Организационно-психологические аспекты контроля в процессе управления современной организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ

В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

	Стр.
ВВЕДЕНИЕ...............................................................................................................	3
1. КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА. КОНТРОЛЬ В ПРО-     ЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ......................................................................................	6
1.1. Контроль: его сущность, задачи и функции.......................................................	6
1.2. Основные виды контроля ..........................................................................................	12
1.3. Особенности процесса контроля................................................................................	18
2. Сущность  организационно-психологических аспектов  контроля, их формирование и влияние  на процесс управления людьми  и организацией в целом................................	25
2.1. Поведенческие аспекты  контроля........................................................................	25
2.2. Психологические аспекты  управленческого контроля: система  внешнего и внутреннего контроля...........................................................................................	31
2.3. Самоконтроль в управлении организацией: анализ достоинств и недостатков...............................................................................................................	36
3. анализ существующей системы контроля на предприятии и разработка рекомендаций по ее усовершенствованию.................................................................................	41
3.1 Общая характеристика  деятельности ООО «ПАЛТУС»..............................	41
3.2. Практическое применение  контроля в управлении ООО «ПАЛТУС» и разработка рекомендаций по его усовершенствованию.......................................	45
ЗАКЛЮЧЕНИЕ........................................................................................................	53
СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ................................................	56

 

ВВЕДЕНИЕ

 

С развитием рыночной экономики, в частности в нашей  стране, термины “менеджмент” и “менеджер”, быстро и прочно вошли в нашу жизнь и в наш словарный обиход, заменив такие термины, как “управление”, “управленческая деятельность”, “руководитель”, “директор”. Хотя все эти слова являются синонимами по отношению друг к другу, термин “управление” имеет более широкий смысл. Вообще, “управление” – это воздействие управляющей системы (субъекта управления) на управляемую систему (объект управления) с целью перевода управляемой системы в требуемое состояние. В частности,  в роли субъекта управления выступает менеджер.

Применительно к экономике  менеджерами называют специалистов, которые, используя различные методы и тактику управления, способствуют  достижению организацией или предприятием определенных целей. Методы достижения целей  могут быть различны. Сейчас за рубежом получили широкую поддержку представители "школы человеческих отношений", которые  исследуют проблемы мотивации поведения людей, руководства. Такие исследования оценивают социально-психологические последствия различных организационных перемен и дают рекомендации по совершенствованию управленческих  процедур, политики, по  созданию такого организационного климата и такой структуры, которые стимулируют совместные усилия работников. Вообще говоря, координация деятельности людей не может быть эффективной, если они не желают сотрудничать, а такая кооперация не возникает автоматически, ее необходимо создать.

Как известно, контроль —  одна из важных функций менеджмента. Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения данной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т. к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль – это сбор и обработка информации о траектории движения управляемого объекта, сопоставление ее с параметрами, заданными заранее в планах или программах, выявление отклонений, анализ причин, вызвавших такие отклонения, их оценка и принятие решения о корректирующем воздействии. Задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение или какой-либо срыв, а в том, чтобы не допустить такого срыва, достичь цели в намеченный сроки. Поэтому контролеров следует поощрять за выполнение планов и программ, а не за то, что они «поймали» виновных.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных  подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства, т. е. уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Именно результаты оценки эффективности и контроля управленческих решений являются основанием для руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее решений значительны.

Только правильно оценив возможные потери и выигрыши, разработав программу действий по предотвращению возможных отрицательных последствий, можно принять эффективное управленческое решение.

Актуальность темы курсовой работы связана с особенностями  украинского менталитета, так как  в нашей стране если над деятельностью подчинённых не осуществляется контроль, то эта деятельность является мене эффективной. Только при правильной организации кадрового учёта и контроля результатов труда работников можно достигнуть высокой производительности и качества труда, а как следствие конкурентоспособного предприятия.

Исходя из вышесказанного, целью работы является изучение организационно-психологических  аспектов контроля в процессе управления современной организацией, а также  разработка рекомендаций по совершенствованию системы контроля на исследуемом предприятии.

Объектом исследования является ООО «ПАЛТУС», а предметом – изучение контроля, как одной из основных функций менеджмента, а также организация и реализация контроля на исследуемом предприятии.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

- изучить сущность  понятия «контроль», его задачи, функции и виды;

- рассмотреть особенности  процесса контроля;

- исследовать организационно-психологические  аспекты контроля;

- дать характеристику исследуемого предприятия;

- охарактеризовать организацию  контроля на исследуемом предприятии;

- сделать выводы по  результатам проделанной работы.

Для решения поставленных задач используются следующие методы исследования: сравнение, аналогия, системный  анализ (при изучении объекта как системы, со всеми факторами, влияющими на его функционирование).

Структура работы представлена следующим образом:

1. введение (освещает  актуальность темы, цели и задачи  написания работы).

2. раздел 1 – теоретический.  В этом разделе раскрывается сущность, функции, задачи и виды контроля, а также рассматриваются особенности организации процесса контроля.

3. раздел 2 – описательно-теоретический.  В данном разделе изучаются  организационно-психологические аспекты  контроля в процессе управления современной организацией.

3. раздел 3 - практический. В этой части работы дается  краткая характеристика исследуемого  предприятия, а также исследуется  применение контроля в управлении ООО «ПАЛТУС».

4. заключение (содержит  основные выводы по проделанной работе).

5. список использованной  литературы.

Курсовая работа включает: 57 страниц; 5 таблиц, 10 рисунков; список использованных источников - 23 наименования.

Информационной базой  для написания работы послужили литература и материалы по менеджменту и теории управления, учебная литература, научные издания, статьи в периодических изданиях, а также Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КОНТРОЛЬ  КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА. 

КОНТРОЛЬ В  ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ.

 

1.1. Контроль: его  сущность, задачи и функции.

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с  французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А.Файоль отмечал, что в любом  мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля  выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Слово "контроль" рождает, прежде всего, отрицательные ассоциации. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и  т. п. – в общем, все то, что противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. На вопрос "что же означает контроль для менеджера", то чаще всего люди ответят вам,  это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Но сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно,  означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль  это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с  того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.

Контроль это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Планы и организационные  структуры – это лишь идеал  того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.

Кроме того, даже самые  лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, выглядящая привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководством данной организации.

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство  работ в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связано и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. По аналогии с этим, если вы ошиблись при подсчете ваших доходов и расходов, то из-за этого вы можете затем допустить еще более серьезную ошибку, неправильно выписав чек, и тем самым нанести серьезный ущерб своим друзьям, деловым партнерам или своей репутации. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке всего того, что является успешным для деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос "Насколько мы продвинулись к поставленным целям?", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Правильно организованный контроль ориентирует коллектив  на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности  управления и деятельности предприятия в целом.

Процесс контроля – это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Процесс контроля характеризуют три составляющие:

• Содержательная (что выполняется в процессе контроля);
• Организационная (кем и в какой последовательности осуществляется);
• Технологическая (как производится).

Цель контроля – обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Необходимость контроля вызвана:

1. Неопределенностью внешней и внутренней среды (контроль позволяет заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на деятельность организации, подготовиться к ним и своевременно отреагировать).
2. Предупреждение кризисных ситуаций (контроль позволяет своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи, оперативно принять необходимые меры для их устранения).
3. Поддержание успеха (итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, эффективности и надежности системы управления).

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 1.1.).

Рис. 1.1. Основные концепции  контроля.

 

Успешный контроль должен обладать следующими чертами:

• Своевременность. Нет смысла осуществлять корректирующие воздействия (махать кулаками), когда действие (драка) закончилось;
• Стратегический характер. Целесообразно контролировать достижение прежде всего стратегических, а не промежуточных целей;
• Ориентация на результат. Важно контролировать результат выполнения работы, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качество отчета, подготовленного сотрудником, а не качество очинки карандашей на его рабочем месте;
• Гибкость. Необходимо корректировать процедуры контроля и набор контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации;
• Простота. Усложненные процедуры контроля, как правило, приводят к тому, что тормозится выполнение других управленческих функций. Целесообразно контролировать лишь несколько ключевых показателей, но делать это систематически и эффективно.
• Экономичность. Затраты на контроль должны быть соизмеримыми с другими видами затрат. Контроль не должен становиться абсолютно доминирующей функцией управления.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Задачи контроля представлены на рисунке 1.2.

 

			ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ
		Сбор и систематизация информации о фактическом состоянии  деятельности и о ее результатах
		Оценка состояния и  значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, норм, нормативов
		Анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности
		Прогнозирование последствий  сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий

 

Рис. 1.2. Задачи контроля.

 

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. К функциям контроля относятся:

• Диагностика состояния дел;
• Ориентирование;
• Стимулирование;
• Корректировка действий;
• Распространение передового опыта;
• Осуществление авторского надзора;
• Педагогическая функция;
• Правоохранительная функция.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения. Ориентирующая направлена на указание ориентиров, то есть тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания. Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора.

Надо иметь в виду глубокое заблуждение руководителей, считающих, что, чем чувствительнее санкции за упущения в работе, тем подчиненные лучше будут работать. Часто это побуждает к более изощренным формам сокрытия недостатков. Контроль важно нацеливать не только на выявление недостатков, но и резервов, на убеждение работников в недооценке и игнорировании потенциальных возможностей.

Корректирующая  функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Сделать это следует «на месте», не откладывая в «долгий ящик». Руководитель должен сознавать, что фактическое положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой руководителя.

Какой должна быть тактика руководителя в данной ситуации? Прежде всего, ему следует спокойно ознакомиться с результатами контроля, сопоставить их с исходным решением, если необходимо  внести коррективы и помочь подчиненным перестроить работу. Такой подход, возможно, ущемляет честолюбие руководителя, зато он полезен для решения проблемы. Руководитель должен выбрать, что ему дороже: судьба принятого решения или иллюзорное удовлетворение честолюбивых амбиций.

В ходе проверки следует  внимательно отнестись к крупицам передового опыта, в том числе у исполнителей, которые не все задачи одинаково хорошо решают. Передовой опыт изучается по ряду критериев:

• Повторяемость успехов в работе, их устойчивость;
• Законность методов достижения лучших результатов;
• Конкретность условий, в которых методы работы достигают цели, а также противопоказания, при которых они неприемлемы.

Опыт может переноситься механически. Таким образом, в ходе контроля можно не только проверять, но и рекомендовать более рациональные методы выполнения работы, то есть распространять положительный опыт.

Авторский надзор – одна из функций контроля, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этом случае и педагогическую функцию.

Как говорилось ранее, контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

1.2. Основные  виды контроля.

Известны различные  виды контроля и признаки их классификации. В качестве последних могут выступать  особенности субъектов контроля, характер задач, взаимоотношения субъекта контроля с подконтрольным объектом, используемые методы и техника контроля, и др.

При организации контроля необходимо учитывать следующее:

• Выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, а также рассмотреть предложения по их устранению;
• Работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с основными видами контроля (табл.1.1.).

 

Таблица 1.1.

Виды контроля

По степени охвата объекта	Сплошной или выборочный
По режиму	Нормальный или усиленный
По уровню субъекта контроля	Руководителем (предпочтителен) Специально назначенными для этого  лицами (группой контроля, проверяющими) Самими работниками (самоконтроль)
По уровню управления	Финансовый или административный
По источнику субъекта контроля	Внутренний или внешний
По форме	Открытый Наглядный Видимый Неофициальный
По объему	Детальный или факторный
По периодичности	Предварительный Текущий Заключительный

 

Рассмотрим более детально отдельные виды контроля.

По объему контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

Данный контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники.

Для того чтобы иметь  представление о том, что делается, не нужно контролировать изо дня  в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтобы умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.