Обоснование проектных решений по автоматизации управленческого учета

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 2

1. Характеристика объекта и предмета изучения 3

1.1. Общие сведения об организации 3

1.2. Организация деятельности 5

1.3. Технология деятельности на предприятии 7

2. Автоматизированные  системы управленческого учета. 9

2.1. Понятие  автоматизированных информационных  систем 9

2.2. Классификация  автоматизированных информационных  систем 10

2.3. 1С: Управление  Производственным Предприятием 14

2.4. Галактика  ERP 16

2.5. Парус 19

2.6. Семерка,  управленческий учет - 4.1 20

3. Обоснование  проектных решений по автоматизации  управленческого учета 22

3.1. Внедрение  автоматизированного управленческого  учета на предприятие 22

3.2 Разработка  системы требований, сравнение и  выбор средства автоматизации 24

3.3. Оценка  эффективности внедрения и использования  предлагаемых решений 25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 29

ВВЕДЕНИЕ

Каждое  предприятие сталкивается с проблемой учета финансово-хозяйственной деятельности.

Любой руководитель хочет  иметь возможность наблюдать за деятельностью своего предприятия, контролировать работу своих подчиненных, и получать вовремя грамотно оформленную отчетность.

В настоящее время все крупные предприятия используют программы, автоматизирующие управленческий учет и формирование управленческой отчетности.

Эти программы можно условно  разделить на 5 групп:

1. Электронные таблицы  (Excel).

2. Программы бухгалтерского  учета с возможностью ведения  в них управленческого учета (1С; Галактика и т.д.)

3. Программы написанные собственными силами (макросы в Excel, SQL Server и т.д.).

4. Профильные программы  для управленческого учета.

5. ERP-системы, в рамках которых используется блок по ведению управленческого учета.

1.   Характеристика объекта и предмета изучения

1. Общие сведения об организации

ОАО «Тамбовский завод  «Электроприбор» является одним  из лидеров на рынке высокотехнологического авиационного и космического приборостроения. Он был основан в 1954 году. В 1998 году завод вступил в корпорацию «Аэрокосмическое оборудование», объединяющую предприятия  авиационного и космического приборостроения.

ОАО «Электроприбор» имеет  достаточно развитое производство следующих  технологических направлений:

• Изготовление деталей из термопластичных и термореактивных пластмасс и резиноподобных смесей;
• Литейное производство деталей из алюминиевых и магниевых сплавов и сталей, оснащенное оборудованием для литья под давлением, литья по выплавляемым моделям и т.п.;
• Штамповочное производство, оснащенное специальными и универсальными гидравлическими прессами, прессами автоматами и другим специализированным оборудованием;
• Производство печатных плат с  использованием различных технологических методов.

В настоящее время предприятие  изготавливает, поставляет, осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание целого ряда изделий, входящих в комплект авиационной техники, а так же предназначенных для  ее наземного обслуживания.

Рассмотрим структуру  управления предприятием.

Высшим органом управления предприятием является общее собрание акционеров. Через участие в нем  владельцы голосующих акций реализуют  право на участие в управлении делами акционерного общества.

Общее руководство деятельностью  предприятия осуществляет совет  директоров Общества. Вопрос о количественном составе Совета директоров и избрании его членов решает общее собрание акционеров.

Руководство текущей деятельностью  предприятия осуществляет генеральный  директор и коллегиальный исполнительный орган – правление.

Генеральному директору  непосредственно подчиняются: главный  инженер, заместитель генерального директора по производству, заместитель  генерального директора по экономике, заместитель генерального директора  по маркетингу, заместитель генерального директора по безопасности, главный  бухгалтер, финансовый отдел (ФО), отдел  информационных технологий (ОИТ), отдел  технического контроля (ОТК), секретариат, отдел управления имуществом (ОУИ), штаб гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций (штаб ГО и ЧС), редакция, ремонтно-строительное бюро (РСБ), предприятия арендаторы.

Первым заместителем генерального директора является главный инженер.  Главному инженеру непосредственно подчиняются: заместитель главного инженера по товарам различных нужд граждан и продукции производственно-технического назначения; заместитель главного инженера по спецтехнике; технический отдел (ТО); отдел эксплуатации оборудования (ОЭО) с цехами: ремонтно-эксплуатационным №12, ремонтно-энергетическим №16, теплосиловым №21; инструментальный отдел (ИНО) с инструментальным цехом №11; отдел метрологии (ОМетр); отдел испытаний и надежности (ОИ и Н); отдел технической документации (ОТД); отдел стандартизации, сертификации, информации и рационализации (ОССИ и Р); отдел промышленной экологии (ОПЭ); бюро охраны труда (БОТ); эксплуатационно-ремонтный отдел (ЭРО).

Заместителю генерального директора  по производству непосредственно подчиняются: производственно-диспетчерский отдел (ПДО) с цехами основного производства; коммерческий отдел (КО); транспортный цех №13; административно-хозяйственный отдел (АХО).

Заместителю генерального директора  по маркетингу подчиняются: отдел маркетинга (ОМ); торговый центр; спортивно-оздоровительный  комплекс; столовая; здравпункт; клуб завода; спортивная база «Отьяссы»;  комплексный спортивный зал; оздоровительный лагерь «Лесная сказка».

Заместителю генерального директора  по экономике непосредственно подчиняются  планово-экономический отдел (ПЭО), отдел организации труда и  заработной платы (ООТиЗ).

Заместителю главного директора  по безопасности подчиняются группа по обеспечению безопасности, ведомственная  охрана (ВОХР), отдел кадров (ОК), 1 отдел, юридический отдел.

2. Организация деятельности

Предприятием разработана учетная политика. Она в полном объеме раскрывает способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятия решений пользователями бухгалтерской отчетности, а именно: способ погашения стоимости основных средств, нематериальных и иных активов, оценка производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции, признание прибыли от реализации продукции и другие способы, без знания о применении которых пользователем бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота и результатов деятельности предприятия.

На предприятии принята функциональная структура управления. Она идеально подходит для ОАО «Тамбовский завод «Электроприбор». Все отделы предприятия включены в единый информационный поток, работа их скоординирована.

На предприятии разработан собственный рабочий план счетов. Также указано четкое распределение служебных обязанностей между рабочими бухгалтерии. Это распределение необходимо для правильной организации бухгалтерского учета и повышения ответственности работников за выполнением своих обязанностей.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

На предприятии присутствует структура  бухгалтерского аппарата. Бухгалтерский  учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным  бухгалтером, который подчиняется  непосредственно генеральному директору. Генеральный директор обеспечивает создание необходимых условий для правильного ведения бухгалтерского учета, выполнения всеми подразделениями и службами, требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений. Основные функции главного бухгалтера состоят в обеспечении контроля и отражения на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, составлении и своевременном представлении достоверной бухгалтерской отчетности и проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Структура бухгалтерии представлена следующими группами:

• учета основных средств;
• учета финансовых вложений;
• учета нематериальных активов;
• учета производственных запасов;
• учета расчетов с персоналом;
• учета затрат на производство продукции и калькулирование себестоимости продукции;
• учета готовой продукции и ее реализации;
• учета денежных средств;
• учета операций в иностранной валюте;
• налогового учета;
• свободного отчета и другой отчетности.

На предприятии бухгалтерский учет автоматизирован. На компьютерах ведется учет заработной платы, основных средств, материалов, учет кассовых и банковских операций. Это позволяет говорить о повышенном контроле и достоверности результатов в этих областях учета.

3. Технология деятельности на предприятии

Бухгалтерский учет на предприятии  ведется согласно Положению о  бухгалтерском учете и отчетности в РФ и другим нормативно-инструктивным  документам с учетом последующих  дополнений и изменений в них.

Бухгалтерский учет ведется  с применением журнально-ордерной формы учета. Ответственность за организацию бухгалтерского учета  несет руководитель предприятия.

Бухгалтерский учет в ОАО  «Электроприбор» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, предоставление оперативной и результативной информации в установленные сроки.

В учетной политике оговорено  наличие схемы документооборота. Но на практике – документы могут  поступать в бухгалтерию с  небольшими задержками.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники  планово-экономического, финансового  отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные  лица, работники бухгалтерии и  др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

2. Автоматизированные системы управленческого  учета.

2.1. Понятие  автоматизированных информационных  систем

Возрастание объемов информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и  более сложных способах ее обработки  вызывают необходимость автоматизации  работы информационной системы, т. е. автоматизации обработки информации.

В неавтоматизированной информационной системе все действия с информацией  и решения осуществляет человек.

Приведу несколько определений автоматизированной информационной системы (АИС).

1. Автоматизированная информационная  система — совокупность информации, экономико-математических методов  и моделей, технических, программных,  технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки  информации и принятия управленческих решений.

2. Автоматизированная информационная система — взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи (предоставления) информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

В целом АИС можно рассматривать  как человеко-машинную систему с  автоматизированной технологией получения  результатной информации, необходимой  для информационного обеспечения  персонала и оптимизации процесса управления в предметной деятельности.

Сравним преимущества информационных систем с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

• простота организации и (или) установки;
• простота для понимания и освоения;
• не требуются технические навыки;
• гибкость и способность к адаптации для соответствия предметной деятельности.

Преимущества автоматизированных информационных систем:

• возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с организацией
• все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных
• уменьшение вероятности допущения ошибок
• меньшая трудоемкость работы
• более низкие затраты при использовании

Приведу в таблице сравнительную характеристику автоматизированной и не автоматизированной технологий:

Таблица1 – сравнительная характеристика традиционной и автоматизированной технологий.

2.2. Классификация  автоматизированных информационных  систем

Информационные системы можно классифицировать по различным признакам. В основу нижеприведенной классификации положен ряд существенных признаков, определяющих функциональные возможности и особенности построения современных систем; также принимались во внимание объем решаемых задач, используемых технических средств, организации функционирования и т. д.

Рисунок 1 – классификация  информационных систем.

По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции.

 В документальных системах  информация представлена в виде  документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов.  Поиск по неструктурированным  данным осуществляется с использованием  семантических признаков. Отобранные  документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких  системах практически не производится.

Основываясь на степени автоматизации  информационных процессов в системе  управления организацией, ИС делятся на ручные, автоматические и автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются  отсутствием современных технических  средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. В настоящее время предприятий, которые используют ручные ИС, нет.

В автоматических ИС все  операции по переработке информации выполняются без участия человека.

Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки  информации и человека, и технических  средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятий «информационная  система» и «автоматизированная  система».

В зависимости от характера  обработки данных ИС делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие.

Информационно-поисковые  системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу  пользователя без сложных преобразований данных.

Информационно-решающие системы  осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному  алгоритму. По характеру использования  выходной информации такие системы  принято делить на управляющие и  советующие. Результирующая информация управляющих ИС непосредственно  трансформируется в принимаемые  человеком решения. Для этих систем свойственны задачи расчетного характера  и обработка больших объемов  данных, например ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета. Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком  к сведению и учитывается при  формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных (например, экспертные системы).

В зависимости от сферы  применения различают следующие  классы ИС.

Системы организационного управления предназначены для автоматизации  функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов. Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

Системы управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации  функций производственного персонала  по контролю и управлению производственными  операциями.

Системы автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники, сооружений или технологий.

Интегрированные ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ — от планирования деятельности до сбыта продукции.

В интегрированных ИС выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональная подсистема представляет собой комплекс задач  с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При  этом под задачей понимается некоторый  процесс обработки информации с  четко определенным множеством входной  и выходной информации.

Применение функционального  принципа предполагает выделение подсистем  по направлениям деятельности: технико-экономическое  планирование, бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, перспективное развитие (рис. 2).

Рисунок 2 – структура  функциональных подсистем ИС согласно функциональному принципу

2.3. 1С: Управление Производственным Предприятием

Завод «Электроприбор» в  своей работе применяет 1С: управление производственным предприятием, версия 8.0.

На сегодняшний день самой  распространенной в России программой для автоматизации бухгалтерского учета является «1С: Бухгалтерия». Несмотря на огромную популярность, отношение  к данной программе среди пользователей  сложилось двойственное: часть из них признает ее лучшим из существующих средств автоматизации бухгалтерского и налогового учета, часть считает  довольно слабым продуктом, имеющим  множество недочетов и недостатков.

Если же оценивать «1С: Бухгалтерию» объективно, то ее нельзя назвать ни плохой, ни хорошей, поскольку  неправильно давать оценочную характеристику данной программе без привязки к  конкретному предприятию. Для некоторых  организаций «1с бухгалтерия» является идеальным вариантом, полностью  удовлетворяющим их требования, предъявляемые  к автоматизации бухгалтерского учета. А для некоторых компаний данная программа не подходит, поскольку  не способна в полной мере решить поставленные перед ней задачи. Поэтому, прежде чем начинать работать с «1С: Бухгалтерией», необходимо оценить все ее достоинства  и недостатки и, учитывая их, принимать  окончательное решение о выборе компьютерной бухгалтерской программы.

Рассмотрим основные достоинства  и недостатки «1С: Бухгалтерии».

К достоинствам данной программы  можно отнести следующее:

1. С помощью «1С: Бухгалтерии»  можно вести все существующие  виды бухгалтерского и налогового  учета. 

2. На сегодняшний день  «1С: Бухгалтерия» является одной  из самых универсальных бухгалтерских  программ, которая может использоваться  в самых разных организациях. Данная программа основана на  платформе «1С: Предприятие», которую можно модифицировать под нужды конкретного бизнеса. Подобная гибкость «1С: Бухгалтерии» позволяет решать с ее помощью множество различных задач.

3. «1С: Бухгалтерия» идеально  приспособлена под российское  законодательство и позволяет  легко подстраиваться под регулярно  меняющиеся в нашей стране  законы и требования чиновников. Разработчики «1С» следят за  всеми изменениями в налоговом  законодательстве и оперативно  обновляют формы отчетности в  программе.

4. Программа «1С: Бухгалтерия»  обладает высокой производительностью,  что дает возможность решать  с ее помощью самые сложные  задачи.

5. Совместно с «1С: Бухгалтерией»  можно использовать MS SQL Server.

К сожалению, «1С: Бухгалтерия» обладает и рядом недостатков, к  которым можно отнести следующее:

1. В подавляющем большинстве  случаев, чтобы «1С: Бухгалтерия»  решала все поставленные перед  ней задачи, программу приходится  дорабатывать. Каждое предприятие  уникально, поэтому для эффективной  его работы, как правило, требуются  индивидуальные решения по автоматизации  бизнес-процессов (в том числе  и по автоматизации ведения  бухгалтерского и налогового  учета).

2. При переходе на «1С:  Бухгалтерию» с другой бухгалтерской  программы могут возникнуть серьезные  затруднения при переносе информации  из одной базы данных в другую (значительную часть информации  нередко приходится переносить  вручную).

3. В «1С: Бухгалтерии»  затруднен поиск ошибок, сделанных  во время обработки документов.

4. Программа «1С: Бухгалтерия»  достаточно сложна в освоении  и требует специального обучения пользователей.

Конфигурация "Управление производственным предприятием" является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета  на производственном предприятии. Оно  позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия.

2.4. Галактика ERP

Система "Галактика" —  комплексная система автоматизации  управления предприятием. Система обладает широкими функциональными возможностями  и является основой единого информационного  пространства предприятия. Система  ориентирована на автоматизацию  решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла.

Для предприятия «Тамбовский  завод «Электроприбор» она вполне могла бы подходить, так как программа ориентирована на крупные и очень крупные предприятия.

Система развивалась без единого плана, под заказ и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:

• система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;
• модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);
• управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.

Информационные связи  между модулями это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к  каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так  связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Самое интересное, что таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).

Схема 1 – Единое информационное пространство предприятия

 На схеме вверху  представлена структура типового  предприятия и функциональные  элементы системы «Галактика», автоматизирующие управление тем или иным подразделением.

- Функциональный контур или модуль системы «Галактика»

- Подразделение типового предприятия

- Структура управления

Настройка системы производится путем настройки базовых справочников и определения хозяйственных  операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального  и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также  на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.

2.5. Парус

Парус - законченная система. 1С на практике требует ручной доводки до типовой конфигурации.

Для эффективной работы в 1С требуется знание встроенного языка. Парус же гораздо проще в использовании и позволяет настраивать окружение достаточно гибко. Вполне достаточно просто знать компьютер и понимать интерфейс.

Парус (7.х) написан на Foxpro. Данный язык направлен на управлении данными. Это позволяет применять элегантные и быстрые решения по манипуляции большими объемами данных (SQL запросы, индекса, фильтры и т.п.). Язык 1С этого позволить не может.

Все вышеизложенное о Парусе является и его минусом. В 1С программист может очень быстро на месте внести практически любые изменения в алгоритм программы, что, при часто меняющемся законодательстве, несомненный плюс. Устранить ошибки, сделать что-то оригинальное, учитывающее специфику работы именно конкретной организации. В Парусе код закрыт. Все, что можно сделать - написать дополнительную функцию, которая не поможет изменить что-то глобально, но может добавить функционала.