Обслуживающие функции секретаря. Технические функции секретаря

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования  
«Камышинский политехнический колледж»

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине: «Организация секретарского обслуживания»

на тему: «Обслуживающие функции секретаря.

     Технические функции секретаря»

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент  2 курса, гр. ДОУ - 2

Хавалкина Н.В.

Преподователь: Е.В. Карелова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Камышин 2014 г.

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Ведение

1. Обслуживающие функции секретаря.

Технические функции секретаря …………………………………........стр. 5-7

1. Необходимость и значение секретарской деятельности ……….стр. 7-9
2. Организация работы секретаря …………………………………. стр.9-15
3. Нормативно-методические основы

деятельности секретаря ………………………………………………..стр. 15-16

1.3.1.  Разработка должностной  инструкции секретаря………………стр.16-19

1.3.2.  Обучающая инструкция секретаря………………………………...стр.19

4. Должностной статус и

функциональные обязанности секретаря ……………………………..стр.19-20

1.4.1.  Функции секретаря……………………………………………....стр.20-23

Заключение

Список использованных источников 

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЕДЕНИЕ

 

Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по поставленным правилам. Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить необходимость и значение секретарской деятельности;

2) рассказать об организации работы секретаря;

3) изучить нормативно-методические основы деятельности секретаря;

4) рассмотреть должностной статус и функциональные обязанности секретаря.

 Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

 

1. Обслуживающие функции секретаря. Технические функции секретаря

 

Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (или её подразделения):

– передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы;

– получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

– организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

– осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

– ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан;

– организует приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Важной обязанностью секретаря является соблюдение предписаний по обращению с документами для служебного пользования и закрытыми

(конфиденциальными) материалами. Имея широкий доступ  к входящей, исходящей и внутренней  информации учреждения, секретарь  всегда обязан помнить о своем  служебном и гражданском долге  защиты интересов государства. Систематизации  подлежит не только письменная  информация, но и сведения, поступающие  по телефону. Обычно руководитель  дает секретарю указания, с кем  соединить его сразу же, с кем  не соединять и какую информацию, принятую по телефону, передать  ему устно или в письменном  виде. Предпосылкой успешной координационной  деятельности секретаря является  умение сотрудничать с другими  секретарями внутри своего учреждения  или в учреждениях-партнерах. Организация  такого сотрудничества – составная  часть научной организации труда. Такое сотрудничество необходимо  при составлении и исполнении  календарного и рабочего планов,  для согласования сроков совещаний, разделения труда при подготовке  общих мероприятий, взаимной замены  в случае необходимости, обмена  информацией.

Договорённость о деловых встречах руководителя по телефону – это повседневная работа секретаря. О таких встречах часто договариваются между собой секретари отделов и учреждений.

Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.

 

1. Необходимость и значение секретарской деятельности

 

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постулированные еще А. Файолем: от распорядительства до контроля, координации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в реальной деятельности руководителей различных уровней претерпевают кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельности, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыночных отношений и конкурентной экономической среды стали иными. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь. 
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. 
Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь  личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.. 
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «без-документному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетителей, организация проведения совещаний и т.п. Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Intегnеt — глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Intегnеt образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Intегnеt становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей. 
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые 
выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «без документному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.  

2. Организация работы секретаря

 

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь. Его   важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарской  деятельности. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

     Наличие должностной инструкции  — важнейшая предпосылка рациональной  организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря (см. прилож. 1).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение — непосредственное подчинение секретаря одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь в своей деятельности, справочных и иных пособий.

     Следует определить требования  не только к профессиональной  грамотности секретаря, но и к  его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться  множительной техникой, владеть  компьютером и т.д.).

     В разделе «Функции и задачи  секретаря» необходимо в общем  плане изложить главные направления  деятельности секретаря. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.)..

В разделе «Ответственность секретаря» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

     Помимо работы с документами  секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и ксерокопированием документов.

    Организация  приема посетителей — одна  из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.   Организуя прием сотрудников,

целесообразно придерживаться следующих рекомендаций. Руководитель должен информировать секретаря о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь может пригласить работника по телефону.

       Организуя прием работников других  учреждений, секретарь обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно  или по телефону) встреча данного  лица с руководителем. Если встреча  согласована, то секретарь информирует  руководителя о прибытии данного  лица, при необходимости напоминает  ему об этом и в дальнейшем  поступает в соответствии с  его указаниями. Если предварительной  договоренности не было, секретарь  выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

 Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

•    ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

•    обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

•    при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

     Значительную часть рабочего  дня секретаря занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.  При отсутствии руководителя секретарь записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности, интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю. Секретарь по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях  о месте его пребывания и времени возвращения. В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.  Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание  исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря могут быть следующими:

•    информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д.

•    подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

•    оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

•    регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

•    ведение протокола или стенограммы совещания;

•    подбор материалов для руководителя;

•    выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

•    оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Кроме того, секретарь должен осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.), вести прием посетителей, выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия, обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Секретарь должен уметь использовать ПК как средство автоматизации документального обеспечения предприятия, проводить ежегодный отбор документов на архиве хранение и уничтожение, а также выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Секретарь имеет право: запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства, рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия, требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90) международных правил оформления документов (ISO), визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Секретарь может вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники, требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Кроме того, он может работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», принимать решения в пределах своей компетенции и взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов о предоставлении необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за: качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов, сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «КТ.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

 

3. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

 

 

 Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации. 
При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях. 
Приходится констатировать тот факт, что российская нормативно-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими документами в этой области до настоящего времени остаются: 
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС); 
Классификационный справочник должностей служащих; 
Государственная система документационного обеспечения управления. 
Принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992г. №785 с изменениями с изм., внесенными Постановлениями Правительства РФ от 06.01.1993 N 14, от 27.02.1995 N 189, распоряжением Правительства РФ от 06.02.2001 N 171-р. Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций. 
Бесспорно, влияют на содержание конкретных нормативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методические материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопроизводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

 
 1.3.1.  Разработка должностной инструкции  секретаря

 
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении. 
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). 
Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования». 
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя: 
общие положения; 
функции работника; 
должностные обязанности; 
права секретаря; 
ответственность; 
взаимоотношения; 
оценка работы. 
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности. 
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д. 
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. 
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий. 
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. 
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме. 
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции. 
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

 
 1.3.2.  Обучающая инструкция секретаря

 

 

 Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели деятельности, личностных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традиционный анализ функций секретаря и других параметров (а такой подход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследованием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершенствованию управления. 
Одни элементы обучающих инструкций анализируются и описываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

 

1.4. Должностной  статус и функциональные обязанности  секретаря

 

Значение секретаря в структуре управления неуклонно повышается. Сегодня секретарь входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Секретарь (любой категории), избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. А для этого недостаточно знакомства только со своей должностной инструкцией. Знание ступеней карьеры и требований к деловым и личным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должностной ступени, являются стимулом для повышения своей квалификации.

Очевидно, что для эффективной работы фирмы недостаточно только секретаря руководителя и секретаря - стенографистки. Необходимо чётко дифференцировать уровни квалификации, объём и содержание обязанностей, должностные положения секретарей. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низший к высшей и содействовал бы профессиональному росту секретаря. 

 

1.4.1. Функции  секретаря

 
Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п. 
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование  информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации. 
Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя: 
• первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию; 
• предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем; 
• составление проектов резолюций для важнейших документов; 
• направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям; 
• обработку и отправку корреспонденции; 
• организацию передачи документов внутри организации; 
• составление номенклатур дел; 
• формирование дел; 
• контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя); 
• участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов; 
• составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу; 
• составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения; 
• постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации; 
• оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства. 
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является: 
• решение вопросов оптимизации документооборота организации; 
• эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений. 
В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан: 
- При проведении плановых совещаний: 
• совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; 
• оповестить участников; 
• уточнить с руководителем регламент совещания; 
• обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; 
• произвести регистрацию участников; 
• обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений. 
- При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников 
своей организации, представителей других организаций, прием по 
личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан: 
• иметь график приема; 
• вести учет посетителей; 
• контролировать принимаемые в ходе приема решения; 
• следить за очередностью приема и регламентом бесед. 
Четкое выполнение названных процедур позволит: 
• оперативно и обоснованно принимать решения руководителю; 
• сэкономить время руководителя; 
• спланировать текущую и перспективную работу руководителя. 
- При подготовке командировок руководителя секретарь: 
• подбирает необходимую для командировки информацию; 
• готовит совместно с руководителем программу командировки; 
• оформляет командировочное удостоверение и другие документы; 
• по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке; 
• информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие. 
- Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией 
для руководителя: 
• поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя; 
• при необходимости размножение информации; 
• ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд,

 противоречивых принципа: исполнительность и инициативность.

Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать

рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение

этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность

руководителя, освобождая его от огромного количества технических

операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных

директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен

быть «един в двух лицах» - и послушный исполнитель воли своего

руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к

быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения,

предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь-

 лицо  фирмы. Он первый, с кем сталкивается  пришедший в учреждение 

посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день,

 руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные  звонки. Поэтому, от

 поведения  секретаря во многом зависит  не только престиж фирмы, в

которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет,

опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему

поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с

достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же

время ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет

свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, «не видеть и не

слышать» того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в

курсе многих дел. Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел

поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и

кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные

задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на

подготовку секретарей, умеющих профессионально собирать и

анализировать полезную для бизнеса информацию.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы

проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание

правил приёма посетителей и эффективное применение на практике

невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как