Организация ,как функция управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   Финансовый менеджмент

 

                               Организация ,как функция управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                Содержание

 

Введение 3

1 Функции управления 4

1.1Понятие функций управления 4

1.2 Классификация функций управления 6

2 Организация как функция управления 10

2.1.Понятие организации как функции управления 10

2.2 Этапы и принципы организации как функции управления 16

3 Делегирование-главная составляющая функции организации 21

3.1 Понятие делегирование 21

3.2Принципы и этапы делегирования 25

Заключение 32

Список используемой литературы 33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      Введение

  Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. т.е. управление является  более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Изучение процесса управления с точки зрения его функций - это ключ к раскрытию содержания управленческой деятельности, позволяющий на ряду с прочим сформировать структуру и организацию системы управления. В самом общем виде категория "функция управления" выражает содержание (направленность) управленческого воздействия на объект управления, управляемую систему. Эта категория широко используется в теории и на практике. Функции управления определяют специфику деятельности, направленной на организацию мероприятий по управлению объектом. В любом случае функции управления всегда выражают содержание управленческого воздействия, т. е. сущность управленческих отношений.

Все функции в системе управления взаимосвязаны и образуют единый целостный процесс. Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функции планирования и контроля, а более низкого уровня – больше заняты подбором кадров, организации  их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все функции управления: планирование, организации, мотивации  и контроля.

Наиболее подробно в данной работе рассмотрена организация, как функция управления.

 

 

                     1 Функции управления

1.1Понятие функций управления

  Необходимость выделения функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих, связана с преимуществами специализации деятельности. Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда в организации.

   Функция управления — это специализированные виды управленческой деятельности, отличающейся однородностью содержания выполняемых работ, и их целевой направленностью.

   Среди  основных характеристик функций  управления можно выделить следующие:

1. Однородность  содержания работ, выполняемых  в рамках одной функции управления;

2. Целевая  направленность этих работ;

3. Обособленный  комплекс выполняемых задач.

     Выделение функций управления имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Во-вторых, выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности. Функции управления можно также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции управления отражает две стороны управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Классификация функций управления

Функция (дословно — действие) применительно к управлению характеризует  виды управленческой деятельности, возникающие  в процессе разделения и специализации  труда в сфере управления.

Очевидно, что в любом  виде управленческой деятельности (функции  управления) можно выделить задачи управления и входящие в них процессы и операции. Принятие решений является первичной функцией менеджмента и в то же время это составная часть любой функции управления.

Функции управления можно  условно разделить на общие и специальные. Количество и состав тех и других не определены. Тем не менее, анализ теоретических работ по управлению свидетельствует, что классификации функций управления не различаются существенно, так как каждый перечень функций можно вывести из другого перечня, разделив или объединив какие-либо функции, при этом фактическое содержание управленческого труда не изменится. Иногда все общие функции управления объединяют в следующие группы: планирование, организация, оперативное управление, мотивация, контроль и координация. Общность этих функций управления подчеркивается их повторяемостью или цикличностью в процессах управления, поэтому общие функции можно назвать и типовыми элементами управленческого цикла.

Перечень функций расширяется  по мере усложнения производства и управления. В современных системах управления каждая из функций управления выполняется, как правило, коллективно, поэтому естественно выделение функций, отражающих разделение труда: учет, анализ, прогнозирование, регулирование и др.

Разделение труда в  производстве обусловило появление  специальных функций управления в сфере снабжения, сбыта, подготовки производства. Вообще говоря, каждая производственная функция и все они вместе взятые требуют управления. Любая функция управления реализуется в комплексе управленческих задач, решение которых обеспечивает достижение целей производства и поддержание процессов в заданных состояниях. Специальные функции управления воздействуют на отдельные стороны производства и реализуются в функциональных и целевых подсистемах системы управления.

В каждой специальной функции можно  выделить общие функции управления, или типовые элементы управленческого  цикла. Состав общих функций управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления. Многие авторы выделяют пять функций: планирование, организацию (или организовывание), координацию, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть представлена круговой диаграммой, изображающей содержание любого процесса управления (рис. 1 ).

 

                 Планирование                           Организация

                                           Координация

                     Контроль                                 Мотивация

                           Рис 1. Взаимосвязь общих функций управления

    Общие функции – это такие функции, которые не связаны со спецификой объекта управления, и является общими для всех ступеней уровня развития.

   Можно выделить следующие особенности общих функций управления:

1. Всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные его функции могут приобретать доминирующий характер;

2. Общие функции управления не  зависят от его объекта, так  как: во-первых, они применимы  к любым социально-экономическим процессам или системам; во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности; в-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления (процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реакции управленческого решения), и к системе управления.

3. Между функциями управления  нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой  деятельности может обнаруживать  признаки двух или даже нескольких  функций управления, их тесное взаимопереплетение.

4. В структуре деятельности руководителей  различных уровней, функции управления  имеют различный удельный вес  (определяется экспертным путем).

    Существует четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль. Они имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация.

Планирование — это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.

Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и/или целей организации.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер

Из-за роста сложности  и масштабов производства необходима классификация производственных процессов и соответствующих задач управления. В теории принятия решений классификация задач совместно с классификацией методов их решения осматриваются как эффективные средства регламентации, упрощения и автоматизации легко формализуемых процедур принятия решений.

Функции управления выполняются  в рамках определенной структуры  системы управления. Поэтому целесообразно  рассмотреть эту категорию.

В терминологии по структурам систем управления нет единообразия. Если любое предприятие считать организационно-экономической  системой, состоящей из производства и системы управления, то применяют  термин «структура системы управления». При этом под системой управления понимается совокупность органов управления, реализующая методы, технику и  технологию управления и связи между  элементами системы.

Структура системы управления — форма системы управления способ организации элементов системы, которые определяется совокупностью  устойчивых связей между ними и обвешают целостность системы, сохранение ее основных свойств и различных внутренних и внешних изменениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация  как функция управления

2.1.Понятие организации как функции управления

 

Управленческая деятельность человека во многом зависит от организационных  начал, самый мудрый приказ будет  лишь фикцией, если не организовано его  исполнение, исполнителю не ясна его  цель и он не подкреплен мотивацией.

Функции организации направлены на создание необходимых условий для  достижения поставленных целей. Основными задачами  организации являются:

- формирование  структуры организации исходя  из размера предприятий, его целей, технологии ,персонала и других переменных.

-установление конкретных параметров ,режимов работы подразделений организации, отношений между ними.

  При изменении условий внешней среды зачастую приходится перестраивать организационную структуру, чтобы улучшить ее соответствие потребностям гибкого производства, упростить ее или, наоборот, ввести новые структурные элементы. Основной показатель высокой организации управления — ее быстрая реакция на изменения внешней среды, особенная чувствительность к достижениям научно-технического прогресса, к рыночной конъюнктуре.

Термин "организация" (от лат. organize — придаю стройный вид, устраиваю) имеет двоякий смысл. Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях. В то же время другое значение этого слова — некое объединение, коллектив, усилия которого направлены на достижение конкретных, общих для всех членов этого коллектива целей. Но любая организация должна располагать такими важными ресурсами, как капитал, информация, материалы, оборудование и технология. Не меньшую роль для успешной деятельности организации играет и наличие устойчивых связей между членами коллектива, общих для всех правил и культуры поведения. Успех функционирования организации зависит от сложных, переменных факторов внешней среды: экономических условий, применяемых техники и технологии, конкурирующих организаций, связи с потребителями, действующей системы маркетинга, правительственных и правовых актов и т.д.

Организация-процесс создания структуры предприятия ,которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей. Структуру организации можно изобразить в виде схемы, которая отображает подразделения, их группировку и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации.

Структура должна соответствовать  целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую.

Формирование структуры организации  осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы –  блоки. Блоки, в свою очередь, могут  объединяться в более крупные  единицы. Такой процесс называется департаментализацией.

Организация как функция  управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям ,установленных в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то с помощью функции организации создаются новые системы или реорганизуются  старые  в целях  придания им качеств, необходимых для достижения поставленных им целей.

Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллектива. Однако можно выделить две основные концепции управления: единовластие и  партисипативное (соучастное) управление.

Единовластие означает, что управление производится без  учета мнения коллектива. Отсюда возникает  жесткая вертикаль власти.

Соучастие (партисипативное управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.

В созданной структуре  организации следует задать режимы работы подразделений, а также регламентировать взаимоотношения между ними.

Для нормального функционирования созданной структуры необходимо обеспечить ее деятельность ресурсами.

Поскольку организация  – это, прежде всего, люди, то для  ее работы необходим персонал, а  также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том  числе информационные и временные  ресурсы. Заметим, что организационная  структура должна обеспечивать условия  для наиболее рационального использования каждого ресурса.

Особо следует выделить необходимость формирования внутренней культуры предприятия, которая представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие).

В общем случае задачу организации  управления на любом уровне можно определить как обеспечение перехода из имеющегося состояния в желаемое. Если в n -мерном пространстве обозначить какие-либо желаемые экономические или другие показатели и их значения векторами (а 1 а 2 , ... a n ), то задачей организации управления является определение способов, с помощью которых можно перевести с наименьшими затратами и в минимальные сроки имеющиеся в действительности показатели ( b 1 b 2 ... b n ) в планируемое состояние. Теоретическим фундаментом научных вопросов организации и управления производством являются методы кибернетики, теории систем, системотехники, праксеологии и бионики. Весьма плодотворным с теоретической и практической точек зрения явилось предложение известных американских специалистов в области менеджмента Т. Питерса и Р. Уотермана рассматривать организацию как единство семи основных переменных: структуры ( structure ), стратегии ( strategy ), системы и процедур управления ( systems ), совместных, т.е. разделяемых всеми, ценностных установок ( shared values ), совокупности приобретенных навыков, умения ( skills ), стиля управления ( style ) и состава работников, т.е. системы кадров ( staff ).

  

  Схема 7-С компании "Маккинси" рис.2

На рис. 2 приведена известная схема 7-С, или, как ее шутливо окрестили, "счастливый атом", позволяющая наглядно представить основные компоненты и проблемы организации.

В мировой экономике  и науке управления весьма велик  диапазон взглядов и образцов организации  деятельности коллективов и предприятий (вплоть до государства в целом). Разработаны и практически реализованы  множество методов организации  управления при различных подходах к вопросам собственности и разной степени демократизации общества. С исторической точки зрения совсем недавно, всего лишь около ста лет назад, владельцы собственности распоряжались ею единовластно и были вправе вводить любые формы управления, не считаясь при этом с мнением общества. Владелец мог продать свое предприятие или его часть, закрыть его, изменить его ориентацию на выпуск другой продукции, внедрить новую технологию, средства механизации и автоматизации, уволив при этом сотни рабочих. Судьба целых регионов и даже стран зависела от воли владельца (как было, например, с Аляской).

Сегодня владелец собственности, будь это один хозяин или группа лиц, при реализации принципиальных, стратегических планов обязан считаться  с интересами коллектива своего предприятия  и обеспечивать такую организацию  работ, которая отвечала бы правовым положениям, действующим в стране, решениям профсоюзов или других общественных организаций. Участие коллектива в организации управления принимает самые различные формы (концепция "народного капитализма", при которой каждый работник является акционером предприятия и все его члены имеют общие интересы; шведская идея "участия в собственности", когда часть прибыли компании переводится в фонды, подконтрольные профсоюзным организациям; японский метод перевода части акционерного капитала в пенсионный фонд, принадлежащий рабочим, и т.д.). Современная концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических управленческих решений, а коллегиальный стиль управления дает предприятию значительные преимущества.

Член коллектива имеет  право знать финансовое состояние, цели предприятия и контролировать методы реализации этих целей.

Не следует строить  иллюзии, что участие компетентных, активных и профессионально подготовленных членов коллектива оказывает решающее воздействие на принятие управленческих решений, все-таки это прерогатива  высшего руководящего звена. Но специалисты  оказывают существенное влияние на процессы стратегического управления, они вносят свои предложения, дебатируют все за и против различных альтернатив, оценивают проекты и варианты, выявляя таким образом наилучшие решения. Известный социолог Мишель Поль в книге "Участие работников в промышленности" предлагает модель организации производства, которая описывается системой уравнений, учитывающей следующие ключевые независимые переменные:

Р = f ( L, U ) ,

L = f ( E, T ) ,

U = f ( P, L, G, I ) ,

где Р — участие рабочих в организации производства и контроле, L — скрытая власть (неформальное лидерство, общественное мнение, так называемая "власть подчиненных" и другие факторы), U — оценки деятельности со стороны администрации и коллектива, Е, Т — технологические факторы; G — правительственные акты и действия, I — более общие идеологии. Анализ разработанной Полем системы уравнений показывает важную роль участия коллектива в организации производства, его сознательного, творческого отношения к задачам организации.

Современное общественное производство России ощутимо страдает из-за слаборазвитой системы самоуправления, из-за недостаточного вовлечения в  управление производством и обществом  широких демократических сил, хотя важность принципов демократии проповедуется  со всех трибун.

 

 

 

 

 

 

2.2 Этапы и принципы организации как функции управления

Для лучшего понимания  сущности функции организации ее следует разбить на два этапа:

1. Построение организационной структуры.  На этом этапе происходит деление  организации на блоки в соответствии  с ее целями и стратегиями,  определяются задачи и функции  выделенных подразделений.

2. Установление взаимоотношений  полномочий, т.е. делегирование полномочий.

Для более детального описания функции  организации в ней

следует выделить три этапа:

1. Построение организационной структуры:  выделение подразделений, определение  их состава, задач и функций.

2. Установление соподчиненности  и взаимосвязей. Этот этап —   предусмотрение взаимоотношений в организации (как горизонтальных, так и вертикальных).

3. Обеспечение этих взаимоотношений  — распорядительство, т.е. доведение  до подчиненных распорядительных  актов. Распорядительное воздействие  осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

На первом этапе в организации  следует выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с общими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определенные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются  службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции.   В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем. Они имеют ряд важных преимуществ: экономят время, повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность, мотивированность. Они обычно не формализуются в ходе проектирования организации и устанавливаются чаще всего на неформальной основе при использовании метода установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.

Функциональные связи  имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения.

Таким образом, на сегодняшний день выделяют следующие виды организационных  структур (ОС):

1. Линейная организационная структура
2. Функциональная ОС
3. Линейно-функциональная ОС
4. Штабная ОС
5. Сложная линейно-функциональная система менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев
6. Матричная ОС

После формирования организационной  структуры необходимо установить взаимосвязи между её элементами – то есть перейти ко второму этапу выполнения функции организации.

Установить взаимосвязи в организации – значит определить права, обязанности и ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подразделениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

К задачам инструктирования относят: знакомство с условиями  производства, обстановкой, консультации по выполнению отдельных видов работ, обеспечение информацией.

На этом этапе вырабатываются нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

Третий этап – этап распорядительства и контроля – является частным по отношению к функции контроля и регулирования и включает в себя предупреждение отклонений и восстановление установленных параметров процессов, происходящих в рамках заданной организационной структуры.

Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений и устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Определив содержание понятия «организация как функция управления», сформулировав основные задачи, которые стоят перед менеджером, и разделив деятельность на этапы, сформулируем принципы, которыми следует руководствоваться менеджеру при осуществлении этой деятельности. Эти принципы требуют от менеджера: непрерывно «видеть» цели предприятия; обеспечивать непротиворечивость целей каждого работника, подразделений и предприятия в целом; обеспечивать координацию порученных сотрудникам рабочих заданий; соблюдать разделение труда и нормы управляемости.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. Неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;

2.  Поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

3. Координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делить, сроки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

4. Единство цели — каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

5. Использование эффективных норм управляемости. Можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер), - это время и частота, т.е. сколько времени необходимо менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.