Оценка и пути усовершенствования системы оперативного управления

      РАЗДЕЛ I. Оперативное управление производством

      1.1. Цели и задачи оперативного управления производством

      В условиях перехода к рыночным отношениям, когда необходимо гибкое реагирование на изменение спроса потребителей на тот или иной вид продукции, возрастает роль оперативного управления производством, который   представляет собой процесс управления текущими событиями , т.е. совокупность мероприятий, позволяющих влиять на конкретные отклонения от установленных заданий производства .

      Целью оперативного управления является создание системы управления для достижения текущих целей предприятия, а также своевременное принятие мер по оптимизации соотношения затрат и   результатов.

      Содержанием оперативного управления производством является: 

• установление места и времени изготовления изделий, сборочных единиц, деталей; 
• учет фактического хода производственного процесса;
• определения отклонений от заранее установленного плана и регулирования хода производства, осуществляемого для того, чтобы ликвидировать последствия нежелательных отклонений и обеспечить своевременное выполнение основных задач оперативного управления .

      Оперативные цели, определенные в конкретных параметрах, помогают предприятию избежать неудач и рисков, связанных с реализацией  долгосрочных целей. При этом устанавливаются приоритеты деятельности и критерии для определения качества функционирования организации. В общем виде краткосрочные цели приобретают форму задач. Это дает возможность установить связь между потребностями и возможностями развития и определить перспективы использования имеющегося производственного потенциала.

      Система оперативного управления производством представляет собой сложную организационно-плановую систему, включает функциональную, элементную и организационную подсистемы. 

      В функциональном отношении оперативное управление производством изменяется таким образом:

        на уровне управления предприятием оно заключается в организации движения предметов в пределах года, квартала, месяца, на уровне управления цехом такое движение осуществляетсяв пределах квартала, месяца, недели на уровне управления участком -  в пределах месяца, недели, суток, изменения и по часам.

      В элементном отношении в зависимости от уровня оперативного управления меняется: по составу, который используется и квалификации управленческогоперсонала; по математическому обеспечению задач планирования производства; по составу и числу комплексов технических средств, используемых; по составу календарно-плановых нормативов; по планово-учетной единицам, которые применяются;   по составу и содержанию планово-учетной документации; по характеруи напряженности информационных потоков.

      В организационном отношении система оперативного управления производством осуществляет свои функции посредством: планово-диспетчерского отдела на уровне предприятия; планово-диспетчерского бюро на цеховом уровне; планово-управленческого персонала участка на уровне участка .

    В функции системы оперативного управления производством относятся: ​​

• руководство как процесс принятия решений ; 
• планирование как процесс определения линии поведения объекта управления для достижения данной цели; 
• учет как процесс контроля, анализа и выявления отклонений от заданной планом линии поведения объекта;
• регулирования как процесс локализации возникающих отклонений и сохранение заданной линии поведения управляемого объекта.

      Набор подконтрольных показателей оперативного управления более широкий, детализированный и конкретный, чем при стратегическом управлении. Он определяется на основе текущих показателей деятельности предприятия, а также анализа слабых мест производства с учетом специфики и особенностей предприятия. Однако лишь определение текущих показателей деятельности предприятия недостаточно для заблаговременного выявления кризисной ситуации: необходимо иметь информацию о критериях, которые могут свидетельствовать об уровне эффективности или недостаток деятельности предприятия и тенденции изменения ситуации. 

      Также особенностью оперативного управления является то, что вся система управления результатами и затратами осуществляется на основе учета маржинального дохода. Данная система предусматривает при планировании калькуляции учитывать только ограниченную себестоимость. Остальная часть текущих расходов не включается в калькуляцию, а возмещается общей суммой без распределения по объектам затрат из выручки от реализации продукции.Величина прибыли от реализации продукции может быть получена как разница между суммой покрытия и постоянными затратами. При этом сумма покрытия определяется превышением чистого оборота над переменными затратами.

      Использование данной системы позволяет избежать ошибок традиционного расчета затрат по полной себестоимости, когда на объект затрат относят не только переменные, но и постоянные затраты. Однако природа этих расходов такова, что их невозможно точно отнести на объект затрат, поэтому они включаются в себестоимость продукции, работ, услуг пропорционально выбранной базе распределения, что, соответственно, ведет к изменениям себестоимости.Кроме того, определение полной себестоимости при недогрузке производственных мощностей приводит к включению в калькуляцию холостых затрат, также изменяет действительное значение затрат на производство данной продукции. Таким образом, измененная информация о себестоимости выпускаемой продукции, может привести к ошибкам при принятии оперативных решений, особенно при выборе оптимальных объемов производства, при оценке доходности или убыточности изделий, групп изделий, отдельных центров ответственности и т.д.

      Оперативное управление производством включает комплекс работ по организации: разработки и выполнения оперативно-календарных планов производства продукции; сменно-суточных заданий на уровне цехов, участков и рабочих мест; обеспечения рабочих мест всем необходимым; контроля и регулирования хода производства.

      Для оперативного управления производством характерна строгая регламентация выполнения работ во времени по каждой позиции производственной программы и номенклатурно-календарного плана в зависимости от фактически складывающейся производственной ситуации. Работы по оперативному управлению производством выполняются в реальном масштабе времени, не допускающем перерывов в процессе изготовления деталей и сборки изделий. Временной горизонт оперативного управления для цеха может быть в пределах месяца, участка (бригады) и рабочих мест - в интервале недели - смены. Для межцехового уровня этот интервал расширяется от месяца до года.

      В настоящее время процедуры оперативного управления все больше переплетаются  с технологией и регулированием (диспетчеризацией) производства. Повседневно  выполняемые управленческим персоналом функции по оперативному учету, контролю и анализу хода производства являются основой для выработки вариантов регулирующих воздействий на ход производства.

      Таким образом, оперативное управление производством  осуществляется на основе непрерывного (повседневного) слежения за ходом производства, оказывая целенаправленное воздействие на коллективы цехов, участков, а также на рабочих для обеспечения безусловного выполнения утвержденных производственных программ.

      Это достигается выполнением следующих условий:

• строгим распределением работ на короткие периоды времени (декада, неделя, сутки, смена) в цехах, на производственных участках (бригадах) - в подетальном и узловом разрезах, а для рабочих мест в подетально-пооперационном виде;
• четкой организацией сбора и обработки информации о ходе производства;
• комплексным использованием средств вычислительной техники для подготовки вариантов управленческих решений;
• повседневным анализом и владением управленческим персоналом производственной ситуацией в каждом звене предприятия;
• своевременным принятием решений и организацией работы по предупреждению нарушений в ходе производства или для быстрого его восстановления в случае отклонения от запланированных заданий.

      1.2. Основные функции  оперативного управления производством

      Оперативное управление производством – основной элемент рациональной организации  управления всей деятельностью предприятия. Оно объединяет и охватывает все стороны организации производства, являясь средством координации, обеспечивающим рациональное управление. Без него деятельность предприятия не может быть достаточно эффективной.

      Цель  оперативного управления производством  – обеспечить эффективное осуществление  производственного процесса. Оно  охватывает:

      - определение партии единовременно изготовляемой продукции;

      - оперативное планирование места  и времени выполнения процесса  изготовления продукции;

      - координирование прохождения внутрипроизводственных  и внешних заказов;

      - выдачу нарядов на выполнение  работ;

      - установление сроков сдачи и поставки продукции и контроль за их соблюдением;

      - обеспечение оптимальной загрузки  рабочих и оборудования в производственном процессе;

      - размещение заказов на материалы

      Организация работы по оперативному управлению производством зависит от размеров и производственной структуры предприятия, от типа организации производства и характера технологического процесса.

      На  предприятии в целом или в  производственном отделении создается отдел оперативного управления производством, включающий следующие группы или секторы:

      - сводного календарного планирования,

      - централизованного контроля,

      - оформления заказов,

      - диспетчеризации,

      - транспортировки,

      - незавершенного производства,

      - отгрузки.

      Отдел оперативного управления производством  осуществляет координацию и контакты между производственными цехами и отделом сбыта и служит источником информации, поступающей в цехи или, наоборот, направляемой заказчикам через отдел сбыта.

      В функции отдела оперативного управления производством входит:

      - получение производственных заданий,

      - планирование производства,

      - размножение копий заказов и  календарных планов и их рассылка,

      - диспетчеризация,

      - ведение контрольной картотеки,

      - оперативный контроль,

      - ведение учета загрузки рабочих  мест,

      - отгрузка продукции,

      - оперативная отчетность.

      Получение производственных заданий – начальный  этап работы отдела оперативного управления производством. Форма и порядок составления производственных заданий зависят от типа производства на данном предприятии. Производственное задание может поступать из разных источников: от заказчика со стороны, от отдела сбыта фирмы и т.д.

      Предварительное общее планирование начинается после  получения заказа и переоформления его на предприятии. Оно имеет существенное значение для предприятий, работающих на основе отдельных заказов или по чертежам заказчиков, а также при производстве нестандартной продукции.

      Предварительное планирование касается заказа в целом. Здесь принимается решение о  возможности выполнения заказа, о  сроках поставки без детализации  до производства отдельной детали или узла, поскольку обычно к этому времени чертежи и технологическая документация еще отсутствуют. На стадии предварительного планирования делается общая оценка стоимости заказа с учетом сведений о ранее выполнявшихся заказах.

      Размножение копий заказов и календарных планов и их рассылка. Копии заказа и календарного плана направляются во все заинтересованные отделы и группы – конструкторский и технологический отделы, отдел контроля и регулирования запасов, центральный отдел оперативного управления производством, отдел учета и издержек производства и т.д. Эти копии используются при обработке заказа на всех этапах его прохождения.

      Диспетчеризация предполагает осуществление связи  между заказчиком, отделом оперативного управления производством и производственными предприятиями в лице мастеров и диспетчеров.

      Главный диспетчер в составе отдела оперативного управления производством: ведет учет номеров изготовляемых деталей  и сроков их производства; следит за картотекой заказов, еще не переданных в производство, где они подразделяются в порядке сроков поступления материалов и затем в порядке номеров чертежей и деталей; следит за картотекой приостановленных заказов; следит за центральной картотекой чертежей.

      Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство, он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку.

      Оперативный контроль за ходом выполнения заказов разбивается на несколько этапов: подготовка чертежей, спецификаций, технологической документации; обеспечение материалами, инструментом; сроки выполнения заказа по плану.

      Учет  загрузки рабочих мест ведется каждым мастером, которому передается график, показывающий загрузку рабочих мест по спущенным и неспущенным в производство заказам по крайней мере за месяц вперед. Ставится задача загрузить каждое рабочее место на определенный период времени в соответствии с производственной мощностью станка.

      Отгрузка  продукции. Все документы на отгрузку заполняются заранее и передаются в экспедицию для отгрузки готовой  продукции. Единственное исключение – оформление накладных, хотя при определенных условиях и они выписываются заранее.

      Оперативная отчетность включает отчеты о движении товарно-материальных ценностей, о ходе производства в сопоставлении с календарным планом, о выполнении крупных проектных работ.

      Оперативное управление производством выполняет несколько функций:

      1) координация и контроль за функционированием всей производственной структуры, включая получение и оформление заказов, выдачу их в производство, составление календарных планов и наблюдение за выполнением всех других функций оперативного управления;

      2) подготовка заказов, которая включает подготовку и распределение всей необходимой документации;

      3) календарное планирование, т.е. установление  сроков подготовки и выполнения  каждого задания;

      4) организация производственного  процесса – научно-обоснованное  определение того, каким образом, где и при каких издержках производства могут быть качественно изготовлена деталь, узел или все изделие в соответствии с заданными чертежами;

      5) контроль издержек производства  – анализ сокращения и контроль издержек производства, связанных с конструированием, планированием и изготовлением или сборкой заказанных изделий;

      6) организация инструментального  хозяйства – выбор инструментов, их конструирование, размещение заказов на инструмент, отправка, учет, хранение, выдача, ремонт и замена инструмента;

      7) контроль и регулирование запасов  – обеспечение производства необходимыми  материалами в нужном месте,  в требуемом количестве и в соответствующее время;

      8) диспетчеризация – регулирование  выполнения работы в соответствии с принятой технологией, производственными нормативами и календарным планом.

      Важнейшими  принципами оперативного управления производством являются:

      - определение типа производства  схемой управления производством, а не видом изготовляемой продукции.

      - основной признак, определяющий  схему организации управления – многодетальность изделий.

      - сложность системы оперативного  управления производством прямо  пропорциональна количеству сборочных  узлов.

      - независимость степени сложности  системы оперативного управления производством от размеров предприятия или производственного подразделения.

      - выделение постоянных и переменных  расходов при подготовке первичных  документов.

      - оперативное управление должно  носить предупредительный характер, а не регистрацию свершившихся фактов

      Завершающей стадией процесса управления производством является учет, контроль и регулирование (диспетчеризация) хода выполнения частичных процессов.

1.3. Особенности оперативного управления и планирования производства продукции в аграрных предприятиях

      Развитие  сельскохозяйственного предприятия, его приспособления к рыночным условиям ведения хозяйства требует эффективного управления. Правильная организация диспетчерской службы повышает оперативность управления производством, сокращает потери рабочего времени по организационным причинам, своевременно устраняет производственные трудности, улучшает и совершенствует деятельность руководителей, качество управленческих решений.

      Особенности сельскохозяйственного производства обусловливают необходимость в  рациональной организации системы  оперативного управления. Трудовые процессы в сельском хозяйстве тесно связаны с биологическими процессами, потому несвоевременно принято и с опозданием реализовано управленческое решение в организации производства приводит к потерям продукции. Задание диспетчерской службы - достижение пропорциональности, согласованности, равномерности и непрерывности при организации производственных процессов, обеспечения надлежащей работы предприятия. Деятельность диспетчерской службы, как эффективной системы управления возможна лишь при наличии в хозяйстве центрального диспетчерского пункта (ЦДП) и диспетчерских постов в подразделениях.

      Организация диспетчерского управления вызывает определенные изменения в структуре управления хозяйством :

• создается новое подразделение аппарата, которое осуществляет централизованный контроль и регулирование за сельскохозяйственными работами, - диспетчерская служба;

      - внедряется краткосрочное календарное планирование основных работ в хозяйстве;

      - диспетчерской службе поручается  контроль за своевременным выполнением подразделениями утвержденных переменно-суточных заданий, а также важнейших распоряжений и указаний руководителей, главных специалистов и предоставления исполнителям организационной помощи.

      Диспетчеризация предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий по созданию в хозяйстве необходимых условий для диспетчерского управления. При определении места диспетчерской службы в общей структуре управления необходимо иметь в виду, что ее оперативно-предписывающая деятельность распространяется на все подразделения хозяйства, а не входит в состав какого-либо функционального участку. Важным условием эффективной организации оперативного управления является разработка Положения о диспетчерской службе хозяйства и должностных инструкций для ее персонала.

      Положение состоит из трех разделов:

1. Задачи, функции и место диспетчерской службы в структуре управления, объекты диспетчеризации.
2. Должностные положения работников диспетчерской службы и взаимодействие их с другими работниками аппарата управления.

      3. Организация работы диспетчерской  службы, порядок проведения диспетчерских  совещаний, распорядок дня диспетчерских  пунктов и постов, диспетчерская  документация.

      Согласно  Положению диспетчерская служба сельскохозяйственного предприятия  выполняет следующие функции:

      а) совместно с главными специалистами  и руководителями подразделений  разрабатывает и корректирует оперативные  планы работ;

      б) принимает, обрабатывает и систематизирует  оперативные данные о ходе выполнения работ, поступления и реализации готовой продукции; передает эти данные руководителям хозяйства и соответствующим службам; принимает информацию о разнообразных несогласованностях в процессе производства и устраняет их;

      в) контролирует ход выполнения оперативных  планов, своевременность технического обслуживания и плановых ремонтов сельскохозяйственной техники, своевременность устранения причин, которые нарушают ритм работы на всех участках производства;

      г) обеспечивает двустороннюю связь руководителей  и специалистов хозяйства с руководителями и специалистами разных объектов производства;

      д) обеспечивает сбор оперативной информации по использованию машин и оборудования;

      е) организует диспетчерские совещания;

      є) доводит до исполнителей распоряжение, приказы руководителей хозяйства  и контролирует выполнение распоряжений, зарегистрированных в диспетчерских документах;

      ж) принимает заявки подразделений  на материально-технические ресурсы, организует и контролирует обеспечение  этих заявок;

      з) контролирует исправность средств  связи;

      и) ведет специальную, установленную для диспетчерской службы документацию.

      В процессе своей деятельности диспетчерская  служба взаимодействует с разными  службами хозяйства :

• с агрономической службой - из определения объемов, сроков посева и ухода за посевами; по сбору и переработке урожая; из распределения и использованию минеральных и органических удобрений; из использования сельскохозяйственной техники по участкам и бригадам согласно плана и т. д;
• с зоотехнической службой - по определению объемов и сроков работ из сбора кормовых культур; по содержанию животных в стойловый и пастбищный периоды; по использованию машин и оборудования; по видам и срокам выполнения отдельных видов работ на фермах; по организации контроля сроков постановки животных на откорм и отправление на заготовительные пункты; по ремонту животноводческих помещений и технологического оборудования и т. д.
• с инженерной службой - по организации контроля сроков технического обслуживания и ремонта машинно-тракторного парка; оборудования и инженерных сооружений; по определению состояния автомобильного и машинно-тракторного парка; по выявлению причин простоев агрегатов и т. д.

      Аналогично  диспетчеры взаимодействуют и с  другими службами хозяйства.

      ЦДП, как правило размещается в  конторе хозяйства, в непосредственной близости от кабинета руководителя. На ЦДП концентрируются все сведения, запить, учетные материалы, выдаются оперативные задания, распоряжения, планы (планы-графика) и осуществляется контроль за их выполнением. ЦДП оборудуется пультом управления, переговорными устройствами (телефонные аппараты, микрофоны, громкоговорители и т. др.), действующей и резервной радиостанцией, магнитофоном, широковещательным радиоприемником, часами, термометром, метеорологическими приборами (анероид, барометр), осветительной техникой, вычислительной техникой, рабочей мебелью. Центральный диспетчерский пункт оснащается также техническими средствами наглядного отображения информации, диспетчерской картой распределения техники по полям и подразделениям, планшетом планирования обслуживания тракторов и комбайнов, планшетом технического обслуживания автомашин, планшетом использования рабочей силы и т. др. Диспетчерская служба может быть подключена к телеконтролю и телеметрии с помощью средств дистанционной и телевизионной сигнализации о состоянии или параметрах работы оборудования по кормоприготовлению, кормороздачи, водо-, електро-, и теплоснабжению, микроклимату, обработке, переработке продукции и т. д. На ЦДП должна быть необходимая документация, годовой производственно-финансовый план, данные о личном составе в разрезе производственных бригад и ферм, данные о наличии у них тракторов и другой сельскохозяйственной техники, годовом плане, квартальной и месячной графике проведения технических присмотров и ремонте техники. Работа диспетчерской службы осуществляется по определенному распорядку, который разрабатывается в соответствии с общим распорядком работы аппарата управления, графиком передачи информации, на диспетчерский пункт, а также установленным порядком проведения диспетчерских совещаний (Приложение А). При разработке расписания работы диспетчерской службы учитываются особенности летнего и зимнего периодов сельскохозяйственных работ, функции службы, формы ее взаимодействия с руководителями и специалистами.