Организация служб делопроизводства на предприятии

    КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

    ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА» 
 

    ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………............. 4

ГЛАВА 1. Организационное построение служб делопроизводства

1. Формы организации делопроизводства………………………………6
2. Типовые организационные структуры служб делопроизводства….. 9

ГЛАВА 2. Задачи и функции служб делопроизводства

     2.1.Задачи и функции служб делопроизводства ………………………... 12

1. Функции структурных  подразделений служб делопроизводства… 14

ГЛАВА 3. Должностной  и численный состав службы делопроизводства…20

ГЛАВА 4. Нормативная  регламентация службы делопроизводства… ……23

ГЛАВА 5. Условия  труда работников службы делопроизводства…………38

ГЛАВА 6. Организация  службы документального обеспечения управления

ГЛАВА 7. Служба кадрового делопроизводства…………………………….50

Заключение……………………………………………………………………..57

Список использованной литературы………………………………………….60

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………... 61 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ

    Организация работы с документами – это  задача делопроизводства. По определению  делопроизводство – это отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

    Из  определения следует, что в делопроизводстве выделяется два аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача служб делопроизводства, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

    Делопроизводство  присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

    В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение —  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их

    квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

    Под техническим аспектом понимается политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

    Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

    Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства,

    регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

    ГЛАВА 1.  Организационное  построение службы делопроизводства

           1.1. Формы организации делопроизводства

    Существует  три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

    Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

    Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

    Однако  полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

    Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

    Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

    Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии),

    а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

    Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

    В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы  — один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

    В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации, от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

    Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

           1.2. Типовые организационные структуры служб делопроизводства

    Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

    Структура служб делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

    Названия  служб делопроизводства типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

    Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

    • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

    • инспекция при министре, выполняющая  функции контроля за

    исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

    • канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации  документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

    •   отдел писем (жалоб);

    • отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

    •    центральный архив

    Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах  и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

    Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное

    бюро, архив.

    Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем,

    приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

     Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

    Таким образом, типовые организационные  структуры регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации.    
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 2. Задачи и функции служб делопроизводства, структурных подразделений делопроизводства.

           2.1. Задачи  и функции служб делопроизводства

    Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

    • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

    • обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

    • сокращение документооборота;

    • разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства*.

    Функции современной службы делопроизводства определяются из целей и задач  ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций следующий:

    1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

    2. Разработка и проектирование  бланков документов.

    3. Осуществление экспедиционной обработки  поступающих и отправляемых документов.

    4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

    5. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов.

    6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

    7. Регулирование хода исполнения  документов, контроль прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок.

    8. Организация машинописного (компьютерного)  изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

    9. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования  документной информации.

    10. Организация и ведение делопроизводства  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

    11. Организация контроля за работой  с документами в структурный подразделениях.

    12. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

    13. Контроль за правильностью оформления  и формирования дел в

    структурных подразделениях организации.

    14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии  с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

    15. Повышение квалификации работников  службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

    16. Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

    Эти функции должны выполняться любой  службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами. 

               2.2. Функции структурных подразделений  служб делопроизводства

    1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

    • предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

    • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

    • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

    • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

    2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

    • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

    • анализ справок и докладов структурных  подразделений, подготовка заключений по ним;

    • организация и проведение заседаний  органа управления, документирование их деятельности;

    • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

    3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), методический сектор и др. Его функции:

    • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

    • разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

    • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

    • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

    • организация и проведение мероприятий  по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

    4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

    • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

    • доставку документов в структурные  подразделения;

    • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

    • количественный учет поступающих и  отправляемых документов.

    5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

    • регистрацию входящих, исходящих  и внутренних документов;

    • формирование и ведение справочно-информационного  массива;

    • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

    6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

    • контроль за сроками исполнения документов;

    • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

    • анализ исполнительской дисциплины;

    • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

    7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

    • прием и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан;

    • подготовку обращений к рассмотрению руководством;

    • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

    • извещение заявителей о результатах  рассмотрения их обращений;

    • формирование и хранение дел с  документами по обращениям;

    • анализ и обобщение результатов  рассмотрения документов в организации  и причин обращения;

    • организацию приема граждан по личным вопросам руководством

    организации.

    8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

    • перепечатку документов с черновиков;

    • считку и правку текстов документов;

    • учет выполняемой работы.

    9. Копировально-множительное бюро выполняет:

    • копирование текстов;

    • тиражирование текстов документов;

    • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

    10. Архив осуществляет:

    • прием от структурных подразделений  обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

    • учет, систематизацию, хранение и организацию  использования документов;

    • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

    • подготовку дел к передаче на государственное  хранение.

    Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

    В настоящее время происходит трансформация  службы

делопроизводства  в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным  функциям добавляются новые— внедрение  автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации), создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов. В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств).