Организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля в СКГМИ

     Введение

     СКГМИ является высшим учебным заведением федерального подчинения, реализующим  в соответствии с лицензией образовательные  программы высшего профессионального, послевузовского профессионального  и дополнительного образования.

      Место нахождения (юридический, фактический  адрес) института: 362021, Республика Северная Осетия – Алания, г.Владикавказ, ул. Космонавта Николаева, 44.

      СКГМИ является юридическим лицом. Учредителем  является Правительство Российской Федерации, полномочия учредителя осуществляет Министерство образования Российской Федерации. СКГМИ имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, лицевые счета, открытые в установленном  порядке для учета операций по исполнению расходов федерального и  других в территориальных органах Федерального казначейства; для учета средств, полученных от предпринимательской и иной, приносящий доход, деятельности; валютный счет – в банковских или иных кредитных учреждениях; печать с гербом Российской Федерации, штампы и бланки со своим наименованием.

         СКГМИ самостоятелен в формировании своей структуры, за исключением его филиалов. В состав института входят  более 5000 студентов, обучающихся по 34 специальностям и направлениям на 12 факультетах; 42 кафедры, где трудится высококвалифицированный научно-педагогический коллектив. Аспирантура, в которой готовятся научные кадры по 39 специальностям, а также 4 специализированных совета по защите докторских и кандидатских диссертаций. 52 учебных компьютерных классов на 780 рабочих места, а также более 150 лабораторий, научно-методических кабинетов и учебных полигонов.

      Университет в соответствии с законодательством  Российской Федерации вправе осуществлять по договорам с юридическими и  физическими лицами на возмездной основе следующие виды приносящей доход деятельности:

      1) оказание образовательных услуг  в пределах, установленных лицензией  на ведение образовательной деятельности, образовательных услуг, сверх  финансируемых за счет средств  федерального бюджета государственных  заданий (контрольных цифр) по  приему обучающихся; по программам  среднего, высшего и послевузовского  профессионального образования,  программам профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации  кадров;

      2) оказание платных дополнительных  образовательных услуг, не предусмотренных  соответствующими образовательными  программами и государственными  образовательными стандартами, в  том числе по организации обучения  подготовительными отделениями,  курсами и центрами довузовской  подготовки лиц, изъявляющих желание  поступить на обучение в Университет; 

      3) выполнение научно-исследовательских  работ сверх тематического плана  научно-исследовательской деятельности, реализуемого за счет средств  федерального бюджета; 

      4) осуществление спортивной и физкультурно-оздоровительной  деятельности;

      5) осуществление экскурсионной деятельности;

      6) оказание консультационных (консалтинговых), информационных и маркетинговых  услуг в установленной сфере  деятельности;

      7) оказание услуг связи, включая  услуги в области информационно-телекоммуникационных  систем, , услуги передачи данных, услуги местной телефонной связи; 

      8) реализация продукции общественного  питания, изготовляемой или приобретаемой  за счет средств от приносящей  доход деятельности;

      9) оказание транспортных услуг; 

      10) организация и проведение ярмарок,  аукционов, выставок и других  культурно-массовых мероприятий; 

      12) выполнение копировальных и множительных  работ; 

      11) осуществление рекламной и издательско-полиграфической  деятельности (реализация учебно-методической  и научной литературы, бланочной  продукции, изданной за счет  средств от приносящей доход  деятельности);

      13) выполнение художественных, оформительских  и дизайнерских работ; 

      14) предоставление библиотечных услуг  и услуг по пользованию архивами  лицам, не являющимся работниками  или обучающимися Университета.

      15) организация и проведение стажировки  и практики граждан в Российской  Федерации и за рубежом, направление  на обучение за пределы территории  Российской Федерации и др.

      Организационная структура  Северо-Кавказского Горно-Металлургического  Института (Государственного Технологического Университета) : 

1. Ректор 

 

  1.1. Управление  бухгалтерского учета и финансового  контроля 

     1.1.1. Расчетный отдел 

     1.1.2. Общий отдел 

     1.1.3. Материальный отдел 

     1.1.3.1 Склад

  1.2. Управление  экономики 

     1.2.1. Отдел планирования и финансирования 

     1.2.2. Отдел экономической деятельности 

  1.3. Управление  кадров 

     1.3.1. Отдел кадров сотрудников 

     1.3.2. Отдел кадров по работе со  студентами 

     1.3.3. Архив  

1.4. Организационно-контрольное  управление 

      1.4.1. Сектор делопроизводства и  контроля 

      1.4.2. Сектор автоматизированных баз  данных 

1.5. Помощник  ректора по стратегическому развитию

1.6. Ученый совет

1.7. Приемная  комиссия 

1.8. Правовой  отдел 

2. Проректор  по учебной работе  

2.1. Управление  по учебной работе 

      2.1.1.Учебный отдел 

      2.1.2. Диспетчерский отдел 

2.2. Управление  по методической работ

     2.2.1. Методический отдел 

     2.2.2. Отдел качества образования 

2.3. Научно-техническая  библиотека 

2.4.  Факультеты  и кафедры 

2.5. Студгородок  (Общежития №1 и №2, совместно  с проректором по АХР) 

3. Проректор  по научной работе и инновационной  деятельности  

  3.1. Управление  профессионального послевузовского  образования 

     3.1.1. Отдел аспирантуры и докторантуры 

     3.1.2. Отдел промышленной и интеллектуальной  собственности 

     3.1.3. Диссертационные советы 

     3.1.4. Отдел НИРС 

  3.2. Управление  научных исследований 

     3.2.1. Отдел госбюджетных НИР 

     3.2.2. Отдел хоздоговорных НИР 

  3.3. Научно-исследовательские  институты и центры 

  3.4. Диссертационные советы 

4. Проректор  по информатизации и технической  политике  

   4.1. Управление  технического и информатизационного  сопровождения учебно-научного процесса

   4.1.1. Отдел  организации госзакупок 

  4.1.2. Отдел технических средств обучения и мониторинга учебного оборудования

   4.1.3. Отдел информатизации

  4.1.4. АТС

   4.1.5. Отдел  электронных систем

   4.2. Редакционно-издательское  управление  

5. Проректор  по международным связям и  воспитательной работе  

  5.1. Управление  по воспитательной и внеучебной  работе 

  5.2. Санаторий-профилакторий  «Цей»

  5.3. Отдел  международного сотрудничества 

  5.4. Детский  сад 

  5.5. Отдел  по связям с общественностью  и СМИ

  5.6.  Газета  «Вестник СКГМИ» 

  5.7.  Музей  

6. Проректор  по безотрывным формам обучения  и связям со стратегическими  партнерами  

  6.1. Отдел  практик

  6.2. Отдел  взаимодействия со стратегическими  партнерами 

  6.3. Факультет  заочного обучения 

  6.4. Факультет  повышения квалификации и дополнительного  образования

      6.4.1. Кафедра естественнонаучных дисциплин

      6.4. 2. Кафедра русского языка

      6.4.3. Малая академия архитектуры и дизайна

      6. 4.4. Малая академия информационных технологий (МАИТ)

      6.4.5. Малая гуманитарная академия

     6.4.6. Автошкола 

7. Проректор  по административно-хозяйственной  работе  

      7.1. Управление капитального строительства  и ремонта 

         7.1.1. Производственно-технический отдел 

         7.1.2. Ремонтно-строительный отдел 

     7.2. Служба главного инженера 

        7.2.1. Управление главного энергетика 

        7.2.2. Производственно-техническое управление 

             7.2.2.1. Транспортный отдел 

             7.2.2.2. Деревообрабатывающий цех 

            7.2.2.3. Ремонтный цех 

            7.2.2.4. Отдел материально-технического  снабжения 

       7.2.3. Отдел имущественных отношений

7.3. Управление  эксплуатации зданий и сооружений

        7.3.1. Учебные корпуса

        7.3.2. Спортивно-оздоровительный лагерь  «Цей».

        7.3.3. Предприятие общественного питания 

        7.3.4. отдел благоустройства и содержания  территории

        7.3.5. Административно-хозяйственный  отдел  

8. Проректор  по безопасности 

     8.1. Спецотдел

     8.2. Отдел комплексной безопасности

     8.3. Отдел мобилизационной подготовки

     8.4. Отдел охраны труда и противопожарной  безопасности 

     8.5. Отдел по делам гражданской  обороны и чрезвычайным ситуациям 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Раздел  I . Организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля в СКГМИ (ГТУ).

 

1. Структура бухгалтерской службы университета

 

            Первичными звеньями бухгалтерского учета является бухгалтерия организации. Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации и не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет ее главный бухгалтер, который должен обеспечивать правильность постановки учета, его достоверность, осуществлять контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия. Он обязан организовать внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства предприятием.

        Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы. Управление бухгалтерского учета и финансового контроля (бухгалтерия) является самостоятельным структурным подразделением на правах службы и подчиняется непосредственно ректору.

      Необходимо  отметить, что бухгалтерия СКГМИ находится на переходном периоде (до 1 января 2012 г.), его финансовое обеспечение осуществляется за счет бюджетных ассигнований и поэтому университету следует пользоваться положениями приказа Минфина России от о6.12.2010 №174н ( Инструкция № 174н).

      Структуру и штаты бухгалтерии утверждает ректор университета с учетом объемов  работы и особенностей финансово - хозяйственной  деятельности.

            В СКГМИ бухгалтерия подразделяется на отделы.

            Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами , составляет отчетность по труду и заработной плате.             

          Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее реализации. К материальному отделу относится склад.

          Общий отдел бухгалтерии СКГМИ ведет учет операций связанных с кассой, рассматривает вопросы по стипендиям и материальной помощи, по коммунальным услугам и безналичным расчетам (работа с банком).

      В штатный состав бухгалтерии входят главный бухгалтер, заместитель  главного бухгалтера 2 единицы, ведущий  бухгалтер 3 единицы, бухгалтер I категории 7 единиц, бухгалтер 3 единицы, старший  кассир, ведущий программист, оператор ЭВМ, заведующий складом 2 единицы, кладовщик 2 единицы, экспедитор.

      Главный бухгалтер назначается   на   должность  и   освобождается   от

должности приказом ректора университета.

      Основными задачами бухгалтерии являются ведение бюджетного учета финансово - хозяйственной деятельности, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.

      Указания  бухгалтерии в пределах функций, предусмотренных положением приказа Минфина России от о6.12.2010 №174н ( Инструкция № 174н), являются обязательными к руководству и исполнению всеми подразделениями и работниками университета.

      Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных  на бухгалтерскую службу задач и  функций несет главный бухгалтер  университета.

      Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается должностными инструкциями.

      Главный бухгалтер устанавливает служебные  обязанности работников бухгалтерии  в должностных инструкциях, утверждаемых ректором университета по представлению  главного бухгалтера.

      Учет  имущества и обязательств осуществляется способом двойной записи. Основанием для записи в регистрах бюджетного учета являются оправдательные документы. Оправдательными документами служат первичные учетные документы, на основании которых ведется бюджетный  учет.

      Отчетным  годом является календарный год  с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного  года.

      Университет представляет квартальную и годовую  бухгалтерскую отчетность (оригиналы) в Минестерство образования г. Москва, в установленные им сроки, а другим учреждениям и иным пользователям - в соответствии с законодательством Российской Федерации. Копии отчетности с печатями и подписями хранятся в архиве СКГМИ.

         В современных условиях ведение бухгалтерского учета основывается на самом широком использовании средств вычислительной техники. Организационные формы механизации бухгалтерского учета различны и зависят от вида вычислительной техники, их размещения, степени оснащенности ими отрасли, объема обрабатываемой информации, сферы обслуживания.

        В  каждом отделе бухгалтерии  СКГМИ имеются средства вычислительной  техники .  Используемая «Программа 1С» охватывает все виды учета , кроме заработной платы и стипендий . Для учета этих видов используется «Программа Базис» . Но в ближайшее время планируется перевести весь учет на использование «Программы 1С».

      В университете имеется отдел внутреннего  контроля .Все данные учета рассматриваются  плановым отделом и главным бухгалтером.

      Внутренний  контроль состоит из трех типов контрольных  мероприятий:

1. Предварительный контроль – систематический контроль за соответствием заключаемых договоров, доведенным объемам лимитов бюджетных обязательств.
2. Текущий контроль - регулярный анализ соответствия кассовых расходов производимых фактическим расходами.
3. Последующий контроль – проверка соответствия перечня и номенклатуры полученных товаров и оплачиваемых товаров согласно счету.

          При организации бюджетного учета  университет использует следующие  нормативные акты:

- Бюджетный кодекс РФ от 31. 07.1998 №145- ФЗ;

- Налоговый кодекс РФ от 31. 07. 1998 №146- ФЗ;

- Гражданский кодекс РФ от 30. 11. 1994 № 51-ФЗ;

- Федеральный закон от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Федеральный закон от 21.07.05г. №94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»;

- Закон РФ от 10.07Л992г. №3266 -1 «Об образовании»;

- Приказ Минфина Россия от 13.11.2008г. №128Н «Об утверждении инструкции» О порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системой Российской Федерации;

- Указание о порядке применения бюджетной классификации РФ;

- иные нормативные и правовые акты РФ;

- Устав университета и внутренние документы университета  (Приложение 1).

      В Соответствие с Приказом от 23июня 2011г. №181/ОД «О Перераспределении обязанностей между работниками Управления бухгалтерского учета» в целях совершенствования постановки бухгалтерского учета в связи с переходом на автоматизированный метод учета системы 1-С Бухгалтерия приказывается распределить функциональные обязанности по выполнению учетной, налоговой и контрольной политики между работниками Управления в определенном порядке. ( Приложение 2) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Раздел  II. Бюджетный учет в СКГМИ (ГТУ)

 
 

      2.1  Учет кассовых  операций 

      К кассовым операциям относят операции, производимые учреждением наличными  деньгами.

      К операциям с наличными деньгами относят: выдача заработной платы работникам, выдача авансов подотчетным лицам  и др.

      Задачи  учета кассовых операций:

• своевременно и полно оприходовать наличные деньги в кассу;
• постоянный и строгий контроль за сохранностью наличных денег в кассе;
• своевременность и полнота сдачи денежных средств в учреждения банка.

      Кассовые  операции, их оформление и учет должны осуществляться в соответствии с  Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Письмом Центрального банка РФ от 04 октября 1993 года №18.

        СКГМИ может иметь наличные  деньги в кассе в пределах  лимитов, установленных банками  по согласованию с руководителями  учреждений.

        Всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  денег в кассе учреждения обязаны   сдавать в банк в порядке  и сроки, согласованные с банком.   

            Учреждение имеет  право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов  только для оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию  в течение двух рабочих дней, включая  день получения денег в кассе. Лимит кассы СКГМИ – 71 т.р.

      Все кассовые операции ведет кассир, назначаемый  на эту должность приказом руководителя учреждения.

        Кассир дает обязательство о  полной материальной ответственности,  которое хранится в его личном  деле. Касса закрыта, установлены  решетки, сигнализация, тревожная  кнопка. В СКГМИ заработная плата перечисляется на карточки.

      Наличные  деньги из учреждения банка получают по чекам, которые выписываются на имя  кассира.          Поступление денег в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером (Приложение 3) за подписью главного бухгалтера, а по исполнении – кассира.

        Лицу, сдавшему деньги в кассу  учреждения, выдается квитанция  (ф. 0504510) к приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), подтверждающая факт сдачи денег. Квитанция содержит те же данные, что и приходный кассовый ордер. Она заверяется печатью учреждения.

      Выдача  наличных денег из кассы учреждения оформляется расходным кассовым ордером (ф.0310002) ( Приложение 3).

      Заработная  плата, премии, стипендии выдаются по платежным ведомостям, которые содержат распорядительную надпись об оплате в трехдневный срок; по истечении  этого срока фактически выплаченную  сумму отражают по расходу кассы.

      Расходные документы подписывают руководитель учреждения, главный бухгалтер, а  по исполнении – кассир.

      При получении денег рабочие и  служащие расписываются в платежной  ведомости.

      Если  деньги выдаются по доверенности, то в  тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

      Когда деньги выдают по ведомости, то перед  распиской в получении денег  кассир указывает "По доверенности".

        Доверенность остается у кассира  и прикрепляется к расходному  кассовому ордеру или платежной  ведомости. 

      При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется  кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату  заработной платы.

      После совершения операций приходные и  расходные документы погашаются штампами "получено" или "оплачено".

        Приходные и расходные кассовые  документы являются основанием  для учета кассовых операций  в кассовой книге.

        Записи в кассовую книгу производят  под копировальную бумагу в  двух экземплярах. 

      Первый  экземпляр служит отчетом кассира (остается в кассовой книге), а второй – с приложенными кассовыми документами  – передается в бухгалтерию.

      Записи  в кассовую книгу делаются, как  правило, ежедневно.

     Учет  движения и наличия денежных средств  в кассе СКГМИ ведется на счете 20104000 «Касса».

     Учет  кассовых операций в нашей организации  ведется в кассовой книге (ф. 0504514). ( Приложение 3)

     Кассовые  книги в СКГМИ ведутся с  применением программного продукта 1С бухгалтерия в виде машинограмм  «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира», которые сшиваются  в хронологическом порядке.