Основные виды школьной документации

     СОДЕРЖАНИЕ 

     Введение            2

     1 Школьная документация         3

     2 Учебно-педагогическая документация       7

     2.1 Ведение личного дела учащегося       13

     2.2 Ведение классного журнала       14

     3 Делопроизводство школы         19

     3.1 Контроль за ведением документации       20

     3.2 Оформление личного дела сотрудника     23

     Заключение            25

     Список  использованной литературы       26 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Повышение уровня руководства общеобразовательных  школ во многом зависит от правильного  ведения внутришкольной документации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная характеристика — это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы школы.

     Выполнение  школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы. Инструкция о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных организациях образования устанавливает единые требования к внутришкольной документации организацией образования, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведение делопроизводства школы.

     Актуальность  исследования заключается в большом значении документации в упорядоченной работы школы.

     Цель  данной курсовой работы – изучить  основные виды школьной документации.

     В связи с поставленной целью перед  нами встают следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной тематике.
2. Рассмотреть документооборот в школьном учреждении.
3. Изучить основные виды школьной документации.

     Предметом данного исследования является документация в школьном учреждении.

     Данная  работа состоит из трех глав, введения, заключения и списка использованной литературы.  

     1 ШКОЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 

     Осуществление функций управления во многом зависит  от внедрения строго продуманной  внутришкольной информации и отчетности, единых форм учебно-педагогической документации. Только на основе ритмично действующей  прямой и обратной связи, достоверной информации руководители школы могут ставить конкретные задачи, принимать правильные решения, обеспечить их практическую реализацию.

     Одна  из наиболее характерных особенностей управленческой информации в современных  условиях — резкое возрастание ее объемов. Но было бы неверно сводить возрастание объемов информационных потоков к объективным причинам. Сказываются субъективные факторы, привычка многих руководителей к "бумажному" стилю руководства, желание побольше собрать сведений про запас, на всякий случай. Большая часть информационных нововведений является излишней, дублирующей сведения, отражаемые официальной документацией первичного учета. В некоторых школах общее количество различных дел, учетных книг и журналов достигает 80—90 единиц. Неудивительно, что у руководителей таких школ, охваченных бумажной текучкой, постоянно не достает времени на то, чтобы обдумать систему работы, по-настоящему управлять учебно-воспитательным процессом.

     Некоторые директора школ в целях "совершенствования" учебно-воспитательного процесса стали требовать от учителей и классных руководителей ежедневных рапортичек об успеваемости и поведении учащихся, сценариев и журнала проведения внеклассных, внешкольных мероприятий, отчетов о походах, соревнованиях, олимпиадах, подробных планов самообразования учителей, конспектов первоисточников, различных сведений о питании, подробных психолого-педагогических характеристик на каждого учащегося и т.д. В школе увеличилось количество планов и отчетов. Это только усложняет работу.

     Документы учителя и классного руководителя очень просты: планы уроков и план воспитательной работы на четверть. Для  себя учителя могут вести еще  другие записи. Планы работы учителей и классных руководителей носят  произвольный характер и составляются на основе существующих методических рекомендаций. Тематические планы, как правило, публикуются в методических журналах, и нет надобности требовать от учителя специальных разработок. Поурочный план должен быть у каждого учителя. План воспитательной работы, как показывает опыт, целесообразнее всего составлять на полугодие или учебную четверть. В нем важно предусмотреть тематику классных часов и основные мероприятия по учебной и воспитательной работе с коллективом и отдельными учащимися.

     У руководителей школы должны быть индивидуальные тетради посещения уроков и воспитательных мероприятий. Общешкольного контрольного журнала вести не следует, опыт показал его педагогическую несостоятельность: записи ведутся формально, он не удобен для руководителей школ, анализ уроков учителей не всегда этично делать предметом всеобщего обсуждения.

     Учебно-педагогическая документация:

• Алфавитная книга записи учащихся.
• Личные дела учащихся.
• Классные журналы.
• Журналы факультативных занятий.
• Журналы групп продленного дня.
• Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании.
• Книга учета бланков и выдачи свидетельств о базо вом образовании.
• Книга учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение".
• Книга учета похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение".
• Книга учета личного состава педагогических работ ников школы.
• Книга приказов по школе.
• Книга учета и движения детей школьного возраста с 6 до 16 лет включительно;
• Ведомость выдачи учащимся свидетельств о получе нии ими специальности.
• Журнал учета
• пропущенных и замещенных уроков.
• Книга протоколов педагогического совета школы.
• Копии актов о результатах инспекторских проверок работы школы.
• Книга замечаний и предложений инспектирующих лиц, копии статистических отчетов школы.
• Книга регистрации входящей и исходящей коррес понденции.
• Финансово-хозяйственная документация:
• Технический паспорт школы.
• Инвентарные списки основных средств.
• Книга складского учета материалов на нужды уч реждения.
• Ведомости выдачи материала на нужды учреждения.
• Ведомость оперативного учета движения малоцен ных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации.
• Инвентарная книга библиотечного фонда школы.
• Акты списания материальных ценностей.
• В делах школы должны находиться тарификационный список учителей и действующее штатное расписание. Виды отчетности:
• Отчет начальной, базовой девятилетней и средней школы на начало учебного года
• Отчет об успеваемости учащихся начальной, девяти летней и средней школы за учебный год.
• Отчет начальной, девятилетней и средней школы за учебный год.
• Отчет начальной, девятилетней и средней школы об интернате при школе (если он имеется).

     2 УЧЕБНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

     Учебно-педагогическая документация школы состоит из книги приказов, книги протоколов педагогического совета школы, книги учета личного состава педагогических работников, алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, журналов классов предшкольной подготовки, книги учета бланков табелей успеваемости учащихся, книги учета бланков и выдачи аттестатов об общем среднем образовании, книги учета выдачи похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальных листов «За отличные успехи».

     При смене директора школы обязательно  передаются по акту следующие документы: книга приказов, книга протоколов педагогического совета школы, книга  учета личного состава педагогических работников, алфавитная книга записи учащихся, книга учета бланков, табелей успеваемости учащихся, книга учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы, книга учета выдачи похвальных грамот и похвальных листов. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также заведующим районным (городским) отделом образования или специалистом, присутствующим при передаче.

     В делах школы должна находиться выписка  из решения районного (городского) акимата  о закреплении за школой микрорайона с точным обозначением его границ (карта микрорайона школы); списки детей от 5 до 17 лет, проживающих в микрорайоне школы, но обучающихся в других организациях обучения с подтверждающими документами; списки детей проживающих в других микрорайонах, но обучающихся в данной школе.

     Книга приказов по школе ведется в школах, где имеется не менее трех работников . Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией образования. В школах издаются приказы по основной деятельности, по личному составу и по движению учащихся. Приказы оформляются на бланке, имеют следующие реквизиты: название вида документа, дата, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись лица, уполномоченного подписывать акт.

     Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора  и печатью школы. Книга протоколов педагогического совета школы ведется  в организациях образования, где  имеется педагогический совет. В  книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год. Решения, принятые педагогическим советом, записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.

     Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы. Книга учета личного состава педагогических работников ведется во всех школах Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице регистрируется не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестаций учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.

     Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена  подписью директора и печатью  школы. Запись сведений об обслуживающем  персонале в данную книгу не производится. Алфавитная книга записи учащихся ведется в каждой школе для учета всех учащихся школы. Сведения об учащихся нового приема заносят в книгу ежегодно в алфавитном порядке. Требования по оформлению алфавитной книги отражены в указаниях по ее ведению.

     Личное  дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия). В личное дело учащегося заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам (табели успеваемости) и записи о наградах (Похвальный лист, Похвальная грамота). В период обучения учащегося в 10-11 (12) классах свидетельство об окончании основной школы находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы. Личные дела учащихся в 1-4 классах ведутся учителями, 5-11 (12) классах — классными руководителями.

     Классный  журнал являетсядокументом, ведение  которого обязательно для каждого  учителя и классного руководителя школы. Устанавливаются два вида классных журналов — для 1-4 и 5-11 (12) классов. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Центральным исполнительным органом Республики Казахстан в области образования. Заместитель директора школы по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания учителям и классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год, в соответствии с количеством часов, выделенных в учебномплане на каждый предмет (1 недельный час — 2 страницы, 2 недельных часа — 4 страницы, 3 недельных часа — 6 страниц, 4 недельных часа — 8 страниц, 5 недельных часов — 10 страниц, 6 недельных часов — 12 страниц). В журнале учтены страницы, как для предметов инвариантной части Базисного учебного плана, так и для вариативной.

     В классном журнале учитель обязательно отмечает посещаемость школьников, выставляет оценки за проверки самостоятельной и контрольной работ и устные ответы учащихся, а также записывает тему, изучавшуюсяна уроке, в соответствии с программой и учебным планом, домашнее задание.

     В классном журнале учитывается деление класса на подгруппы на уроках казахского языка в школах с казахским языком обучения, иностранных языков, информатике, физической культуре, трудовому обучению. На эти предметы в журналах отводятся соответствующие страницы. Форма записи дается в приложении.

     Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно  в соответствии с установленной  формой и на языке обучения. Классный руководитель (учитель начальных  классов) заполняет «Общие сведения об учащихся» с использованием данных из личных дел. Если учащийся прибыл в течение учебного года, его фамилия вносится в конце списка.

     Ежемесячно  классным руководителем в раздел «Учет посещаемости учащихся» записывается количество дней и уроков, пропущенных  каждым учащимся и классом в целом  за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице). В журнале, на специально вклеенном листе, учителями делаются записи о проводимых с ним занятиях или же эти сведения заносятся на основании справки об обучении в санатории или больнице.

     Сведения  об участии учащихся в кружках  и на факультативных занятиях, в  общественно-полезной работе, о сдаче  Президентских тестов физической подготовленности заполняются соответственно классным руководителем, учителями начальных классов. Страница «Замечания по ведению классного журнала» заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе или директором школы.

     Журнал  факультативных занятий является основным документом учета работы факультативных групп и групп курсов по выбору. Документ ведется в основных и средних школах по каждому факультативному курсу и курсам по выбору отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.

     Журнал  учета пропущенных и замещенных уроков  ведется в каждой коле заместителем директора школы по учебной работе (директором). В него вносятся сведения о пропущенных  и замещенных уроках. Записи производятся только на основании надлежащих оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). Учитель, проводившийурок в порядке замены, расписывается об этом в журнале. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен подписью директора и печатью школы.

     Журнал  классов предшкольной подготовки ведется  во всех школах, имеющих классы предшкольной подготовки, по форме, утвержденной Центральным  исполнительным органом Республики Казахстан в области образования. Журнал класса предшкольной подготовки рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя класса предшкольной подготовки. Воспитатель обязан ежедневно отмечать в журнале не явившихся или опоздавших на занятия воспитанников.

     Во  всех школах ведется книга учета  табелей успеваемости учащихся .В  этой книге делается отметка о  полученных и заполненных табелях  успеваемости учащихся. В соответствующих  графах проставляются четвертные и годовые оценки по предметам в соответствии с общеобязательными государственными стандартами и записи решения педагогического совета. Табеля успеваемости учащихся хранятся в личных делах учащихся. Указывается регистрационный номер табеля успеваемости учащихся.

     Книга учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы ведется  в каждой основной и средней школе. Указания по ведению ее аналогичны указаниям по ведению книги учета  бланков и выдачи аттестатов о  среднем общем образовании. В  специальной коррекционной школе (вспомогательной) ведется книга учета бланков и выдачи свидетельств, установленного образца об окончании учащимися полного курса данной школы. Указания по ее ведению аналогичны указаниям по ведению книг учета бланков и выдачи свидетельств об окончании основной школы с учетом специфических особенностей коррекционных школ.

     Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании ведется  в каждой средней школе. В первой части книги отдельно учитывается  количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем общем образовании с указанием серии и номеров обычного аттестата, аттестата с отличиеми аттестата особого образца со знаком «Алтын белгi». Во второй части книги, в соответствии с ее формой, записываются полные сведения об окончивших среднюю школу. В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, записываются сведения о награждении похвальной грамотой, указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата, ставится роспись в получении аттестата о среднем общем образовании.

     В этой же книге делается отметка о  выдаче справок учащимся 11-х классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным  предметам, дубликатов аттестата о  среднем общем образовании, аттестатов экстерну. Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга учета выдачи похвальных листов «За отличные успехи и примерное поведение» и похвальных грамот «За особые успехив изучение отдельных предметов» ведется в каждой общеобразовательной школе. Учет ведется отдельно по похвальным листам и похвальным грамотам. Год награждения учащихся и вид награды указываются посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных учащихся. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

     2.1 ВЕДЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩЕГОСЯ

     Требования  к ведению личной карты обучающегося

1. Личная карта обучающегося ведётся в каждом образовательном учреждении и на каждого обучающегося с момента поступления и до его окончания.
2. Личная карта имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся.

     Например: № К/5 означает, что обучающийся  записан в алфавитной книге на букву «К» под №5.

3. Личные карты обучающихся в 1 – 4 классах ведутся учителями. Записи в личной карте необходимо вести чётко, аккуратно и только синими чернилами.

     4. Личная карта обучающегося должна быть заполнена учителем в срок до 10 сентября текущего учебного года.

     5. В конце учебного года учитель выставляет годовые оценки обучающегося в личную карту и делает отметку об итогах года (переведён в след. класс, оставлен в том же классе, выпущен, исключён), а так же отметку о наградах и поощрениях обучающегося.

     6. Личные карты обучающихся хранятся в приёмной руководителя образовательного учреждения у секретаря.

     7. При выбытии обучающегося из общеобразовательного учреждения личная карта выдаётся на основании письменного заявления родителям (законным представителям) с отметкой об этом в алфавитной книге и в личной карте обучающегося.

     Перечень  документов, содержащихся в личной карте обучающегося

1. Заявление родителей (законных представителей) обучающегося.
2. Копия свидетельства о рождении обучающегося.
3. Справка о состоянии здоровья обучающегося.

     2.2 ВЕДЕНИЕ КЛАССНОГО ЖУРНАЛА 

     Классный  журнал является государственным документом, отражающим этапы и результаты фактического усвоения учебных программ обучающимися.

     Классный  журнал, а также журналы индивидуальных и групповых занятий, журналы  для факультативных занятий, журналы  учета пропущенных и замещенных уроков, журналы групп продленного дня, журналы факультативных занятий, журналы учета кружковой работы являются  финансовыми документами, в которых фиксируется фактически проработанное время, поэтому заполнение журналов заранее не допускается.

     Директор ОУ и заместитель директора по УВР обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения.

       Общие рекомендации  

     1. Классный журнал рассчитан на  один учебный год. В образовательных  учреждениях используется три вида классных журналов: для 1-4 классов, 5-9 классов, 10-11 классов. Журналы параллельных классов нумеруются литерами (5 «А» класс).

     2. Журналы хранятся  в ОУ в течение 5 лет, после чего из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода, обучающихся данного класса.  Сформированные за год дела (сброшюрованные) хранятся в ОУ не менее 25 лет.

     3.  Название  предметов пишется со строчной (маленькой) буквы в строгом соответствии с учебным планом школы. Дата проведения урока указывается арабскими цифрами(09.12). 

     4. Страницы «Показатели физической  подготовленности обучающихся»  заполняются учителем физкультуры. 

     5.  «Листок здоровья» заполняется медицинским работником ОУ. 

     6.  «Замечания по ведению классного журнала заполняются заместителем директора по УВР и директором ОУ

     7. В классном журнале записываются  только предметы инвариативной  части учебного плана (входящие  в обязательную учебную нагрузку  и стоящие в расписании первой  половины дня). Факультативы, элективные  курсы, индивидуальные занятия, проводимые во второй половине дня, записываются в отдельных журналах

     8. При проведении сдвоенных уроков  делается запись даты и названия  темы каждого урока. 

     9. Отметки по письменным работам  выставляются в графе того  дня, когда проводилась работа.

     10. Отметки за четверть, полугодие  выставляются после записи о  проведении последнего урока  по данному предмету.

     11. Журналы оформляются в одной  цветовой гамме, без подчисток;  запрещается использованию штриха  для замазывания неверных записей; исправление неправильно  выставленных отметок осуществляется путем зачеркивания одной чертой предыдущей отметки и выставления рядом новой. Не допускается использование записей карандашом.

     12. Фамилия и имя (полное) ученика  записываются в алфавитном порядке.

     13. Запрещается уносить журнал домой,  выдавать на руки обучающимся. 

     14. При выставлении отметок по  итогам четверти, полугодия  руководствоваться следующими количественными нормами: не менее трех отметок в четверти и не менее пяти в полугодии.

     15. Директор ОУ:

• отвечает перед  вышестоящими органами управления образованием  за правильность оформления журналов, их сохранность;
• обеспечивает необходимое количество классных журналов, их хранение, систематический контроль за правильностью их ведения;
• выполняет другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами ОУ.

     16. Заместитель директора по УВР: 

• осуществляет непосредственное руководство системой работы в ОУ по ведению классных журналов и всех видов используемых журналов;
• проводит инструктивные совещания по заполнению классных журналов обязательно перед началом учебного года и в течение года – по необходимости;
• осуществляет систематический контроль за правильностью оформления журналов в соответствии с планом ВШК;
• обеспечивает качественную замену уроков в случае отсутствия учителя;
• ведет журнал замены уроков, заполняет табель;
• выполняет другие обязанности в соответствии с должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами ОУ.

     17.   Учитель:

• записывает дату (арабскими цифрами, например 30.09), тему каждого урока и домашнее задание(учитель записывает содержание задания и характер его выполнения, страницу, номера задач или упражнений); объем и степень сложности задания для обучающегося на каждый учебный день должны соответствовать в части среднего количества времени, необходимого на их выполнение, требованием СанПиНа.
• регулярно отражает в журнале результаты проверок знаний обучающихся, в том числе проведенных в форме  лабораторных, контрольных, самостоятельных работ – в соответствии с требованиями программы;
• выставляет отметки по итогам четверти, полугодия, года после проведения последнего урока отчетном периоде;
• отмечает посещаемость обучающихся на каждом своем уроке(в случае отсутствия ученика ставится «н»);