Оперативное хранение и систематизация документов

Департамент Образования  города Москвы

Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение города Москвы

«Колледж сферы услуг № 3»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ.01: «Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации»

 

Тема: «Оперативное хранение и систематизация документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Специальность:                                       034702 «Документационное обеспечение                                                                    

                                                управления и архивоведение»

 

Группа:                                                     2ДОУ

Выполнил:                                              Васильев Ф.Н.

Проверила:                                               Константинова О.А.

 

 

 

 

Москва

2015

Содержание

 

Введение

1 Оперативное хранение  документов

1.1 Систематизация документов

1.2 Общие принципы формирования  дел

1.2.1 Группировка документов  в дела

1.2.2 Последовательность расположения  документов в деле

1.2.3 Распорядительные документы и приложение к ним

1.2.4 Планы и отчеты

1.2.5 Документы социального  характера

1.2.6 Составление заголовков  дел

1.3 Номенклатура дел организации

1.3.1 Цели создания

1.3.2 Типовые и примерные  номенклатуры дел

1.3.3 Оформление и ведение номенклатуры дел

1.3.4 Порядок ведения и  завершения номенклатуры дел

2 Оценка значимости документов  и сроков их хранения

2.1 Значение и ценность  документов

2.2 Критерии оценки информационного  содержания документов

2.3 Критерии оценки информационного  содержания документов

2.4 Типовые и ведомственные  перечни документов и их значение

2.5 Перечень типовых документов  и его структура

3 Оформление документов  и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

3.1 Описи дел

3.2 Акты о выделении  документов к уничтожению и  снятию с учета

3.3 Оформление дел

3.3.1 Оформление дел для  оперативного хранения

3.3.2 Дополнительная подготовка  дел для длительного хранения

3.3.3 Внутренние описи

3.3.4 Нумерация листов в  деле

3.3.5 Заверительная запись

3.3.6 Оформление обложки  дела

4 Архивное хранение документов

4.1 Развитие архивного  дела в России

4.2 Обеспечение сохранности  документов

4.2.1 Электронные документы  в архивах

4.2.2 Размещение документов в хранилищах

4.2.3 Проверка наличия и  состояния документов

4.3 Формы использования  документов из архивного фонда  организации

4.3.1 Архивные справки

4.3.2 Архивные выписки и  копии

4.3.3 Порядок выдачи архивных  справок и других документов

4.3.4 Выдача из хранилищ  архивных дел на руки

4.3.5 Другие виды использования  архивных фондов организаций

 

 

Введение

 

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов.

Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации — как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой — что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Хранение перечисленных документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно - влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала соответствующего подразделения службы ДОУ. Доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п. Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени — сдаваться дежурному под роспись.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации: документы текущего управления; документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд; собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд – лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Цель курсовой работы показать многогранность работы с документами, начиная с движения документов в текущей деятельности организации и заканчивая хранением документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

В связи с поставленной целью в курсовой работе решены следующие конкретные задачи:

• оперативное хранение документов;
• оценка значимости документов и сроков их значения;
• оформление документов и дел к уничтожению и на длительное хранение;
• архивное хранение документов.

Объектом исследования является - архив ФГОУ СПО «Брюховецкий аграрный колледж».

Основными источниками информации и структурой при написании курсовой работы явились: Практическое пособие – Документационное обеспечение документов, учебное пособие – современное делопроизводство, документационное обеспечение управления, учебники по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатура дел.

 

 

1 Оперативное  хранение документов

 

1.1 Систематизация  документов

 

Подавляющее большинство документов, как приходящих в организацию извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняется на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и для своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признака добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

 

1.2 Общие принципы  формирования дела

 

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам;
• расположение документов внутри дела;
• оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

 

1.2.1 Группировка  документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Информационные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

 

1.2.2 Последовательность  расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, пошивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их месторасположении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документов, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.

 

1.2.3 Распорядительные  документы и приложения к ним

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами как их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

 

1.2.4 Планы и  отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например, «Отчет за 2007 г.», составленный в 2008 г., должен включаться в дела 2007 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут прилагаться формы статистической отчетности по основной деятельности данной организации.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и др. - группируются как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года

 

1.2.5 Документы  социального характера

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации, в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

 

1.2.6 Составление  заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

Журнал учета выдачи дипломов

Протоколы собраний акционеров предприятия

Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел содержащих приложения к какому-либо документу:

Документы к протоколам научно-технической комиссии

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формируются с использованием термина «дело»:

Личные дела административно-управленческого персонала

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

Протоколы заседания Совета учредителей

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным вопросам

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2008 г.

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

Сводный баланс доходов и расходов за I—II кв. 2008 г.

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.

 

1.3 Номенклатура  дел организации

 

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения – номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

 

1.3.1 Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

 

1.3.2 Типовые и  примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечении их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

 

1.3.3 Оформление  и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работников ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.