Особенности организации выставочного дела на потребительском рынке России

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МУРМАНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

СТУДЕНТА  ГРУППЫ:   К350       III   КУРСА

экономического ФАКУЛЬТЕТА

Корчневой  Анны Александровны 

УЧЕБНАЯ ДИСЦИПЛИНА: Организация коммерческой деятельности

ТЕМА РАБОТЫ: Особенности организации выставочного дела на потребительском рынке России

НАУЧНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ: Анасенко Елена Валерьевна

НОМЕР И ДАТА РЕГИСТРАЦИИ РАБОТЫ В ДЕКАНАТЕ:  

ОЦЕНКА:

ДАТА ЗАЩИТЫ:

ПОДПИСЬ НАУЧНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ: 
 
 
 
 

Мурманск

2008 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Глава I. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.1Подготовительный  этап Организационные мероприятия

1.2 "Запуск" выставки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10 

1.3 «Финишная прямая» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12

1.4 Проведение выставки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.5 Подведение  итогов выставки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Глава II. Структура мероприятий деловой программы выставки. .  17

Практика. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3

ВВЕДЕНИЕ 

     Выставки  — эффективный ресурс для организации  и проведения социо-культурных и  маркетинговых исследований, так  как они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи

- изучить  организационно-документальное обеспечение  выставочного проекта;

- рассмотреть структуру мероприятий деловой программы выставки;

- определить  Promotion выставочного проекта.

      Объектом  исследования данной курсовой работы- эффективность использования выставок на потребительском рынке России.

      Предметом исследования –особенности проведения  «Н» выставки.

     Методологической  основой работы являются статистический метод, наблюдение, метод индукции и  дедукции, анализа и синтеза, сравнительно исторический, логический и т.д.

           Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка 

4

Глава I. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта. 

     Каждый  выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки.

Т. о., подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота. Организационный план- эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки). Организационный план выставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 5 этапов :

-  подготовительный  этап 

-  «запуск»  выставки 

- «финишная  прямая» " 

- проведение  выставки 

-  подведение  итогов выставки.

Каждому из этапов соответствуют свои организационные  мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения. Ряд из них подробно рассматривается в отдельных главах, другие содержат комментарии непосредственно в документе.¹  
 
 
 
 
 

     5

     1.1 Подготовительный этап Организационные  мероприятия  

Первое, что необходимо это разработать концепции выставочного проекта.

     Для разработки выставочного проекта необходимо иметь документальное обеспечение, и разработать концепции выставочного проекта. При разработке концепции  выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

 -  готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта

 -  наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки

 -  наличие аналогичных выставочных проектов.

Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, «живой работы» на конкурентных выставках.

Особое  внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной».

     В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности  не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей.

     В концепции необходимо отразить:

-  обоснование  «содержательной» состоятельности проекта для рынка

-  уникальные  стороны проекта 

• тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, партеры по организации экспозиции "  структуру экспонентов выставки

6

-  мероприятия  деловой программы выставки (протокольные   мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы)

- подпрограммы  и сопутствующие мероприятия 

-  конкурсную , презентационную программу 

-  медиа-  план, план РР работы, структуру  Ргоmotion

- рекламное  обеспечение 

-  инфраструктурное  обеспечение 

     Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы  выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации  и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями  внутри.

      Втрое, что нужно - это проанализировать коммерческую состоятельность проекта, определить стоимость кв.м. выставочной площади (экспертное заключение),  затем заключить договор на аренду выставочной площади (договор аренды)  и на застройку с генеральным подрядчиком (договор о застройке).

      Третье - подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта- это состав Организационного комитета

      Четвертое- Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный  цвет).

   Пятое- подготовка информационного письма о выставке, оно предназначено для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма — не более 2 страниц.

     Шестое-  разработка программы мероприятий  выставки и на конец- подготовка заявочной  документации по проекту. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит

     7

условия участия  в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и  услуг, предоставляемых организатором.²

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам:

- тематический  рубрикатор 

- классификатор  продукции, представляемой экспонентом  (для  формирования систем поиска  товаров )

- информация/реклама  в каталог выставки, надпись на  фризе 

- стенда  · потребность в конференц-залах,  сценической площадке, др.

- служебных  и инфраструктурных помещениях  и услугах 

- участие  в информационных продуктах (справочниках, СО,

- электронных информационных системах)

      Затем , нужно определить клиентскую базу, сформировать библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы : электронные и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.), Интернет и др.

Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку а, также используя бизнес-справки  консалтинговых агентств, можно создать  отдельные  базы данных, с которыми необходима «точечная работа».

     Особую  трудность составляет проверка баз  данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для  работы, вид.  Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем  более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться

     8

ресурсами системы Интернет, и от степени  «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

Существуют  отечественные разработки в области  создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных  организаций.

      Разработка  рекламной кампании проекта, это  ещё одна неотъемлемая часть обеспечения  выставочного проекта. В неё входит разработка структуры Promotion проекта, формирование системы информационной поддержки проекта, разработка медиа-плана, Макетирование рекламы, текстовое содержание (Макеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая), определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания (номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на  размещение заказа, техническое задание), определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций, подготовка и сдача в печать рекламных буклетов. Разработка индивидуальных и спонсорских программ – это индивидуальные программы участия для крупных компаний, банков, СМИ. 

      Для крупных компаний, банков и СМИ  организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов

Участи  экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

  Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке, рекламные возможности участия в деловой программе, возможности участия в рекламной кампании в СМИ, возможности рекламных носителей выставки

9

(полиграфия  наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).

        В след за ней идёт разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений (каталоги-справочники, мультимедийные продукты).

  Каталоги-справочники. К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом Стандартный набор: "  Каталог участников (алфавитный) :

- Деловая  программа 

- Товарный  каталог/Тематический рубрикатор

- План  экспозиции с номерами стендов  участников 

- **Приветствия  официальных лиц 

-  ** Индекс торговых марок

-  ** Выставочные службы (** обозначены  необязательные позиции) Справочные  приложения:

 -  справочная информация по структуре отрасли (государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)

 -  экспертный анализ разделов отрасли

 -  статистическая информация по отрасли и т.д.

     Мультимедийные  продукты. Необходимо разработать структуру  мультимедийного сопровождения  проекта:

-  виртуальная  выставка в Интернет

-  сервер (сайт) выставки 

-  компакт-диск.

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление

10

материалов, их обработка, а также отдельная  работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.³  

     1.2 "Запуск" выставки  

     12

     1.3 «Финишная прямая»  

     Рассматриваются два направления исследований, которые  проводятся во время выставки

 "  регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) "  исследование отраслевого рынка Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам:

-  правильный  сбор и обработка статистических  данных имеют решающее значение  для международного признания  выставочного проекта " данные  статистических исследований служат  для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

 - данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)

• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

14

- динамика  маркетинговой информации за  ряд лет дает представление  о новых тенденциях рынка, а  , следовательно новых потенциальных  разделах выставки и ее деловой  программы.⁴

     Объектом  исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для  каждой группы разрабатывается свой тип анкет В международных  организациях и союзах существуют жесткие  требования к правилам и формам регистрации  посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ . Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

 -  цели участия в выставке,

 - оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

- оправдание  результатов и ориентация на  участие в следующей выставке.

     Статистические  исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью.

 Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет:

- приглашения,  буклеты и билеты с отрывным  купоном

-   выдача бэджа на постоянное  посещение выставки 

-  выдача  информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной  продукции  

     Так же можно привлечь фотограф и съёмочную группу для работы на выставке, разработать план графика экскурсий на выставке (время, тема ,маршрут),подготовить материалы к раздаче среди участников деловой программы. В ней содержится: программа мероприятия,

15

информационные  материалы выставки, сувенирная продукция. 

       1.4 Проведение выставки 

     Первое-  это застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и  т.д.), организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона, организация сервис-бюро, раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы).

     Второе- в рабочие дни выставки необходимо проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет  VIР). Реализация деловой программы:

-        Регистрационные листы

-        Социологическое исследование

-       Отчетные и рекламные материалы мероприятия.

      Третье  – это подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест), регистрация участников, раздача материалов, ведение протокола, проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы, сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия. Подготовка ежедневной  Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона. Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки, работа сервис-бюро дирекции. Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне, реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке, объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра.

     И на конец демонтаж выставки. 

     16