Организация службы документационного обеспечения управления

Введение

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится функционирование предприятия. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.¹ Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

 В процессе деятельности  в любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав  определяется компетенцией и  функциями организации, порядком  решения вопросов, объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов.

Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы,  имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.

 Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

Система документационного  обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются  сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией.  Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры  и функций службы делопроизводства выявляет эффективность работы службы ДОУ и улучшает процесс управления организацией.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции  службы делопроизводства на примере  организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».

Основные задачи:

1. Раскрыть типовые цели и функции службы делопроизводства
2. Проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере определенной организации ОАО «Камско-Устьинский гипсовый рудник» ОСП «ОТК «Авангард ХХI».
3. Сформировать выводы,  внести предложения, направленные на дальнейшее совершенствование развития службы делопроизводства на предприятии.

Для написания курсовой работы были использованы источники и   литература:

1. Государственная система документационного обеспечения управления.³  
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.   Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ 51141-98  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. Должностная инструкция секретаря⁴
5. Устав⁵
6. Приказ⁶
7. «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI»⁷
8. Л. А. Румынина, «Документационное обеспечение»⁸
9. И. Н. Кузнецов, «Документационное обеспечение управления и делопроизводство»⁹

10) Л.А. Ленкевич,  «Делопроизводство»¹⁰

      11) В.Ф. Янковая, журнал «Современные  технологии делопроизводства и          документооборота»¹¹

Глава 1. Организация  службы документационного обеспечения  управления.

1. Служба ДОУ

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации. На не больших предприятиях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости  от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел. 
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

• секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
• инспекция при руководителе.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: 

• подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, 
• секретариат,
• экспедиция,
• бюро печати и размножения документов,
• архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа. 
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависит прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.¹² 

2. Задачи и функции службы ДОУ. Аспекты  организации службы  делопроизводства  (юридический,  организационный,  технический).

 Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 

К основным задачам службы  ДОУ можно отнести следующие,  а именно:

-совершенствование форм и методов  работы с документами;

-обеспечение единого порядка документирования, организации работы    с документами; 

-построения информационно-поисковых систем,

-контроля исполнения и подготовки документов к передаче  в архив в соответствии с  действующими нормативами;

-сокращение документооборота, количества форм документов;

-унификация форм документов;

-разработка  и внедрение  нормативных  и методических  документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации,  ее структурных     подразделениях;

-внедрение новейших информационных  технологий.¹³   

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

-осуществление  первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

-регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов;

-ведение информационно-справочной работы по документам организации; 

-машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

-копирование, тиражирование и  оперативное размножение документов;

-разработка и проектирование  бланков документов;

-подготовка документов к отправке.              

 Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

-подготовка к докладу руководству  поступающих документов;

-организация своевременного рассмотрения  документов руководством; 

-регулирование хода исполнения  документов, прохождения и исполнения  документов в установленный срок;

-организация хранения документов  в структурных подразделениях;

-организация работы архива в  соответствии с правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями  Росархива;

-повышение квалификации работников  делопроизводственной службы и  архива;

-организация рабочих мест работников  делопроизводственной службы, в  том числе автоматизированных  рабочих мест (АРМ), условий труда  сотрудников делопроизводственной  службы;

-организация делопроизводства по  обращениям граждан;

-разработка мероприятий   по совершенствованию  форм  и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями  организации)       

К контрольным функциям относят:

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

-контроль за сроками исполнения документов;

-осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

-организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

-обобщение сведений о ходе  и результатах исполнения документов, систематическое информирование  руководства по этим вопросам;

-обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.     

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

-разработку номенклатуры дел  организации,  инструкции  по  делопроизводству, табеля форм документов и других  локальных  нормативных  документов, закрепляющих систему делопроизводства  организации; 

-проведение экспертизы научной  и практической ценности документов;

-проведение совещаний и консультирование  по вопросам, относящимся  к компетенции  делопроизводственной службы.¹⁴

Службы  ДОУ должны быть укомплектованы специалистами  с соответствующим высшим или средним  образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов". 

Эффективность  труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит  от технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная  политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими  компьютерными системами обработки  информации и средствами связи.                     

Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

-выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

-разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

-определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

-выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

-рациональная организация рабочих мест и условий труда;

-повышение квалификации сотрудников службы. 

1.3 Организационные  формы документационного обеспечения  делопроизводства.

Практика выработала три  формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных  операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации  делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы  является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания.Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы  работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.¹⁵

1.4 Нормативная  регламентация деятельности службы  ДОУ

В числе организационных  задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и  задача нормативной регламентации  работы самой службы.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные  инструкции. Они должны разрабатываться  на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Значительную роль в регламентации  деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других   структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция.  

Должностная инструкция - действенное  средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать  деятельность каждого работника  службы, объективно применять меры воздействия.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется¹⁶

Глава 2.Организация  службы документационного обеспечения  управления на примере компании «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI».

2.1 Характеристика Компания «Оконные Технологии и Конструкции «АВАНГАРД XXI».

Компания «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард ХХI» - один из крупнейших производителей пластиковых окон и товаров из ПВХ в России, так же  производит  изделия из поливинилхлоридных (ПВХ) профилей и профильно - пагонажных  изделий из композиции на основе ПВХ.

В производстве осуществляется полный технологический цикл от приготовления  жестких и мягких смесей,  экструдирования оконных профилей до окончательной сборки готовых изделий на оборудовании ведущих западных фирм и контролируется собственной лабораторией ОТК согласно ГОСТу. 

Оконные Технологии и Конструкции  «Авангард ХХI» являются одним из филиалов «КАМСКО – УСТЬИНСКОГО  ГИПСОВОГО РУДНИКА» ¹⁷

Учредительным документом Общества является его Устав. ¹⁸

Организационная структура  организации  ( ПРИЛОЖЕНИЕ №1)

2.2 Анализ структуры  и функций секретаря в организации «Оконные Технологии и Конструкции «Авангард XXI».

Из-за малочисленности организации задачи и функции документационного обеспечения деятельности предприятия решаются в основном секретарем. Секретарь рассматриваемого предприятия имеет высшее образование, но не по данной специальности. Окончила курсы секретаря-референта и работает на предприятии второй год. Уверенный пользователь ПК, владеет офисными программами.

Структура и функции секретаря  изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Регламентация  деятельности секретаря представлена должностной инструкцией.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые  им действия в процессе их подготовки и принятия.

Должностная инструкция секретаря  состоит из следующих  разделов:

. Общие требования;

. Обязанности

. Права

. Ответственность 

В разделе «Общие требования»  указаны общие требования к должности:

Секретарь входит в состав управления и подчиняется непосредственно  руководителю предприятия.

Секретарь относится к  категории служащих предприятия, принимается  и увольняется приказом генерального директора

На должность секретаря - назначается лицо с высшим профессиональным образованием, без предъявления требований к стажу работы или с средне- профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 2-х лет.

Секретарь должен знать: 

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие  материалы, и нормативные документы,  касающиеся деятельности предприятия  и ведения делопроизводства;

-структуру и руководящий  состав предприятия и его подразделений;  организацию делопроизводства;

-методы оформления и  обработки документов; архивное  дело; правила пользования приемо- переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной  системы организационно- распорядительной документации;

-правила печатания деловых  писем с использованием типовых  форм; основы этики и эстетики;

-правила делового общения;  основы организации труда и  управления;

-основы административного   права и законодательства о  труде;

-правила внутреннего  трудового распорядка.

В своей деятельности секретарь  руководствуется:

-законодательными актами  РФ, РТ;

-уставом предприятия;

-положением о функциональных  службах предприятия;

-приказами, указаниями  руководства предприятия;

-нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;

-настоящей должностной  инструкцией.

Во втором разделе  «Обязанности»  приводится полный перечень обязанностей специалиста.

Секретарь обязан:

2.1  Осуществлять   работу по организационно- техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2 Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с     принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы,  либо подготовки ответов.