Организация как функция менеджмента

                                                                   ВВЕДЕНИЕ 

     Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

     Процесс менеджмента - это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально - экономической системы.

     Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

     Цель курсовой работы - анализ функции организации и организационной структуры управления на предприятии (на примере СП «Инволюкс»).

Объект курсовой работы: организация как функция менеджмента.

     Предмет курсовой работы: особенности организации и организационной структуры управления на СП «Инволюкс».

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи курсовой работы:

• раскрыть сущность и особенности функции организации .
• проанализировать функцию организации на предприятии .
• разработать рекомендации по совершенствованию функции организации на предприятии .

     1. Организация как функция менеджмента.

    Организационная функция направлена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей, она позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства. Таким образом, если функция планирования отвечает на вопросы что делать, что предпринять, что предвидеть и т. д., то функция организации ставит вопросы, кто и как (т. е. кто и как будет реализовывать план организации).

    Через организаторскую деятельность, т. е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление организационными отношениями в каждой фирме. Данная функция является средством достижения целей организации.

    Организационную функцию можно рассматривать  в двух аспектах:

    1) организация – это процесс,  посредствам которого создается и сохраняется структура фирмы (предприятия);

    2) организация – это структура  системы в виде взаимоотношений,  прав, целей, ролей, видов деятельности  и других факторов, которые имеют  место, когда люди объединены совместным трудом.

    Принципы  организационной функции:

• целенаправленность – организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели предприятия;
• эластичность – при определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;
• устойчивость – систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;
• непрерывное совершенствование – предполагается необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации управленческих решений;
• прямая соподчиненность – любой работник предприятия должен иметь, как правило, одного начальника;
• рациональный объем контроля – менеджер в состоянии квалифицировано обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;
• персональная ответственность – руководитель несет ответственность за результаты функционирования организации, за принятие управленческих решений и за действия своих подчиненных;
• соизмеримость ответственности и возложенных обязанностей, полномочий и функций;
• приоритет функций – управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот.

    Организационная функция также направлена на создание условий для формирования организационной культуры внутри предприятия, которая характеризуется высокой чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, едиными для всей организации ценностями. В данном случае основой является работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников-инноваторов, склонных к творчеству, нововведениям и не боя-щихся рисковать и брать на себя ответственность за решение проблем предприятия.

     Применительна к управлению функция «организация» представляет собой процесс:

     1- Закрепление вариантов разделения между персоналом фирмы;

     2- Создание в целом работоспособной фирмы как системы;

     3- Формирование устойчивой совокупности всех сторон деятельности предприятия;

     Последовательность осуществления функции «организация»:

     1. Выявление целей и задач совместной деятельности людей.

     2. Определение потребностей в ресурсах для осуществления целей.

     3. Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ.

     4. Выбор способов выполнения необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей.

     5. Установление между людьми организационно-экономических отношений.{2,с,182}. 
 
 
 
 
 
 
 

     1.1 Содержание организации как функции менеджмента.

     Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

     Содержание  функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия, как «делегирование», «департаментализация», «диапазон контроля», «норма управляемости», «централизация и децентрализация управления», «регламентация».

     Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Менеджер не должен все делать сам. Нужно распределять основные работы по управлению между своими заместителями, помощниками, сотрудниками, оставив за собой только выполнение отдельных работ. Распределение задач и полномочий является объективным процессом. Делегируя задачи и полномочия, руководитель поручает их выполнение своим подчиненным. В противном случае руководитель никем не руководит. Делегирование не означает уход руководителя от своих дел или снятие ответственности за работу вверенного ему подразделения.

     Ответственность – это обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Если должностное лицо принимает ответственность за выполнение задачи, то ему необходимо предоставить соответствующие ресурсы, что осуществляется путем делегирования полномочий.

     Полномочия  – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Делегирование полномочий имеет свои особенности. С одной стороны, у каждого менеджера и управленческого работника организации должно быть достаточно полномочий для решения поставленных перед ними задач и выполнения должностных обязанностей, с другой – люди, в том числе и руководители, неохотно делятся своими правами. Кроме того, существуют и пределы делегирования полномочий.

     Департаментализация (от англ. department – отдел) – это группировка родственных функций и главных видов работ, приводящая к образованию структурных подразделений. Структурное подразделение – это часть организации (группа, бюро, отдел, управление, департамент, участок, цех, производство, кафедра, факультет и т.п.), которая выполняет родственные виды работ.

     Различают следующие виды департаментализации:

     – по функциям (функциональные подразделения  в аппарате управления: плановый, финансовый, технический и др. отделы);

     – по продукту или группе продуктов (отдельные производства: мужской, женской, детской обуви);

     – по потребителю (отделения по производству товаров массового спроса и выполнению госзаказов);

     – по проекту (программно-целевые группы специалистов, выполняющие различные проекты);

     – по каналам сбыта (отделения, работающие с разными регионами: Беларусь, Россия, страны Ближнего Востока и т.п.);

     – по времени (смены: первая, вторая и третья);

     – по технологическому процессу и оборудованию и др.

     Диапазон  контроля — это размер команды, количество сотрудников, находящихся в подчинении одного руководителя.

     Ограниченность  диапазона контроля является причиной многоступенчатости организации и ее структуры. Все должности на предприятии образуют иерархическую структуру, имеющую несколько организационных уровней. Количество уровней и степень «крутизны» иерархической пирамиды существенно зависят от принятых на предприятии норм управляемости.

     Централизация (децентрализация) – это степень сосредоточения у менеджеров различных иерархических уровней полномочий по принятию и реализации управленческих решений. Степень централизации управления у разных фирм различна. Проблема руководства предприятия состоит в поиске оптимального сочетания централизованного и децентрализованного управления. Эту же проблему на своем уровне, но в более узких масштабах решает каждый руководитель структурного подразделения.

     Регламентация – заключительный этап организационной деятельности. Она осуществляется для разработки организационных регламентов, норм, нормативов, инструкций, правил и процедур, которые являются основными документально оформленными результатами выполнения функции организации. Регламентация фиксирует только основные виды организационной деятельности.

  Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление [1, с. 44].

     Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

     Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами,  намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

           Под организацией понимается процесс:

            -определение рациональных форм разделения труда;

        -распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;

    -разработки структуры органов управления;

    -регламентация функций, подфункций, работ, операций;

    -установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;

             -подбора и расстановки кадров.

     Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы; во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

     Организация работ - функция, которую должны осуществлять все руководители - независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников.

     Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

     Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

     Принцип разделения труда. Основной смысл - все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

     Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

     Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

     Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2 Связь функции организации с другими функциями менеджмента.

     Функция организация связана с другими функциями менеджмента, такими как : Планирование, мотивация, контроль, регулиролвание.

    Планирование  – это вид управленческой деятельности, связанный с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Оно является органической частью процесса управления, задающей направление и параметры будущего развития организации.

    Основу процесса планирования составляет разработка документов, содержащих цели и задачи (то есть перечень того, что должно быть сделано), определяющих последовательность, ресурсы и сроки выполнения работ, необходимых для достижения поставленных целей.

    Планирование  как процесс управления включает:

• постановку целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;
• определение необходимых ресурсов и их распределение;
• определение временных рамок (сроков) выполнения поставленных показателей, задач, целей;
• определение основных показателей (индикаторов), позволяющих контролировать и оценивать выполнение задач;
• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

     Результатом выполнения функции планирования являются различные планы: план работы предприятия на год (квартал), бизнес-план, план работы цеха (отдела) на месяц, индивидуальный план работы сотрудника.

    Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

    Современные теории мотивации можно представить двумя группами:

1. содержательные теории мотивации, основывающиеся на определении внутренних побуждений, которые заставляют людей действовать так, а не иначе (теории иерархии потребностей Маслоу, приобретенных потребностей МакКлелланда, двухфакторная теория Герцберга);

     2)процессуальные теории мотивации, основывающиеся на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания. В этих теориях анализируется, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный тип поведения (теория ожиданий, теория справедливости, модель мотивации Портера-Лоулера).

     Цель  выполнения функции  мотивации состоит в побуждении работников к достижению целей организации. Основной путь достижения цели мотивации – реализация мотивов работников. Однако при этом необходимо учитывать особенности отдельных работников, их предрасположенность к мотивации. По мнению немецкого психолога П. Вайлера, 27% сотрудников не подвержены мотивации.

     В самом общем виде процесс мотивации сводится к следующему: человек, осознав задачи и возможное вознаграждение за их решение, соотносит эту информацию со своими потребностями, мотивами и возможностями, настраивает себя на определенное поведение и осуществляет (или не осуществляет) действия, приводящие к достижению целей организации. В теории мотивации потребность обычно рассматривается как нужда в чем-либо, требующая удовлетворения. Мотив – внутренняя побудительная причина поступков и действий человека. Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя.

      Содержание функции мотивации. Деятельность по мотивации включает:

     – изучение мотивов деятельности работников на основе их поведения;

     – создание стройной системы стимулов для организации в целом, ее структурных  подразделений и работников;

     – формирование условий для реализации стимулов. 

     Цель  контроля – обеспечение достижения целей организации путем систематического представления информации о действительном состоянии дела по выполнению плановых решений, анализа этой информации и проведения соответствующих корректировок.

     В менеджменте контроль – это:

     – процесс обеспечения целей организации;

     –деятельность по определению качества и корректировке выполняемых сотрудниками работ;

     – процесс обратных связей в организации.

     Необходимость контроля определяется  следующими факторами:

     1) контроль начинается с того  момента, когда определены цели  организации. Без контроля невозможно объединить деятельность отдельных групп, он является сущностным элементом всякой организации. «Контроль и определение направления – это синонимы» – так считает П. Друкер;

     2) контроль позволяет предупреждать  возникновение кризисных ситуаций. Для этого необходим контроль над событиями. Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать организацию до того, как проблемы перейдут в кризис. Хороший контроль – есть способность организации вовремя фиксировать свои ошибки;

     3) контроль способствует успешной  работе в условиях неопределенности и риска. Задуманные планы не всегда сбываются, спроектированные оргструктуры и системы мотивации не всегда работают, даже при выдающихся исполнителях: действуют внешние факторы, и люди – не роботы. Чтобы правильно среагировать на изменения, необходим контроль как за персоналом, так и за изменениями внешней среды;

     4) с помощью контроля поддерживаются  успехи организации.

     Содержание  контроля. Контроль включает учет, мониторинг, анализ и регулирование. По итогам учета и мониторинга менеджер должен получить объективную информацию о реальном состоянии объекта управления. Причем мониторинг предполагает постоянное наблюдение за контролируемым процессом с целью выявления его соответствия  поставленным целям. И роль мониторинга в современных системах контроля возрастает. С помощью анализа оценивается состояние данного объекта, выявляются отклонения от плановых параметров и их причины, делаются практические выводы о результатах фактической деятельности объекта и потенциальных возможностях.

     Выделяют  следующие виды контроля:

     – предварительный контроль, который осуществляется до фактического начала работ (например, установление исполнимости планируемого);

     – текущий контроль, осуществляемый в ходе выполнения работ;

     – заключительный контроль, который дает руководителю информацию для планирования работы в будущем.

     Функция «регулирования» - это выполнение текущих мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования системы. Осуществляется эта функция в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности. Кроме того, фундаментальной задачей этой функции является поддержание необходимого соответствия между всеми элементами системы согласно ее целям. Причем регулирование должно носить прогностический характер, т. е. обеспечить предвидение возможных состояний и условий функционирования управляемых объектов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2. Реализация функции организации на предприятии 
 

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия. 

     Совместное чешско-белорусское предприятие «Инволюкс» было зарегистрировано распоряжением администрации свободной экономической зоны «Брест» от 26 мая 2000 года.

     СП «Инволюкс» ООО является совместным предприятием, создаваемым следующими юридическими лицами:

1. С чешской стороны: Общество с ограниченной ответственностью «Ленза»
2. С белорусской стороны: Общество с дополнительной ответственностью «В о лис».

     Место нахождения Предприятия: Республика Беларусь, 224025, г.Брест, ул. Лейтенанта Рябцева, 110.

     Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

     Предприятие имеет счета в банках и предполагает действия на основании законодательства Республики Беларусь, Устава и Учредительного договора.

     Учредители несут ответственность по обязательствам СП «Инвлюкс» ООО в размере Уставного капитала, который был создан за счет средств Учредителей. После внесения обязательных платежей прибыль предприятия распределяется между Учредителями.

     Основной формой осуществления полномочий трудового коллектива является общее собрание, решающее вопросы заключения коллективного договора и порядка предоставления социальных льгот работникам СП «Инволюкс» ООО из фондов трудового коллектива.

     Количество работников составляет около 162 человека, включая производственный персонал.

     Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

1. Производство конторской мебели и мебели для магазинов;
2. Производство кухонной мебели;
3. Производство прочей мебели;

            4. Оптовая торговля прочими бытовыми товарами, не включенными в другие группировки;

     5.Оптовая торговля канцелярскими машинами и оборудованием.

     90 % произведенной продукции СП «Инволюкс» экспортируется. Это связано с тем, что режим СЭЗ накладывает на предприятие определенные рамки.

     Основными импортерами продукции СП «Инволюкс» являются Россия, Чехия, Польша. Кроме того небольшие поставки осуществляются и в такие страны как Англия, Германия, Франция и др.

     Изучим динамику основных экономических показателей работы СП «Инволюкс» (таблица 2.1).

     Таблица 2.1 - Динамика основных экономических показателей СП «Инволюкс»в 2007 -2009 гг.