Организация учета и регистрации документированной информации

Содержание

Введение………………………………………………………………………...…3

1. Правила регистрации и индексирования документов……………………….6
1. Резолюция……………………………………………………………………8
2. Регистрационный номер документа………………………………………..9
3. Виды регистрационных учетных форм…………………………………….9
2. Учёт документов на предприятии.

Контроль исполнения документов……………………………………………...13

2.1. Правила учёта документов на предприятии………………………………13

2.2. Контроль исполнения документов…………………………………………15

Заключение……………………………………………………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия, хранение документов и их использование влекущей деятельности предприятия.

    Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в предприятии с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

    Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших на предприятие, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.

    Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при  решении вопросов выбора организации  важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой  системы по документам предприятия, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

    Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На предприятии технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). Технология управления организацией учета и регистрации документированной информации предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов.

    Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными судами.

    Целью данной работы является анализ организации учета и регистрации документированной информации в обособленном структурном подразделении (далее ОСП) Балаковский почтамт Управления федеральной почтовой связи (далее УФПС) Саратовской области – филиал Федерального государственного унитарного предприятия (далее ФГУП) «Почта России».

    Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе технической политики и применения современных технических  средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка  работы с документами в структурных  подразделениях ОСП Балаковский  почтамт осуществляется канцелярией  административно-хозяйственного отдела ОСП, выполняющая на постоянной основе функции документационного обеспечения  управления, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно начальнику почтамта. В работе используется Инструкция по документационному обеспечению в ОСП Балаковский почтамт, Положение об ОСП Балаковский почтамт, должностная инструкция заведующего канцелярии, организационная структура ОСП Балаковский почтамт.

    Основными целями канцелярии АХО являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    Канцелярия  АХО решает следующие задачи:

    - совершенствование форм и методов работы с документами;

    - обеспечение единого порядка  документирования, организация работы  с документами, построение поисковых систем;

    - контроль исполнения и подготовки  документов к передаче в государственный  архив в соответствии с действующими нормативами;

    - сокращение документооборота, количества форм документов;

    - участие в разработке и внедрении  прогрессивных технологий документационного  обеспечения управления на базе  применения вычислительной и  организационной техники, персональных  компьютеров.

    Объект  исследования – ОСП Балаковский  почтамт УФПС Саратовской области  – филиал ФГУП «Почта России».

    Предмет изучения – форма регистрации  документов, правила учета документированной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И  ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

    Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.). При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

    Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие УФПС Саратовской области – филиала ФГУП «Почта России», приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан, документы из сторонних организаций. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    Регистрация поступающих в адрес ОСП Балаковский  почтамт документов, а также документов, отправляемых за подписью начальника почтамта, осуществляется в канцелярии почтамта.

    Регистрация распорядительных документов (приказов, распоряжений) осуществляется в канцелярии ОСП Балаковского почтамта.

    Регистрация организационных документов (правил, положения, инструкций, регламента) осуществляется в канцелярии УФПС Саратовской области.

    Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных  данных устанавливается следующий  состав основных реквизитов регистрации:

    - наименование организации (автора  или корреспондента);

    - наименование вида документа;

    - дата и регистрационный номер  документа;

    - дата и индекс поступления;

    - заголовок к тексту (краткое содержание  документа)

    - резолюция (исполнитель, содержание  поручения, автор, дата);

    - срок исполнения документа;

    - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

    Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    - внутренняя переадресация документов  по исполнителям;

    - количество листов документов;

    - наличие приложений;

    - должностное лицо, поставившее документ  на контроль;

    - промежуточные сроки исполнения;

    - перенос сроков исполнения;

    - срок хранения документа;

    - статус документа (проект, версия);

    - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

    Регистрация документов-ответов осуществляется в журналах. На инициативных документах делается соответствующая отметка. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 

    В ОСП Балаковский почтамт рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений, поступающих на официальный электронный адрес Филиала.

    Поступившие в ОСП письменные обращения граждан после рассмотрения начальником и проставления резолюции регистрируются и ставятся на контроль в канцелярии и, в зависимости от содержания, докладываются руководству Филиала либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений. 

    Обращения граждан рассматриваются в ОСП  в течении 30 дней с даты регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен начальником ОСП Балаковского почтамта, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

1. Резолюция

Резолюция к документу, как правило, оформляется  с обязательным указанием фамилии  исполнителей, содержание поручения, срока  исполнения, подписи и даты.

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

    Основной  исполнитель и соисполнитель  вправе давать поручения в виде резолюции  лицам, непосредственно им подчиненным.

    На  документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения ,в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 
 
 
 

2. Регистрационный номер документа

    Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

    Регистрационный номер распорядительного документа (приказ, распоряжение) состоит из порядкового  номера, проставляемого в пределах календарного года ,и буквенного индекса.

    Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года, регистрационный номер состоит  из порядкового номера.

    Регистрационный номер поступающих и отправляемых документов, докладных записок состоит  из порядкового номера и индекса  дела по номенклатуре дел.

    Индексация  – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых  условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.  

3. Виды  регистрационных  учетных форм

    В практической деятельности используют различные регистрационные учетные  формы: журнальную, карточную, компьютерную.

    В Балаковском почтамте используется журнальная форма регистрации. Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

    Надпись заверяет личной подписью заведующего канцелярии, указывая должность, и приводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы). После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью. Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

    На  обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и  окончания журнала ставят по регистрации  первого и последнего документа  в журнале (в пределах календарного года).

    Журнальная  форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

    - формальный характер закрепления  документа за валовым порядковым  номером;

    - сложности ведения по журналу  поисковой, справочной и контрольной  работы;

    - сложности обязательной многократной  регистрации документов;

    - отсутствие возможности отразить  движение документа в процессе  рассмотрения и исполнения.

    Так же для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

    Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более  быстрой ориентации можно применять  цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют  с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого  цвета.

    Регистрационные графы на карточке, в журнале и  компьютере существенных различий не имеют.

    Предприятие, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

    - расположение реквизитов на карточке;

    - зоны для записи; 

    - порядок использования оборотной  стороны карточки;

    - состав дополнительных реквизитов (определяет предприятие);

    - количество заполненных экземпляров  карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных  картотек, которые имеют канцелярии  и структурные подразделения).

    Справочная  картотека.

Справочная  картотека состоит из 2-х частей и содержит:

    - карточки на неисполненные документы,  в т.ч. направленные в структурные  подразделения для ознакомления  и изучения;

    - карточки на исполненные документы.

    Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

    - на поступившие документы;

    - на документы, систематизированные  по корреспондентам;

    - на документы внутреннего пользования,  сгруппированные по структурным  подразделениям, руководителям, специалистам;

    - на документы, объединенные датой  поступления.

    Часть картотеки на исполненные документы  формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности предприятия. Внутри разделов карточки располагают по датам поступления. Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

    Работа  с картотеками предполагает:

    - своевременное поступление карточек  на вновь зарегистрированные  документы;

    - регулярное выполнение операций  по ведению картотеки;

    - внесение в карточки дополнительных  сведений (резолюций, отметок о  передаче специалистам, об исполнении  и т.д.);

    - внесение изменений в записи;

    - перестановку карточек из одного  раздела картотеки в другой.

    При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Учёт  документов на предприятии.

Контроль  исполнения документов.

2.1 Правила учёта  документов на  предприятии

     Учет  объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для  расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и  корректировки загрузки подразделений  и отдельных исполнителей при  работе с документами.

     Учет  количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводиться  по журналам по месту регистрации  документов. Результаты учета количества документов обобщаются работником ответственным за делопроизводство и предоставляются начальнику.

     За  единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

     Учет  количества документов может проводиться  в целом по предприятию или  по отдельным структурным подразделениям.

      В учете объема документооборота предприятия различают следующие потоки документов:

- входящие  – поступающие; 

- создаваемые – внутренние и отправляемые.

     Входящая  документация - это документация, поступающая  на предприятие от других организаций.

     Исходящие документы - это документы, которые  предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут  в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

     Правильная  организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем  через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

    В целях ускорения прохождения  и наиболее рациональной обработки  создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки  документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную  в учреждении.

    При обработке поступлении поступающей  корреспонденции выделяются следующие  этапы:

- приём  поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное  рассмотрение и распределение  документов;

- регистрация  документов;

- рассмотрение  документов руководителем (проставление  резолюции);

- исполнение  документа. 

     Приём и первоначальная обработка поступающей  корреспонденции осуществляется канцелярией  или секретарём (в зависимости  от категории учреждения), в функции  которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа  в учреждение и подготовка корреспонденции  к передаче по назначению.

     Проверка  правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция  пересылается по принадлежности. Для  проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

     Документы, поступившие не по адресу, следует  немедленно переслать по правильному  адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

     На  всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

    В момент поступления документа в  организацию в штампе проставляется  только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.  

2.2 Контроль исполнения  документов

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

     Исполнение  предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

  Контроль бывает двух видов:

     1. Контроль по существу решения вопроса – это оценка правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;

     2. Контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или заведующим канцелярии.

     Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются  в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства  на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием постановки документов на контроль является его  содержание.

 Контроль  по существу решения вопроса  осуществляет руководитель (организации  или структурного подразделения)  или специально уполномоченное  лицо. Контроль по существу –  это оценка, насколько правильно,  удачно, полно решён вопрос.