Особенности бухгалтерского учета финансовых активов в бюджетных организациях

1. Понятие финансовых активов 

     Финансовые  активы — это любые активы, являющиеся либо денежными средствами, либо правом требования денежных средств или другого финансового актива по договору от другой компании.

     Финансовые  активы — это наиболее ликвидная  часть активов, которые почти незамедлительно обращаются в деньги и позволяют оценить возможность организации своевременно погасить свои срочные обязательства.

     К финансовым активам бюджетного учреждения относятся денежные средства на банковских счетах, в кассе, денежные документы, финансовые вложения, а также все виды дебиторской задолженности в расчетах с дебиторами по доходам, по выданным авансам, с подотчетными лицами и по недостачам.

     Сущность  денег проявляется в функциях, которые они выполняют в экономике. Функция денег как меры стоимости — это измерение и приравнивание стоимости всех товаров к определенному количеству денег. Денежное выражение стоимости товара является его ценой.

       Выполняя функцию средства обращения, деньги выступают в качестве посредника при обмене товаров. Из процесса товарного обращения  возникает и функция денег как средства платежа, т.е. Когда продажа товара осуществляется с отсрочкой его оплаты наличными деньгами или в кредит.

     Полноценные деньги могут выполнять функцию накопления, иначе говоря, это свойство денег проявляется в их способности в любое время претендовать на приобретение товаров, работ и услуг.

     Каждая  хозяйственная операция представляет собой возникновение, изменение и прекращение обязательств. Согласно ГК РФ  обязательством является обязанность должника совершить в пользу кредитора определенное действие: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т.п., а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Следовательно, дебиторская задолженность — это имущественные требования учреждения к другим лицам, являющимся его должниками.

     Дебиторская задолженность возникает в результате договорных отношений в момент перехода права собственности на товары, работы, услуги или в результате предварительной оплаты в счет получения в будущем товаров, работ, услуг при условии, если передача материальных ценностей и уплата денежных средств не совпадают по времени. Кроме того, бывает задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы.

     Дебиторская задолженность не всегда погашается денежными средствами или иными активами. В случае невозможности ее взыскания она может быть признана безнадежной. В этом случае дебиторская задолженность списывается с баланса и прекращает свое существование в качестве актива.

     К финансовым вложениям относятся государственные и муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги организаций; вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций; предоставленные другим организациям займы; депозитные вклады в кредитных организациях; дебиторская задолженность, приобретенная на основании уступки права требования, и пр.

     Бюджетный учет финансовых активов учреждений представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, группировки и обобщения информации в денежном выражении о состоянии и движении финансовых активов. Отчетная информация помогает контролировать как целевую направленность расходования средств, так и результативность их использования.

     Основные  задачи бюджетного учета финансовых активов:

• точный, полный и своевременный учет средств и операций по их движению;
• контроль за правильностью документального оформления и законностью операций с денежными средствами, расчетных операций;
• контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности в установленные сроки;
• контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
• выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

     Отражение операций при ведении бюджетного учета учреждениями осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 г. № 25н.

     Учет  денежных средств организации осуществляется в разделе 2 «Финансовые активы». Счета раздела 2 «Финансовые активы» Плана счетов бюджетного учреждения предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, финансовых вложений, расчетов по доходным поступлениям, предоставленных авансов и иных расчетов с дебиторами бюджетных учреждений, которые в соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов относятся к финансовым активам, а также хозяйственных операций их изменяющих.

     Раздел 2 «Финансовые активы» Плана счетов бюджетного учреждения включает следующие  группировочные счета:

     020100000 «Денежные средства учреждения»;

     020400000 «Финансовые вложения»;

     020500000 «Расчеты по доходам»;

     020600000 «Расчеты по выданным авансам»;

     020700000 «Расчеты по кредитам, займам (ссудам)»;

     020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     020900000 «Расчеты по ущербу имуществу»;

     021000000 «Прочие расчеты с дебиторами»;

     021500000 «Вложения в финансовые активы».

     Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и  своевременный учет этих средств  и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

     Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в  кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".

     Для формирования информации в денежном выражении о наличии денежных средств учреждений и хозяйственных  операций, изменяющих указанные объекты  учета, применяются следующие группы счетов:

     020110000 «Денежные средства на лицевых  счетах учреждения в органе  казначейства»;

     020120000 «Денежные средства  на счетах  учреждения в кредитной организации»;

     020130000 «Денежные средства  в кассе  учреждения» 

2. Учет денежных средств на лицевых счетах учреждения в органе казначейства

     Для ведения бухгалтерского учета операций по безналичным денежным средствам в валюте Российской Федерации, осуществляемых на лицевых счетах бюджетного учреждения, открытых в порядке, предусмотренном  законодательством Российской Федерации  в органе Федерального казначейства, финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования), применяются следующие счета  аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием  хозяйственной операции:

• 020111000  «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
• 020113000 «Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути».

     Операции по поступлению  денежных средств на лицевые счета  бюджетного учреждения оформляются  на основании первичных (сводных) учетных  документов, приложенных к Выписке  из лицевого счета бюджетного учреждения, следующими бухгалтерскими записями:

1. поступление средств из кассы бюджетного учреждения отражается на основании Объявления на взнос наличными, прилагаемого к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения:

     Д-т сч. 020111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. 021003660 – «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»;

2. поступление на лицевой счет бюджетного учреждения денежных средств по расчетам между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами) отражается:

     Д-т сч. 020111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. 020113610 – «Выбытия денежных средств учреждения в органе казначейства в пути», соответствующего счета аналитического учета счета 030404000 «Внутриведомственные расчеты»;

3. поступление медицинским бюджетным учреждениям, осуществляющим медицинскую деятельность по программе обязательного медицинского страхования (ОМС), денежных средств отражается:

       Д-т сч. 720111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. 720581560 – «Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам»;

4. поступление денежных средств по возмещению виновными лицами (за счет виновных лиц) ущербов, причиненных имуществу бюджетного учреждения:

     Д-т сч. 020111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу» (020971660 - 020974660, 020981660, 020982660);

5. поступление возвратов (погашение) займов (ссуд), предоставленных бюджетным учреждением, а также поступление оплаты процентов, пеней, штрафов, по указанным долговым обязательствам:

     Д-т сч. 220111510 – «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. 220714640 – «Уменьшение задолженности дебиторов по займам, ссудам»;

6. зачисление средств на лицевой счет в органе казначейства с аккредитивного счета в течение одного операционного дня:

     Д-т сч. 020111510 – «Поступление денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

     К-т сч. 020126610 – «Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации».

     Операции  по выбытию денежных средств с лицевых счетов бюджетного учреждения оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к Выписке из лицевого счета бюджетного учреждения, следующими бухгалтерскими записями:

1. перечисление денежных средств в рамках расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами):

     Д-т сч. 030404000 – Внутриведомственные расчеты

     К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»;

2. перечисление предварительной оплаты:

     Д-т сч. аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560 - 020634560, 020662560, 020663560, 020691560)

     К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства;

3. перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ отражается:

     Д-т сч. аналитического учета счета 030200000 – Расчеты по принятым обязательствам

     К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства;

4. перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации отражается:

     Д-т сч. аналитического учета счета 030300000 – Расчеты по платежам в бюджеты (030301830 - 030313830)

     К-т сч. 020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства;

     Д-т сч. 021003560 – Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам

     К-т сч.  020111610 – Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства. 

3. Учет денежный средств в кассе учреждения

     Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка РФ и Инструкцией по бюджетному учету.

     В соответствии с первым документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

     Учреждения  производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Центральным банком РФ в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

     Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

     Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно  хранить небольшие денежные суммы  в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001 и 0310002). Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

     Заработную  плату, пенсию, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии  выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером.

     В книге указываются: дата выдачи наличных денег из кассы; наименование структурного подразделения; сведения о выдаче раздатчику денег из кассы (фамилия, имя, отчество раздатчика); выданная раздатчику сумма (цифрами и прописью); подпись  раздатчика; сведения о возвращении  раздатчиком в кассу наличных денег (цифрами); сумма оплаченными  документами (цифрами); общая сумма (цифрами и прописью); подписи  кассира и раздатчика; дата возврата наличных денег и документов. Сведения о лицах, назначенных раздатчиками (наименование структурного подразделения; фамилия, имя, отчество; номер и дата приказа о назначении; образец подписи).

     При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам  взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется ведомость  на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам (ф. 0504501).

     В ведомости указываются подотчетные  лица, выдаваемые под отчет суммы, расписки в получении и при  необходимости дополнительные признаки.

     Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным  лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные  расходы и другие нужды. Каждая законченная  ведомость оформляется как расходный  кассовый ордер.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

     Учет  кассовых операций в учреждениях, как  в валюте Российской Федерации, так  и в иностранных валютах, ведется  в кассовой книге (ф. 0504514).

     Поступление и расходование наличных денежных средств  в иностранной валюте ведется  на отдельных листах этой книги по видам иностранных валют.

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Сделанные  исправления заверяются подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

     Особенности учета кассовых операций в иностранной  валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса, которой устанавливаются  лимиты в иностранной валюте. Кассы  должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

     Кассиры обязаны строго соблюдать правила  совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

     При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.

     Для ведения бухгалтерского учета денежных средств, денежных документов в кассе  бюджетного учреждения и хозяйственных  операций по их движению применяются  счета аналитического учета в  соответствии с объектом учета и  содержанием хозяйственной операции:

     020134000  «Касса»;

     020135000 «Денежные документы».

     Операции по поступлению  денежных средств в кассу на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Квитанции (ф. 0504510) оформляются по счету следующими бухгалтерскими записями:

• поступление наличных денежных средств в валюте Российской Федерации в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в  органе казначейства:

     Д-т сч. 020134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. 021003660 – Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам;

• поступление наличных денежных средств в иностранной валюте в кассу бюджетного учреждения со счета в кредитной организации:

     Д-т сч. 020134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. 020127610 – Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации;

• прием наличных денежных средств во временное распоряжение на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001) отражается:

     Д-т сч. 320134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. 330401730 – Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение;

• поступление в кассу учреждения пожертвований, грантов:

     Д-т сч. 220134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. 220581660 – Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам;

• возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат в погашение дебиторской задолженности отражается:

     Д-т сч. 020134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020612660, 020613660, 020621660-020626660, 020631660-020634660, 020641660, 020642660, 020691660);

• возврат в кассу бюджетного учреждения займа, ссуды, а также поступление штрафов, пеней, процентов, начисленных по ним, отражается:

     Д-т сч. 220134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. 220714640 – Уменьшение задолженности дебиторов по займам, ссудам;

• поступление остатков подотчетных сумм

     Д-т сч. 020134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660,  020881660);

• поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного имуществу бюджетного учреждения отражается:

     Д-т сч. 020134510 – Поступления средств в кассу учреждения

     К-т сч. соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 «Расчеты по ущербу имуществу» (020971660 - 020974660, 020981660, 020982660);

     Операции  по выбытию наличных денежных средств из кассы бюджетного учреждения на основании Расходных кассовых ордеров (ф.0310002), оформляются следующими бухгалтерскими записями:

• выбытие денежных средств в валюте Российской Федерации из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства:

     Д-т сч. 021003560 – Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам

     К-т сч. 020134610 – Выбытия средств из кассы учреждения

• выбытие денежных средств из кассы учреждения в иностранной валюте для зачисления на счет в кредитной организации:

     Д-т сч. 020127510 – Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации, 020123510 – Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути

     К-т сч. 020134610 – Выбытия средств из кассы учреждения;

• предоставление займа, ссуды из кассы бюджетного учреждения:

     Д-т сч. 220714540 – Увеличение задолженности дебиторов по займам, ссудам

     К-т сч. 220134610 – Выбытия средств из кассы учреждения;

• выдача из кассы сумм удержанных из заработной платы, прочих выплат (удержаний):

     Д-т сч. 030403830 – Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда

     К-т сч. 020134610 – Выбытия средств из кассы учреждения;

• суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств отражаются:

     Д-т сч. 020981560 – Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств

     К-т сч. 020134610 – Выбытия средств из кассы учреждения;

• принятие к учету дебиторской задолженности по восстановлению иного источника финансового обеспечения, привлеченного на исполнение обязательства, отражаются на основании Справки (ф.0504833):

     Д-т сч. 030406830 – Уменьшение расчетов с прочими кредиторами

     К-т сч. 020134610 – Выбытия средств из кассы учреждения.  

     3.1 Учет денежных документов  

     К денежным документам относят оплаченные талоны на бензин и масла, на питание  и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной  пошлины и т.п. Денежные документы  хранятся в кассе учреждения.

     Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Приходные  и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.