персонал, работа которого требует оплаты.

      Список  затрат по каждому этапу представлен  в таблице 1.1.  

Таблица 1.1 – Список затрат в процессе «КАК-ЕСТЬ» 

                         Примечание – Источник: собственная разработка

     В столбце «Зарплата работников»  включена оплата работы всего персонала: консультантов по работе с клиентами, консультантов по разработке рекламы, маркетологов, бухгалтера, экономиста, юриста, творческих исполнителей и  производственных работников.

      Понятие «Демонстративный материал» включает в себя разработанные буклеты, макеты и другой наглядный материал для  удобства работы с клиентами.  «Другие издержки» - это переменные затраты, например: электроэнергия, телефонные разговоры, бумага, чернила и т.п. (сгенерированный программой отчет можно посмотреть в приложении Б).

      Таким образом, видно что процесс необходимо оптимизировать. Нужно ввести информационную систему, чтобы сократить время  работы с клиентами. Также необходимо провести анализ персонала, чтобы можно было делегировать полномочия сотрудникам, имеющим более низкий оклад. Процесс производства можно сократить, усилив согласование между заказчиком и разработчиками

     2. МОДЕЛЬ «КАК-БУДЕТ» ПРОЦЕССА ПРОИЗВОДСТВА РЕКЛАМНОЙ ПРОДУКЦИИ 

    2.1. Модель процесса «КАК-БУДЕТ» 

      В результате проведения реинжиниринга  процесса производства рекламной продукции  были сделаны следующие изменения:

      1. Была внедрена информационная  система, с помощью которой  значительно упростилась работа  с клиентами и работа по выдаче заказов.

      Предоставление  информации по запросу клиента проводили  консультанты. Теперь клиент сам может  получить все данные с помощью  специальных инфокиосков. Услуги консультанта теперь необходимы лишь при формировании сложных запросов.

      Поэтому работы «Предоставление информации о видах услуг», «Предоставление  информации о ценах», «Предоставление  информации о сроках исполнения» были объединены в работу «Предоставление информации соответствующей запросу клиента». Ее обслуживает инфосистема, а в сложных случаях прибегают к услугам консультанта.

      2. Заключение договора теперь осуществляет менеджер по работе с клиентами. Все данные по заключению договора осуществляет инфосистема. В базе данных также хранится информация об оплате заказчиками счетов.

     Таким образом работу по заключению договора может выполнять менеджер по работе с клиентами. Услуги юриста, экономиста, бухгалтера теперь не нужны. Несколько  работ объединены в одну – «Заключение  договора и предварительные расчеты  с клиентом».

     3. В процессе изготовления продукции усилилась связь при согласовании с клиентом. Длительность согласования с клиентом немного увеличилась, но это помогло значительно сократить время на разработку дизайна. Стали учитываться рекомендации и дополнительные требования к работе, причем идет непосредственная связь заказчика с проектировщиком, т.е. дизайнером-креативщиком.

           Дизайнеры заменили работу маркетологов и консультантов  по работе с клиентами. Разработка стала  выполняться на более профессиональном уровне.

     4. Сократились временные и стоимостные затраты на этапе выдачи заказа клиенту. Информационная система автоматически дает сведения о завершении процесса изготовления, помогает консультанту оформить необходимую документацию о выполненном заказе.  Окончательные расчеты с заказчиком проводит не бухгалтер, а менеджер по работе с клиентами.

     Таким образом, видно что введение информационной системы значительно упростило  работу. Не был изменен только технический  процесс, т.к. в различных рекламных  агентствах он достаточно автоматизирован и компьютеризирован, нет необходимости менять технологию самого процесса производства.

     Модель  «КАК-БУДЕТ» изображена на рисунках 2.1 – 2.6. 

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма процесса «КАК-БУДЕТ»

                         Примечание – Источник: собственная разработка 

Рисунок 2.2 – Производство рекламной продукции

                         Примечание – Источник: собственная  разработка

Рисунок 2.3 – Производство рекламной продукции

                         Примечание – Источник: собственная разработка 
 

Рисунок 2.4 – Заключение договора

                         Примечание – Источник: собственная  разработка 
 
 
 

Рисунок 2.5 – Изготовление рекламной продукции

                         Примечание – Источник: собственная  разработка