Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. Указы, распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1.Законодательные акты РФ в  сфере информации и документации. Указы, распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ…………………………………………………………………………………5

2.Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормативные документы по труду и охране труда……………………………………………………………………………..12

3.Государственные стандарты на документы. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………..14

Заключение………………………………………………………………………20

Список используемой литературы и источников……………………………..21

Приложение…………………………………………………………………….24

Введение

Тема курсовой работы выбрана, в связи с тем, что с документированием связана деятельность всех сотрудников любой организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.

Актуальность данной темы заключается в том, что знания законодательно-нормативной  базы о документации и ДОУ необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение.

Объектом исследований в работе является законодательно-нормативная база о документации и документационном обеспечении управления.

Целью данной работы является сделать обзор наиболее значимых законов, нормативных актов в сфере документации и документационного обеспечения управления.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1 Дать определение законодательно-нормативной базе в сфере документации и ДОУ.

2 Проанализировать основные законы и нормативные акта о документации и ДОУ.

Для решения поставленных задач при написании курсовой работы, была использована литература под редакцией: В.Д.Бансюкевича, М.Ю.  Рогожина, М.В.Ларина

Курсовая работа состоит из введения; главы 1 «Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. Указы, распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ»; главы 2 «Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормативные документы по труду и охране труда»; главы 3 «Государственные стандарты на документы. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации»; заключения; списка используемой литературы и источников; приложения.

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ.

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.[26,с.10]

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
• государственные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций.[27,с.45]

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», он устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе:

• определяет порядок документирования информации;
• устанавливает право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
• перечисляет категории информации по уровню доступа к ней;
• регулирует порядок правовой защиты информации.

Закон определяет основные понятия в сфере информации и информатизации.[18]

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, называется документированной информацией (документ).

Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др., представляют собой информационные ресурсы).

Также обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации, то есть документирование информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организацией общественных объединений.[32,c.28]

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны предоставлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.[18]

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесённые к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения государственных органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счёт средств физических и юридических лиц, а также приобретённые ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц.

Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», регулирует отношения в связи с отнесением информации к коммерческой тайне, охрану, конфиденциальность данной информации и определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.[19]

Федеральный Закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене», обеспечивает защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.[20]

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена являются: документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъекты международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы международного информационного обмена.[29,c.27]

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».[21]

В соответствии с этим законом стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон о техническом регулировании определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации.[32,c.25]

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, закон о техническом регулировании относит:

• государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке; международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
• стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.[35,c.27]

В соответствии с законом о техническом регулировании формирование и реализация государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.[28,c.17]

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов Российской Федерации в делопроизводстве регулирует закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».[22]

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательными органами, организациями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведётся на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации ведётся на русском языке, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения - на русском языке.[30,c.37]

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов Российской Федерации, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта Российской Федерации.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».[23]

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне».[11]

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности тесно связанные с документным обеспечением.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ.

Правовые акты, принимаемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».[13]

К указам Президента РФ, направленным на обеспечение защиты информации, относятся:

1. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;

2. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня  сведений конфиденциального характера»;

3. Постановление Правительства  РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.[31,c.60]

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены Правительством РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основные положения об организации архивного хранения документов об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» и в Положении о Федеральном архивном агентстве, утверждённом постановлением Правительства РФ от 17 июня 2044 г. № 290.[17]

Эти документы регулируют вопросы формирования, учёта, использования архивов и архивных фондов и управления ими, отделяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.

Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.[25]

 2. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормативные документы по труду и охране труда.

 Нормативные правовые  акты.

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и, в зависимости от сферы действия, подразделяются на правовые акты общего характера, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных ими случаях. Акты отраслевого характера действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые - в нескольких или всех отраслях.[27,c.45]

Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство РФ.

Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. Изданные Федеральным архивным агентством РФ и Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ нормативные акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.[30,c.38]

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Главархивом СССР в 1988 году разработан и внедрён важный для грамотной организации документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)».

ГСДОУ представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях.[1]

Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратура, арбитража и всех прочих организаций.[27,c.41]

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.

Нормативные документы по труду и охране труда.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий труда:

•   Кодекс законов о труде РФ (КЗоТ РФ).

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995).

• Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций (М.: ВНИИДÀД, 1992).

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993).[26,c.10]

3. Государственные стандарты на документы. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты на документы.

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.

Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.[29,c.23]

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении в действие, внесении в них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

К серии 6 принадлежат:

ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.[2]

ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.[3]

ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения.[4]

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники.[5]

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.[6]

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.[7]

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.[9]

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.[10]

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, терминология, используемая в документационном обеспечении, требования к техническим средствам обработки информации.

Унифицированные системы документации.

Под унификацией понимается в широком смысле оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющий какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект, достигаемый за счёт снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов.[33,c.16]

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные системы следующих видов документации:

• организационно-распорядительной;
• банковской;
• учётной и отчётной;
• отчётно-статистической;
• внешнеторговой;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ.

Разработка УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами, которым Правительством РФ поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы, является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.[31,c.25]

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).[34,c.70]