Организайионно-правовая документация

Содержание

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ самым  тесным образом связан со всеми формами  управленческой деятельности, является средством реализации возложенных  на управленческий аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений, закрепляет договоренность, согласие сторон. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Организации работы с информацией  и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения  отношения общества к организации  информационных ресурсов, осознания  того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все  аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Организационно-правовые документы являются правовой основой  деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Документ создается в  результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

С разработки организационно – правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Все это и обуславливает  актуальность выбранной темы исследования курсовой работы.

Целью исследования является система организационно-правовой документации.

Задачи исследования данной курсовой работы:

1. Рассмотреть историю создания, развитие документа;

2. Изучить нормативную регламентацию организационно-правовой документации

3. Определить  требования к оформлению ОПД

4. Проанализировать документирование и основные направления деятельности предприятия «ООО Росгосстрах Медицина»

5. Рассмотреть  структуру управления предприятия

6. Провести анализ документного обеспечения управления предприятия

7.Провести анализ  оформления ОПД

Предметом исследования является организационно-правовая документация «ООО Росгосстрах Медицина»

Объектом исследования – предприятие «ООО Росгосстрах Медицина»

Основными источниками  являются основные организационные документы «ООО Росгосстрах Медицина»: устав, положение о предприятии, штатное расписание и др.

В процессе рассмотрения данной темы были использованы следующие  методы:

1. Теоретический  анализ литературы и вторичных  данных.

2. Сравнительный  метод.

В процессе написания данной работы в основном была использована учебная и монографическая литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Система организационно-правовой документации

1.1 История создания, развитие документа

 

Документы появились  с возникновением письменности.

Документ - латинское  слово, которое переводится как  «поучительный пример», «свидетельство».

Документы, сохранившиеся  с древнейших времен, свидетельствуют  о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных государств и людей. В них зафиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т.е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами.

В период существования  Древнерусского государства и период феодальной раздробленности идет процесс  накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

В истории делопроизводства России выделяются два периода:

История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство  дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

Первый этап - приказное делопроизводство (16 - 17в.);

Второй этап - коллежское делопроизводство (18в.)

Третий этап - министерское делопроизводство (начало 20в.)

Государственное делопроизводство советской эпохи  начинается в октябре 1917г. и заканчивается  в 1991г.

Письменные  документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10в. в Древнерусском  государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)

Слово «дело» как  собрание документов употреблялось  уже в середине 16в.

Первым к  началу 17 в. в России сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в  то время именовались органы государственной  власти. Документы имели форму  свитка, составляющего в длину  десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале19в. в  коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве  сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.

Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.

В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила  составления документов, устанавливались  требования к написанию отдельных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр – правила  расположения реквизитов на листе бумаги.

Изменилась  и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллежское  делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы  регистрации.

В период коллежского  делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива – общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент  стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

25 июня 1811 года  был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

Возглавлял  министерство министр, назначавшийся  императором и ответственный  только перед ним, а во время его отсутствия – товарищ министра.

Строгая регламентация  делопроизводства привела к созданию канцелярий – структурных частей учреждений, где было сосредоточено  все «письмоводство».

Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы: 1) порядок вступления дел; 2) движение (производство) дел; 3) отправление дел 4) ревизия; отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закону – по своему назначению, способу  составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка  присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа  в переписке зависело от степени  подчинения учреждения и должностных  лиц.

Инструкциями  было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Так же был строго регламентирован порядок прохождения  документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие  документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных  в отделениях канцелярии и департаментах.

По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не  терпящие времени».

Кроме того, законом  были определены полномочия и обязанности  должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.

«Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

В годы советской  власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме, структуре документов и составу  их информационных элементов.

Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств вычислительной техники  в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

Вывод. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.

1.2 Нормативная регламентация организационно-правовой документации

 

Руководство любой  организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:¹

• устав организации;

• положение об организации;

• положение о структурном подразделении организации;

• положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• инструкции по отдельным видам деятельности;

• должностные инструкции.

Все вышеперечисленные  документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам  организационно-правовой группы присущи  некоторые общие характерные  черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.

2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).

4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается  и утверждается ежегодно.

5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.

6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Рассмотрим  перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно.

Устав организации  представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие  вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления  и содержания текста, приведены в  Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое  лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании  положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.

Вывод. Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.

1.3 Требования к оформлению ОПД

 

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

Формуляр организационного документа включает в себя постоянные реквизиты "единого" бланка:²

эмблема (03);

наименование  организации (06);

наименование  вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные  реквизиты "единого" бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления  или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии  приложения (20)2;

подпись (21);

гриф согласования (22) или визы (23);

гриф утверждения (15);

печать (24)

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме.

Оформление  реквизитов общего бланка:

01 - Государственный  герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).

Изображение герба  следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 м, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

02 - Герб субъекта  Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования  на бланках документов изображения  герба субъекта Российской Федерации  определяется нормативными актами органов  государственной власти республик автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 - Эмблема организации  или товарный знак предприятия  (знак обслуживания).

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации. (реквизит 08), слева.

04 - Код организации.

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для органов  государственной власти и управления код предоставляется по Общероссийскому  классификатору органов государственной  власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной  информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

08 - Наименование  организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

11 - Дата документа.

Датой документа  является дата его подписания или  утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенных  точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Рассмотрим  оформление отдельных документов.³

Как правило, устав  организации содержит в себе следующие  основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

• полном и сокращенном фирменном наименовании организации;

• статусе организации;

• предмете деятельности организации;

• нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;

• наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;

• наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);

• почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

• общие сведения о соучредителях (участниках) организации;

• размеры вкладов соучредителей (участников) организации;

• условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;

• имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;

• сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе  «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

• цели деятельности организации;

• виды (направления) деятельности организации;

• механизм взаимоотношений организации с партнерами;

• права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:

• структуру и основные задачи управления организацией;

• состав органов управления;

• полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в  организации» устанавливает:

• порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;

• порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;

• порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти  свое отражение вопросы: распределения  и последующего использования прибыли  и порядка использования иных накоплений организации (страховой  фонд, резервный фонд и др.).

Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок  ликвидации организации и порядок  изменения характера деятельности организации.

В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок  разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с  вышеперечисленными разделами в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных - правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

По Закону об акционерных обществах, по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного  лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Внесение изменений  и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров общества, принятого единогласно.