Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Особенности составления и оформления справок и заявлений

Федеральное государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность
032002

Курсовой проект
Тема: «Особенности составления и оформления справок и заявлений»

Выполнила
Данилова В.А.
Студентка группы Д-07-01
Форма обучения – очная
Дисциплина
Документоведение
Руководитель – Гуреева О.Н.
К защите допущена ________
дата и подпись зам. директора по УР
Защита состоялась «___»________2009 г.
оценка ________
Подпись руководителя________

Пермь, 2009

СОДЕРЖАНИЕ:

1. Введение…………………………………………………………………...3

2. Информационно-справочные документы……………………………… 4

3. Справки……………………………………………………………………5–6

3.1. Основные виды справок………………………………………………...7–8

4. Заявления………………………………………………………………… 9–10

5. Исследование справок и заявлений……………………………………...11–21

6. Заключение ………………………………………………………………..22

7. Список литературы………………………………………………………..23

ВВЕДЕНИЕ

_{Тема
нашей курсовой работы
«особенности составления
и оформления справок
и заявлений». Мы рассмотрели
ошибки в составлении
каждого документа с
точки зрения машинописи,
стилистики текста и
документов. К каждому
неверно составленному
документу прилагается
предложенный нами вариант.}

_{Гипотеза:
мы предполагаем, что
справки и заявления
в МОУ «Средняя общеобразовательная
школа № 115» составлены
с ошибками в оформлении.}

_{Цель:
выявление основных
ошибок при составлении
справок и заявлений.}

_{Задачи:
1. Анализ документов
в МОУ «Средняя
общеобразовательная
школа № 115».}

_{2.
Систематизация материала.}

_{3.
Изучение материала
по этому вопросу.}

_{4.
Изучение справок и
заявлений с точки зрения
оформления.}

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Подавляющие большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телефонограммы, телеграммы, протоколы, заявления, сводка, заключение. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличии от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

СПРАВКИ

Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания).

Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

аналитическими;
отчетными;
информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: справка о текучести кадров за 1 квартал 2009 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2009 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

В зависимости от адресата справки делятся на два типа:

внешние;
внутренние.

Справки, направляемые за пределы организации, оформляются на общем или специальном бланке, подписываются руководителем. Они составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги, подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Они составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание сточки зрения:

полноты и достоверности фактов и сведений;
правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон);
точности датирования;
соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов типа «настоящая справка», «действительно работает». В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные.

Во вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

3.1. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СПРАВОК

1. справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания, составляемые по запросам граждан;

2. справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан выдаёт руководство организаций с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы.

Справки по запросам граждан, как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

Справки делятся на две группы:

а) служебного (информационного) характера, описывающие и устанавливающие факты и события, содержат сведения служебного характера;

б) личного характера, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица данного предприятия, содержит результат обобщений каких-либо сведений, обследований, командировок и т.д.

2. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.

3. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, вышестоящей организации - руководителем учреждения.

4. Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки.

5. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, другой - подшивается в дело.

6. Адресат оформляется как и на других ОРД, но без указания почтового адресата.

Наиболее многочисленны разновидности справок личного характера, выдаваемых гражданам о подтверждении места работы, заработной платы, месте проживания и т.д.:

а) такие справки составляются на бланке и содержат реквизиты - вид документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, печать;

б) текст должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения;

в) в конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется;

г) если есть адресат, в конце текста не указывается, куда направляется справка;

д) в тексте справки не должно быть архаичных оборотов: “настоящая справка”, “действительно проживает”, “действительно работает”; следует писать: “дана для предоставления в (ЖЭК, школу № , райполком и т.д.);

е) для удобства оформления справок личного характера можно подготовить трафареты текста с последующим заполнением недостающих сведений;

ж) оформляются такие справки в одном экземпляре.

ЗАЯВЛЕНИЯ

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника.

Заявление является личным документом и оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

адресат;
данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность – если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон - если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);
наименование вида документа;
дата;
текст;
отметка о наличии приложения (если имеются прилагающие документы);
подпись.

Например при поступлении на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние ...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография).

В зависимости от количества заявителей заявление может быть: индивидуальным и коллективным.

ИССЛЕДОВАНИЕ СПРАВОК И ЗАЯВЛЕНИЙ

Практическая часть данного курсового проекта основана на справках и заявлениях.

Все справки и заявления муниципального общеобразовательного учреждения «средняя общеобразовательная школа № 115» оформляются на трафаретных бланках, разработанных организацией. Справки в МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 115» носят информационный характер, с целью подтвердить факты биографического или служебного характера. В основном выдавались справки с целью подтвердить место работы и место учебы.

Типичные ошибки:

1 каждая справка имеет ссылку на дату и номер.

2 употребление архаичных оборотов «дана настоящая», «действительно учится», «действительно работает», «действительно будет зачислен(а)», «выдана гражданину».

3 неправильное употребление падежа в адресате.

Ниже представлен трафаретный бланк справки, подтверждающей место работы.

Характерные ошибки:

справка имеет ссылку на дату и номер

2 употребление архаичных оборотов «дана настоящая», «действительно работает».

3 справку подписывает секретарь, когда это не следует делать.

Министерство образования Российской Федерации

Индустриальный район города Перми

Муниципальное

общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная

школа № 115» г. Перми

Пермь, ул. Баумана, 27

Телефон 221 79 90

_____________№____________

на №от____

Справка

Дана настоящая ___________________________________________________ в том, что он (она) действительно работает в МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 115» _____________________________________________

Справка дана для предъявления _____________________________________

Директор школы: З.Я. Шевченко

Секретарь:

Мы предлагаем правильный вариант

Министерство образования Российской Федерации

Индустриальный район города Перми

Муниципальное

общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная

школа № 115»

Баумана ул., 27, г. Пермь, 614066

Тел/факс 221-79-90

E-mail: [email protected]

СПРАВКА

_____________№____________

_________________________________________ работает в МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 115» _________________________________

_________________________________________________________________

Справка дана для предъявления _____________________________________

_________________________________________________________________

Директор З.Я. Шевченко

Следующий документ, который мы рассмотрим – это справка для военного комиссариата.

Допущенные ошибки при оформлении:

1.имеется ссылка на дату и номер.

2.употребление архаичного оборота «выдана гражданину».

3.реквизит «подпись» оформлен совершенно неправильно.

4.Используется разный размер шрифта, что способствует плохому восприятию информации.

Министерство образования Российской Федерации

Индустриальный район города Перми

Муниципальное

общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная

школа № 115» г. Перми

ул. Баумана, 27, г. Пермь, 614 066

тел/факс: 221-79-90

тел/факс: 221-75-31

E-mail: [email protected]

_____________№____________

На №________от____________

Военный комиссариат

Индустриального и Дзержинского районов

г. Перми

Справка

Выдана гражданину____________________________________

(фамилия, имя, отчество)

________________года рождения в том, что он в 20____ г. поступил в

образовательное учреждение среднего (полного) общего образования

Муниципальное общеобразовательное учреждение________

(полное наименование образовательного учреждения)

______ «Средняя общеобразовательная школа № 115» г. Перми,_____

_________________________________________________________

(номер и дата приказа о зачислении)

имеющее государственную аккредитацию № 4970 от 07.04.2005 г., действительна до 08.04.2010 г., Департамент образования Пермской области

(указываются номер и дата выдачи свидетельства о государственной аккредитации,

__________________________________________________________

срок действия, наименование органа, выдавшего свидетельство)

и в настоящее время обучается в ____ классе по очной форме обучения.

Год окончания обучения в образовательном учреждении 20___ г.

Справка выдана для представления в ______________________

(наименование военного комиссариата)

Руководитель (заместитель руководителя)

образовательного учреждения

_______________________________________

(подпись, инициал имени, фамилия)

М.П.

Верный вариант, предложенный нами.

Министерство образования Российской Федерации

Индустриальный район города Перми

Муниципальное

общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная

школа № 115» г. Перми

ул. Баумана, 27, г. Пермь, 614 066

тел/факс: 221-79-90

E-mail: [email protected]

СПРАВКА

________№________

Военный комиссариат

Индустриального и Дзержинского районов

г. Перми

__________________________________________________________

________________года рождения в том, что он в 20____ г. поступил в образовательное учреждение среднего (полного) общего образования Муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя школа № 115» г. Перми, имеющее государственную аккредитацию № 4970 от 07.04.2005, действительна до 08.04.2010, Департамент образования Пермской области имеющее государственную аккредитацию и в настоящее время обучается в ___ классе по очной форме обучения.

Год окончания обучения в образовательном учреждении «___» 20___ г.

Справка выдана для представления в ______________________

Директор З.Я. Шевченко

М.П.

Следующий документ, в котором допущены ошибки – это справка-подтверждение.

Типичные ошибки при оформлении:

ссылка на дату и номер
использование архаичных оборотов «дана», «действительно будет»

Министерство образования Российской Федерации

Индустриальный район города Перми

Муниципальное

общеобразовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная

школа № 115» г. Перми

ул. Баумана, 27, г. Пермь, 614 066

тел: 221-79-90

тел/факс: 221-75-31

E-mail: [email protected]

_____________№____________

На №________от____________

СПРАВКА - Подтверждение

Дана ___________________________________________________

Особенности составления и оформления справок и заявлений 📙 Курсовая → 🆔 167486

Особенности составления и оформления справок и заявлений

на №________от____________

Справка

на №от____