Особенности аудита в торговых организациях

Введение

Актуальность данной работы объясняется тем, что торговля является одной из важных отраслей России. С ее помощью обеспечивается движение товаров между сферами производства и потребления. Большое количество компаний осуществляет свою деятельность именно в этой сфере.

Особенности аудита торговых операций обусловлены  трудностями  ведения отчетности в данном виде бизнеса.

Аудит торговых операций на предприятиях оптовой и розничной  торговли имеет свою специфику. Помимо обязательных аудируемых документов в список включаются отчеты о запасах товаров, товарообороте и других показателей.

В практике аудиторских компаний бывают случаи, когда аудит заказывают торговые организации с надлежащим уровнем организации бухгалтерского и налогового учета и внутреннего  контроля. Как правило, учет в таких  компаниях полностью автоматизирован, документооборот разработан и строго регламентирован, и кажется, что  никаких серьезных ошибок или  нарушений не может быть. Тем не менее, аудиторы обнаруживают ошибки, которые могли повлечь за собой  существенные финансовые санкции со стороны контролирующих органов.

Целью данной работы является рассмотрение особенностей проведения аудита на предприятиях торговли. Для  достижения поставленной цели я изучила:

• общую организацию процесса аудита предприятий торговли;
• особенности аудита предприятий торговли.

1. Общая организация процесса аудита предприятия торговли

Согласно Стандарту аудиторской деятельности, планирование аудитором своей работы способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами группы специалистов, участвующих в аудиторской проверке, а также координировать такую работу.

Затраты времени на планирование работы зависят от масштабов деятельности аудируемого лица, сложности аудита, опыта работы аудитора с данным лицом, а также знания особенностей его деятельности.

Получение информации о деятельности аудируемого лица является важной частью планирования работы, помогает аудитору выявить события, операции и другие особенности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Аудитор вправе обсуждать  отдельные разделы общего плана  аудита и определенные аудиторские  процедуры с работниками, а также  с членами совета директоров и  членами ревизионной комиссии аудируемого лица для повышения эффективности аудита и координации аудиторских процедур с работой персонала аудируемого лица. При этом аудитор несет ответственность за правильную и полную разработку общего плана и программы аудита. 

Аудитору необходимо составить  и документально оформить общий  план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской  проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при  разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в  зависимости от масштабов и специфики  деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

 Примерная программа аудита:

Проверяемая организация:    _________________

Период аудита: с____________ по ____________

Количество человеко-часов: _________________

Руководитель аудиторской  группы: ___________

Состав аудиторской группы: _________________

                                                  _________________

Планируемый аудиторский  риск: _____________

Планируемый уровень существенности: _______

Таблица 1

Программа аудита предприятия  торговли

Аудит учредительных документов торговой организации предполагает ознакомление аудитора с Уставом, Учредительным  договором и другими необходимыми учредительными документами. При проверке учредительных документов аудитор выясняет - к розничной, к оптовой или обеим формам торговли относится проверяемая организация.

1.1. Аудит кассовых операций

При аудите кассы и кассовых операций аудитор руководствуется  письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18 об утверждении "порядка ведения кассовых операций в российской федерации".

Проверка кассы и кассовых операций обычно осуществляется по трем направлениям:

• инвентаризация наличия денежных средств;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
• исследование правильности списания денег на расход.

Инвентаризация кассы  проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется. Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия (фирмы). Затем начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор. В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и на другие выплаты. Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Далее фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который кроме него подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

При ревизии кассы аудитору необходимо также выяснить:

• имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;
• соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;
• не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;
• проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

В некоторых бухгалтериях последнее требование часто не выполняется, и проверки кассы проводятся формально  на отчетные даты, причем кассир знает  о них и заранее готовится.

Установление недостачи  или излишков денежных средств у  кассира на начало аудиторской проверки — не самоцель. Эти данные необходимы и в дальнейшем при проверке полноты  оприходования и эти правильности списания денежных средств по кассе.

Аудитор должен тщательно  проверить полноту, своевременность  оприходования денег и правильность их списания в расход по кассе. Кассы  предприятий и фирм принимают  наличные по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками, неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует  обращать на полноту и своевременность  оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые  аудиторы допускают ошибку, когда  просматривают только корешки чеков.

Необходимо проверять  также выписки банка (по шифру, соответству-ющему получению наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также обнаружены расхождения остатков, аудитор должен получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки.

Нужно тщательно проверять  не только полноту оприходования  сумм, полученных из банка, но и другие поступления. Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными.

1.2. Аудиторская проверка банковских операций

Большого внимания требует  проверка банковских операций. Этот этап аудиторского контроля должен включать проверку законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций на счетах денежных средств в банке.

При проверке по расчетному и валютному счетам в учреждениях  банка необходимо установить:

• в каких учреждениях банка открыты расчетный и валютный счета;
• соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;
• не допускалось ли в этих случаях неправильного отражения в бухгалтерском учете банковских операций (например, отнесение полученных наличных денег на другие балансовые счета вместо отражения по счету «Касса»). Каждая операция, отраженная в выписке банка, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом (счетом, платежным поручением, требованием и др.). Приложенные к выписке банка первичные документы группируются в определенном порядке: сначала прилагаются к выписке все приходные документы, за ними — все расходные.

Изучая поступившие на расчетный и валютный счета денежные средства, нужно проверить правильность и полноту их зачисления. Так, взносы наличных денег должны отмечаться во всех выписках банка. При проверке списания денежных средств с расчетного и валютного счетов особое внимание необходимо обращать на своевременность и полноту оприходования и целевого использования наличных, полученных из банка. Перечисление денежных средств в погашение задолженности поставщикам следует анализировать в разрезе этих счетов, чтобы установить, насколько реально и обоснованно их использование. При проверке переводов сумм текущей и депонированной заработной платы, удержанной по исполнительным листам, либо подотчетных или других подобных сумм, требуется установить обоснованность переводов и правильность переводимых сумм (сверкой с первичными учетными документами), а также достоверность указанных в перечне адресов получателей переводов.

В практике своей работы аудитор может столкнуться с  фактами, при которых управляющий и главный бухгалтер присвоили крупную сумму денег. В этом случае аудитор в первую очередь должен доложить о злоупотреблениях совету директоров, который доведет эту информацию до сведения акционеров, так как аудитор прежде всего является защитником собственника. Сообщать об этом следственным органам или нет, зависит от того, кто является  собственником  фирмы.  Если  это предприятие государственное, то аудитор обязан действовать в соответствии с требованиями действующего УПК (об известных готовящихся или совершенных преступлениях: хищение государственного или общественного имущества, совершенное путем присвоения или растраты либо путем злоупотребления служебным положением, при отягчающих обстоятельствах; мошенничество при отягчающих обстоятельствах; хищение государственного или общественного имущества в особо крупных размерах).

1.3. Аудит документации на поступление товара

Аудит документации на поступление  товара включает проверку товаросопроводительных документов: накладной,   товарно-транспортной  накладной, железнодорожной накладной  и счета-фактуры.

Накладная в торговой организации  может выступать как приходным,  так и расходным товарным документом. В накладной указывается номер  и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое  описание товара,  его  количество  (в  единицах),  цена и общая  сумма  (с  учетом налога на добавленную  стоимость)   отпуска  товара.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.  В зависимости от  особенностей товаров к товарно -  транспортной накладной могут прилагаться другие документы,  следующие с грузом.

Счет-фактура обязательно выписывается организациями уплачивающими налог на добавленную стоимость.

Для оплаты поступающих товаров  используют счет, который выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает  проверку соответствия  фактического  наличия  товара  данным,  содержащимся  в  транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а  при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Также проверяется учет первичных  документов по приходу товаров в  «Журнале поступления товаров», который  должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую  характеристику документа, дату регистрации  документа, сведения о поступивших  товарах.

Следует обратить внимание, оприходованы ли поступившие  товары  в  день  окончания  их  приемки  по фактическому количеству и сумме.

1.4. Аудит документации на реализацию и отпуск товаров

Оформление и учет реализации товаров в торговой организации  зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем  и продавцом.  Товары в организациях торговли реализуются как за наличный расчет,  так и по безналичному расчету. При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассах  (до предельной суммы по одному платежу,  ограниченной в установленном порядке), так и перечислением средств безналичным путем на расчетный счет.

В  розничных  организациях  денежные  расчеты  с  населением  ведутся  как с применением контрольно - кассовых машин, так и без такого применения в соответствии с Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Постановлением от 6 мая 2008 г. N 359, Положением «Об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) .

Сумма  розничного  товарооборота  определяется  по  сумме  выручки  за реализованные товары.  Выручка  рассчитывается как разность между  показаниями остатками денежных средств в кассе  на  конец и начало  дня по  каждому структурному подразделению. Аудитор обязан сопоставить данные журнала регистрации денежных средств с данными отчета о розничной торговле.

Проверяется отчетность о  наличии и движении товаров, а  также товарного отчета. Нумерация  товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого  номера. Следует учесть, что товарные отчеты материально ответственных  лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы. Надо обратить внимание на исправления  и следы подчисток на товарных отчетах, т.к. это не допускается  законом.

В торговой организации может  не совпасть дата проведения инвентаризации с установленным периодом отчетности,  то должно быть два отчета:  один - с начала установленного  периода  до  начала  инвентаризации,  второй  -  от  даты  окончания инвентаризации до установленного срока представления  товарного отчета.

Товарные отчеты в оптовых  организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе  товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а  также остатки, приход и расход могут  указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

Учет товаров на торговых предприятиях организуется:

• в бухгалтерии - в стоимостном выражении;
• на складах - по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках.

Аудитор обязан  проверять  своевременность  и  полноту оприходования  поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально  ответственными лицами.

Во  время  проверки  отчетов  материально  ответственных  лиц  аудитор  обязан установить:

• подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов,  а также соответствия даты документов периоду,  за который представляется отчет;
• соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
• соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
• даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после инвентаризации;
• законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);
• наличие  в  документах  всех  необходимых  реквизитов,  подписей  материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
• полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
• правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
• соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета с первичными приходно - расходными документами;
• соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
• соответствие  выручки,  показанной  в расходной  части товарного  (товарно кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

2. Особенности аудита в торговых организациях

При проведении проверки в  организации, основным видом деятельности которой является торговля, аудитор проверяет выполнение условий по отнесению торговой деятельности данного предприятия к конкретному виду, поскольку это сказывается на применении системы налогообложения. Розничная торговля проверяется на предмет соответствия условиям законодательства по применению Единого налога на вмененный доход. К этим условиям относятся:

• осуществление реализации товаров для населения за наличный расчет или по пластиковым карточкам;
• численность персонала ниже, чем установленные законодательством параметры (для магазина численность должна быть меньше 30 человек);
• объемы продаж по предприятию должны быть ниже, чем установленные законодательством субъекта Федерации.

При наличии даже разовых  операций, подпадающих под действие гл. 26.3 НК, предприятие обязано вести  обособленный учет по этим операциям. Аудитор также выясняет применение «Упрощенной системы бухгалтерского учета и налогообложения», разрешенной  к применению с 2003 года на основании  Налогового Кодекса, главы 26.2.

2.1. Аудит начисленного налога на добавленную стоимость

Немало вопросов также  доставляют продажи товаров, облагаемых по разным ставкам НДС. В этом случае возможно как неправильное начисление НДС, так и неверное принятие НДС  к вычету. Проверяется и правильность формирования стоимости товаров  с учетом предъявленного НДС.

Налог на добавленную стоимость  не уплачивают предприятия, переведенные на уплату единого налога на вмененный  доход, применяющие упрощенную систему  бухгалтерского учета и налогообложения, получившие в отчетном периоде налоговое освобождение по НДС. НДС не начисляется, если реализация товаров предприятия подпадает под действие налоговой ставки «ноль процентов».

Из стоимости поступивших  товаров выделяется НДС на счет 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям» для  последующего возмещения из бюджета, если:

• в счете-фактуре поставщика НДС по товарам выделен отдельной суммой;
• по данному виду деятельности предприятие является плательщиком НДС.

Возмещение НДС из бюджета  осуществляется в соответствии с  гл.21 НК: при подтверждении факта  оприходования и оплаты товаров  поставщикам.

К возмещению принимается  НДС, уплаченный поставщикам, только по товарам, облагаемым НДС при реализации. Если часть реализации товаров облагается НДС, а другая – не подлежит налогообложению, то необходимо рассчитать долю облагаемых и необлагаемых товаров исходя из данных о выручке от реализации, отраженной по строке 010 в «Отчете о прибылях и убытках» за налоговый период. Пропорционально этой доле и будет приниматься НДС к возмещению из бюджета. Суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные к возмещению по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС», должны соответствовать сведениям, указанным в Книге покупок и в налоговой декларации по НДС за каждый период.

2.2. Проверка фактического наличия товара, отраженного в отчетности

Аудитор дает оценку состояния  системы внутреннего контроля в  отношении учета товарных запасов, их движения и сохранности. При этом проверяется перечень материально-ответственных  лиц, наличие заключенных договоров о материальной ответственности, утверждение образцов подписей лиц, ответственных за отпуск товаров.

Аудитор выясняет сложившуюся  схему поступления товаров на предприятие, порядок доставки на торговые точки, наличие обособленных складских  помещений, структурных подразделений, ответственных за приобретение, доставку и хранение товаров, наличие товаров, учитываемых на забалансовых счетах, их обособленное хранение. Обязательно проверяется выполнение действующего порядка проведения инвентаризации товаров, правильность и своевременность отражения в учете результатов инвентаризации, применение норм естественной убыли. Аудитор выборочно проверяет полноту оприходования в натуральном и стоимостном выражении товаров, указанных в счетах-фактурах и карточках складского учета. В случае выявления существенных расхождений, вносятся исправления в регистры бухгалтерского учета и налоговые регистры.

2.3. Аудит операций по учету издержек обращения

При аудиторской проверке необходимо обратить особое внимание на правильность формирования издержек обращения в отчетном периоде  – проверить, не включаются ли расходы, произведенные в другие отчетные периоды; не включены ли в издержки начисления и платежи, которые должны покрываться за счет других источников; правильно ли списаны на затраты  представительские расходы, расходы  на служебные командировки, рекламу  и подготовку кадров, компенсационные  выплаты за использование личного  транспорта, информационные, консультационные и аудиторские расходы, проценты за кредиты банков и др. Необходимо проверить правильность амортизационных  отчислений по основным средствам и  нематериальным активам.

Правильность формирования издержек по оптовой реализации товаров  определяются исходя из принципов, отраженных в учетной политике.

Особенностью учета в  торговле является распределение транспортных расходов и процентов за банковский кредит между реализованными товарами и остатками товаров на конец отчетного периода. При проверке достоверности и объективности списания затрат на издержки обращения в организациях оптовой и розничной торговли аудитор должен убедиться в правильности распределения и списания издержек обращения на остаток товаров на складах (прилавках) и на реализованную часть товаров. Остальные издержки обращения (без завозных расходов и банковского процента) носят текущий характер и подлежат отнесению общей суммой на расходы по продаже.

Расходы, связанные с доставкой (включая погрузочно-разгрузочные работы) товаров и продуктов транспортом  и персоналом предприятия торговли, подлежат отнесению на соответствующие  статьи издержек обращения (расходы  на оплату труда, амортизация основных средств и др.).

Сумма издержек обращения, относящаяся  к остатку товаров на конец  месяца, исчисляется по среднему проценту издержек обращения за отчетный месяц  с учетом переходящего остатка на начало месяца в следующем порядке:

• суммируются транспортные расходы и расходы по оплате процентов за банковский кредит на остаток товаров на начало месяца и произведенные в отчетном месяце;
• определяется сумма стоимости товаров, реализованных в отчетном месяце, и остатка товаров на конец месяца;
• отношением суммы издержек обращения (п.1) к сумме реализованных и оставшихся товаров (п.2) определяется средний процент издержек обращения к общей стоимости товаров;
• умножением суммы остатка товаров на конец месяца на средний процент указанных расходов определяется их сумма, относящаяся к остатку нереализованных товаров на конец месяца.

В конце отчетного периода  собранные на счете 44 издержки обращения, приходящиеся на реализованные товары, списываются на счет 90-9 «Прибыль (убыток) от продаж». Сумма издержек обращения, относящаяся к нереализованным на конец месяца товарам, учитывается в конце месяца на счете 44.

На стадии проверки по существу аудитор анализирует сумму расходов, списанную на реализацию отчетного  периода и отнесенную на остаток  товаров на конец периода. Чтобы представить динамику участвующих в расчете показателей в более наглядном виде, составляется рабочий документ аудитора «Динамика издержек обращения на остаток товаров». Для этого привлекают расчеты издержек обращения на остаток товаров, приведенные главным образом в книге аналитического учета издержек обращения. Большое значение имеет достоверность объема продаж и остатков на конец периода, которые целесообразно определять путем инвентаризации. При этом аудитор проверяет непосредственно арифметические расчеты среднего процента расходов и сумм расходов, списанных на счет продаж.

В процессе документальной проверки сравниваются суммы расходов на остаток товаров за каждый последний  месяц квартала с бухгалтерским  балансом по статье «Затраты в незавершенном  производстве». Кроме того, суммы издержек обращения на остаток товаров за каждый месяц сопоставляются с суммами в расчетах за предыдущий и последующий месяцы в главной книге и с суммой по статье «Коммерческие расходы» в «Отчете о прибылях и убытках».