Организационно распорядительная локументация

Содержание

Введение 3

1. Государственное  регулирование оформления организационно  – распорядительных документов. 5

1.1. Назначение  ОРД в сфере управления. 7

1.2. Законодательная  и нормативно-методическая  база  по оформлению организационно-распорядительной  документации. 11

2. Требования  к оформлению организационно  – распорядительных документов. 14

2.1. Организационно-правовые  документы. 18

2.2. Распорядительные  документы 37

2.3. Информационно-справочные  документы 47

Заключение 74

Библиографический список 76

Введение

Деятельность любой организации  не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим  законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность  управленческого труда.

Важно не только знать, как  правильно составить и оформить документ, но и организовать работу с документом на всех этапах его  прохождения – от момента создания до исполнения. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Тема данной курсовой работы является актуальной в настоящее  время, так как любая управленческая деятельность осуществляется с помощью  документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно- распорядительных, сделана в приложениях к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»¹, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству² органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Знание правил документирования и умение документально оформить управленческое решение наряду с  этикой делового общения для специалиста  любого уровня стало неотъемлемым признаком  профессионализма.

Основная цель работы заключается  в изучении и анализе оформления организационно-распорядительных документов, способствующих совершенствованию  и правильной организации труда.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- показать роль организационно-распорядительной  документации;

    - проанализировать нормативно-методическую базу по оформлению ОРД.

- показать порядок составления  и оформления организационно-распорядительной  документации.

1. Государственное регулирование  оформления организационно –  распорядительных документов.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем  законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных  организаций, к оформлению тех или  иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Действующие сегодня общегосударственные  нормативно-методические документы  по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним  относятся:

1.      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2.    Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

      3. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

-           федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

-   предприятий, организаций и их объединений независимо 
от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы  архивов организации:

требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

-  порядок формирования дел в делопроизводстве;

-  организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

-  порядок выделения документов к уничтожению;

-  подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

5.  Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или 
ведомственный).

1.1. Назначение ОРД в сфере управления.

Реализация  управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования  документов, относящихся к различным  системам документации. В деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организационную  деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение. Именно они составляют основную часть  документации, с которой работает делопроизводственная служба. Они содержат управленческие решения, обязательные для исполнения, могут быть направлены на совершенствование организационной  структуры, выбор средств и способов существования основной деятельности организации.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов руководство любой  организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной  структуры учреждения, определения  или корректировки средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. 
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями. 
Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. 
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. 
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств. 
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. 
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. 
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. 
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

1.2. Законодательная и нормативно-методическая  база по оформлению организационно-распорядительной документации.

Высшей правовой значимостью  обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ³; Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁴ Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации"⁵; Закон РФ «О государственной тайне»⁶ и другие. 
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»⁷ закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Законодательные акты также  содержат нормы, которые учитываются  при составлении и оформлении документов, так например Федеральный  закон «О государственном языке  РФ»⁸ направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории РФ, защиту и развитие языковой культуры. Определяет на территории РФ официального делопроизводства на русском языке, как на государственном языке. 

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который определил правовые основы деятельности юридических и физических лиц, договорные и иные обязательства. Ряд статей Кодекса устанавливает  обязательность документирования, а  также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (устав, учредительный договор).

Введенный в действие с 1.02.2002г. Трудовой кодекс устанавливает обязательность применения каждой организацией, независимо от ее организационно-правовой формы  ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего  распорядка. Также в Трудовом кодексе  названы документы, которыми документируются  прием, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения и взыскания  работников. Он определяет также структуру  текста и порядок составления  трудового договора.

К основным общегосударственным  нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ)⁹. Она представляет собой систему норм и правил работы с документами, являющуюся основой для разработки локальных документов, непосредственно закрепляющих систему делопроизводства конкретной организации.

В 1990-е годы дважды издавался  нормативный документ локального действия - типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В  настоящее время действует инструкция, изданная в 2005г¹⁰. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания,  инструкции, протокола и др.

 В инструкции изложены  требования к процедуре регистрации  документов, построению информационно-поисковых  систем по документам, организация  и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, составления описей и передача их на архивное хранение.

Типовая инструкция предназначена  для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности  и направления деятельности могут  использовать ее как нормативную  основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Для делопроизводственных служб  особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации¹¹ (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются на бланках.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД)¹², с большинством документов которой работают практически все службы делопроизводства. Она содержит документацию по созданию и реорганизации и ликвидации организации, по распорядительной деятельности, по организационно-нормативному регулировании деятельности предприятия, по оперативно-информационному регулированию деятельности организации.

УСОРД включает государственный  стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов.

Стандартизация терминологии является общегосударственной формой регулирования языка в научной  и технической деятельности. ГОСТ Р 51141-98¹³ нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве,  архивном деле и их определения. В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия о делопроизводстве, термины, используемые в документировании, в организации работы с документами.

2. Требования к оформлению организационно – распорядительных документов.

Управленческая  документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и  эффективность процесса управления.

Управленческий  документ это документ, который при  сохранении всех признаков документа  вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые  – документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем  эти требования с некоторой коррекцией текста.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.
2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.
3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.
4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.
5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.
6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.
7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.
8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.
9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Унификацию  и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и  типизация построения. Она применяется  не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные  и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

-унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

-единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

-комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

-информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

-сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

-стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

-сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

-экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

2.1. Организационно-правовые  документы.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений  или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных  специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Устав

Под Уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Юридическое лицо действует  на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.¹⁴

Устав относится к учредительным  документам юридического лица. В учредительных  документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.¹⁵

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных  листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе  устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.¹⁶