Особенности организационных форм современных организаций

Введение

     Как  объект для исследования, были  использованы организационные структуры  как отечественных, так и зарубежных  субъектов хозяйственной деятельности. Среди них: ОАО «Измайловская  Мануфактура», ОАО «Днепроспецсталь»,  «IBM», «МакДоналдс», и др.

      Предмет исследования – организационные формы современных организаций.

      Цель исследования – изучить  особенности организационных форм  современных организаций.

      Исходя из целей исследования  необходимо решить следующие  задачи:

- выявить и  рассмотреть основное понятие и сущность организации;

- показать на  практике характеристику предприятия; 

      Данная тема – “Организация  и ее структура”, была выбрана  для исследования не случайно, поскольку именно структура организации  должна обеспечивать реализацию её стратегии, взаимодействие организации с внешней средой и эффективное разрешение основных задач организации. В широком понимании задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы избрать ту структуру, которая лучше всего соответствует целям и задачам организации, а также внешним и внутренним факторам, которые влияют на неё.

      “Совершенная” структура – это  такая структура, которая наилучшим  образом позволяет организации  эффективно взаимодействовать с  внешней средой, продуктивно и  целенаправленно распределять и направлять усилия своих сотрудников, и таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

       Данная тема является актуальной  для каждой организации. В условиях  административно-командной экономики проблема соответствия организационной структуры управления целям и задачам организаций, а также внутренним и внешним факторам, которые влияют на неё не изучались. Этот период характеризуется построением организационных структур бюрократического типа с жесткими иерархическими связями, высоким уровнем формализации, централизованным принятием решений. Данная структура считалась идеальной и эффективной. В то же время, совсем не учитывалось, что организационная структура и её управление не могут быть стабильными, т. к. они должны постоянно корректироваться и совершенствоваться в соответствии с условиями, которые постоянно изменяются, т. е. не являются статичными и постоянными.

       В условиях рыночной экономики  предприятиям и организациям  необходимо своевременно реагировать на изменения внешней среды и адаптировать эти организационные структуры к этим изменениям. Поэтому данная тема детально исследована в представляемой курсовой работе.

I Понятие и сущность организации

1.1 Что  такое организация

       Важно представлять, что понимается под организацией. Есть, к примеру, следующее определение сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, которая заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся:

- ответственности,  посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами): инспекторами-контролерами и другими служащими;

- формальных  внутренних взаимоотношений между  служащими предприятия по поводу  распределения ответственности.

      Данное определение окажется  нужным и при рассмотрении  вопросов, затрагиваемых в последующих  главах.

Необходимо  усвоить и нашу трактовку следующих  слов и выражений, используемых в  данной области:

     Организовать  — значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.

     Если  исходить из того, что менеджмент  в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.

      Организация состоит из лиц,  которые имеют перед собой  некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают как единый и целостный организм.

     Менеджмент  осуществляет свои функции в  направлении выполнения поставленных  задач через посредство людей,  используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации.

     Организационная  структура — это целостная  система, специально разработанная  таким образом, чтобы работающие  в ее рамках люди могли наиболее  эффективно добиться поставленной  перед ними цели.

     Организацией  часто также называют отдельную  фирму как производственную единицу,  представляющую собой единый  целостный организм.

     Почему  крохотная “Эппл” и гигантская  “Ай Би Эм” заработали сотни  миллионов в компьютерном бизнесе,  а другие, такие как “Ар Си Эй”, потеряли свои состояния? Как “Макдоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему после стольких лет существования “Сирс” и “Мицукоси” до сих пор являются ведущими компаниями в розничной торговле в своих странах, а другие, например, “У. Т. Грант” обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь, может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов [2,с.105]?

     Успех  и провал этих фирм и компаний  имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

     Некая  группа должна соответствовать  нескольким обязательным требованиям,  чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2Наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

      Соединив в одну эти существенные  характеристики, мы получаем важное  определение:

     Организация  - это группа людей, деятельность  которых сознательно координируется  для достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов).

     Приведенное  выше определение справедливо  не просто для организации,  а для формальной организации.  Существуют также неформальные  организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

 Таким образом,  когда употребляется слово организация,  имеется в виду формальная  организация. 

     Отношения  между людьми формальных организаций  реализуются нормативными документами  (приказы, законы, постановления и т. д.). В неформальной организации отношения между людьми формируются на основе личных симпатий.

     Из  определения следует, что организация  всегда имеет хотя бы одну  общую цель, разделяемую и признаваемую  таковой всеми ее членами. Но  формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.

     Один  простой пример: “МакДоналдс” является  организацией, состоящей из 8 с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих “ за кулисами”, ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение “МакДоналдс” имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, например, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы [2,с.107].

     Например, ресторан может реализовать свои  цели, добившись запланированной  прибыли, только если служба  закупки добьется своих целей,  обеспечив достаточное количество  булочек по нужной цене, если  служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и. т. д. Основная причина, позволившая “МакДоналдсу” стать крупнейшим предприятием в своем бизнесе в мире, заключается в том, что компании удается не только достичь всех выше перечисленных целей, но и эффективно взаимоувязать их с наименьшими затратами.

1.2 Жизненный цикл организации

     Жизненный  цикл организации можно разделить  на 4 этапа (рис. 1):

      Создание - организация находится  на стадии становления, формируется жизненный цикл продукции, цели нечеткие, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.

     Рост - развиваются инновационные процессы  предыдущего этапа, формируется  миссия организации, коммуникации  в рамках организации и ее структура остаются неформальными.

     Зрелость - структура организации стабилизируется,  растет роль руководящего звена,  процесс принятия решений становится  взвешенным, растет выпуск продукции,  расширяется рынок оказания услуг. 

     Упадок - в результате конкуренции организация сталкивается со спадом спроса на ее продукцию и услуги, растет потребность в работниках, не эффективна система мотивации, громостская система контроля, отсутствие новых идей. В результате этого организация начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую схему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура.

    Рис.1- Этапы жизненного цикла организации

     Миссия  задает общие ориентиры, направления  функционирования организации, т.  е. выражает смысл ее существования.

     Миссия  дает субъектам внешней среды  общее представление о том,  что собой представляет организация,  к чему она стремится, какова  ее философия, а так же способствует  формированию определенного имиджа  организации. 

     Миссия  способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа.

     Миссия  создает возможности для более  действенного управления организацией.

     Цели  – конкретное состояние отдельных  характеристик организации, достижение  которых для нее является желательным, на достижение которых направлена ее деятельность.

Направления, по которым устанавливаются цели в  организации:

1Прибыльность

2Положение на рынке

3Производительность труда

4Финансовые ресурсы

5Мощности организации

6Человеческие ресурсы

7Работа с покупателями

8Благотворительность

Требования  к целям:

1Достижимость

2Соизмеримость

3Конкретность

4Совместимость

5Приемлемость

1. 3 Характеристика  организационной структуры

      Все сложные организации являются  не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики.

     Эти  общие черты, кратко изложенные  ниже, помогают понять, почему, чтобы  добиться успеха, организацией нужно управлять.

     В  общих чертах цели всякой организации  включают преобразование ресурсов  для достижения результатов. 

      Основные ресурсы, используемые  организацией, это люди (человеческие  ресурсы), капитал, материалы, технология  и информация.

     Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. “Эппл” и “Ай Би Эм” используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) и для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям “Эппл” и “Ай Би Эм” решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов [3,с.239].

     Осознание  важности информации как вида  ресурсов является основной причиной того, что фирмы по выработке информации, такие как “Эппл” и “Ай Би Эм” столь стремительно росли.

     Вероятно, самой очевидной характеристикой  организации является разделение  труда. Если, по крайней мере, два  человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой.

     Горизонтальное  разделение труда – качественная  и количественная дифференциация  и специализация трудовой деятельности.

     По  горизонтали труд разделяется  по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.

     Функциональное  разделение труда находит отражение,  прежде всего в специализации  работников по видам деятельности. Выделяются отдельные функции  и работники для их выполнения.

     Разделение  труда по товарно-отраслевому признаку связано со специализацией и ограничением в выполнении конкретных трудовых операциях.

     Квалификационное  разделение труда основывается  на там, что при определении  видов трудовой деятельности  исходят из сложности работ  и необходимой квалификации.

     Например, организация из двух человек,  имеющая целью пройти на судне  до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так,  чтобы один во время путешествия  управлял парусами, а другой был  у руля. Разделение всей работы  на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “МакДоналдса”, можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.

      В очень малых организациях  горизонтальное разделение труда  может не прослеживаться достаточно  четко. Владельцы, которые являются  одновременно и управляющими  маленьких ресторанов, могут поочередно  то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

      Классическим образцом горизонтального  разделения труда на производственном  предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

1. 4 Подразделения

       Сложные организации осуществляют  четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Корпорация “МакДоналдс” имеет специальные подразделения для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т. д. Эти подразделения у “МакДоналдса” имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. “МакДоналдс”, например, являясь такой крупной и широко разветвленной компанией, формирует подразделения как по географическому принципу, так и по отдельным видам деятельности [2,с.123].

     Отдел  недвижимой собственности разделяется  на подотделы - выбора размещения новых мест предприятий, управления имеющейся собственностью, а в каждом из этих подотделов имеются группы по географическим зонам, такие как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы, группа Восточной Европы и т. д.

      Как и целая организация, частью  которой они являются, подразделения  представляют собой группы людей,  деятельность которых сознательно  координируется и направляется  для достижения общей цели. Таким  образом, по сути своей, большие  и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

     Вертикальное  разделение труда основывается  на выделение органа управления, который определяет круг обязанностей подчиненных, планирует, координирует, мотивирует и контролирует деятельность работников.

     Поскольку  работа в организации разделяется  на составляющие части, кто-то  должен координировать работу  группы для того, чтобы она была успешной.

     Возвращаясь  к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов не  возьмет на себя обязанности  капитана, и не позаботится, чтобы  движения руля были согласованы  с маневрами парусов, чтобы  судно держалось курса, - группа, плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т. е. внешняя среда).

      Итак, в организации существуют  две внутренние органичные формы  разделения труда. Первая - это  разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т. е. горизонтальное разделение труда.

      Второе, называемое вертикальным, отделяет  работу по координированию действий  от самих действий. Деятельность  по координированию работы других  людей и составляет сущность управления.

1. 5 Необходимость  управления

      Для того чтобы организация  смогла добиться реализации своих  целей, задачи должны быть скоординированы  посредством вертикального разделения  труда. Поэтому управление является  существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих.

      Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнерами, один  из них может принимать решения,  касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого хозяином или управляющим.

       Но, хотя управленческие функции  и не выделены четко, основная  функция - координирование - выполняется. 

      Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего звена, в компании “Ай Би Эм”, например, сами иногда звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того, чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

       По мере разрастания организации  людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т. е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. Фактически, суперкрупные организации современного общества стали возможны только тогда, когда стала четко ощущаться необходимость отделения управления от коммерческой или технической деятельности.

      Управление предприятием осуществляется  на базе определенной организационной  структуры. Структура предприятия  и его подразделений определяется  предприятием самостоятельно. При  разработке организационной структуры  управления, необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнение следующих условий:

1Решение одних и также вопросов не должно находится в ведение разных подразделений; 

2Все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;  

3На данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.

      Структура управления может изменяться  во времени в соответствии  с динамикой масштабов и содержания  функций управления.

      Между отдельными подразделениями  могут быть вертикальные и  горизонтальные связи. 

    Вертикальные  связи  - это связи руководства  и подчинения, например связь  между директором предприятия  и начальником цеха.

     Горизонтальные  связи - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов.

      До сих пор мы рассматривали  организацию с функциональной  точки зрения. Однако анализ взаимоотношений  между различными должностями  и постами показывает, что существует  целый ряд типов организационных структур, среди которых построение по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Сейчас же к вопросу об организации мы подойдем с точки зрения распределения полномочий, производственных обязанностей.

      Организационная структура – совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

      Элементами структуры являются:

- звенья

- уровни (ступени)

- связи (горизонтальные и вертикальные)

      Все организационные структуры делятся на механистические (бюрократические) и органические (адаптивные).

 Таблица1 - Механические и органические типы                                             

      Бюрократический тип может действовать  эффективно в условиях, когда  используется рутинная технология и имеется нединамичное внешнее окружение.

     Органический  тип эффективен, когда используется  не рутинная технология и имеется  динамичное окружение. 

     Эти типы  организационных структур еще  подразделяются следующим образом:

1Бюрократический тип

А) Традиционные

- линейные

- функциональные

- линейно-функциональные

Б) Дивизиональные

- по продукту

- по региону

- по потребителю

2Органический тип

А) Проектные

Б) Матричные

 Рис.2 - Типы организационных структур

    Линейная - представляет собой схему непосредственного  подчинения по всем вопросам  нижестоящих подразделений вышестоящим.  Это система достаточно проста  и может быть эффективна, если  не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

   Преимущества:

- единство и  четкость распорядительства

- простота управлением

- согласованность  действий исполнителей

- оперативность  в принятии решений

- четко выраженная  ответственность

   Недостатки:

- высокие требования  к руководителю

- перегрузка  информацией

- концентрация  власти в управляющей верхушке

    Функциональная - система представляет собой  схему подчинения нижестоящего  подразделения ряду функциональных  подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

      Преимущества:

- высокая компетентность  специалистов, отвечающих за осуществление  конкретных функций

- освобождение  некоторых линейных менеджеров  от решений специальных вопросов

- уменьшение  потребности в специалистах широкого профиля

     Недостатки:

- длительность  принятия решений

- трудности  в поддержании постоянных взаимосвязей  между различными функциональными  службами

- чрезмерная  заинтересованность в реализации  целей и задач своих подразделений

     Наиболее  распространена линейно-функциональная  система, в которой сочетается  линейная и функциональная системы.  В этом случае решения, подготовленные  функциональными подразделениями  рассматриваются и утверждаются  линейным руководителем, который  передает их, подчиненным подразделениям. Подчиненные выполняют одинаковые функции.

    Преимущества: