Организация и технология приемки товаров в магазине

1. Глава. Организация и технология приемки товаров в магазине.

1.1 Общие правила приемки товаров.

Одной из важнейших составных  частей технологического процесса магазина является приемка поступивших товаров по количеству и качеству.

Порядок и сроки приемки, а также ее документальное оформление регулируются инструкциями «О порядке  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству». Данные инструкции применяются в тех случаях, когда это предусмотрено договором между поставщиком и покупателем, и иной порядок приемки не установлен стандартами, техническими условиями, другими обязательными правилами.

Осуществляют приемку  товаров работники магазина, на которых  возложена материальная ответственность. Они должны хорошо знать правила  и сроки приемки, уметь составлять все необходимые документы, быть компетентными в вопросах определения количества и качества товаров.

Руководство магазина обязано  систематически контролировать выполнение правил приемки и своевременность документального ее оформления.

При нарушении правил и  сроков проведения приемки торговые организации в случае недостачи  или снижения качества товаров лишаются возможности предъявления претензий к поставщикам или транспортным организациям.

Приемка товаров в магазине включает в себя:

• проверку количества поступивших  товаров, их качества и комплектности;

• оформление приемки соответствующими документами;

• принятие товаров на учет.

Принимая товар, работники  магазина должны убедиться в соответствии его характеристик (наименования, количества, цены и др.) данным транспортных и сопроводительных документов. Товарно-транспортная накладная используется при доставке товаров автомобильным транспортом. Она выписывается поставщиком в четырех оригинальных копиях и состоит из двух разделов — товарного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей) и транспортного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей с автотранспортными организациями). Второй экземпляр накладной остается в магазине и служит основанием для оприходования товаров.

Товарная накладная применяется для оформления продажи товаров. Она составляется в двух экземплярах, первый из которых остается у поставщика. Второй экземпляр служит основанием для оприходования товаров получателем.

Счет является для предприятия розничной торговли документом, на основании которого производится оплата поставленного товара. Он выдается поставщиком и удостоверяет поставку товара и его стоимость.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгружаемых магазину товаров велик. Этот документ содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

В ходе приемки необходимо обязательно проверить наличие на упаковке товаров и в сопроводительных документах информации о сертификации (для товаров, подлежащих обязательной сертификации) и сроках годности (для товаров, у которых этот срок должен быть установлен обязательно).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее приемку товара, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление зависят от места приемки, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от наличия или отсутствия сопроводительных документов и т. д.

Так, порядок приемки товаров, поступивших в таре-оборудовании, регулируется инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании».

Условия приемки импортных  товаров устанавливаются в договорах  с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров  специально оговорены не были, то руководствуются  инструкцией «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления  и направления рекламационных актов».

Далее вопросы приемки  товаров изложены в соответствии с правилами действующих инструкций «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

1.2 Приемка товаров по количеству.

Приемка товаров по количеству необходима для установления соответствия наименования, сорта, цены товаров, а также их количества данным сопроводительных документов.

Если товары поступили  без сопроводительных документов или части из них, то приемка оформляется специальным "Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ-4). В акте указывается фактическое количество поступивших товаров. Он составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально "ответственного лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Поступивший товар принимается на ответственное хранение до прибытия сопроводительных документов.

В зависимости от способа  доставки товаров приемка может  проводиться в магазине (при централизованной доставке) или на складе поставщика (при вывозе товара транспортом магазина). Место проведения приемки товаров по количеству зависит и от того, находятся ли товары в таре, а также от вида и состояния тары.

1 Унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету торговых операций  утверждены постановлением Госкомстата  от 25 декабря 1998 г. №132

Товары, поставленные без тары, в поврежденной или открытой таре, принимаются по массе нетто и количеству 1 единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю.

В магазине приемка, товаров, поступивших в закрытой таре, не имеющей повреждений, обычно проводится в два этапа.

Предварительно товары принимают  на месте получения их от поставщика или от органов транспорта. Такая  приемка заключается в проверке маркировки, пересчете тарных мест, определении массы брутто. При этом содержимое тарных мест по количеству единиц и массе нетто не проверяется. Товары, поступившие в стандартной исправной таре (например, сахар, мука в мешках) принимают без перевешивания по числу тарных мест.

Окончательную приемку товаров  по количеству проводят, проверяя количество единиц товара в каждом тарном месте и массу нетто.

На складе поставщика приемка производится с участием материально ответственного работника магазина, имеющего доверенность на право получения товаров. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по количеству тарных мест и массе брутто, а окончательную их приемку производят в магазине. Если на складе поставщика проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то об этом делается отметка в сопроводительном документе.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки.

Товары, поступившие без  тары, в открытой или поврежденной таре, должны быть приняты в момент получения их от поставщика. В эти же сроки принимают по массе брутто и количеству мест товары, поступившие в исправной таре.

Окончательная приемка товаров  по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24ч с момента получения товаров.

В районах Крайнего Севера и других местностях досрочного завоза непродовольственные товары принимают по количеству не позднее 60 дней, продовольственные (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящиеся товары — не позднее 48 ч с момента поступления их в магазин.

Проверка количества товаров  производится в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Например, если поставщик указал в них массу товаров и количество мест, то работники магазина должны убедиться в правильности и того, и другого.

Масса нетто проверяется  в порядке, установленном стандартами, техническими условиями. Масса тары определяется одновременно с массой нетто.

Если в момент поступления  товары невозможно взвесить без тары, то определять массу нетто путем вычитания массы тары из массы брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах (без проверки их фактической массы) не допускается. В этом случае сначала проверяют массу брутто, а массу тары — после освобождения ее из-под товара. Массу нетто рассчитывают, вычитая из массы брутто фактическую массу тары.

Если масса тары превышает указанную в сопроводительных документах или на трафарете, то такая разница называется завесом тары.

Все товары, по которым может  быть завес тары, заносятся в «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» (форма № ТОРГ-7). Записи в нем производятся бухгалтером в соответствии с данными сопроводительных документов и акта о завесе тары.

«Акт о завесе тары» (форма  № ТОРГ-6) составляется в одном  экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации. Если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика или на трафарете, то акт составляется в двух экземплярах.

Акт о завесе тары должен быть составлен в срок, предусмотренный договором, с поставщиком. Если срок в договоре не указан, его составляют не позднее 10 дней после освобождения тары, а по таре из-под влажных продуктов (повидло, варенье и т. д.) немедленно после ее освобождения.

На таре делается четкая отметка несмываемой краской  об актировании завеса с указанием  даты и номера акта.

Завес тары списывают в  зависимости от условий договора с поставщиком. При списании за счет поставщика ему направляют претензионное письмо (вместе с экземпляром акта о завесе тары) для возмещения потерь товаров.

Если предъявить претензию  к поставщику невозможно (например, из-за несвоевременно или неправильно  составленного акта) потери товаров отзавеса тары относят на счет виновных лиц, а если выявить их нельзя — списывают за счет торговой организации.

Следует иметь в виду, что по некоторым товарам, например, рыбе, рыбопродуктам (кроме икры), поставщики могут предоставлять магазинам специальную скидку, за счет которой списывают фактический завес тары.

В случае обнаружения недостачи  товаров дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается их сохранность и принимаются меры по предотвращению смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче, товаров составляется односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1) за подписями лиц, производивших приемку. .

Если при приемке товаров  будет выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях производиться не должно.

Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать  для участия в ее продолжении  и составления двустороннего акта представителя поставщика. При этом вызов представителя одногороднего поставщика является обязательным, а иногороднего, — если это предусмотрено в договоре.

Уведомление о вызове представителя  должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т.п.) не позднее 24ч, а в отношении скоропортящейся  продукции — немедленно после  обнаружения недостачи, если иные сроки  не установлены договором.

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам — в течение 4 ч после получения вызова.

Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Представитель поставщика может  принимать участие в приемке  только при наличии у него удостоверения, дающего на это право.

Поставщик может уполномочить на участие в приемке товаров  предприятие, находящееся в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров.

Если представитель поставщика не явился по вызову получателя, а также  в случаях, когда его вызов  не является обязательным, в приемке  товаров по количеству и составлении акта о недостаче может участвовать представитель общественности предприятия-получателя, также действующий на основании разового, выданного на приемку конкретной партии товара, удостоверения.

В обязанности созданной  для проведения двусторонней приемки  комиссии входит достоверное определение  того,' по чьей вине произошла недостача или образовались излишки, установление их размеров.

Результаты приемки товаров  оформляются двусторонним «Актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ-2). Он составляется в четырех экземплярах в день окончания приемки. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва.

При заполнении акта следует  иметь в виду, что в нем перечисляются  только товары, по которым установлены  расхождения. В конце акта делается отметка следующего содержания: «По  остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Акт должен быть подписан всеми  лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием.

Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

За подписание акта, содержащего  не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие  в приемке товаров, несут установленную  законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке должна быть сделана перед их подписями.

Составление акта в одностороннем  порядке допускается только с  согласия поставщика.

Не позднее чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

Составленные по всем правилам акты с приложенными товаросопроводительными  и другими документами, свидетельствующими о причинах возникновения недостачи, являются основанием для направления претензионного письма поставщику товаров или транспортной организации, их доставившей.

Претензия — требование кредитора к должнику об уплате долга, возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленных товаров и т. п.

В претензии указываются:  

• сущность требования;
• сумма требования и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке; 
• обстоятельства, на которых основаны требования; 
• ссылки на нормы законодательства, в соответствии с которыми требования обосновываются; 
• иные сведения, необходимые для урегулирования спора; 
• перечень прилагаемых к претензии подлинных документов, а в соответствующих случаях — их надлежаще заверенных копий.

Претензия должна быть подписана  руководителем торгового предприятия или его заместителем. Она отправляется заказным письмом или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Сроки направления претензии  получателем товаров, а также  порядок и сроки рассмотрения и ответа на нее поставщиком устанавливаются договором.

Порядок и сроки предъявления претензий к автотранспортной организации определены в Уставе автомобильного транспорта. Претензии, возникающие из перевозки грузов, предъявляются к автотранспортной организации, выдавшей груз, а в случае полной утраты груза — к автотранспортной организации, принявшей груз к перевозке.

К претензионному заявлению  должны быть приложены документы, подтверждающие претензию. К претензии в отношении  утраты, недостачи, порчи или повреждения  груза, кроме того, — документ, удостоверяющий количество и стоимость отправленного груза.

Автотранспортная организация  обязана рассмотреть заявленную претензию и уведомить заявителя об ее удовлетворении или отклонении.

В случае полного или частичного отказа автотранспортной организации  удовлетворить претензию либо неполучения  от нее ответа в течение тридцати дней, грузоотправителями или грузополучателями мо1уг быть предъявлены иски в арбитраж или в суд по месту нахождения автотранспортной организации.

. 1.3 Приемка товаров по качеству.

Приемка товаров по качеству проводится с целью предотвращения поступления к покупателям товаров низкого качества.

Одновременно с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также тары, упаковки, маркировки

Принимают товары по органолептическим  показателям (проверяют внешний  вид, вкус, запах, консистенцию) предварительно на месте получения и окончательно в магазине.

Сроки приемки товаров  по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены для отдельных видов товаров стандартами или техническими условиями. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

при иногородней поставке — не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров — не позднее 24 ч после выдачи ихорганом транспорта или поступления в магазин;

при одногородней поставке — не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров — 24ч после поступленияв магазин.

В районах Крайнего Севера и других местностях досрочного завоза непродовольственные товары принимают по качеству не позднее 60 дней, продовольственные (за исключением скоропортящихся) — не позднее 40 дней, а скоропортящиеся товары —не позднее 48 ч после поступления их в магазин.

Приемка считается произведенной  своевременно, если проверка качества и комплектности товаров завершена  в установленные сроки.

Приемка товаров производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, договорами, другими  обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность  поставленных товаров (технический  паспорт, сертификат, счет-фактура, спецификация и т. п.).

Если сопроводительные документы  или часть из них отсутствуют, то в этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступивших товаров, а в нем указывается, какие документы отсутствуют.

Как правило, при приемке  товаров производится сплошная проверка их качества и комплектности. Выборочная проверка с распространением результатов проверки качества какой-либо части товаров на всю партию допускается в случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором.

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, работники магазина приостанавливают дальнейшую приемку и составляют односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1). В нем указывают количество осмотренных товаров, характер выявленных при приемке дефектов.

До продолжения приемки  обеспечивается хранение товаров ненадлежащего качества в условиях, предотвращающих ухудшение их качества и смешение с другими однородными товарами.

Для участия в продолжении приемки и составления двустороннего акта вызывается представитель поставщика. При одногородней поставке вызов представителя и его явка для участия в приемке и составлении акта обязательны. Уведомление иногороднего поставщика обязательно, если его участие в дальнейшей приемке и составлении акта предусмотрено договором.

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, а по скоропортящимся товарам —в течение 4 ч после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки.

Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее, чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Представитель поставщика может  принимать участие в приемке/только при наличии у него удостоверения, дающего на это право.

Поставщик может уполномочить на участие в приемке товаров предприятие, находящееся в 

2. Глава. Экономико-организационное характеристика предприятия.

2.1. Объект исследования. 
          Магазин «Тип-топ» расположен по адресу: г. Якутск, ул. Свердлова, 48. Данный магазин находится в центре жилого комплекса и максимально приближен к основным потокам общественного и индивидуального транспорта. Для магазина  «Тип-топ» установлен следующий режим работы: с 08.00 до 23.00, без обеденного перерыва и выходных.

Магазин «Тип-топ» организует образцовую торговлю и сервисное  обслуживание покупателей, самостоятельно и от своего имени заключает договора, приобретает в собственность, владеет, пользуется и распоряжается имуществом, необходимым для осуществления  своей деятельности.   
          Магазин «Тип-топ» осуществляет розничную торговлю с населением. 
Торгово-производственная деятельность магазина осуществляется согласно ассортиментному перечню, утвержденному центром Санэпиднадзора. В магазине реализуется : хлеб  и хлебобулочные изделия, бакалейные товары, кондитерские изделия, консервы рыбные, консервы овощные, консервы фруктово-ягодные, гастрономические продукты, мясопродукты, колбасные изделия, рыботовары, продукты детского питания, алкогольные напитки, табачные изделия. Для осуществления своей деятельности магазин «Тип-топ» открыл в установленном порядке расчетный счет в банке, имеет самостоятельный баланс, свою печать. 
          Прибыль, полученная магазином в результате его хозяйственной деятельности, подлежит налогообложению в соответствии с действующими законами. Прибыль, оставшаяся после уплаты налогов (чистая прибыль), поступает в полное распоряжение магазина. 
 
          Основными целями деятельности данного магазина являются: 
1. комплексное удовлетворение спроса покупателей; 
2. получение прибыли. 
 
          По форме товарной специализации данный магазин следует отнести к группе универсальных магазинов, ассортимент которых построен на базе широкой номенклатуры товарных групп. 
 
          По ценовым уровням реализуемых товаров исследуемый магазин можно отнести к магазинам среднего уровня цен. Такие магазины рассчитаны на обслуживание наиболее массовых покупателей и имеют наибольшие возможности построения широкого ассортимента товаров с ценами, удовлетворяющими различные контингенты покупателей. 
 
          Продажа товаров осуществляется традиционным методом, т.е. через прилавок. 
          По размеру торговой площади магазин «Тип-топ» является средним магазином. К средним магазинам в условиях городской застройки относят обычно магазины, с торговой площадью от 251 до 1000 кв.м. Торговая площадь магазина «Тип-топ» составляет 400 кв.м. 
 
          Здание магазина деревянное, одноэтажное. Торговый зал разделен на две части: продуктовые и хозяйстенные товары.  Это здание отвечает всем необходимым требованиям, а именно: архитектурно-строительным, экономическим, технологическим, санитарно-гигиенические. 
          Интерьер торгового зала оформлен просто и лаконично и подчиняется своему основному назначению - выделить товар и подчеркнуть его потребительские свойства для удобства покупателей. Конфигурацию торгового зала магазина можно считать рациональной, так как его форма приближена к квадрату.