Особенности управления рабочем временем современного менеджера

1

Особенности управления рабочем временем современного менеджера

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования определяется тем, что на сегодняшний день бизнес и его среда не стоят на одном месте и стремительно развиваются, поэтому руководитель должно уметь грамотно и четко формулировать свои цели и задачи, согласовывать время и ставить приоритеты. Сегодня эффективный труд руководителя – это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

Всем известная истина – «Время - деньги», похоже начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Степень разработанности проблемы: Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х.Попова, среди западных – технологии Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Цель работы: раскрыть приемы, используя которые, можно  получить большую отдачу от своего времени, т.е. иметь лучшие результаты, полнее использовать свои возможности.

Задачи:

      изучить литературу, рассматривающую основы управления рабочим временем менеджера;

      Рассмотреть методы и принципы, необходимые для Эффективного управления рабочим временем современного менеджера;

      Проанализировать насколько эффективно используется рабочее время менеджера ЗАО «АверсИнжиниринг».

Объект исследования: является система управления организацией, действующей в условиях динамично изменяющейся бизнес-среды.

Предмет исследования: методы и технологии тайм-менеджмента как элемент системы управления организацией.

Теоретико-методологические основы исследования. Теоретическую основу курсовой работы составляют исследования отечественных и некоторых зарубежных ученых:   Горбунова А.П., Корговой М.А.,  Виханского О.С., Наумова А.И., Веснина В.Р., Дракер П., Кови С., Дункана Д.У.,  и др

Методологической  основой настоящего исследования является общенаучная методология и вытекающие из нее частнонаучные методы познания: логический, системный, метод сравнения и анализа и т.д.

Структура работы: Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ МЕНЕДЖЕРА

1.1.           Рабочее время и его организация

Под рабочим временем понимается продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе, в течение которого он должен выполнять свои производственные или служебные обязанности[1]. Оно измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за конкретный календарный период (чаще всего - неделю.).

В соответствии с трудовым законодательством РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Она распространяется на работников всех организаций независимо от формы собственности, кроме тех, для которых установлена сокращенная продолжительность рабочей недели. Речь идет о молодежи от 14 до 18 лет, работниках, занятых на работах с вредными условиями труда, а также отдельных категориях работников сферы образования, здравоохранения, сельского хозяйства[2].

Список таких работников определяется законодательно; в то же время администрация совместно с профсоюзной организацией (там, где она имеется) на основе аттестации рабочих мест может устанавливать сокращенное рабочее время для более широких категорий работников, чем это предусмотрено законом[3].

Законодательство РФ устанавливает для работников пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями, которая считается основной, позволяет более рационально использовать рабочее время и организовать отдых. Продолжительность ежедневной работы определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утвержденными администрацией совместно с профсоюзной организацией (там, где она имеется) с учетом специфики работы, мнения коллектива[4].

В соответствии с характером и условиями деятельности в организациях торговли, бытового обслуживания, здравоохранения, учебных заведениях допускается введение шестидневной рабочей недели с одним выходным и продолжительностью рабочего дня не более 7 ч[5].

Утвержденные администрацией графики сменности доводятся до сведения работников, как правило, не позднее, чем за месяц до их введения в действие, а в случае изменения организации производства и условий труда - за два месяца. Труд исполнителей должен организовываться так, чтобы каждую неделю (или в среднем за предусмотренный графиком период) соблюдались установленная законом продолжительность рабочей недели и годовой баланс рабочего времени, исчисленный по календарю шестидневной рабочей недели.

Накануне праздничных дней продолжительность работы лиц, не относящихся к льготным категориям, сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе. При шестидневной неделе сокращенный рабочий день предусмотрен также перед выходным. Если по условиям производства сокращение рабочего времени накануне выходных и праздничных дней невозможно, работникам по мере накопления отработанных часов предоставляется дополнительный день отдыха.

При работе в ночное время (с 10 ч вечера до 6 ч утра) продолжительность смены (за исключением тех работников, для которых уже установлено сокращенное рабочее время) уменьшается на один час. Но ночная смена может уравнивать с дневной в тех случаях, когда это необходимо по условиям производства. Некоторые категории работников, в том числе беременные женщины, матери, имеющие детей до трех лет, лица моложе 18 лет, не должны привлекаться к работе в ночную смену даже в тех случаях, когда на указанные часы приходится только ее часть.

По соглашению между администрацией и работником, если это не противоречит интересам организации, ему может быть установлен неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (при наличии медицинского заключения в оговоренных законом случаях это является обязательным). Оплата в таких случаях производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. Этим неполное время отличается от сокращенного, за которое выплачивается полная заработная плата. Если инициатива при этом исходит от администрации, она обязана сделать соответствующее предупреждение за два месяца.

Время начала и окончания ежедневной работы предусматривается правилами внутреннего распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством и с учетом таких обстоятельств, как расписание движения городского и пригородного транспорта, времени работы детских и культурно-бытовых учреждений, обслуживающих данную организацию[6].

Также может предусматриваться применение режима гибкого рабочего времени, когда работникам или коллективу подразделения в порядке, установленном администрацией по согласованию с ними или выборным профсоюзным органом, разрешается самостоятельно регулировать его использование в рамках предусмотренного законодательством общего количества рабочих часов за соответствующий период. Речь идет о возможности определения срока начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания; времени обязательного присутствия на месте; продолжительности рабочего дня при условии выработки недельной или месячной нормы времени; периода работы в таком режиме; места работы (например, дома или в библиотеке).

Все это позволяет лучше учитывать биологические ритмы человека, повышает удовлетворенность трудом, его производительность, но усложняет работу руководителей, увеличивает управленческие расходы, требует определенного морально-психологического климата в коллективе.

Неполный день, гибкий и скользящий графики работы, разделение ее среди нескольких сотрудников, частичное выполнение ими обязанностей на дому и прочее становятся возможными в условиях появления новейших средств связи: сотовой, факсимильной, подключения к компьютерным сетям.

Если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы или необходимо более эффективно использовать оборудование, законодательством допускается сменная работа. Работники чередуются по сменам равномерно в соответствии с графиком, утвержденным администрацией с учетом специфики работы и мнения коллектива. Существуют различные варианты такого чередования, но с физиологической точки зрения наиболее приемлемым считается прямой, т.е. когда за первой сменой следует вторая, а за ней - третья. При этом минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть не меньше двойной продолжительности предшествующей отдыху смены, а при невозможности соблюсти такой порядок - компенсироваться иными, предусмотренными законодательством способами[7].

В настоящее время в зарубежных фирмах начинает распространяться модульная система организации гибкого режима сменной работы. Все рабочее время разбивается на модули с разной «ценой» с целью устранения физических и социальных неудобств работы в сменном режиме, например час работы в самый неблагоприятный период ночной смены приравнивается к нескольким часам работы утром. При этом за определенный период работники должны набрать необходимое число условных рабочих часов, которое будет меньше, чем число астрономических. Таким образом, денежная компенсация заменяется пропорциональным снижением рабочего времени.

В непрерывно действующих организациях, подразделениях и на отдельных видах работ, где не может быть соблюдена установленная для данной категории работников продолжительность рабочего времени, допускается его суммированный учет с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за соответствующий период не превышала установленной законом нормы[8].

Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего дня при этом может в определенных пределах отклоняться от норм, а недоработка и переработка балансируются. Однако переработка сверх установленной продолжительности смены не может компенсироваться за счет уменьшения другой и считается сверхурочной работой.

Чаще всего суммированный учет устанавливается по просьбе работников, заинтересованных в уменьшении числа выходов на работу, но максимальная длительность рабочих смен при этом все же ограничивается 10 или 12 часами.

Особый режим труда[9], основанный на суммированном учете рабочего времени, установлен при вахтовом методе организации работ, который используется в том случае, если они проводятся не в местах постоянного жительства работников и возможность ежедневного возвращения домой исключается.

Такая ситуация возникает в случае удаленности места производства работ, при дефиците там рабочей силы, экстремальных природных и климатических условиях. Временем вахты считается период выполнения работы и междусменного отдыха на объекте, где она производится. По общему правилу ее продолжительность не должна превышать месяца, а в исключительном случае - двух, а продолжительность ежедневной смены - 12 ч.

На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, рабочий день может быть разделен на части одним большим (свыше 2 ч) или несколькими стандартными перерывами. Раздробленный рабочий день вводится обычно в ситуации, когда в течение него имеют место несколько «пиковых» периодов интенсивной работы. Как правило, он имеет место на предприятиях пассажирского транспорта или в животноводстве.

Иногда для решения срочных и важных проблем в организациях используется сверхурочная работа, т.е. работа с продолжительностью рабочего времени более установленной. Она считается таковой, если выполнялась с ведома или по распоряжению администрации независимо от того, было оно письменным или устным и входила ли эта работа в круг обязанностей сотрудника или нет. Такая работа компенсируется только повышенной оплатой; предоставление за нее отгула не допускается.

Законодательство разрешает сверхурочные работы лишь в исключительных случаях: при решении задач оборонного назначения; предотвращении или немедленной ликвидации последствий стихийных бедствий или аварий; устранении нарушений на объектах городского хозяйства; необходимости закончить начатую работу, которая вследствие остановки может вызвать большие экономические потери или прекращение работы значительного числа других людей; для продолжения не допускающей перерыва работы при неявке сменщика. Кроме того, сверхурочные работы могут применяться в отдельных случаях при выполнении погрузочно-разгрузочных операций на транспорте. Однако они не должны превышать 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год[10].

При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляется два выходных дня в неделю, а при шестидневной - один. При этом на работников, находящихся в командировке, распространяется режим труда и отдыха тех организаций, в которые они командированы, поэтому другие дни отдыха им не предоставляются, за исключением случаев, когда командировка специально приурочена к этим дням или на них падает время отъезда либо возвращения.

Общим выходным днем согласно трудовому законодательству РФ является воскресенье, а второй день при пятидневной рабочей неделе устанавливается графиком по возможности следом за ним. В организациях с непрерывным производством выходные предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно графику сменности[11].

Закон разрешает работу в выходные дни лишь в исключительных случаях (для предотвращения или ликвидации стихийного бедствия или аварии либо немедленного устранения их последствий; для предотвращения несчастных случаев или больших экономических потерь; для выполнения неотложных заранее непредвиденных работ, от которых зависит дальнейшая нормальная деятельность организации или подразделения).

Привлечение к работе в выходной день осуществляется на основании письменного распоряжения администрации и компенсируется предоставлением другого дня отдыха или (по соглашению сторон) оплатой не менее чем в двойном размере.

Совокупное время, которым организация располагает для своей деятельности в течение данного периода, образует календарный фонд рабочего времени. Он устанавливается путем умножения среднесписочного числа работников на календарное число дней периода и состоит из номинального, или полного табельного фонда времени, праздничных и выходных дней, а также сокращенных часов в предпраздничные дни для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством.

Полный табельный фонд состоит из максимально возможного фонда (время работы в соответствии с КЗоТ), который является главным объектом рационализации, и ежегодных и дополнительных отпусков. В свою очередь, максимально возможный фонд состоит из явочного фонда и неявок.

Явочный фонд времени включает полезный фонд (производительно используемое время), в том числе с пониженной и повышенной производительностью, и время внутренних целодневных простоев и неявок (отпуска по болезни, учебе; неявки, разрешенные законом и администрацией; прогулы).

Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время - основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места, а также время технологических и организационных перерывов[12].

В течение основного времени достигается непосредственная цель данного трудового процесса, например, создается документ и т.п. Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных с обеспечением основной работы, и вместе с основным составляет оперативное время. В рамках вспомогательного времени может осуществляться, например, сбор необходимых материалов для подготовки доклада или документа.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно, в свою очередь, может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное и технологическое. В его рамках осуществляются уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе оборудования.

Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходования подготовительно-заключительного времени.

Перерывы также неоднородны. Существуют технологические перерывы, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха).

В организации необходимо постоянно осуществлять учет и анализ структуры фондов времени (календарного и максимально возможного) и его использования, что важно, в том числе и для выявления скрытых резервов. Для этого рассчитываются коэффициенты использования табельного, календарного и максимально возможного фонда времени; средняя установленная и фактическая продолжительность рабочего периода; число неявок по всем причинам, коэффициент использования рабочего периода. Все эти показатели можно сравнивать по периодам.

Для определения степени использования рабочего периода (месяца, квартала, года) необходимо установить их среднюю продолжительность. Она характеризуется средним фактическим числом дней работы одного среднесписочного работника и исчисляется делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписочное число работников.

Существует установленная продолжительность рабочего периода, исчисляемая как отношение максимально возможного фонда рабочего времени, определяемого законодательством, к среднему числу работников. Сопоставление фактической и установленной продолжительности характеризует степень использования последней.

Средняя фактическая продолжительность рабочего дня определяется как полная и урочная. Полная находится делением общего количества человеко - часов за период (с учетом сверхурочных) на число отработанных человеко-дней и показывает, сколько часов в день приходилось на одного человека. Средняя урочная продолжительность - это число отработанных часов в урочное время. Сопоставление этих величин позволяет определить степень использования соответствующих фондов.

Можно рассчитать коэффициенты использования рабочего времени Кисп.вр., рабочего дня Кисп.дня[13]:

Кисп.вр = 

Кисп.дня = 

Можно также исчислить коэффициент дисциплинированности работников Кдисц:

Кдисц = 

Неявки целесообразно анализировать по причинам, которые можно объединить в две группы: разрешенные законом и относящиеся к потерям рабочего времени - простои, прогулы, отпуска с разрешения администрации.

Итак, подводя итог, стоит отметить, что по результатам анализа составляется фактический баланс рабочего времени в человеко-часах. Распределение работ на будущее происходит на основе плановых балансов, в которых должно найти отражение снижение трудоемкости работ мероприятий по НОТ. При этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции.

1.2. Диагностика времени. Контроль за рабочего временем

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От этого во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, на что его нужно тратить, и делать все как можно быстрее.

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографии, самофотографии[14]. Выбор метода зависит от задач и масштабов.

Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Психологически он неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого.

Хронометраж используется, если операции слишком кратковременные (например, конвертирование); необходимо изучить отдельные повторяющиеся их элементы, важные в данный момент; учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объединения их в группы в разных комбинациях).

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы - комплексы приемов, действия, движения - и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками - резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в специальном наблюдательном листе. Затем сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции.

Непосредственным объектом хронометража является оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах. В результате можно сделать расчет средней продолжительности той или иной операции Тср.оп по формуле:

Тср.оп = 

[15]

Знание средней продолжительности операции и ее отдельных элементов помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

Метод упрощенных наблюдений в отличие от хронометража предполагает использование обычных часов. Иногда используется фотохронометраж, если отклонения затрат времени от средней величины превышают 10% и нужно выяснять их причины.

Фотография рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) проводится путем наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на всем его протяжении или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии нормировщиков, мастеров и т.п. Она целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, осуществляющих идентичные работы, с охватом их всех или большей части, обычно в течение 10-15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ.