Организация учета денежных средств. Документальное оформление

СОДЕРЖАНИЕ

Введение              4

1 Экономическая сущьность денежных средств и их нориативно-правовое регулирование              6

2. Организация учета денежных средств. Документальное оформление

2.1 Сущность расчетного счета

2.2 Корреспонденция счетов по операциям учета денежных средств на расчетном счете

2.3 Синтетический и аналитический учет по расчетному счету

2.4 Виды расчетов и основная документация              20

2.4.1 Прием и выдача наличных денег с расчетного счета…………………...20

2.4.2 Безналичные расчеты              24

2.5 Порядок открытия и закрытия расчетного счета

2.6 Сущность кассовых операций………………………………………………36

2.7 Синтетический учет кассовых операций…………………………………..39

3.Практическая часть……………………………………………………………45

Заключение              80

Список использованной литературы              81

Приложение 1 Ведомость расчета отклонений в стоимости материалов за ДЕКАБРЬ 2005 г…...…………………………………………………………….83

Приложение 2 Ведомость распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов по видам продукции………………………………………………………………………...84

Приложение 3. Образец объявления на взнос наличными              85

Приложение 4. Образец денежного чека              87

Приложение 5. Образец платежного поручения              89

Приложение 6.Образец платежного требования              90

Приложение 7. Образец заполнения чековой карточки              91

Приложение 8. Образец договора расчетного счета              93

Приложение 9. Образец заявления на открытие расчетного счета              100

Приложение 10.Образец  карточки  с образцами подписей и   оттиском печати              101

Приложение 11. Образец сообщения об открытии (закрытии) счета (лицевого счета)              103

Приложение 12 Образец заявления на закрытие расчетного счета              105

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли. Этим объясняется актуальность выбранной темы.

Целью данной курсовой работы является изучение организации бухгалтерского учета движения денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством Российской Федерации.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить нормативно-правовое регулирование банковской деятельности и ведения кассовых операций;

- рассмотреть документальное оформление и движение денежных средств в кассе;

- рассмотреть документальное оформление и операции по расчетному счету;

- выполнить практическое задание – на основании имеющихся данных выполнить следующие операции:

1) указать бухгалтерские проводки в журнале регистрации хозяйственных операций;

2) составить расчет отклонений стоимости материалов, расчет распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов по видам продукции, оборотную ведомость по синтетическим счетам;

3) определить фактическую себестоимость выпущенной и реализованной готовой продукции за декабрь месяц;

4) заполнить журналы-ордера, Главную книгу, бухгалтерскую отчетность на 31 декабря 200… года (форму № 1 «Баланс», форму № 2 «Отчет о прибылях и убытках»);

По своей структуре курсовая работа состоит из введения теоретической и практической частей, заключения, списка использованной литературы и приложений. Впервой части рассматриваются теоретические вопросы учета движения денежных средств и его нормативно-правовое регулирование в Российской Федерации. Во второй части приводится журнал регистрации хозяйственных операций с заполненными приложениями, журналами-ордерами, Главной книгой,  оборотной ведомостью по синтетическим счетам, форма № 1 «Баланс», форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

1. Экономическая сущность денежных средств и их нормативно-правовое регулирование

К денежным средствам относятся:

- наличные деньги в кассе организаций;

- денежные средства на банковских счетах;

- денежные средства, воплощенные в денежных документах: лотерейных билетах, марках госпошлины, проездных билетах, путевках в санатории и дома отдыха, почтовых марках, оплаченных авиабилетах;

- переводы в пути.

Товарно-денежные отношения охватывают все стадии воспроизводства – производства продукта, распределение, обращение и потребление.  Денежные средства в той или иной степени используются в круговороте средств:

Д – Т …П…Т  - Д  .

На первой стадии (Д - Т) денежные средства необходимы для приобретения производственных ресурсов. На второй стадии ( …П…) в сфере производства в денежной форме осуществляется различные платежи. На третьей стадии (Т  - Д  ) реализуется производственная продукция, и предприятие получает выручку в денежной форме. На этой же стадии возникают денежные отношения с работниками, с другими предприятиями и организациями, с государством.

По экономической сущности денежные средства      относятся к высоколиквидным оборотным средствам, так как они в любой момент могут быть использованы для оплаты задолженности. Отношение суммы денежных средств к текущим обязательствам является коэффициентом абсолютной ликвидности и считается характеристикой платежеспособности предприятия. Он показывает, какая часть краткосрочных обязательств может быть погашена немедленно. Следовательно, по экономической сущности денежные средства является абсолютно ликвидным активом.

В условиях рыночных отношений руководству предприятий нужно исходить из принципа, что умелое использование денежных средств само по себе может приносить дополнительный доход. Поэтому необходимо искать возможности рационального вложения свободных денежных средств в акции, облигации сторонних организаций, в депозиты банков и другие финансовые инвестиции.

Следовательно, бухгалтерский учет денежных средств и связанных с ними расчетных операций требует повышенного внимания.

В бухгалтерской отчетности сведения о наличии денежных средств отражаются в форме № 1 «Баланс», разделе 2 «Оборотные активы» и форме № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические комментарии).

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие движение денежных средств целесообразно представить в виде следующей системы:

1-й уровень: законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведения бухгалтерского учета в организации. К ним относятся:

- Гражданский кодекс РФ;

- Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года. Этот закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных резервов.

- Указ Президента РФ от 19 ноября 1998 года №416-У «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения».

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности. Учетный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Положения признаны конкретизировать закон  о бухгалтерском учете и отчетности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ.

К ним относятся:

- Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н. Регулирует общие вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота;

- «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4∕ 99 г. Утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н.

3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции признаны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

К ним относятся:

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведения бухгалтерского учета кассовых операций;

- Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

- Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» - применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению отчета о движении денежных средств;

- «Порядок ведения кассовых операций в Российской федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме;

- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998 года № 14-П, которое применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;

- Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002 года № 199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;

- Приложение № 13 к Инструкции  Центробанка РФ от 16 ноября 1995 года № 31 «По эмисионно-кассовой работе в учреждениях банка России»;

- Указание Центробанка РФ от 14 ноября 2001 года № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, указание Центробанка РФ в изменении данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и МНС РФ о порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличными денежными средствами;

- «О введении новых форматов расчетных документов» Указание от 22 февраля 1999 года № 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 года № 51-У;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года  № 49.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы   самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

- документ по учетной политике предприятия;

- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

- графики документооборота;

- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:

1. КО – 1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

2. КО – 2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

3. КО – 3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»  -  применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

4. КО  - 4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач  наличных денег организации в кассе;

5. КО  -  5  «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»  -   применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассиром или доверительному лицу.

Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34 и содержат следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код фирмы;

- дата составления  документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

2. Организация учета денежных средств. Документальное оформление

2.1Сущность расчетного счета

В процессе деятельности у предприятия могут скапливаться огромные массы наличных денег. Необходимо организовать не просто их хранение, а постоянно доставку их поставщикам, находящимся порой на далеком расстоянии, в оплату за заказанное сырье и другие товарно-материальные ценности. Зачастую это невозможно исполнить физически.

Посредником при осуществлении этих операций стал банк. И большая часть расчетов между предприятиями стала осуществляться безналичным путем - перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. В настоящее время все предприятия, организации, объединения и учреждения независимо от формы собственности все свободные денежные средства должны хранить в учреждениях банка.

Для выполнения этих операций в соответствии с законодательством РФ о предприятиях и предпринимательской деятельности каждое предприятие вправе открывать в любом банке по своему усмотрению расчетный и другие счета для хранения денежных средств и осуществления через эти счета всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, т.е. остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год.

Расчетным счетом является счет юридического лица - резидента по законодательству РФ, являющегося коммерческой организацией по основной деятельности, а также счет частного предпринимателя.

Текущий счет - это счет юридического лица - резидента РФ, относящегося к некоммерческим организациям, для осуществления расчетных операций в соответствии с деятельностью, предусмотренной его учредительными документами. Структурным подразделениям коммерческих предприятий можно открывать только расчетный субсчет при предоставлении ходатайства юридического лица, а структурным подразделениям некоммерческих организаций - текущий субсчет.

Организации могут иметь неограниченное количество рублевых расчетных (текущих) счетов, рассчитываться с бюджетом и производить другие расчеты с любого расчетного счета.

При этом нужно иметь в виду, что с целью контроля за первоочередностью платежей в бюджет налогоплательщики обязаны предоставлять ежеквартально сведения обо всех расчетных (текущих) счетах, а также ссудных, депозитных и других счетах в банках и других кредитных учреждениях.

Банк открывает расчетные (текущие) счета налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего постановку на учет в налоговом органе и в органах фондов социального страхования и обеспечения (либо при предъявлении документа, удостоверяющего об уведомлении налогового органа о намерении налогоплательщика открыть в банке соответствующий счет).

В случае выявления фактов открытия банками расчетных (текущих, валютных, ссудных, депозитных и др.) счетов без уведомления налогового органа на руководителей организаций, а также на физических лиц-предпринимателей налагается административный штраф в размере стократной минимальной месячной оплаты труда, установленной законодательством РФ.

Каждому расчетному счету банк присваивает номер, который должен быть указан на всех документах при списании или поступлении денег на счет. В настоящее время номер счета клиента двадцатизначный и знаки в номере лицевого счета располагаются с первого разряда, слева:

                  первый знак (одна цифра) означает номер раздела плана счетов;

                  следующие два знака (две цифры) означают номер счета первого порядка;

                  четвертый и пятый знаки (две цифры) означают номер счета второго порядка;

                  следующие три знака (три цифры) означают код валюты или драгоценного металла;

                  девятый знак (одна цифра) является защитным ключом;

                  следующие четыре знака (четыре цифры) означают номер филиала (отделения, структурного подразделения);

                  последние семь знаков (семь цифр) означают порядковый номер лицевого счета клиента (организации, предприятия, фирмы и т. д.).

Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:

                  надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;

                  контролируется использование по целевому назначению;

                  облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.

Определенную выгоду имеют организации: банк зачисляет на их расчетные счета вкладной процент в определенном размере от среднегодового остатка денежных средств на счете.

2.2 Корреспонденция счетов по операциям учета денежных средств на расчетном счете

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетные счета».

Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям».

Остаток на счете 51 отражает величину средств предприятия на расчетном счете на начало месяца.

В таблице 1 предоставлена  корреспонденция счетов по расчетному счету.

Таблице 1 - Корреспонденция счетов по операциям по расчетному счету

2.3Синтетический и аналитический учет по расчетному счету

В бухгалтерии предприятия расчетному счету присваивается код 51. По усмотрению бухгалтера в современном учете, особенно при использовании компьютера, рационально иметь 2 субсчета:

                  51-1 «Поступило» (и несколько аналитических счетов к нему по видам поступлений);

                  51-2 «Израсходовано» (и несколько десятков аналитических счетов к нему по расходу).

Счет 51 «Расчетные счета» является активным, и его сальдо показывает, сколько свободных средств предприятия находится на хранении в банках на определенное число. По мере совершения операций на расчетном счете (зачисления или списания средств) банк выдает предприятию выписку из его лицевого счета, в которой показан остаток средств на счете на дату предыдущей выписки, суммы, зачисленные на счет, суммы, списанные со счета, и остаток на дату выписки.

Выписка из расчетного счета - это второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Все данные в выписке даны в цифровом выражении, часть из них является служебной (банковской) информацией. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга предприятию (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки банка, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать суммы в учетные регистры наоборот.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету за определенное число и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Получив выписку, бухгалтеру следует проверить, все ли приложены к ней оправдательные документы на каждую записанную сумму. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено». На полях проверенной выписки слева против каждой суммы следует проставить порядковый номер приложенного документа, а справа - корреспондирующий счет. Порядковые номера (с начала года) и корреспондирующий счет одновременно проставляются в правой стороне на самих документах. Выписка банка является первым уровнем учета (первым накопительным документом), первая группировка однородных проводок за одну дату.

Если в обслуживающем банке применяется правило, что в выписку заносятся сводные суммы, представляющие собой сразу несколько поручений, следует к каждой выписке (при обработке вручную) прикладывать «Листок-расшифровку», в которую заносится каждый первичный документ, с детализированной корреспонденцией счетов по аналитическим счетам, а не сводная запись, что упрощает сторонним пользователям выборку необходимой информации.

Разработку выписок банка в больших предприятиях следует поручать наиболее подготовленным бухгалтерам, знающим хорошо специфику своего предприятия, систему финансовых расчетов и план счетов. Это логическая квалифицированная работа и она выполняется только вручную. Обработка банковских документов может выполняться любым рядовым бухгалтером либо вручную, либо на компьютере.

Если оператор банка ошибся в расчетах и списал, либо зачислил большую или меньшую сумму, чем требовалось, следует срочно сообщить об этом в банк. У себя на предприятии бухгалтер должен сделать запись в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» до полного исправления ошибки. Способ дальнейшей обработки банковских документов прямо зависит от количества операций в день и от частоты выписок в течение месяца. Если операций в день выполняется не более двух-трех и количество выписок ограничено за месяц, все операции можно записывать непосредственно в учетный регистр по счету 51. Если операций в день выполняется больше трех и выписки поступают почти за каждый день, то по счету 51 открывают сальдо - оборотную ведомость (третий уровень учета).

Каждая выписка банка, либо итог из «Листка - расшифровки», заносится в сальдо - оборотную ведомость только строго по одной строке. При этом все однородные проводки (идущие на один корреспондирующий счет) записываются одной суммой. Происходит группировка проводок по корреспондирующим счетам только за одну дату.

Не позже 3-го числа месяца, следующего за отчетным, подводятся месячные итоги. Ежемесячные данные из сальдо - оборотной ведомости переносятся в регистр счета 51. Одновременно суммы заносятся в регистры корреспондирующих счетов по правилу «двойной записи», или в сальдо - оборотные ведомости по этим счетам. А при наличии карточек аналитического учета записи выполняются и в них. При этом в регистре счета 51 записывается порядковый номер очередной записи и номер строки этой же записи в регистре корреспондирующего счета. Этот способ помогает организовать быстрый поиск (при необходимости) первичного документа по проводке и помогает контролировать обязательное выполнение двойной записи.

При численности штата бухгалтеров на предприятии более 5 человек и наличии нескольких функциональных групп, информация из сальдо - оборотной ведомости счета 51 по окончании месяца по корреспондирующим счетам передается в виде специальных «Листков-расшифровок», которые заменяют первичные документы при выполнении бухгалтерских записей в других сальдо - оборотных ведомостях или непосредственно в регистрах.

После этого подводят итоги в регистре счета 51. Входное дебетовое сальдо на начало отчетного периода плюс дебетовый оборот минус кредитовый оборот - так получают дебетовое выходное сальдо и записывают в регистре. Это четвертый уровень учета, когда проводки записаны общими суммами: сразу за месяц и по нескольким документам. После этого обороты и сальдо за отчетный месяц по счету 51 переносят из регистра в «Сводную сальдо - оборотную ведомость».