Отчет по практике в МДОУ "Детский сад"

 

 

             ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО                                      ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

      ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

 

     КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

об учебной практике по документоведению студентки заочного  отделения 3 курса группы 071052

Чубук Юлии Владимировны, проходившей практику в качестве документоведа; организация-база практики: МДОУ"Детский сад общеразвивающего вида № 18                  п. Разумное Белгородского района Белгородской области" 

время прохождения практики: с

17.12.2012 по 28.12.2012

 

 

 

Руководители:

от организации заведующая МДОУ"Детский сад общеразвивающего вида № 18 п. Разумное Белгородского района Белгородской области"

Кузнецова В.Н.

 

от кафедры

кандидат исторических наук доцент И.Г. Оноприенко

 

 

Белгород 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………….	с.3
Организационные документы организации……………………………...........	с.4
Нормативно-методические документы, регламентирующие  правила создания и оформления документов. Системы документации организации……………………………………………..	с.5
3.Особенности оформления управленческих документов………………………	с.7
4.Анализ бланков…………………………………………………………………..	с.11
Заключение……………………………………………………………………. …..	с.13
Приложения ……………………………………………..……………………….	с.14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Практика имеет  своей целью углубление и закрепление  знаний, полученных в процессе теоретического обучения. Студенты приобретают необходимые навыки, умения и опыт для работы в области документоведения.

В период с 17 декабря  по 28 декабря 2012 года мною была пройдена учебная практика в муниципальном дошкольном образовательном учреждении «Детский сад общеразвивающего вида №18 п. Разумное Белгородского района Белгородской области» расположенного по адресу:  Белгородская область, Белгородский район, п. Разумное, ул. Юбилейная, д.1.

Учреждение является некоммерческой организацией. Организационно-правовая форма Учреждения: муниципальное учреждение, тип: государственный статус: дошкольное образовательное учреждение, вид – детский сад общеразвивающего вида.

Согласно Уставу  управление образовательным учреждением  строится на принципах единоначалия и самоуправления. Формами самоуправления учреждения являются Общее собрание коллектива, Педагогический совет, Родительский комитет, Попечительский совет.

Непосредственное руководство  ДОУ осуществляет заведующий, прошедший  соответствующую аттестацию. Он назначается  учредителем. 

Учредитель ДОУ - Муниципальное  образование - муниципального района «Белгородский  район» Белгородской области.

Коллегиальными органами управления являются:

- Общее собрание коллектива;

- Педагогический совет;

- Родительский комитет.

 

1.Организационные документы организации

 

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в  том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную  численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

В МДОУ разработаны нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность МДОУ, которые соответствуют дошкольному образовательному учреждению данного вида – «Детский сад общеразвивающего вида» и законодательствам РФ и Белгородской области в области образования.

- Устав МДОУ «Детский  сад общеразвивающего вида №18 п.Разумное» (новая редакция) утвержден Постановлением администрации Белгородского района от 30.11.2011 №148;

- МДОУ «Детский сад  общеразвивающего вида №18 п.Разумное»  зарегистрировано в Межрайонной  инспекции ФНС России №2 по  Белгородской области (свидетельство серия 31 №001729368);

- Документы (локальные  акты), предусмотренные Уставом МДОУ, регламентирующие деятельность  МДОУ «Детский сад общеразвивающего  вида №18 п.Разумное», разработаны  и утверждены в установленном  порядке;

- Лицензия на право  ведения образовательной деятельности по реализации программ дошкольного воспитания и обучения, дополнительных программ: серия ЛО №002768, регистрационный №4316 от 08.10.2010;

- Свидетельство о государственной  аккредитации АА 192579, регистрационный  №2021 от 29.06.2007;

-Санитарно-эпидемиологическое заключение №1747033, регистрационный №31.БО.14.000.М.000660.05.10 от 24.05.2010.

В 2011 - 2012 учебном году откорректированы в соответствии с нормативно-правовой базой и Федеральными государственными стандартами следующие нормативные организационные документы:

- Основная общеобразовательная программа дошкольного образования МДОУ;

- Рабочие учебные программы  по направлениям деятельности  ДОУ в соответствии с выбранными  программами.

Программа развития учреждения, направлена на улучшение качества воспитательно-образовательного процесса. Функции членов коллектива зафиксированы в должностных инструкциях, где отражены их права, обязанности и ответственность.

Ведётся книги Учёта движения детей и учёта будущих воспитанников.

Социальный заказ своему образовательному учреждению, его воспитанникам формируется на основе мониторинговых данных и обобщения требований современного общества и запроса родителей (законных представителей) воспитанников ДОУ.

 

2. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов.

Системы документации

 

Делопроизводство детского дошкольного учреждения ведется  в соответствии с утвержденными  органами управления образования, инструкциями по делопроизводству, в которых даётся система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента поступления или создания документа до сдачи его в архив.

Нормативно- методическая документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Книгу приказов и  распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением.

2. Книгу протоколов  педагогического совета.

3. Путёвки на детей.

4. Личные дела работников  детского дошкольного учреждения.

5. Трудовые книжки.

6. Годовой план работы  детского дошкольного учреждения.

7. Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения.

8. Статистический отчет  детского дошкольного учреждения (ф. N 85-к)

1. Книга приказов и  распоряжений заведующего детским  дошкольным учреждением (75 л.)

Книга приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением ведётся в учреждениях, где имеется не менее 3-х работников.

В книге приказов и  распоряжений оформляются: приём на работу и освобождение от неё воспитателей и других работников дошкольного учреждения в соответствии с Законодательством РФ и Правилами внутреннего трудового распорядка для работников детских дошкольных учреждений, поощрения, взыскания, указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательной работы, финансово-хозяйственной деятельности дошкольного учреждения.

Книга приказов и распоряжений должна быть постранично пронумерована, скреплена подписью заведующего и печатью дошкольного учреждения.

2. Книга протоколов  педагогического совета (10 л.)

В книге протоколов  зафиксирован ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педагогического совета. Принятые решения педагогического совета записаны в протоколы с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных за их выполнение. Каждый протокол подписан председателем и секретарем педагогического совета.

Книга протоколов педагогического  совета пронумерованы, скреплены подписью заведующего и печатью детского дошкольного учреждения

3. Путёвки на детей

Зачисление детей в  детское дошкольное учреждение производится заведующим по путёвке соответствующего районного отдела (управления)образования (здравоохранения).

На обратной стороне  путевки заведующим детским дошкольным упреждением записываются сведения о ребёнке.

4. Личные дела работников  детского дошкольного учреждения 

На каждого работника детского дошкольного учреждения ведётся личное дело, которое состоит из личного листка по учёту кадров, автобиографии, копии документа об образовании, материалов по результатам аттестации и повышения квалификации, медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы в детском дошкольном учреждении, копии приказа о назначении, переводе, увольнении, а также награждениях и поощрениях.

5. Трудовые книжки 

Трудовая книжка заведующего  дошкольным учреждением хранится в  районном управлении. Трудовые книжки остальных работников хранятся как бланки строгой отчётности в детском дошкольном учреждении.

6. Годовой план работы  детского дошкольного учреждения 

Годовой план работы включает перспективу деятельности детского дошкольного учреждения, определяет организацию и содержание работы с педагогическим, медицинским и обслуживающим персоналом, предусматривает мероприятия по педагогическому просвещению родителей и совместную работу со школой.

Годовой план хранится в  методическом кабинете детского дошкольного учреждения в удобном и доступном для всех сотрудников месте.

7. Справки и акты  по результатам проверок детского  дошкольного учреждения 

Справки и акты по результатам  проверок детского дошкольного учреждения скрепляются в реестр в хронологическом порядке.

Финансово-хозяйственная  документация детского дошкольного  учреждения включает:

1. Технический паспорт  детского дошкольного учреждения.

2. Инвентарные списки  основных средств 

7. Инвентаризационную  опись 

8. Меню-требование 

9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения

11. Авансовый отчёт

Состав организационно-распорядительных документов организации:

Организационные документы:

Устав ДОУ;

Должностные инструкции;

План финансово-хозяйственной  деятельности;

Бухгалтерская документация;

Штатное расписание;

Тарификационный список педагогических работников;

Правила внутреннего  трудового распорядка;

Положение о материальном стимулировании работников;

Положение о педагогическом совете;

Положение об общем собрании трудового коллектива;

Положение о наблюдательном совете;

Положение о предоставлении платных образовательных услуг;

Положение о логопункте;

Положение о службе по охране труда.

Распорядительные документы:

Приказы по личному составу;

Приказы по основной деятельности;

Протоколы заседаний  педагогического совета, собраний трудового коллектива.

Документы детского дошкольного  учреждения оформляются своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся чернилами или на компьютере. Допущенные  ошибки в тексте или в цифровых данных документов, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

 

3. Особенности оформления управленческих документов

 

При прохождении учебной  практики были изучены следующие  документы:

Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников

В состав организационных документов МДОУ №18 учреждения входят:

-  Устав;

-  договор с учредителем;

-  должностные инструкции сотрудников;

-  структура и штатная численность;

-  штатное расписание;

-  правила внутреннего трудового распорядка.

Содержательная часть Устава заключает  в себе следующие основные разделы:

-  общие положения;

-  цели и предмет деятельности;

-  организация образовательного процесса;

-  участники образовательного процесса;

-  управление учреждением;

-  финансовая и хозяйственная деятельность;

-  регламентация деятельности;

-  реорганизация и ликвидация.

Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации»

Постановлением Правительства  Российской Федерации от 12.09.2008 г. № 666 утверждено Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения  указывается, что взаимоотношения  между дошкольным образовательным  учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Должностной и численный  состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего  трудового распорядка — нормативный  акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом  по представлению администрации  и профкома на основе типовых правил.

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь   МДОУ №18, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Согласно Уставу дошкольного  образовательного учреждения, правила  внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к  ним, принимаются общим собранием  коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены  со своими инструкциями, один экземпляр  которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной  из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

2.  Распорядительные документы. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.

Приказ — это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы зафиксированы в книге приказов.

При подготовке приказа  следует соблюдены следующие принципы:

-  достоверность и объективность описываемой ситуации;

-  полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

-  краткость и лаконичность;

-  соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

-  следование нормам официально-делового стиля речи.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы  по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется  личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

-  внутренняя опись документов дела;

-  заявление о приёме на работу;

-  выписка из приказа о приёме на работу;

-  листок по учёту кадров;

-  копии документов об образовании;

-  выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

-  аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках.

Основу личного дела составляет личный листок по учёту кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполнены от руки самим работником при поступлении на работу. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр.

Наряду с заполнением  личного листка по учету кадров поступающий  на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приёме на работу конкретного сотрудника заверена заведующим.

На личном листке проставляется  присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведётся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Информационно-справочная документация содержит информацию о  фактическом положении дел в  учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

При проведении анализа оформления управленческих документов замечаний не выявлено.

4. Анализ бланков

 

Все приказы, независимо от его содержания, включают следующие реквизиты:

-  наименование данного учреждения (организации, предприятия);

-  наименование вида документа (приказ);

-  дата издания;

-  регистрационный номер;

-  место издания;

-  заголовок;

-  текст;

-  подпись;

-  визы.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила  техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа  по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных  частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части  указывается причина издания  приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его  издания:

-  действующее законодательство;

-  подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

-  локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

-  акты проверок.

Распорядительная часть  текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами  с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Приказы по личному составу  регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют  констатирующей части и глагола  «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказы подписаны руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в  действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные срока.

В МДОУ №18 все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», — которая подписана заведующим ДОУ.

В соответствии с Уставом  учреждения разрабатывается его  структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

     Все организационные документы оформлены на общем бланке учреждения или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения. 
       Организационные документы утверждены руководителем учреждения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документационное обеспечение  управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами  в процессе осуществления им управленческих функций.

За время прохождения  практики я ознакомилась с основными разделами и направлениями деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения: мною была освоена нормативная база, на которой основывается деятельность учреждения, общая организация работы и основы делопроизводства.

Мною было изучено  планирование работы в учреждении, распределение обязанностей между работниками, изучена статистическая отчётность, составление  протоколов.

Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного  хранения муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №18 позволил определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.

В целом практика прошла успешно  и продуктивно: я узнала много нового и нужного о функционировании службы делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении.