Виды коммуникационных сетей и их характеристика

     ОГЛАВЛЕНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..……..3

     ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ…………….……..6

     1.1 Структура коммуникаций………………………………………...………9

     1.2 Коммуникационные сети………………………………………………..11

     1.3 Модель сетевого анализа коммуникационных  сетей…………...……..12

     ГЛАВА 2. ВИДЫ КОММУНИКАЦИОННЫХ СЕТЕЙ И  ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА…………………………………………………..…………..17

     2.1 Круг……………………………………………………………………….17

     2.2 Колесо…………………………………………………………………….18

     2.3 Цепь……………………………………………………………..………..20

     2.4 Игрек……………………………………………………………..……….21

     2.5 Тент………………………………………………………………...……..23

     2.6 Палатка…………………………………………………………….……..24

     2.7 Дом………………………………………………………………………..25

     2.8 Паутина……………………………………………………………..…….26

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...……29

     БИБЛИОГРАФИЯ……………………………………………………….…..31

     ПРИЛОЖЕНИЕ 1

     ПРИЛОЖЕНИЕ 2 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Это своего рода «кровеносная  система» единого организма предприятия. Эффективно работающими менеджерами считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Руководители должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Значение  коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     Опыт зарубежных и Российских компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит от психологического настроя коллектива. Где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.

     А если руководитель проводит собрания в коллективе, обсуждает те или иные проблемы работников, применяет методы поощрения за труд, инициативу и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

     Это уже давно осознали зарубежные и отечественные менеджеры. Как добиться эффективных коммуникаций и приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами – это главные вопросы, которые беспокоят современных руководителей.

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  огромным значением коммуникаций в  организации. От правильности их построения зависит успех предприятия, его  выживание в рыночных условиях. В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

     Цель  курсовой работы – получить представление  о роли коммуникационных процессов  в организации.

     Задачи  курсовой работы:

     - изучить сущность и роль коммуникаций  в деятельности и управлении  предприятием;

     - рассмотреть виды коммуникационных  сетей, проанализировать их сильные и слабые стороны.

     Предметом исследования являются коммуникационные связи в организациях. Объект исследования – виды коммуникационных сетей и их характеристика.

     Научная изученность проблемы недостаточно высока, поскольку в постоянно  меняющихся условиях мотивы взаимодействия работников также изменяются. Если в условиях роста мировой экономики мотивом было повышение по службе, рост заработной платы, то в 2009 году с началом экономического кризиса многие работники столкнулись с проблемой сокращения штата на своих предприятиях, и для них главным стало главным просто сохранение прежней работы.

     Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

     В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ 

     Коммуникации  – это обмен информацией между  двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. И это ясно, если учесть, что руководителю необходимо реализовать свою роль в  межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации и контроля. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

     «Коммуникация предполагает наличие не менее трех участников: передающий субъект (коммуникант) - передаваемый объект (сообщение) - принимающий субъект (реципиент). Стало быть, коммуникация - это разновидность взаимодействия между субъектами, опосредованного некоторым объектом»¹.

     Менеджерам  приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

     Коммуникации  осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями признан весь процесс производства и управления.

     Коммуникации  подразделяются на две группы: между  организацией и её средой и между  уровнями управления и подразделениями.

     К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с внешней средой: это средства массовой

     ____________________________

     ¹ Андреева Г.М. Социальная психология. – М., Просвещение, 1994. С.46

информации, потребители, надзор органы государственного регулирования, поставщики и т.п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собранной, обсуждений, телефонных переговорах, отчетов, как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды.

     Наличие связи - необходимое условие всякой коммуникационной деятельности. Коммуникационный канал предоставляет средства для создания и восприятия сообщения, т.е. знаки, языки, коды, материальные носители сообщений, технические устройства. «Коммуникационная деятельность суть деятельность духовная, но для ее реализации нужны материально-технические средства, в качестве которых выступают коммуникационные каналы. Итак, коммуникационные каналы - материальная сторона социальной коммуникации»².

     В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и рекламы. Для соблюдения норм государственного регулирования требуется письменное оформление документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.е. существует множество способов коммуникаций.

     Ко  второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации «руководитель – подчиненный», коммуникации между руководителем рабочей группой, неформальные коммуникации.

     В процессе управления взаимосвязи осуществляются по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей.

     Не  менее важными являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие  не может функционировать без  информации о ходе

     __________________________________________

     ² Борисов А.В. Коммуникационные каналы: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2000. С.45

производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске  продукции и т.д. Иногда возникает  ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

     «Коммуникация - явление, изучаемое многими науками, в том числе социологией, психологией, политологией, теорией коммуникации. Существуют различные виды коммуникации: массовая, межличностная, организационная, групповая и др. В связи с такой многоликостью, многосторонностью данного явления встает задача отбора материала, адекватного интересам и традициям социологического анализа. Эта задача может быть решена следующим образом: основное внимание уделить теориям и эмпирическим исследованиям в области массовой коммуникации, а также затронуть ту область неформальной коммуникации, которая ближе всего к межгрупповым взаимодействиям и обычно называется «функционирование слухов»³.

     Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

     Большая часть деятельности на предприятии – это деятельность, основанная на коммуникациях «руководитель – подчиненный». Они относятся

     ___________________________________

     ³ Андреева Г.М. Социальная психология. – М., Просвещение, 1994. С.54

к коммуникациям  по вертикали, но выделяются в отдельную  группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д.

     Поскольку подчинённые объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации.

     Важную  роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

     Обмен информацией охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

     1.1 Структура коммуникаций

     «Чтобы понять основные принципы осуществления процесса коммуникации в организациях, нужно уяснить принципиальные моменты этого процесса, т.е. необходимо по крайней мере знать, кто сообщает информацию; по какому каналу ее можно получить; какова надежность этого канала и есть ли возможность успешно обработать и понять эту информацию. Только зная эти моменты, руководитель может использовать информацию для влияния на поведение подчиненных»⁴.

     Коммуникационная  сеть включает потоки посланий, или  сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

     Коммуникационная  сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.

     Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений  в организации. Увеличение размера  группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью. Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Свобода а субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.

     Примером  децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

     ________________________________________

     ⁴ Богомолова Н.Н. Коммуникация малых групп и общение. – М., Знание, 1988.С.44

     Характер  взаимозависимости работ и людей  в группе или организации будет  определять тип более эффективной  коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу. 

     1.2 Коммуникационные сети 

     В организациях формируются коммуникационные каналы и сети. Линия связи между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. Коммуникационные сети формируются тогда, когда несколько объектов связываются вместе несколькими каналами. Коммуникационная сеть устанавливает связь между индивидами, а также между высшим руководством и каждой производственной единицей в организации. Коммуникационные сети могут иметь разную конфигурацию.

     Руководство компании должно периодически оценивать рациональность своих коммуникационных сетей. При этом внимание обращается на следующие вопросы:

     - не является ли скорость передачи сообщений слишком медленной (медленная скорость ведет к увеличению запасов на складах, колебаниям в выпуске продукции и пр.);

     - не перегружены ли каналы и не следует ли увеличить их количество (перегрузка каналов информацией ведет к нарушению очередности работы с информацией, возникновению ошибок, устранение которых может стать невозможным);

     - все ли работники включены в сеть (если кто-то не включен, то он лишен возможности получения управленческой информации);

     - экономичны ли сети (наличие большого количества адресатов ведет к удлинению процессов коммуникаций, выбор неэффективных каналов способствует искажениям сетей).

     Эффективность взаимосвязей самым непосредственным образом связана с рациональностью выбранной структуры управления. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления. По мере роста организации увеличивается и протяженность коммуникативных каналов, что ведет к возрастанию вероятности неудачи коммуникации. Формальные каналы позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки, поэтому сотрудники, получающие информацию исключительно от своих руководителей или подчиненных, будут действовать, не имея полной картины происходящих в организации событий. Это обстоятельство является важным ограничителем эффективности формальных каналов передачи информации при решении нестандартных проблем, требующих творческого подхода.

     В централизованных сетях информация стекается к занимающему центральное положение сотруднику или группе. В децентрализованных сетях большинство сообщений проходит вне центра. Сотрудник, находящийся в центре сети, имеет возможность эффективно получать и отправлять знакомую, рутинную или структурированную информацию. Но при выполнении заданий в условиях неопределенности эффективность централизованных структур резко снижается. Когда вся информация направляется в центр, руководитель (группа) попросту «захлебывается» в потоках данных и не имеет возможности адекватно отреагировать на неожиданные проблемы, в то время как «периферийные», работники ожидают его решений. Поэтому для данной ситуации наиболее целесообразна форма коммуникативной «паутины», в которой сотрудники в зависимости от обстоятельств обращаются и в центр, и к коллегам. 

     1.3 Модель сетевого анализа коммуникационных сетей 

     Коммуникационные  сети могут иметь различные конфигурации, что оказывает влияние на коммуникации и поведение членов организации.

     Каждая  из коммуникационных сетей приспособлена  для решения определенных задач. Следует обратить внимание на положение лидера в группе. Функции лидера заключаются в обработке, информации и передаче ее другим членам группы «для исполнения».

     В сетевой модели коммуникационного процесса в организации коммуникация рассматривается как «совокупность большого числа сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно автономных сетей». При этом главная задача, решаемая с помощью сетевого подхода, состоит в выявлении полных коммуникационных сетей (формальных и неформальных), исследовании их положения и условий существования в организации, а также возможных совмещений и дублирования при передачи информации. Такой подход позволяет ответить на следующие вопросы:

     - достаточно ли в организации должностей (функциональных ролей) для осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных потоков, передачи идей и технологий;

     - правильно ли организация разбита на структурные составляющие (подразделения и службы);

     - какие механизмы эффективны для координации действий работников.

     Сетевой анализ позволяет понять также динамику взаимосвязей и особенности поведения членов организации, так как нередко сети в организации возникают спонтанно (в результате появления новых целей и в ходе повседневного общения членов организации) и постоянно меняются.

     Использование сетевого подхода сопровождается рядом трудностей, обусловленных тем, что при анализе взаимосвязей между подразделениями и индивидами в организации возникает сложная картина, напоминающая густую паутину, вследствие чего осложняется поиск оптимальных путей передачи информации. «Единственный способ избежать этих затруднений - выделение значимых связей, которые оказывают наибольшее влияние на деятельность организации, однако при этом возникает опасность не заметить скрытые коммуникационные связи, которые могут изменить поведение работников и повлиять на деятельность социальных групп в организации»⁵.

     Существуют  различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например от качества и объема информации.

     Структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворённости её членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач.

     Между менеджерами выработалась тенденция  сообщать вышестоящим руководителям  только положительную информацию. Желание  сообщать только хорошие новости или же то, что руководитель хочет услышать, также приводит к искажению реальной информации.

     Потоки информации в современных организациях столь велики, что может произойти перегрузка информационного канала. Одновременная переработка информации и необходимость вести информационный обмен приводят к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он отсеивает ту информацию, которая ему кажется менее важной. Но это личная точка зрения. У другого руководителя она может оказаться иной.

     Эффективности коммуникационного процесса может мешать неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная. Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления.

     Чем больше уровней управления, тем большая  вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией

     ____________________________________

     ⁵ Волочкова Т.Н. Общая теория социальных коммуникаций. – М., Просвещение, 1999. С.55

сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние  на коммуникации могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками.

     Информационные  потоки регулируются только в тех случаях, когда руководители Различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит «слишком мало» или «слишком много» в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных уровнях управления требуются разные объемы информации.