Организация как функция управления

Негосударственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

Московский психолого-социальный университет

 

 

Кафедра общегуманитарных и социально-экономических наук

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Теория управления»

на тему: «Организация как функция управления»

 

 

Выполнила:

Рощина Е. Г.

Студентка 3 курса

 гр. 10 СУЗ-3,5

 

 

Оценка:________________

                                                               Преподаватель

___________/к.соц.н. Мешкова И.В./

                                                                     (Подпись)                   

                                                                                 «______»_____________2012г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Черняховск  2012 г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1.      Организация как функция управления……………...5

1.1     Определение понятия «организация как функция управления»…5

1.2      Этапы и методы осуществления функции организации…………..9

2.       Делегирование полномочий……………………………17

1.       Определение понятия делегирования…………………………….17
2.       Концепции и этапы делегирования полномочий………………..18
3.       Типы полномочий…………………………………………………21

Заключение………………………………………………………………...24

Литература…………………………………………………………………28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Реализуя функцию организации (т. е. организовывая деятельность коллектива), менеджер должен решить ряд задач, которые и составляют сущность понятия организации как функции управления. В первую очередь, он должен сформировать структуру организации. Это осуществляется посредством разделения ее на блоки, которые в случае крупного предприятия носят название департаментов, а сам такой процесс разделения называется департаментализацией. Актуальность выбранной темы определятся теоретической и практической важностью для теории организации в целом.

 Большое  влияние на структуру организации  оказывает избранный способ управления. Так, единовластное управление ведет к строгой централизации; соучастное же управление, напротив, характерно для слабо централизованной - распределенной структуры. В созданных подразделениях менеджер задает режимы функционирования и определяет взаимоотношения, а затем обеспечивает деятельность подразделений ресурсами. Помимо этого, перед менеджером стоит задача формирования внутренней культуры, которая определяет атмосферу взаимоотношений внутри коллектива. Данные задачи выполняются на различных этапах осуществления функции "организовывания", основными из которых являются: формирование структуры и установление взаимосвязей, обеспечение функционирования сформированной структуры распорядительством и контролем.

Осуществляя такую деятельность, на протяжении всех этапов менеджер должен руководствоваться  рядом принципов, методов. Так, созданная  структура должна соответствовать  целям предприятия, а цели отдельных  подразделений не должны противоречить друг другу и общим целям организации. Так же важно обеспечить согласованность работы на всех уровнях, и помнить о том, что менеджер может эффективно управлять лишь ограниченным количеством людей. Поэтому необходимо внедрять разделение труда и обеспечивать соблюдение норм управляемости, то есть не превышать такого количества подчиненных, которым может эффективно управлять один менеджер.

Теоретическую базу исследования составили труды  следующих авторов:   Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко, В.Б. Акулов, М.Н. Рудаков, П. Друкер, В.И. Кнорринг, М. Милнер, К.Н. Нарибаев, С. Джумамбаев, Ю.В. Васильев, В.Н. Парахина, Л.И. Ушвицкий и др.

Цель  работы: изучить организацию управления как функцию управления.

Задачи исследования:

• определить понятие "организация как функция управления"
• обозначить этапы осуществления функции организации;
• рассмотреть принципы и методы осуществления функции организации;
• изучить делегирование полномочий в процессе реализации организационной функции;

Объектом  исследования выступают функции управления, предмет исследования - функция организации. Структура работы включает в себя: введение, основную часть из двух глав и пяти параграфов, заключения, списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          1 ОРГАНИЗАЦИЯ как функция управления

          1.1 Определение понятия «Организация  как функция управления»

Организация – это одна из основных функций менеджера, то есть та деятельность, которую он обязан выполнять. Ее сущность заключается в решении следующих задач:

• формирование структуры предприятия;
• определение способов управления;
• установление режимов работы подразделений и отношений между ними;
• обеспечение организации всем необходимым;
• создание внутренней культуры. [3, 57- 69с.]

Управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов деятельности. Управление может быть единовластным или соучастным. Особенностью последнего является то, что решающая роль в принятии стратегических решений принадлежит персоналу.[5,143-145с.]

Значение  функции организации заключается  в создании необходимых условий  для реализации поставленных целей. Функция организации – это  те задачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организации работы, то есть:

• формирование, или уточнение структуры организации;
• определение способов управления;

• установление параметров организации, режимов работы ее подразделений и отношений между ними;

• обеспечение организации необходимыми ресурсами;
• создание внутренней культуры.[14,132-138с.]

 

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ.

Можно выделить следующие функции:

1. Функция планирования (прогнозирования или программирования).

Позволяет оптимальным  образом согласовать индивидуальные усилия членов организации для достижения ее целей. Виды планирования:

-  краткосрочные  (до года), долгосрочные (1- 3г.), долгосрочные (3 года и свыше)

- планирование  качественных изменений и количественных показателей

- планирование  взаимодействия с внешней средой  и внутриорганизационное планирование

- общеорганизационное  планирование

- планирование  производственной деятельности;

     2.  Функция организации (функциональное разделение и координация деятельности подчиненных)

Необходимость в этой функции организации связано  с совместной деятельностью людей, так как  необходимо разделить  эту совместную деятельность между  людьми, для того, чтобы каждый вносил свой вклад в эту деятельность, а так же необходимо согласовать эти индивидуальные вклады.

3. Функция мотивации.

Мотивация- это  побуждение к действию при помощи внутренних и внешних факторов. Внутренние факторы называются мотивами, а внешние- стимулами.

4. Функция контроля.

Контроль- это  компонент деятельности всех подразделений и членов организации, обеспечивающий ее эффективность и согласованность с общими целями организации. Существует три вида контроля:

             - опережающий

             - текущий

             - заключительный

         Структуру организации можно изобразить в виде схемы, которая отображает подразделения, их группировку и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации. Структура должна соответствовать целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую. При формировании структуры учитываются размеры предприятия, имеющиеся в его распоряжении технологии (поскольку от этого зависит то, каким образом служащие связываются друг с другом, обмениваются информацией и сотрудничают в процессе своей деятельности) и персонал (очевидно, что крупные компании будут иметь иную структуру, нежели небольшие). Необходимо стремиться к тому, чтобы организационная структура позволяла обеспечить эффективное взаимодействие как между сотрудниками и подразделениями внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей.[13,112-118с.]

Формирование  структуры организации осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы – блоки. Блоки, в свою очередь, могут объединяться в более  крупные единицы. Такой процесс  называется департаментализацией.

Департаментализация – это процесс разделения организации на блоки. Различают функциональную, продуктовую, географическую департаментализацию, а также командную департаментализацию (формирование команд с перекрестными функциями) и департаментализацию по клиентам. [13,120-125с.]

Вообще, делить организацию на блоки можно различными способами. Во-первых, по выполняемым функциям, когда за каждым блоком четко определены его задачи и обязанности – такой процесс будет называться функциональной департаментализацией.

Во-вторых, можно  выстраивать блоки организации  вокруг видов выпускаемой продукции – продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в этом возникает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается.

В-третьих, с ростом организации неизбежно образование департаментов в других городах, областях, странах. Тут уместно формировать структуру организации по территориальному признаку – географическая департаментализация.

В-четвертых, формирование блоков организации может осуществляться, ориентируясь на определенные группы потребителей. Например, магазины, торгующие канцелярскими принадлежностями, можно объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения  – департаментализация по клиентам.

В-пятых, способ деления может состоять в формировании команд людей, специалистов в различных отраслях. Цели данных команд могут быть различными – от разработки нового вида продукции до формирования долгосрочной стратегии развития организации – командная департаментализация.[16,213-245с.]

Большое влияние  на структуру организации оказывает  избранный способ управления. Именно он определяет ее топологию. Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный.

- Единовластие означает, что управление производится без учета мнения коллектива. Отсюда возникает жесткая вертикаль власти.

- Соучастие (партисипативное управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.[17,201-210с.]

В созданной  структуре организации следует  задать режимы работы подразделений, а  также регламентировать взаимоотношения между ними.

Для нормального  функционирования созданной структуры  необходимо обеспечить ее деятельность ресурсами.

Поскольку организация – это, прежде всего, люди, то для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные и временные ресурсы. Заметим, что организационная структура должна обеспечивать условия для наиболее рационального использования каждого ресурса.[18,287-295с.]

Особо следует  выделить необходимость формирования внутренней культуры предприятия, которая представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие).

            Итак,  функция организации- это  функциональное разделение и  координация деятельности подчиненных). Необходимость в этой функции  организации связано с совместной  деятельностью людей, так как  необходимо разделить эту совместную деятельность между людьми, для того, чтобы каждый вносил свой вклад в эту деятельность, а так же необходимо согласовать эти индивидуальные вклады.

1.2 Этапы и методы осуществления функции организации

Поскольку выполнение функции организации включает в себя решение несколько различных задач, действия менеджера целесообразно разделить на следующие этапы:

1. Формирование или корректировка организационной структуры;
2. Установление взаимосвязей между подразделениями в организационной структуре;
3. Обеспечение взаимодействия между подразделениями и персоналом внутри подразделений и организации путем контроля и регулирования (распорядительства) их деятельности.[3,230- 235с.]

На первом этапе в организации следует выделить подразделения и определить их состав. Деление происходит в соответствии с общими целями и стратегией организации. Каждое подразделение должно иметь четко определенные задачи и функции. Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность звеньев управления и связей между ними.[14,123-125с] В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементами организационной структуры являются  службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции. В свою очередь, между подразделениями существуют определённые связи, среди которых выделяют горизонтальные, вертикальные, линейные и функциональные связи:

• Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих проблем.
• Вертикальные связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации.
• Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными.
• Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации (табл. 1). [3,274- 285с.]

Таблица 1.

Соотношение линейных и  функциональных связей

с отдельными аспектами деятельности строительных организаций

Аспекты деятельности организации	Линейные связи	Функциональные связи
Подразделения, ассоциируемые со связями	Снабжение Производство Сбыт Продажи	НИОКР Кадры Бухгалтерия Финансы
Задачи, решаемые посредством связей	Достижение организационных целей	Поддержка, помощь руководству в  достижении организационных целей
Формы осуществления связей	Приказ, указание, распоряжение, задание	Совет, рекомендация, информация для решения, альтернативное решение
Основа прав, реализуемых в связи	Иерархическая власть	Применение «ноу-хау»
Этапы решения, реализуемые в связи	Принятие и выполнение решения	Разработка и подготовка решения, оценка решения

 

Таким образом, на сегодняшний  день выделяют следующие виды организационных структур (ОС):

1. Линейная организационная  структура.

Является наиболее приемлемой для простых форм производства. Отличительными чертами этой структуры является прямое воздействие на производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях иерархии.

 

 

2. Функциональная организационная структура.

Используется так же, как и линейная ОС, в композиции крупных систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.

3. Линейно-функциональная организационная структура.

Линейно-функциональная ОС характеризуется разделением деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессах управления. В современных условиях линейно-функциональная ОС наиболее часто применяется в организациях.

4. Штабная организационная структура.

Штабная ОС – ее особенностью является выделение всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

5. Сложная линейно-функциональная система менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев.

В этой системе вводятся звенья линейно-функционального  типа (заместители руководителя по комплексу функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

6. Матричная организационная структура.

Ее особенность заключается  в дифференциации связей линейной и  функциональной подчиненности, что  делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.[3, 67- 90с.]

На втором этапе необходимо установить взаимосвязи в организации – это значит определить права, обязанности и ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подразделениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.[7, 256- 260с.]

К задачам инструктирования относят: знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению отдельных видов работ, обеспечение информацией. На этом этапе вырабатываются нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.[ 2,120-123c.]

Третий этап – этап распорядительства и контроля – является частным по отношению к функции контроля и регулирования и включает в себя предупреждение отклонений и восстановление установленных параметров процессов, происходящих в рамках заданной организационной структуры.

Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений и устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.[1, 345- 351с.]

             Давая общую характеристику методов управления организацией, следует вспомнить отмеченное А. Богдановым: "Человеческая деятельность от простейших до наиболее сложных ее форм, сводится к организационным процессам". Он выявил действительное единство организационных методов, единство их повсюду - в психических и физических компонентах, в живой и неживой природе, в работе стихийных сил и созидательной деятельности людей.[12,567- 573с.]

Методами управления организациями являются:

1. Методы организационно-стабилизирующего воздействия

2. Методы организационно-технологического воздействия

3. Методы организационно-распорядительного воздействия

И психологические методы управления:

1. Социально-психологические методы управления

2. Психологические методы управления

Рассмотрим их подробнее:

1. Методы организационно-стабилизирующего воздействия.

Данные методы используются для создания организационной основы совместной деятельности людей в организации. Это - распределение функций, обязанностей, полномочий и ответственности, установление порядка служебных взаимоотношений.

К этим методам можно  отнести: регламентирование (четкое закрепление  функций и работ); нормирование (установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности); инструктирование (уточнение задач и ознакомление с обстоятельствами и особенностями деятельности).

2. Методы организационно-технологического воздействия

Данные методы применяются для установления рациональной технологии взаимодействия отделов, служб, функциональных подразделений, переработки ими управленческой информации.

Содержание и последовательность выполнения всех управленческих работ  в органах управления увязывается, организуется в настоящее время на основе планов, программ, алгоритмов. Последние, являясь координирующей подсистемой целесообразной деятельности персонала управления, придают приемам и способам выполнения ими своих функций организующее начало и соответствующее название.

3. Методы организационно-распорядительного воздействия.

Методы предназначены  для дополнительного управленческого  воздействия на исполнителей, установленного методами организационно-стабилизирующего и организационно-технологического воздействия. Применяются при решении задач ситуационного управления. Они позволяют компенсировать неучтенные дестабилизирующие моменты в деятельности организации, корректировать управленческую деятельность в соответствии с новыми задачами и в условиях изменения обстановки. [11,119-139с.]

Существует еще одна группа методов управления:

1. Социально-психологические методы управления:

Данные методы используются менеджерами для управления социально-психологическими процессами, происходящими в организациях.

Управляющее воздействие социологических методов  основано на учете особенностей взаимодействия людей, форм общения, действующих культурных норм и ценностей. Социально-психологические  методы учитывают психические особенности  людей, проявляющиеся в коллективах, социальных группах. Психологические методы базируются на закономерностях функционирования человеческой психики.

2. Психологические методы управления:

Организм  человека обладает исключительно важной способностью к автоматической регуляции  в ответ на психические и физические воздействия. Деятельность внутренних органов управляется автономно, самостоятельно, без сознательного вмешательства. Однако известно, что можно преднамеренно управлять человеком, оказывая психофизиологическое влияние (внушение, самовнушение, вызывая определенные мысленные образы).[11, 214- 219с.]

           Итак, чтобы осуществить функцию организации, необходимо выполнить три этапа: на первом этапе в организации следует выделить подразделения и определить их состав; на втором этапе необходимо установить взаимосвязи в организации – это значит определить права, обязанности и ответственность, как подразделений, так и каждого исполнителя; третий этап – этап распорядительства и контроля. Так же, для того, чтобы осуществить функцию организации, необходимо придерживаться следующих методов:

1. Методы организационно-стабилизирующего воздействия

2. Методы организационно-технологического воздействия

3. Методы организационно-распорядительного воздействия

И психологические методы управления:

1. Социально-психологические методы управления

2. Психологические методы управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

 

 

 

 

 

 

 

          2. Делегирование полномочий

          2.1. Определение понятия делегирования

          Делегирование полномочий означает передачу ответственности за выполнение части работы, за которую в целом, тем не менее, продолжает нести ответственность руководитель. Таким образом, понятие делегирование полномочий включает в себя такие понятия как полномочия и ответственность, без которых оно немыслимо.[15, 314-320с.]