Организационные структуры логистической информационной системы на различных уровнях управления

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МИНОБРНАУКИ)

федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский  государственный политехнический  университет»

(ФГБОУ ВПО  «СПбГПУ»)

факультет экономики  и менеджмент

кафедра «Стратегический  менеджмент»

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

«Организационные структуры логистической информационной системы на различных уровнях управления»

 

по дисциплине

«Логистика»

 

 

Выполнил:

студент группы  3075/2

_______________

Селянина С.А.

Принял:

_______________

_______________

Горчакова Л.И.

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Логистическая информационная система 5

Глава 2. Анализ предприятия ОАО «Оптика» 10

Глава 3. Повышение эффективности деятельности фирмы «Оптика» 19

Заключение 31

Список использованной литературы 33

 

 

 

Введение

В данном курсовом проекте рассматривается  роль логистических информационных систем (ЛИС) на институциональном, управленческом и техническом уровне организации. Эта тема актуальна, так как необходимым  условием успешной и согласованной  работы предприятия является наличие  информационных систем, которые позволяют  связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское  хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ей как единым целым.

Изначально предполагалось, что  большинство ресурсов фирмы должно быть направлено на производство, т.е. на человеческие и материальные ресурсы, полностью сосредоточенные на поставке товаров потребителю. Информационные затраты уходили лишь на координацию процессов производства. Более того, и экономическая теория стала рассматривать информацию наряду с землей, трудом и капиталом в качестве ресурса относительно недавно. Однако современная стадия конкурентной борьбы заставили изменить отношение менеджмента к информации.

На современном уровне развития общественного производства информация – это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности  которого открывают широкие перспективы  для укрепления конкурентоспособности  фирмы. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

С помощью информационной логистики  и совершенствования ее на базе планирования и управления в компаниях ведущих  промышленных стран происходит процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией.

Достижение целей логистики  требует постоянного наблюдения и воздействия на логистические  процессы посредством управления. Управление в этом случае направлено на координацию  деятельности всех подразделений, занятых работой по производству и реализации продукции. Инструментом подобного объединения служит информационное обеспечение.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающих материальный поток. Задачей информационной логистики  является обеспечение высокой степени  наполнения информацией системы  управления, а также предоставление каждому уровню иерархии управления логистической системы необходимой  информацией должного качества и  в необходимые сроки.

Информационная логистика –  это область логистики организации, изучающая и решающая проблемы организации  и интеграции информационных потоков  для принятия управленческих решений  в логистических системах.

Объектом исследования информационной логистики являются информационные системы, обеспечивающие управление материальными  потоками, используемая микропроцессорная  техника, информационные технологии и  другие вопросы, связанные с организацией информационных потоков.

Необходимо понимать, что информационные ресурсы составляют одну из важнейших подсистем ресурсного потенциала фирмы, а информация является ключевым элементом логистических операций. Информация конкретизирует потребности объектов логистических систем и звеньев цепей поставок.

На мой взгляд, перспективы информационной логистики весьма велики, потому что  фирма как система по своему определению  требует взаимосвязи между частями  для образования сложного интегрированного целого. Именно поэтому система информационного  потока должна обеспечивать информацией  все другие подсистемы логистики  и создавать механизм обратной связи.  

 

Глава 1. Логистическая информационная система

На начальной стадии информационная логистика рассматривалась как  информационное обеспечение физического  процесса материального потока. По мере распространения логистических  систем во все большей мере стала  ощущаться необходимость развития и внедрения в практику логистической  информационной системы (ЛИС). Эта система  должна органически объединять все  логистические подсистемы (логистику  снабжения, производственную логистику, логистику распределения и т.д.), другими словами образовывать связующие  «нити», на которые нанизывались бы все элементы логистической системы. При этом информационная сеть (структура) предполагает создание баз данных, коммуникаций внутри организации, наличие  технических и программных средств  по принятию управленческих решений. Информационная логистика обеспечивает две стороны  общего логистического процесса: оптимизацию  и интеграцию каждого основного  и его обслуживающих потоков  по горизонтали, синхронизацию и  интеграцию процессов управления по вертикали.

Горизонтальная интеграция материального потока и информационного обслуживания в логистической подсистеме дает возможность связать воедино информацию и обеспечить его материальный поток в логистической цепочке поступления товара и сырья, предварительной их обработки, монтажа, проверки и сбыта. Горизонтальная интеграция, кроме прочего, позволяет органично связать материальные и товарные потоки с общей системой планирования и управления на уровне организации. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации.

Вертикальная интеграция логистической  информационной системы заключается  в связи и воздействии друг на друга различных уровней в  иерархии управления организацией, начиная со структур стратегического планирования развития и заканчивая уровнем оперативного руководства отдельными производственными участками. Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу вверх) связями, позволяя верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения. С другой стороны, подобная система может быстро влиять на производственные процессы с целью обеспечения выпуска на рынок продукции, необходимой в настоящий момент, реализации в кратчайшие сроки целевых заказов потребителей, стабильного поддержания высокого качества.

В современных условиях управление материальными потоками осуществляется с использованием информационных логистических  систем, которые представляют собой  автоматизированные системы управления материальными потоками. Наиболее часто  информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональная и обеспечивающая.

Функциональная подсистема включает в себя совокупность задач, сгруппированных  по признаку цели. Эти задачи ориентированы  на основные цели логистической системы: реализация необходимых объемов  доставки продукции в нужное место  и в установленные сроки, обеспечение  необходимого качества услуг, поддержание  на должном уровне запасов и т.д.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

• Техническое обеспечение, т.е. комплекс технических средств, обеспечивающих обработку и передачу информации;
• Информационное обеспечение – справочники, классификаторы, кодификатор и т.д.;
• Математическое обеспечение – совокупность методов решения функциональных задач и программное обеспечение.

На уровне отдельного предприятия  информационные логистические системы  в соответствии с уровнями иерархии управления подразделяются на три группы:

1. Плановые информационные системы  на высшем уровне управления  логистическими системами служат  для подготовки и принятия  решений стратегического характера: создание и оптимизация звеньев логистической цепочки, планирование производства, общее управление запасами и резервами и т.д.

2. Диспозитивные (диспетчерские)  системы для управления складом  или цехом с целью обеспечения  отлаженной работы этих логистических  систем: управление запасами на  складах и в цехах, управление  транспортом, отбор и комплектование  грузов, учет отправленных товаров  и др.

3. Исполнительные (оперативные) системы  на базе тех или иных органов  управления: оперативное управление  материальными потоками, контроль  выполнения планов и графиков  их движения, управление перемещениями  грузов и др.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую  систему с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепочке «сбыт  – производство - снабжение», что  позволяет создать эффективную  систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую  систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы  детализируют намеченные планы и  обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

Информационная логистическая  система соответствует иерархической  структуре системы управления предприятием и включает три уровня:

• Первый – рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция;
• Второй – участок, цех, склад, где размещаются рабочие места и происходит транспортировка грузов;
• Третий – система транспорта и перемещения грузов, охватывающая цепочку событий от отгрузки сырья до поставки готовой продукции.

Информация, поступающая из этих трех уровней, интегрируется в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию:

• Вертикальная интеграция обеспечивает связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков;
• Горизонтальной интеграцией считается связь между отдельными комплексами в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В основу построения любой логистической  информационной системы должны быть заложены следующие принципы:

• Полнота и пригодность информации для пользователя;
• Точность информации;
• Своевременность предоставления информации, максимальное сокращение промежутков времени между событием и его отображением в логистической информационной системе;
• Ориентированность на выявление дополнительных возможностей снижения издержек;
• Гибкость структуры информационной системы, то есть готовность к доработке и настройке на потребности конкретного пользователя;
• Подходящий формат данных. Система должна обеспечивать обмен данными не только между пользователями внутри организации, но и находящимися вне ее (налоговая инспекция, таможенные органы, экспедиторские компании).

Строение логистической информационной системы организации зависит  от специфики ее производства, однако во всех случаях система должна создавать  возможности для стратегического  планирования, анализа и контроля управленческих решений, логистической  координации материальных потоков  и системы обслуживания сделок и  операций.

Без создания информационной инфраструктуры на предприятии потенциальные возможности  информационной логистики, позволяющие  значительно минимизировать издержки производства, не будут задействованы  в полной мере.

Эффективность управления материальными  потоками напрямую зависит от правильного  функционирования информационной логистики, а оптимизация информационного взаимодействия логистической компании с клиентами позволяет в значительной мере повысить качество предоставляемых услуг.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ предприятия ОАО «Оптика»

Фирма "Оптика" была образована в Сентябре 1996 года.

Наименование: Закрытое Акционерное  Общество «Оптика»

Местонахождение: Москва, ул. Делегатская, дом 51

Телефон: 292 7127. Факс 924 7062

Реестродержатель: филиал ЗАО «Регистратор»

Аудитор: Куперс энд Лайбранд

Генеральный директор: Белов Олег Геннадьевич

Основными видами хозяйственной деятельности являются производство и реализация оптических приборов и аппаратуры, а также оказание консультационных услуг в области оптической медицины. Фирма "Оптика" оказывает и  производит следующие виды услуг  и продукции:

- производство и реализация  очков, собранных из рецептурных  линз любой сложности, из оптического  облегченного стекла и оптического  пластика;

- нанесение специальных покрытий  на очковые линзы из стекла  и пластика: водительские (плохая  погода и противоослепление), компьютерные со 100% защитой по 6-ти видам излучений, медицинские, для работы с лазером, фотохромные;

- компьютерный подбор оправы  с учетом строения лица каждого  конкретного клиента;

- оказание консультационных услуг  в области подбора линз из  пластика, стекла и облегченного  стекла, а также контактных линз (в том числе контактных цветных  линз) для клиентов с нарушением  зрения;

- вставка линз клиента в оправу  клиента, вставка линз фирмы  в оправу клиента, вставка линз  клиента в оправу фирмы;

- продажа солнцезащитных очков.

Линзы из облегченного стекла, стекла и пластика, а также оправы приобретаются  у российских фирм, а также эксклюзивных представителей иностранных компаний в России. Крупнейшими из них являются: «Гланс», «Комек» (дочерняя фирмы COMEK Gmbh), «Нью-Йорк Оптика» (эксклюзивный представитель итальянской фирмы GFC в России), «Амми», «ПОЛАР ОПТИК», «Светлен».

Кроме российских поставщиков "Оптика" приобретает оправы непосредственно  в Италии и Франции.

Нанесение различных видов покрытий на линзы осуществляется на специальном  оборудовании (в одну стадию); обтачка  линз производится на другом станке. Таким  образом, в производстве очков с  линзами, имеющими специальное покрытие используется оборудование 2-х типов.

В салонах-магазинах осуществляется продажа части произведенной  продукции. Оставшаяся часть реализуется  посредством продажи более крупным компаниям.

Общий персонал фирмы составляет:

- генеральный директор;

- финансовый директор (управление финансами, определением потребности в сырье, выбор наиболее оптимальных схем финансирования и вопросами приобретения нового оборудования, вопросы заработной платы);

- коммерческий директор (решение таможенных вопросов, закупка у оправ у иностранных фирм);

- менеджер торговли (продажа продукции в арендованных магазинах, найм сотрудников, вопросы организации труда);

- главный инженер (доставка, монтаж, ремонт оборудования, руководит работой рабочих цеха и склада);

- главный технолог (разработка и усовершенствование технологий, определение наиболее оптимальных параметров производства, вопросы эффективного использования сырья, маркетинговые исследования);

"Оптика" выпускает около 150 пар линз в месяц с покрытиями  всех видов, выполняет в среднем  30 заказов в месяц по вставке  линз в оправу клиента, реализует  готовые очки с различными  видами линз и покрытий на  сумму 40 млн. руб. в месяц, товарооборот арендованных магазинов составляет около 8 млн. руб. в неделю и оказывает консультационные услуги на сумму 5 млн. руб. в месяц.

Рассмотрим документооборот фирмы  ОАО «Оптика» на конкретном примере. Предположим, что фирма после  продолжительных переговоров с  иностранными поставщиками решила заключить договор на поставку  1500 оправ из Италии.

В этом случае движение документов в  фирме будет проходить следующим  образом:

.

Рис.1. Документооборот фирмы ОАО «Оптика»

 

Основными правилами организации  документооборота на ОАО «Оптика»  являются:

- оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени; 
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

Регистрируемые  документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных  подразделений. 
        В технологической цепочке обработки и движения документов ОАО «Оптика» выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Для фирмы "Оптика" в силу относительно не большого ассортимента продукции, ее функционирования на внутреннем рынке, в соответствии с выбранной стратегией, а также из-за ограниченности численности  ее персонала наиболее подходящей является линейно-функциональная структура, в  которой можно выделить следующие отделы: бухгалтерия, отдел кадров, производственный и таможенный отделы, отдел по модернизации.

В фирме "Оптика" линейные полномочия делегированы следующим отделам: производственному отделу, отделу закупок и снабжения таможенного отдела, управляющим магазинами. При этом штабные полномочия делегированы отделу по модернизации (функциональные полномочия); финансовому отделу (параллельные штабные полномочия), отделу кадров и труда (рекомендательные штабные полномочия). Такие штабные аппараты имеют линейную структуру, а их менеджеры обладают линейными полномочиями по отношению к своим подчиненным.

Обязанности, задачи, полномочия каждой управленческой должности определяются в должностной инструкции.

Для фирмы "Оптика" с целью  повышения эффективности ее работы подходят следующие основные элементы рациональной бюрократии:

1)    четкое разделение труда на основе должностных инструкций.

2) иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий  руководитель контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

3)   наличие обобщенных формальных правил и стандартов работы, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей. Например, правила обслуживания клиентов и выполнения заказов, предоставление отчетов о ежедневных оборотах магазина, правила регистрации заказов и т.п.

4) осуществление найма на работу  в строгом соответствии с техническими  квалификационными требованиями.

Кроме человеческих ресурсов, фирма "Оптика" осуществляет обязательный предварительный  контроль используемых ею материальных ресурсов. В данной области контроль осуществляется на основе разработанных  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих полуфабрикатов этим требованиям. С целью обеспечения  данного соответствия в данной организации  используется аккредитивная форма  расчетов с поставщиками, позволяющая  не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов, используемым фирмой "Оптика", является бюджет, который позволяет также осуществить  функцию планирования. В фирме "Оптика" разрабатываются бюджеты для  каждого отдела в отдельности, в  которых определяются предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют отделу допустить перерасход этих ресурсов.

Для осуществления текущего контроля деятельности магазинов в фирме "Оптика" используется специальная  компьютерная система, позволяющая  осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж по каждому  магазину и по каждому товару. Данные касс поступают на центральный компьютер  управляющего, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Данные компьютеров, установленных в магазинах, объединяются с данными отдела сбыта, реализовывающего продукцию через другие каналы сбыта. Обобщенная информация анализируется специальным работником финансового отдела и предоставляется руководителям различных уровней управления.

В фирме "Оптика" может быть принята  практика заключительного контроля результатов работы организации  за год, в соответствии с которой  в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя компании с руководителями всех отделов  по поводу достижения намеченных годовых  целей, обеспечивающих поддержку целей  стратегического плана.

Эта процедура позволяет руководству  фирмы оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Представим штатное расписание фирмы ОАО «Оптика» на рис.2

 

 

На рис.3. представлена схема, отражающая процесс протекания логистических информационных потоков в фирме «Оптика».

Из схемы видно, что логистические информационные потоки в фирме ОАО «Оптика» можно разделить на следующие составляющие:

• Информация о товаре (его производстве и разработке, характеристиках, качестве и количестве)
• Информация и заказ сырья, поставок
• Информация о предпочтениях и потребностях
• Информация об отчетах и результатах
• Информация об указаниях
• Информация финансах (затраты на поставки/сырье и зарплата)
• Информация об управлении и контроле

Главным недостатком работы логистической  информационной системы ОАО «Оптика» является не всегда рациональное взаимодействие директоров и некоторых отделов  организации. А недостаточная информированность, как известно, порой приводит к  несогласованной работе как отдела, там и фирмы в целом.

В фирме отсутствует отдел, занимающийся исследованием рынка и целевой аудитории. Это приводит к тому, что потребности покупателей не удовлетворяются в полной мере, поэтому есть опасность неудачного внедрения новой продукции.

Таким образом, компании ОАО «Оптика» необходимо установить необходимые  логистические информационные потоки между соответствующими директорами  и отделами, следует нанять главного маркетолога с целью создания отдела маркетинга, а также необходимо повысить эффективность взаимодействия между уровнями управления.

 

 

Глава 3. Повышение эффективности деятельности фирмы «Оптика»

Для того чтобы логистические информационные потоки могли обеспечивать требуемую эффективность логистических процессов, их необходимо интегрировать вертикально и горизонтально. Другими словами, необходима органичная связь информационных потоков с общей системой планирования и управления на уровне организации, которая сможет дать возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями организации. Также необходима связь и воздействие друг на друга различных уровней в иерархии управления организацией, которая охватывала бы все уровни, позволяя высшему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных элементов производства и оперативно реагировать на происходящие изменения.

Исходя их этого, для повышения эффективности деятельности фирмы «Оптика» необходимо выполнить следующие задачи:

1. Сформировать отдел маркетинга для проведения дополнительных исследований о потребностях клиентов, результаты которых будут помогать отделу по модернизации в разработке новой продукции.
2. Установить прямое взаимодействие между финансовым директором и коммерческим с целью получения ими первичной и точной информации о необходимых затратах и условиях на иностранные поставки, а также непосредственного заключения ими договора с поставщиками.
3. Установить взаимодействие между таможенным отделом и менеджером торговли для того, чтобы происходил обмен информацией о торговле и качественных характеристиках производимой продукции фирмой ОАО «Оптика» в сравнении с иностранными фирмами.
4. Повысить качество взаимодействия между всеми уровнями управления фирмы за счет создания графика проведения собраний.

При анализе и предложении путей  эффективности будем руководствоваться следующими принципами:

• Передача информации, ее переработка, хранение и использование должны учитывать потребности всех подразделений предприятия;
• Информационная система должна обеспечивать необходимые взаимосвязи предприятия с поставщиками, клиентами и всеми пунктами отправок, промежуточного складирования и потребления;
• Обмен информацией между уровнями логистической системы должен быть минимальным, но обеспечивать потребность управления;
• Характер информации должен быть сориентирован на конкретного потребителя в системе управления;
• Важным требованием является упрощение и стандартизация используемой в системе документации.

Обоснуем значимость и дадим  краткую характеристику каждого  предложенного варианта повышения эффективности деятельности фирмы ОАО «Оптика».

ОАО «Оптика» имеет отдел по модернизации, который занимается не только разработкой  новой продукции, ее качеством и упаковкой, но и проведением рыночным исследованием – изучение конкурентов, наличие данного товара на рынке, его стоимость и прибыльность. В силу того, что индустрия в сфере оптики достаточно развита, ОАО «Оптика» следует прилагать усилия на тщательное изучение не только конкурентного рынка, но и потребительского. Проведение маркетинговых исследований, сегментации рынка, выявление потребностей поможет фирме иметь четкое представление о целевой аудитории, направить производительность труда в нужной русло, повысить прибыль и объем производимой продукции.