Опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Саратовский государственный социально-экономический университет»

 

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документоведение и Архивоведение»

на тему: «Опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации».

 

                                                                             

                                                                            Дата сдачи курсовой работы

___________________201_ г. 

 

Дата защиты курсовой работы

___________________201_ г.

 

Оценка ________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

Введение

Глава1.

Опись дел. Основные функции и задачи архива…………………………

Глава 2.

Нормативно  – методические документы в Архивном фонде РФ (основы изложения нормативно-методической базы)……………………………..

Глава 3.

Классификация архивной документации………………………………

Заключение………………………………………………………………….

Список использованных источников………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Все документы, которые хранятся в архиве,  подлежат строгому учёту. Учет документов необходим для: 

1. обеспечения  сохранности и ведения контроля документов;

2. для  создания систем оперативного  поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для  наиболее эффективного использования  документов.  

  При наличии в архиве организации одного хранилища, должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.  

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей  себя системе, на принципах централизации  и преемственности. Это значит, что  в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета - дело и единые формы учета – опись.

Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что ни одна организация не сможет существовать без описи дел и учёта документов – это невозможно, так как эти два компонента являются ядром полноценной работы любой организации.

Цель исследования: рассмотреть опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации в целом. Далее нужно решить следующие задачи, которые будут отражать ход процесса теоретического осмысления и практической разработки, на основе которых будут сделаны выводы и выработаны рекомендации.

Задачи исследования:

изучить опись  дел и основные функции, задачи архива;

ознакомиться с нормативно – методическими документами в Архивном фонде РФ;

Объектом курсовой работы является  - процесс значимости описи дел и учёта документов, а предметом - опись дел как  справочник по содержанию и учёту  документов фонда организации.

Стоит отметить основные методы исследования, являющиеся необходимым условием достижения поставленной цели, и которые послужили инструментом в процессе получения фактического материала курсовой работы:

-эмпирический  метод (метод сравнения);

-общелогический  метод (анализ, синтез, обобщение и т.д).

Структура курсовой работы состоит из введения, трёх глав и заключения. Каждая глава раскрывает значимые стороны описи дел и  учёта документов фонда организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Опись дел. Основные функции и задачи архива

Опись дел¹ — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел является исходным документом для разработки прочих видов справочников, так как их создание начинается с изучения описей дел. Все виды научно-справочного аппарата (далее – НСА) связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где  это  необходимо.  
     При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.  В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.²

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная  статья описи дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы: ³

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
4. даты дела (тома, части);
5. количество листов в деле (томе, части);
6. срок хранения дела.

При составлении  описи дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования: ⁴

1. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
2. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
3. порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
4. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
5. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
6. графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи  вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Основными задачами архива организации являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4. использование хранящихся в архиве документов;
5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.⁵

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует  информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

        6. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

       7. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

      8. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным  подразделениям в работе с документами;

9. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
10. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Опись дел служит целям оперативного поиска дел в организации и является неотъемлемым компонентом правильной и высококачественной работы любой организации, а задачи и функции архива позволяют создать оптимальные условия для учёта, хранения и комплектования документов.⁶

 

Нормативно  – методические документы в Архивном фонде РФ

Основными принципами использования документов Архивного  фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной  информации, законность ее поиска, получения и использования. Для раскрытия вопроса нужно решить несколько задач:

1. определить  направления использования архивных  документов;

2. постановить  цели использования архивных  документов;

3. охарактеризовать  формы использования документов.

Источники можно разделить на несколько групп:

1) нормативно-правовые  акты (Федеральные законы, Постановления  Правительства РФ);

2) нормативно-методические  документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на  федеральном уровне.
3. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
4. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства.
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
6. Гос. Стандарты на документацию.
7. Унифицированные системы документации.
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
9. Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ.
10. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
11. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.⁷

Основные правила  работы государственных архивов  РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное  обеспечение пользователей (органов  государственной власти, местного  самоуправления, государственных, негосударственных  и общественных организаций, объединений  и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление  документов пользователям для  исследований в читальном зале;

- экспонирование  документов на выставках;

- использование  документов в средствах массовой  информации;

- проведение  информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов  во временное пользование;

- публикация  документов в различных формах.

Основные правила  работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.  Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе  рассматриваются проблемы направлений  использования документов, вопросы  анализа целей использования  архивных документов и связанных  с ними форм использования.

Статьи «Отечественных архивов» рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина  считает, что «одним из напряженных  участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций».⁸

Использование документов архива - это комплекс работ  по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации.

В современном  архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление  российской государственности;

2. Удовлетворение  информационных потребностей общества;

3. Обеспечение  законных прав и интересов  граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.

Использование документов в России - сложная и  ответственная работа, которая требует  высокого профессионализма, знания в  совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.⁹

Цели использования  документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях  предполагает информационное обеспечение  работы данного ведомства или  организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в  политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных договоров.

Использование документов в экономических целях  применяется при прогнозировании  и планировании экономического развития, при осуществлении проектных  и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в  научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

 

Использование документов - одна из важнейших функций  архивов всех уровней.

Все формы использования  документов в совокупности позволяют  обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами  государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001-2005 гг) подпрограмма «Архивы России». ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".¹⁰

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать  следующие вопросы:

1. обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и  ответственность пользователя при  работе архивными документами;

6. Организацию  копирования архивных документов  и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации  использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию

Классификация архивной документации

 

Проблема классификации  архивной документной информации –  это стержневая проблема современной  организации архивного информационного  пространства. Поэтому в настоящее  время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение  организаций и лиц необходимой  документной информацией. Документная  информация – это сведения, различные  данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах  объективной действительности и  мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной  документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную  информацию, и сами документы, несущие  первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.¹¹

Обязательные  справочники существуют во всех государственных  архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Основными принципами построения системы научно-справочного аппарата (далее – НСА) являются:

1. взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
2. неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
3. преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип  очень важен для организации  поисковой работы. Он означает, что  к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных  и муниципальных архивах применяются  единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Система НСА  структурного подразделения на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

1. на справочники по учету;
2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

1. АФ РФ в целом;
2. сети архивов;
3. архиву;
4. фонду;
5. делу или отдельному документу.