Организация как управляемая система

 

Содержание

 

1.Введение……………………………………………………………………..3

2. Организация как система управления…………………………………….4

3. Основные элементы организации как системы…………………………..6

4. Организационная структура……………………………………………….8

5. Характеристика внешней среды организации, факторы воздействия…………………………………………………………………...10

6. Внутренняя среда организации…………………………………………...11

7. Понятие системы…………………………………………………………..12

8. Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между   организацией и внешней средой…………………………………………….15

9. Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления…………………………………………………………………….17

10. Анализ системы управления организацией на примере ОАО «Вектор»……………………………………………………………………….18

11. Анализ внешней среды ОАО «Вектор»………………………………….20

12. Разработка концепции организационной культуры…………………….22

Заключение…………………………………………………………………….23

Список литературы……………………………………………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Слово «организация»  происходит от латинского organize — делать сообща, стройный вид, устраиваю. Организация рассматривается как процесс и как явление. Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива.

В основе теории организации  лежит теория систем. Система —  это целое, созданное из частей и  элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных  действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему» но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Важнейшим понятием в  менеджменте является организация. Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация как  система управления

 

Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему управления.

Организация – это  группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей (Мескон) Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Система – это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям

- поведение каждого  элемента влияет на поведение  целого;

- поведение элементов  и их взаимодействие на целое  взаимозависимы;

- если существуют подгруппы элементов, то каждая из их влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо.

Из этого следует, что  «система» представляет собой некое  единство, а непростую совокупность составляющих её частей.

Основными системными принципами являются:

Целостность – не сводимость свойств системы к сумме свойств  составляющих её элементов и не выводимость  из последних свойств целого.

Структурность – возможность  описания системы через установление её структуры, то есть обусловленность поведения системы не столько поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.

Взаимозависимость структуры  и среды – система формирует  и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь  при этом активным элементом взаимодействия.                                                                 Организация обладает следующими общими признаками

  1. Определение ее характера кадрами и менеджером объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно.

2. Сохранение как предварительно  запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего  от ситуации реагирования работника  и менеджера. Незапланированные  действия предполагают установление  ответственности в менеджменте.

3. Определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях.

4. Единство рабочих  процессов и процессов управления, как результата разумного разделения  труда.

 Основными законами  рациональной организации выступают упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи) обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс") короткие пути управления  баланс стабильности и гибкости способность к целеориентированной самоорганизации и активности желательность стабильности циклически повторяемых действий.

Таким образом, можно  сделать вывод, что Организация  – это единство состояния и  процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

Иерархичность – каждый элемент системы в свою очередь  может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более  широкой, глобальной системы.

Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление  о системе. В связи с этим задачей  системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Система управления организацией с позиции системного подхода  может быть определена как:

- концептуальная, если  она рассматривается как модель  системы управления;

- эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;

- искусственная, поскольку  она создана и используется  людьми;

- «человеко-машинная»,  поскольку в контур управления  включена автоматизированная информационная  система;

- замкнутая или открытая  в зависимости от решаемых  задач и используемой для этого информации – только внутренней или связанной с окружающей средой;

- временная, поскольку  она периодически подвергается  формальным или неформальным  изменениям.

Организация представляет собой систему, предназначенную  для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений – специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные элементы организации как системы

 

В ходе изучения организаций  в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как  система обладает рядом специфических  свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.) Но системно-теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций.

Рассматривая организацию  в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации.

организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»

организация может рассматриваться  как сложный процесс, основой  которого являются все изменения  материальных объектов и информации

в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.)

в организациях возникают  организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.)                                            в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.)

Основными отличиями  организации от других систем (например, от биологических) Миллер считает наличие  самостоятельных целей системы  и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как многоуровневая и организованная по иерархическому принципу.

 Миллер описывает главную,  управленческую подсистему как  некоторое решающее устройство, которое состоит из личностей,  находящихся на высшем уровне  власти и принимающих ответственные для организации решения.

Таким образом, любая  организация состоит из подсистем, каждая из которых может рассматриваться  как система более низкого  уровня. В то же время сама организация, имея некоторое количество уровней  подсистем, в свою очередь может рассматриваться как подсистема в системе более высокого порядка (например, предприятие, выступая как самостоятельная система, делится на ряд цехов-подсистем и одновременно как подсистема входит в производственное объединение). Свойство объекта быть одновременно и подсистемой, и сложной системой с наличием элементов подсистем определяется как свойство рекурсивности.

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода на первом плане выступают а) деление организации на подсистемы б) вертикальные и горизонтальные связи организации. Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода, показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система. Обычно исследователи считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. Как правило, исследователи и практики, рассматривая отдельные структурные единицы организации, занимаясь проблемами управления и применения властного воздействия руководителей и подчиненных и др., лишь частично учитывают влияние внешнего окружения, не задумываясь о том, что организация является неотъемлемой частью внешней среды. Но в случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается  как открытая система, она органично  вписывается во внешнее окружение  и считается ее подсистемой. При  этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов (по периметру организации) так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее. Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура

 

Окончательное решение  о выборе структур организации принимается  на высшем  уровне её менеджмента при помощи руководителей среднего и низшего звеньев.

Задача менеджеров заключается  в выборе такой структуры, которая  наилучшим  образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно  взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять  усилия сотрудников.

Структура организации  – это тоже один из её ресурсов, способных  оказывать

влияние на результаты работы.

Имеется два типа организационных  структур – формальные и неформальные.

Формальная структура  – это структура организации, установленная системой

менеджмента. Например, это  объединение людей в группы, отделы, цехи,

установление между  ними рабочих связей и формальных линий связей и общения.

Неформальная структура  – это структура, которая возникает  в организации

независимо от менеджмента. Например, это группа людей из разных подразделений  организации, которые являются друзьями.

Формальные и неформальные структуры сосуществуют в любой  организации, как  правило, не являются похожими. Потому что формальные создаются искусственно менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения  членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с  целями формальной организации.

Взаимодействие между  субъектами управленческой деятельности и их

объединениями в управляющих и управляемых структурных компонентах организации

– различных её подразделениях – реализуется посредствам использования так называемых коммуникационных каналов (каналов общения, связи между

субъектами), которые  создаются для осуществления личных контактов, обмена документами, реализации функций управления и т.д.

Коммуникация – это  общение, обмен информацией между  двумя и более людьми, позволяющее реализовать этот обмен в коммуникационном процессе.

Базовыми элементами коммуникационного процесса являются

1) отправитель – лицо, создающее идеи или собирающее информацию и передающее её.

2) сообщение – информация, закодированная с помощью символов.

3) канал – средство передачи информации.

4) получатель – лицо (орган), которому предназначена информация.

Коммуникационный процесс  реализуется в порядке прохождения  его основных этапов в пространстве и времени организации. Среди этапов можно выделить такие как зарождение идеи, кодирование этой идеи, передача информации и восприятие её получателем.

Компоненты и  элементы любой организации структуры  управления являются или источниками, или получателями, или посредниками.              Они связываются между собой и с управляемыми объектами (субъектами) коммуникационными каналами, которые характеризуются и различаются пропускной способностью, скоростью  движения информации и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика  внешней среды организации, факторы  воздействия

 

Представители классических школ менеджмента анализировали  в первую очередь внутренние факторы организации. Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную

деятельность различны, причём не только у авторов научных  публикаций по

вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на  результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

Внешняя среда организации является источником, питающим организацию

ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации  последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого

взаимодействия организации  со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

И так для того, чтобы  определить стратегию поведения  организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией.

При этом и внутренняя среда и внешнее окружение  изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении.

 

Внутренняя  среда организации

 

Любая организация находится  и функционирует в среде. В  менеджменте под средой  организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на  функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.

В структуре среды  организации различают факторы внутренней и внешней среды.  Такое деление факторов в менеджменте общепризнанно.

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий  управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и  производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации  является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые,

транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их

местоположения и сферы  деятельности. Но внутренняя среда  может также быть и  источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не  обеспечивает необходимого функционирования организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие системы

 

Система - это некоторая целостность, состоящая из нескольких взаимосвязанных  частей или законов, каждый из которых  вносит свой вклад в результат  деятельности целого (системы).

Существует достаточно много определений  системы, но большинство исследователей сходится к тому, что отличительными характеристиками системы является структурность (наличие составляющих ее элементов и возможность разложения системы на составляющие) и процессность (или в некоторых, случаях цикличность, то есть возможность повторения процессов существования для сохранения системы). Как считают представители системного анализа, системные свойства присутствуют во всех явлениях.

В любой системы вход состоит  тоже из составляющих элементов, которые  классифицируются (делятся) в зависимости от их роли в обеспечении процессов системы, та часть над которой осуществляются операции (процессы) системы материалы) среда, воздействующая на операции (цена, договорные условия) обеспечивает перемещение компонентов всей системы (структура производства, люди и т. д.)

Входы в системе делятся по содержанию на: материальные, информационные, энергетические или их сочетание (двух или трех).

Процесс - внутреннее содержание системы, которое изменяет свое состояние  во времени, изменяя количество и  взаимосвязь отдельных элементов.

Вход может рассматриваться  как процесс, т.е. при этом система  должна быть построена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали каждую составляющую входа в строгом соответствии по времени и скоординирована для достижения желаемого результата. Выход должен обязательно соответствовать двум требованиям  а) обеспечивать стабильность б) надежность.

Стабильность системы характеризуется непрерывностью выхода, а надежность выхода - это согласованность всех компонентов в деятельности системы. Для системы обязательным является наличие элементов или частей и связей между ними. Сама система характеризуется структурой (количеством элементов и их взаимным расположением) и поведением (результатом деятельности). Решающее значение для определения структуры имеют характер связи между элементами.

Изменения и преобразования, происходящие в сложных системах, как правило, не удается представить в виде математических формул и соотношений, алгоритмов (в виде упрощенных схем и порядка действий).

Модель - материальная или  информационная (реальная или мысленная  копия анализируемого объекта, явления, процесса действительности (С.А.).

Для представления и описания системы используют следующие понятия состояние, поведение системы, равновесие, устойчивость.

 

1. Поведение системы.

Если система способна переходить из одного состояния в  другое, то говорят, что она обладает поведением. Поведение системы - это ее состоят (возможность преобразования, изменения) во времени. Этим понятие пользуются, когда неизвестны правила, закономерности перехода из одного состояния в другое.

Говорят, что система  обладает поведением, и для ее описания и понимания необходимо выявить алгоритм, характер поведения системы.

 

2. Равновесие.

Это понятие определяется как способность системы в  отсутствие внешних возмущающих  воздействий (и при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь  угодно долго.

 

3. Устойчивость.

Устойчивость - способность  системы возвращаться в состояние  равновесия после того, как она была из этого состояния выведена внешними возмущающими воздействиями. Эта способность обычно присуща системам при постоянном У (управляющем входе) только в некотором диапазоне, не превышающем определенного уровня. Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться сама, называется устойчивым состоянием равновесия.

Понятия «равновесие» и  «устойчивость» в организациях как  социальных системах гораздо более  сложные и взаимодополняющие  понятия, чем в технических системах.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

 

К свойствам систем относят

1. свойство связности.  Элементы набора могут действовать  только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается

2. свойство эмерджентности  потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов

3. свойство самосохранения. Система стремится сохранить  свою структуру неизменной при  наличии возмущающих воздействий  и использует для этого все свои возможности

4. свойство организационной  целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

В системе формируется  сложная зависимость от свойств  входящих в нее элементов и  подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам  и может не иметь свойств, первоначально  присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Менеджмент как управляющая подсистема. Взаимосвязь между организацией и внешней средой

 

Менеджмент как управляющая  подсистема системы управления является многогранным, поэтому его следует  рассматривать в различных аспектах и получать соответственно разные представления. Объединить всё многообразие представлений в единое целое возможно с помощью классификатора, имеющего следующие основания классификации взаимосвязь между системой управления и внешней средой

взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления

компоненты процессов менеджмента

этапы принятия решений  в менеджменте.

Внешняя среда является определяющей, поскольку она включает потребителей, конкурентов, партнёров, поставщиков, финансовые организации, источники рабочей силы и, конечно, различного рода государственные учреждения. Внешняя среда организации характеризуется сложностью, подвижностью, неопределённостью.

Сложность внешней среды  – это многочисленность условий  и факторов, без которых организация  не может функционировать, и обязана на них реагировать. К числу таких внешних факторов относятся: воздействие государственных актов, заинтересованные группы влияния, конкуренты и существенные технологические изменения. Организация, использующая большое количество видов исходных материалов, различных специалистов и контактирующая со многими другими организациями, а также ддомохозяйствами, действует в более сложной среде, чем организация, у которой эти параметры проще. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

Подвижность внешней  среды – это скорость, с которой  происходят изменения среды вокруг организации. Практика показывает, что  окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью. Кроме того, подвижность внешнего окружения может проявляться неодинаково быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения. Подвижность среды также оценивается степенью изменчивости факторов внешней среды.

Неопределённость внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает  управляющая подсистема о конкретном факторе, и функцией достоверности  информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надёжная информация. Чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

По степени неопределённости хозяйственные ситуации, в которых принимают решения, могут быть трёх видов определённости, риска и неопределённости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Взаимосвязь между объектом управления и субъектом управления

 

  В соответствии с методологией системного подхода, как было показано, система управления может быть рассмотрена в микроскопическом, макроскопическом, иерархическом, функциональном и процессуальном аспекте. Если макроскопическое представление раскрывает взаимосвязь организации с внешней средой и даёт возможность провести оценку эффективности системы управления в целом, то микроскопическое представление позволяет выявить особенности взаимосвязи между объектом и субъектом управления. Как видно из кибернетической модели системы управления (рис.1), объект управления представляет собой управляемую подсистему, а субъект управления – управляющую подсистему. Между последней и объектом управления существует прямая связь в виде управляющих команд на проведение каких-либо действий и обратная связь в виде информации о результатах этих действий. Сравнение фактических результатов действий в объекте управления с целевыми командами позволяет судить об эффективности действий по управлению.