Іс жүргізудегі ақпараттық жүйе

                                         Кіріспе

Ақпарат термині латынның “information” деген сөзінен шыққан, яғни қазақша баламасы “түсініктеме, баяндама”. Ақпарат істің жай-күйі және біреудің іс-әрекеті туралы ақпарат, мәлімдеме немесе қандай да бір нәрсе туралы мәліметтер жиыны. Ақпарат дегеніміз – оны алушы кісіге дейін қабылдау механизмінің қабылданды,түсінікті,бағаланды деген үш сүзгісінен өткен нәрсе.   
 Ақпарат жүйесі (АЖ) дегеніміз - қандайда бір объектіні басқаруға қажетті қоғамдық қойылған мақсаттарға жету барысындағы ақпараттарды жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, іздеу және беру үшін қолданылатын құралдар, әдістер және персоналдардың өзара байланысқан жиыны. Әрбір ақпарат жүйесі ақпараттық объектілердің бірігуін қамтитын қандай да бір ақпараттық кеңістікті бейнелейтін пәндік саланы  иемденеді. 
 Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер деп (ААЖ) деп – ақпаратты өңдеу және басқару шешімдерін қабылдау үшін арналған ақпараттардың экономика математикалық әдістерімен модельдердің техникалық, бағдарламалық, технологиялық құралдардың және мамандардың  жиынтығы.

Ақпараттық технология(немесе көпшілікке IT атымен танымал ұғым) – қазіргі компьютерлік техника  негізінде ақпаратты жинау, сақтау, өндеу және тасымалдау істерін қамтамасыз ететін математикалық және кибернетикалық тәсілдер мен қазіргі техникалық құралдар жиыны.

Өнеркәсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тән  ерекшеліктері бар, өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып келді. 

  Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады. Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.

           1 Іс жүргізудегі ақпараттық жүйенің теориялық негіздері

           1.1 Іс жүргізудегі құжат айналысын ұйымдастыру

Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру  құжаттарды реттеуді жеделдетеді. Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға жарияланатын болады.

Құжат айналымының жүзеге асуру үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты. Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп, үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.

Бұл үшін құжат айналымының  есебін жүргізу керек болады. Құжат  айналымы жөніндегі толық мәліметті  хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат  айналым көлемі шығады.

Құжаттамалық процестің  іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен  олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу  көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз қарастырылық барлық қажетті  мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.

Басқару жүйесінің ішкі элементтермен  өзара қатынасы құжаттық ақпараттар арқылы шығады.

Құжаттық ақпараттар ағымдарының  әр түрлі бағыттағы айналысы (тура және кері байланыс) жүйелік жұмысын  реттейді. Құжаттамалық ағымдары зерттеу  тек басқару органдарының арасындағы ақпараттық байланысты ғана емес сонымен  қатар олардың іс әрекетінің мазмұны  да білдіре алады.

Ақпараттық құжат ағымдарын  бөлімінің төменгі звеносынан бастап оның орталық аппаратына дейін жүйелі түрде зерттеу бүкіл жүйенің  іс-қимыл әрекеттінің суреттемесін бере алмайды. Нақты зерттеулер автоматтандырылған жүйесін игерумен жүргізіледі. Ақпараттар базасы – басқарудың автоматтандырылған жүйесінің қамтамасыз етілген іске жүйелі болып табылады.

Ұйымдарғы құжаттар қозғалысының ретті ұйымдастырылу құрылымы және шешім қабылдау деңгейінің сонымен  тікелей байланыстырып орналасады.

Көрсетілген жұмысында құжат  айналымының жүргізуі және ресми  құжаттарды әзірлейтін қызметкерлердің  мемлекеттік тілді білуін қадағалау  мәселелеріне айрықша назар аударылғаны  мәлім. Ал бұл шаралар бұрын-соңды  жете көңіл бөлінбей келген ресми  іс қағаздарының тілдік-стильдік құрылымына ерекше мен беруді қажет етеді.

Мекемеде көптеген әкімшілік  істі тиімді жүргізу үшін әр түрлі  ағымдағы ақпараттың құжаттардың ішінен бұл ұйымның негізгі функциясына  көп дәрежеде әсер ететін ақпараттарды анықтау керек. Ақпараттар ағымын зерттеу – ақпараттық құжаттарды өңдеу және қабылдау, жөңелтулердің құрамдық бөлімдерін анықтау мүмкіншілігін береді. Құжат айналымын ұйымдастыру хат-хабардың көлемінен белгілі мөлшерде байланысты болады.

Осындай сипаттамаға, ерекшеліктерге қатысты байқалған бір жайт –  басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесінің негізгі  ережелерін, құжаттамалық қамтамасыз етудің жалпы талаптарын қазақ тілінде  жасап шығудың, қалыптастырудың  сәті келген сияқты.

Құжат айналымының көлемі ұйымның басқару ісінің негізгі  көрсеткіштерінің бірі болып табылады. Өндіріс процесі мен тұтынушылықтың өсуі және жеделдігіне байланысты ұйымдар  орның қатынас басқару процесіне  пайдаланатын құжаттар санының өсуіне талдау жасауды талап етеді. Ақырғысында  ұйымда құжат айналымының реттеу және басқару аппаратына қажетті  ақпараттарды тиімді мөлшерде пайдалану  қажеттілігін тудырады.

Кез-келген мекеме мен кәсіпорында  құжаттардың, құжат айналымы жүйесін  дұрыс ұйымдастырудың маңызы аса  зор. Құжаттардың негізінде басқару  шешімдері қабылданады, даулы мәселелер  шешіледі. Қандай ұйымда болмасын, сауатты  жасалып, заңды күшке ие болған құжат  қана табысты жұмыстың кепілі болады.

Ұйымда құжат айналымының  талапқа сай ұйымдастырылмауы құнды  құжаттардың жоғалуына, кәсіпорын  жұмысының жүйесіздігіне алып келеді. Мұның өз кезегінде түрлі қиыншылықтар мен даулы оқиғаларға соқтыратыны  айтпаса да түсінікті. Бұлардың барлығы  да Қазақстанның  іс қағаздарын жүргізу  саласында қолданылып жүрген заңдары  мен нормативтік-құқықтық актілерінде  тиісінше көрініс тапқан.

Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған  бұл оқу-қолданбалы құралы еліміздегі түрлі нысандағы кәсіпорындардың, іс қағаздарын жүргізумен айналысушы мамандардың қызмет барысында пайдалануына арналған. 

Іс қағаздарын жүргізу  мекемелер мен кәсіпорынды құру сатысында-ақ басталып кетеді десе де болады. Ол болашақ ұйымның құрылтай құжаттарын дайындаудан бастап, оны  мемлекеттік тіркеуден өткізу аралығын қамтиды. Белгілі-бір ұйым нақты  тіркеуден өткеннен кейін заңды  тұлға мәртебесіне ие болады. Міне, осы сәттен бастап ұйымда құжат айналымы жүйесін қалыптастыру қажеттігі  туындайды. Көбінесе, шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізумен айналысатын  жеке құрылымдық бөлімше болмайды. Бұл функцияны, әдетте, хатшы-референт немесе кәсіпорын басшысының көмекшісі  атқарады. Кейде ол кадр ісін де қоса алып жүреді. Мұның барлығының да кәсіпорындар мен ұйымдардың аяғынан тұрып  кетуі үшін қолға алынып отырған  қадамдар екендігінде сөз жоқ. Дегенмен, іс қағаздарын жүргізумен тұрақты айналысатын  арнайы маманның не құрылымдық бөлімшенің болмауы құжаттамалық қамтамасыз ету  саласының айтарлықтай нашарлауына  алып келетінін жоққа шығара алмаймыз.

Осындай ерекшеліктерді ескере келе, біз бұл курстық жұмыста іс қағаздарын жүргізу бойынша барынша қажет болар-ау деген маңызды ережелер мен нормалар түсіндірмелерін, жиі кездесетін құжаттардың үлгілерін топтастыруға тырыстық. Кітаптың елеулі бөлігі іс қағаздарын жүргізудің құқықтық негіздеріне, мекемелердегі, кәсіпорындардағы басшы мен қызметкерлер арасындағы еңбек қатынастарын ресімдеу мәселесіне арналған. Мекемеде құжат айналымын ұйымдастыру бойынша нақты ұсыныстар берілді. Оқу-тәжірибелік құрал көптеген мемлекеттік және коммерциялық кәсіпорындардың нақты тәжірибелерін, авторлардың қызмет барысында жинаған тәжірибелері мен пайымдауларын қорыту негізінде жазылды. Әсіресе, соңғы кездегі ақпараттық технологиялардың қол жеткізген жетістіктеріне орай электронды құжат айналымына, электрондық сандық қол қою арқылы құжаттарды ресімдеуге, ведомостволық электронды мұрағат ұйымдастыру мәселесіне ерекше көңіл бөлінді. Бұл орайда, көптеген компаниялар табысты пайдаланып жүрген бағдарламалық қамтамасыз етулерге де тиісінше тоқталдық.

Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып  отырған бұл еңбек Қазақстан  Республикасы Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 Жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік  бағдарламасы», «Қазақстан Республикасындағы  тілдер туралы» 1997 жылғы 11 шілдедегі  № 151-1 Заңы аясындағы міндеттерді  іске асыру мақсатында жазылып отыр.

Ұйымдар мен кәсіпорындардың, мемлекеттік мекемелердің іс қағаздарын жүргізу міндетін атқару жүктелген  мамандары, кәсіпорын басшылары, кадр бөлімінің қызметкерлері, жеке өз ісін ашқысы келетін жандар, сол секілді  құжаттарды сауатты толтыру негіздерін меңгергісі келетін жалпы жұртшылық  бұл кітаптан өз керегін қиналмай таба алады деп үміттенеміз.

Соңғы кезде құжат анықтамасының  мағыналық жүгі ауырлап, материалдық  құрамнан ақпараттық құрамға ауысып келеді. «Құжатталған ақпарат» ұғымының өмірге келуі ақпарат (мәлімет) пен  материалдық негіз (рәміздер, белгілер, әріптер, толқындар т.б. түрінде) ұғымдарының  екіжақтылық сипатына негізделген. Құжаттау нәтижесінде мәліметтердің  өзіндік сипатта материалдану және заттану процесі жүреді. Ақпарат  негізге бекітіледі немесе оған тіпті  «байланып қойылады», сол арқылы ақпарат өз жасаушысынан жекеленеді. Осылайша, құжат екі қосындының тұтастығы  деп қабылданбақ. Рас, ұзақ жылдар бойына бұл бірліктегі басты орынды ақпарат  жеткізуші негіз иеленіп келген-ді.

 Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.

Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі  технологиялар арқылы алынған сәтінен  бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге  дейінгі қозғалысын айтады.

Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

1) құжаттардың бағдарлы  қозғалысы (құжаттар төте жолмен  орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше  азайтылуы тиіс);

2) құжаттардың қызметкерлер  арасында лауазымдық нұсқаулықтарға  немесе функционалдық міндеттерге  сәйкес нақты бөлінуі;

3) құжаттар қозғалысы  технологиялық схемасы мен сол  бойынша атқарылатын технологиялық  операциялардың бірыңғайлығы, әр  операцияның бір реттен ғана  орындалуы;

Ұйымның құжат айналымы мынадай  ағымдардан тұрады:

1) келіп түсетін (кіріс)  құжаттар;

2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;

3) ішкі құжаттар (ұйым  аясындағы міндеттердің орындалуын  қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме  хаттар, негізгі қызмет бойынша  бұйрықтар, жеке құрам бойынша  бұйрықтар, өкімдер т.б.).

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл  ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат  айналымының көлемін анықтау  кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек  есептеледі.

Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті  қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына  қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы  жүйесін таңдауда бастапқы негіз  болып табылады.

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі  «Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат  айналымын қысқарту жөніндегі шаралар  туралы» № 427 Жарлығына сәйкес құжат  айналымын қысқартуға байланысты тұрақты  түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер  әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың  тұрпатты формалары мен трафареттік  мәтіндері қолданылады.

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:

1) құжаттарды сапалы жасау  және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта  көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді  түсіндіру туралы ұйымға жолданатын  жазбаша сұраулардың кері ағынын  тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;

2) құжаттың дер кезінде  орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;

3) түпкілікті емес және  екінші кезектегі мәселелерді  жедел түрде шешіп отыру есебінен  құжаттар санын азайту;

4) іскерлік қажеттіліктерден  тыс жасалатын бастамалық ішкі  құжаттар мен сыртқа шығатын  сондай құжаттар санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің  айқын жолға қойылған технологиясы;

  6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;

7) құжаттар көшірмесінің  жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін  анықтау;

8) қағаз негіздегі құжаттар  мен сол құжаттар бойынша электрондық  нұсқалардың айналымда қатар  жүруін болдырмау;

9) құжаттар көшірмелерінің  физикалық көлемін кішірейту.

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:

1) мәліметтерді компьютерлік  өңдеудің бағдарламалық және  техникалық құралдарын, электрондық  құжат үлгілері мен электрондық  почтаны басқарудың автоматтандырылған  жүйесін қолдану;

2) электрондық цифрлық  қолтаңбасы бар электрондық құжат  пен лауазымды тұлғаның қолы  қойылған қағаз негіздегі құжаттың  заңдық күші бір екенін мойындау;

3) электрондық цифрлық  қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық  жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін  анықтауды қамтамасыз ететін  бағдарламалық-техникалық құралдар  болғанда ғана мойындау;

4) құжатты жүйеге ендіргеннен  бастап іске салғанша үзіліссіз  жұмыс істейтін технологияның  болуы.

Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған  басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі  болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге  дейінгі қозғалысы  құжат айналымы деп аталады.

Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны  түрінде іске асады:

1) ақпаратты талдайтын  немесе шешім қабылдайтын адамдар  арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің  басшылары, мамандар және білікті  қызметкерлер) және

2) кәсіпорындардағы құжаттарды  техникалық жағынан өңдейтін  адамдар арасында (басшының хатшысы,  кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі,  мұрағат).

Құжаттар қандай кезеңдерден  өтетініне қарай құжат айналымының  үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:

1. Ұйымға келіп түскен  құжаттардың құжат ағыны (хат,  шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық  өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының  хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп  түскен құжаттардың көпшілік  бөлігі басшының атына (сараптау  бағасы бойынша кәсіпорынға келетін  бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы  басшының орынбасарының атына,  құрылымдық бөлімшелер басшыларына  және нақты орындаушыларға келеді.

2. Ішкі құжаттардың құжат  ағыны, яғни ұйымның ішінде  жасалып, бір бөлімшеден басқасына  берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер,  басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік  жазбалар және т.б.).

3. Жіберілетін құжаттардың   құжат ағыны – сыртқы әлемге  жіберілетін ақпарат (хаттар және  хаттарға жауаптар, шарттар, есептер,  келісім-шарттар, баспасөз-релиздері  т.б.).

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың  қозғалу барысында жоғалмай кезекті  өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының  өзі оның қозғалысының нақтылығына  байланысты. Бұл міндет құжат айналымының  көп жылдық тәжірибесі және құжат  айналымы жүйесінің нормативтік  құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды  құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.

Іс құжаттарының ағыны  мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен  жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай  кеңсе қызметкерлері екі санатқа  бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер  және т.б.

Кәсіпорын кеңсесі мынадай  негізгі функцияларды орындайды:

1) құжаттарды қабылдау  және тіркеу (есепке алу);

2) құжаттарды бөлу және  оларды орындаушыларға жеткізу;

3) жіберілетін құжаттарды  ресімдеу және жөнелту;

4) құжаттарды стенографиялау  және басып шығару;

5) құжаттардың орындалу  мерзімдерін бақылау;

6) істерді қалыптастыру  және оларды мұрағатқа тапсыру;

7) мұрағаттағы құжаттардың  сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды  қамтамасыз ету.

                               1.2 Іс-қағаздар туралы жалпы ақпарат

 Қазақ тілінің мемлекеттік  тіл ретінде қызмет етуінің   алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық  өмірдің әр алуан саласында  қызмет етуі және соған орай  іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың  тілі бір жүйеге түспей, стильдік  жағынан қалыптаспай, мемлекеттік  ресми құжаттардың барлығы алдымен  қазақ тілінде жүргізілмей қазақ  тілінің қолданыс аясы, қызмет  қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздары қоғам  өмірінде  үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала кәсіпорын, ұйым мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ  қызметін де атқарады.

Іс қағаздар-басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен  мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған  қызметі  іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан  халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда  құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне  тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер  арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын  жүргізу-мекеме жұмысының нақты  құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі. 

Іс қағаздарын қазақша  жүргізу-пән ретінде жоғары және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында  оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті:

• Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде  қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.
• Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.
• Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен  байланысын көрсету.
• Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен  қаруландырып, қазақ тілінің  қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың  өз септігін  тигізуін қамтамасыз ету.
• Іс қағаздарының түрлері, оларға қойылатын талаптар,  олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық  өмірімен, мәдени өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық   тармақталуымен, қоғамдық қызметінің  артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми  іс қағаздар тілінің  тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан  сусындағаның байқауға балады. Бірі- сонау  көне дәуірден бері үзілмей келе жатқан хан жарлықтары және де ресми құжаттар үлгілері. Екіншісі-қазақ жерінің  Ресей мемлекетінің қол астына  кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып  таратылған орыс әкімшілік  орындарының  бұйрық-жарлықтары, заңдары,  қатынас  қағаздары. Яғни,  қазіргі қазақ  ресми іс қағаздар тілі  жоқ жерден пайда бола салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс.

Бұрында қазақтар саны басым  алыс аудандарда ғана іс қағаздары  қазақша жүргізіліп келгені мәлім. Қазіргі таңда республикада мемлекеттік  органдар іс қағаздарын мемлекеттік  тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл  әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс.   Бұл істің  оп-оңай орындалып, бір күнде қалыптаса  қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты  мәселелер де жетерлік.  Оның бірі-мемлекеттік  қызметшілердің  ана  тілінде  еркін сөйлеп, жаза алмайтыны. Ал орыс тілді кез-келген маман  орыс  тіліндегі  ресми құжатты  еркін  жазып шығады.  Бұның себебі, біріншіден, тілді   жетік  меңгергендігі  болса, екіншіден орыс тілінде  іс қағаздары  ғасырлар бойы уақыт тезінен  өтіп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын,  мәтіндері стандартқа  айналған. Оларда бұл дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі  іс қағаздарын  да осындай дәрежеде көтеруіміз керек. Екінше мәселе-қазақ  тілінде  іс  қағаздарын  жүргізуге байланысты  оқулықтар, оқу  құралдары, сөздіктер, іс қағаздарының үлгілері өте аз, жоққа тән десе де болады.  Үшінші мәселе-жоғары оқу орындарында да,  арнаулы оқу орындарында  да іс қағаздарын қазақша жүргізуге байланысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына еңгізілмеген, сондықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттік органға іс қағаздарын қазақша жүргізуге еш дайындықсыз келеді. Осыған орай жоғары және  арнаулы оқу орындарына оқулық ретінде ұсынылып отырған бұл еңбекте іс қағаздарын қалай дайындау керек, оның қандай стандарттары бар, жазылу стилінде нені басшылыққы алу керек деген мәселелер сөз болды.

Құжат-латын тілінде, «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі  үш мағынасы бар:

1. қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағаз;
2. жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);
3. бір нәрсе туралы  жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар);

Кәсіпорында басқару- мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір  дәрежедегі ақпараттық  процесс  болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін  толық түрдегі  жедел  және ақиқат  мәліметтер керек болады. Құжатта ақпараттың  осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың  толықтығы оның көлемімен ғана емес,  сонымен бірге оның мәнді де басты  мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни,  ақпараттың көптігі  оны  өңдеуді талап етеді, оның маңызды,  жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап,  оны қабылдап-түсінуге  ыңғайлы күйге түсіруді керек  етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты  толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және  анықтылығымен  ғана емес,  сондай-ақ  оның  ықшамдылығымен, көрнектілігімен  және қолайлығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікелей  қатынас  жасаумен  тиімді  ұштастырыла  жүргізілсе,  техникалық жағынан  жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға  жұмсалса,  онда олар  іс-әрекетін табысты болуына жағдай жасайды.  Іс жүргізу құжаттары  сонымен  қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын  істі белгілеудің  тәсілі де болып  табылады.  Басқарудың құралы ретінде  құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда,  несие беруде, бухгалтерлік есептеу  мен  есеп беруде,  оперативті басқаруда,  ұйымның қызметін кадрлық  жағынан  қамтамасыз  етуде т.б қолданылады.  Құжаттарда мемлекеттік  құрылым  белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар  және азаматтар  арасындағы, заңды  және жеке тұлғалар  арасындағы  қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған  (құжат түріндегі) заңды күші  бар мәліметтер төрелік  сотта  бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай да бір фактінің негізгі  дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның  құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи  құндылыққа ие, мемлекеттің архив  қорының бөлігі болып табылады, сондықтан  олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесі Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім  министрлігінің архивтер мен құжаттарды  басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде»  құжаттарды  толтырудың және құжат айналымнан басқарудың нормалары айқындалған.

1.3 Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі