Нормативное обеспечение делопроизводства организации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

 

 

Специальность: «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Курсовая работа

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил

студент группы АД – 32        

«__» ________ 2009 г.

 

 

Проверил

преподаватель         

«__» ________ 2009 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2009

 

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………………………. 3

1. Служба документационного обеспечения управления  и ее нормативная база.….. 4

2. Положение о службе  ДОУ...………………………………………………………….. 5

3. Должностная инструкция работника  службы ДОУ..……………………………….. 8

4. Инструкция по делопроизводству  …………………………………………………...17

5. Правила внутреннего  трудового распорядка ………………………………………  21

6. Табель форм документов  …………………………………………………………….22

7. Альбом форм документов  ……………………………………………………………23

8. Заключение ………………………………………………………………………........24

9. Список литературы ………………………………………………………………….. 25

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Поэтому любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. И от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений, следовательно, общий результат деятельности государства, учреждения.

Для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке, то есть с тех пор, как появился аппарат управления, существует стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата.

Сейчас каждая организация  разрабатывает свои нормативные документы, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о  работе с документами ограниченного доступа и другие.

Данная тема для меня является актуальной, так как по роду своей профессиональной деятельности мне придется с этим столкнуться, ведь именно в нормативных документах регламентируются права и обязанности каждого сотрудника, содержатся правила работы с документами, установлены нормы корпоративной культуры.

Цель курсовой работы заключается в исследовании нормативных документов, их значимости для организации и для работников службы ДОУ, особенностей их составления и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Служба документационного обеспечения управления

и ее нормативная  база

 

Документационное обеспечение управления – это важнейшая функция в деятельности любой организации. По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными  документами.

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, то есть письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. [8]

Современное документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о  работе с документами ограниченного доступа и другие. [8]

В любой организации  должно быть четкое разграничение функций  и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. При этом должна быть учтена численность сотрудников службы документационного обеспечения управления по отношению к общей численности работников или по количественным нормам выработки в единицу времени. [1]

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации.

 

 

2. Положение о службе ДОУ

 

Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. Это свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. [10]

Положения бывают:

• Индивидуальные – об отделах, цехах, подразделениях, включенных в схему организационно структуры управления предприятием;
• Типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Примерное положение  о службе ДОУ, а также примерная  структура должностной инструкции для работников службы ДОУ содержится в изданном Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного обеспечения управления – наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающем единые принципы и правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях.

Положение о службе ДОУ  разрабатывается по указанию руководителей  предприятия руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и утверждается руководителем организации. [2]

Положения применяются  как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. [10]

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает  руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Датой документа является дата утверждения документа, если в  тексте не указана другая дата.

Текст проекта положения  печатается на общем бланке организации и излагается от 3-го лица единственного или множественного лица.

Формуляр-образец положения  состоит из реквизитов:

• Наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения);
• Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;
• Гриф утверждения;
• Дата, регистрационный номер;
• Место издания (город);
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Гриф согласования;
• Визы согласования. [5]

Положения является сложным  документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Структура текста положения  может состоять из следующих разделов:

Раздел «Общие положения» – точное название службы делопроизводства (канцелярия, отдел делопроизводства, управление делами, общий отдел и др.), ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы (кому подчиняется), наименование должности руководителя службы (кто возглавляет отдел), порядок назначения и освобождения начальника отдела от должности (кем назначается и освобождается), требования к его квалификации и стажу практической работы, перечисление всех звеньев организационной структуры службы (если они есть), перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется, законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации, описание печати, условия ее хранения и использования (если есть);

 Раздел «Цель и задачи» – формируется цель и основные задачи службы;

 Раздел «Функции» – включается детальное описание всех функций, выполняемые службой, в том числе и специфические для данной организации;

 Раздел «Права» – перечень прав, которые закреплены за службой для выполнения ее задач и функций, а также персональные права руководителя службы;

 Раздел «Ответственность» – основные позиции, за которые несет ответственность служба, а также персональная ответственность руководителя службы;

 Раздел «Взаимосвязи» – наименования и характер взаимосвязей службы с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций (отношения с отделом кадров, секретариатом, коллегиальным органом и т. д.) [8]

 

 

3. Должностная инструкция работника службы ДОУ

 

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. [10]

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

• Инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
• Должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных  актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника  службы ДОУ. [5]

Основными целями составления должностной инструкции являются:

• Формирование единого стандарта разработки должностной инструкции сотрудника;
• Персонификация ответственности;
• Четкое описание прав и полномочий сотрудника;
• Описание и закрепление основных целей, задач, стоящих перед сотрудником, и вытекающих из них функций. [6]

Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и является нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда. Через использование должностных инструкций формируется корпоративная культура.

При отсутствии в организации  такого рода документа происходит дублирование функций, превышение полномочий и, как результат, возникновение конфликтных ситуаций. [6]

Прежде всего, должностная  инструкция на секретаря – это документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации секретарь-референт будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов.

У каждого секретаря, исходя из объемов и специфики  деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари. 

Кроме того, особенность  и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Секретарь небольшой фирмы выполняет все виды работ документационного обеспечения управления, только в меньшем объеме. Секретарь руководителя помимо обычных видов работ может ежедневно просматривать прессу, делать обзоры, готовить материалы для докладов. Характер работы секретаря сегодня во многом зависит и от степени автоматизации работы с документами в компании в целом. [4]

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и так далее.

При разработке должностной  инструкции работников службы ДОУ следует  руководствоваться «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» от 21 августа 1998 г. № 37. [4]

Основой для разработки индивидуальной инструкции являются:

1.Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения (1991);

2.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000);

3. Типовые и примерные инструкции, выпускаемые министерствами и ведомствами для подведомственных организаций, например: Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные и введенные в действие Министерством образования РФ (2000);

4. Инструкция по делопроизводству, как в аппарате Президента, Государственной Думе, так и успешно применяемые в министерствах и ведомствах. [8]

Формуляр-образец инструкции состоит из реквизитов:

• Наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения);
• Наименование документа – ИНСТРУКЦИЯ;
• Дата, регистрационный номер;
• Место издания (город);
• Заголовок к тексту (в именительном падеже);
• Гриф утверждения (или отместка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);
• Текст;
• Подпись;
• Гриф согласования;
• Визы согласования. [5]

Инструкция состоит  из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа:

 Раздел «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, то есть название структурного подразделения, устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

В крупных организациях, имеющих службу документационного  обеспечения управления, секретарь  имеет двойную подчиненность  – непосредственно своему руководителю и начальнику службы документационного обеспечения управления. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя.

 Сегодня отношение  к секретарю и требования к  нему изменились. Фирмы ищут секретаря  с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Предпочтение отдается кандидату, получившему высшее образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Таких специалистов в разных городах страны готовят более 70  вузов. Все чаще от секретаря, как за рубежом, требуется знание не одного, а двух и более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Кроме того, к требованию относят деловые и личные качества секретаря. [4]

 К деловым качествам относят:

• Профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, умение работать с современной компьютерной техникой и оргтехникой, хорошее знание русского языка, культуры речи;
• Высокий уровень самоорганизованности (организаторские качества) – умение организовывать свою работу и работу офиса, рациональное ведение работ с документами;
• Ответственность и надежность – умение качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи, нести ответственность за их выполнение;
• Инициативность – умение самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководства;
• Пунктуальность , исполнительность – умение своевременно и точно исполнять документы и поручения руководства, вовремя доставлять информацию о встречах, переговорах;
• Преданность работе, умение хранить служебные тайны – чувство сопричастности ко всем делам фирмы, заинтересованность в успехе ее деятельности, умение проявлять такт и осторожность, не разглашать конфиденциальные сведения;
• Предвидение – умение интуитивно чувствовать напряженную ситуацию и детально планировать работу в этот момент, избегая негативных моментов.

К личным качествам можно  отнести:

• Умение адаптироваться – умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, способность одновременно выполнять несколько поручений;
• Коммуникабельность и уравновешенность – способность легко устанавливать контакты и связи;
• Вежливость, доброжелательность, любезность – создание психологического комфорта в офисе, способность оказания моральной поддержки, понимание состояния другого человека;
• Внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного, классического стиля в одежде;
• Стремление к постоянному совершенствованию, самообразованию – постоянное пополнение и накопление общих и профессиональных знаний, интерес к усваиванию смежных областей работы, желание и умение расти творчески и интеллектуально. [7]

Последний пункт этого  раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений Правительства, имеющих отношение к организации управленческого труда и делопроизводства, затем перечислить ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации: устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция. [4]

 Раздел «Должностные обязанности», сгруппировав по направлениям деятельности, перечисляют все виды работ, операции и технологии. [8]

Этот раздел сегодня требует как можно большей детализации. Виды работ должны быть разбиты на операции, и желательно с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами.

 Документирование  в свою очередь может включать:

• Составление по указанию руководителя проектов писем, телеграмм;
• Печатание на компьютере документов руководителя;
• Проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю;
• Снятие и заверение копий с документов.

Работа с документами  может включать:

• Получение входящих документов;
• Прием факсов и электронной почты;
• Первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству;
• Предварительный просмотр документов;
• Регистрацию документов по установленным в организации правилам;
• Доклад документов руководителю.

В функции «организационное обслуживание руководителя» также  перечисляются все виды работ, например:

• Организация телефонных переговоров;
• Организация и обслуживание совещаний;
• Организация приема посетителей;
• Организация командировок руководителя. [4]

Степень детализации  каждого пункта раздела «Должностные обязанности» может быть различна. Сейчас в разработке должностной инструкции появилась тенденция разбивать вид работы на процедуры, которые перечисляют в логической последовательности их выполнения со ссылкой на пункты соответствующих нормативно-методических документов. Например, секретарь обычно документы, работа с которыми закончена, раскладывает в дела. В его должностной инструкции будет указано, что эту работу он выполняет в конце дня и документы раскладывает в соответствии с номенклатурой дел и инструкцией по делопроизводству фирмы. При этом лучше назвать конкретные пункты инструкции, где описан порядок формирования дел.

 Раздел «Права» является самым главным разделом. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности.

Этот раздел устанавливает  права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Грамотно составленный раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

В зависимости от степени  доверия руководителя секретарю  и его профессиональных знаний в инструкции записываются права:

• Предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Это важный пункт, так  как секретарю фактически делегируется право определить уровень рассмотрения документа. Конечно, у него должен быть перечень вопросов, решаемых в организации, с указанием исполнителей, согласованный с руководителем;

• Организации приема и определения приоритетности представления посетителя руководителю.

Этот пункт позволяет секретарю пропустить работника в зависимости от важности и срочности решения вопроса «вне очереди»;

• «фильтрации» телефонных звонков.

Это позволяет не соединять  руководителя с нежелательными для  него лицами и направлять звонки на уровень ниже, что дает возможность не только не отрывать его от работы, но и экономить время руководителя, более оперативно решать многие вопросы;

• Контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;
• Контроля за правильностью оформления документов до предоставления на подпись и отправки и возвращения неправильно оформленных документов на доработку;
• Доступа к информации;
• Запроса информации и документов для руководителя;
• Представлять свою организацию и т.д. [4]

Раздел «Ответственность»  составляется в строгом соответствии с законодательством, в нем конкретно указывается на то, за что работник несет ответственность. [8] Обычно его излагают обобщенно, типа секретарь несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение любого пункта должностной инструкции» или «секретарь несет ответственность за несоблюдение стандартов предприятия, касающихся работы секретаря».

Раздел «Взаимоотношения» также  очень важен в организации  работы любого сотрудника управленческого аппарата. Обычно в должностных инструкциях он излагается обобщенно, например: «секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов».

Но с конца 1990-х годов требования к этому разделу изменились, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает. Раздел рекомендуе5тся представить в табличной форме, из которой наглядно видно, от кого и какие секретарь получает документы, с кем согласовывает, кому передает и в какие сроки. [4]

В настоящее время чаще стал появляться раздел «Оценка работы». В нем  обычно указываются критерии своевременности  работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.