Планирование рабочего времени

     ВВЕДЕНИЕ

     Время – это специфический ресурс, который  необратим. Оно уходит, поэтому его  эффективное использование актуально, особенно при сегодняшнем темпе  жизни.

     Рабочее время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все  же часто не удается завершить  все намеченные дела к заданному  сроку. При этом нарастает такое  ощущение беспомощности перед лавиной  проблем, срочно требующих твоего вмешательства  и чувство того, что нехватка времени  как нехватка воздуха ведет к  тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет  к стрессовому состоянию, еще  более усугубляющему положение.

     Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка  каждый человек может вспомнить  немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при  этом он никак не мог решить, в  какой очередности лучше всего  все это сделать и осознание  того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень  сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается  на самочувствии, работоспособности  и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет  реализовано.

     В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных  приемов и методов, имеющих общее  название тайм-менеджмент. Само слово "тайм-менеджмент" переводится  с английского языка как "управление временем", однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет  строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. "Управление временем" - это просто громкое  название того, что по сути своей  является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения  проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию  времени. 

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ПЛАНИРОВАНИЕ 

     Биологический ритм работы менеджера

     Работоспособность человека в течение суток обычно изменяется по физиологически обусловленной  М-образной кривой, на которой имеются  два четко выраженных пика активности. Эти пики соответствуют максимальной работоспособности в период между 10 и 12 часами и 16 и 18 часами. Минимальная  работоспособность, как правило, приходится на 14 часов, а после 18 часов наблюдается  спад деловой активности.

     Но  это общие тенденции, которые  наблюдаются у большинства, однако каждый человек индивидуален и имеет  свою кривую М.

     Кроме того, давно известно, что почти  все люди могут быть отнесены либо к "жаворонкам", либо к "совам". "Жаворонки" просыпаются рано утром, в первой половине дня чувствуют  себя бодрыми и энергичными. Работоспособность  в этот интервал времени у них  высокая, но вечером падает, затем  наступает сонливость, и они рано ложатся спать. "Утро вечера мудренее" — это их главный девиз.

     "Совы" засыпают, как правило, довольно  поздно и просыпаются, естественно,  поздно. Они встают с трудом, поскольку  глубокий сон у них наступает  утром. Работоспособность "сов"  нарастает постепенно в период  от обеда к вечеру.

     Ученые  выделяют и третий тип людей —  это аритмики, работоспособность  которых практически одинакова  в течение дня. К этому типу в основном относятся люди, занимающиеся физическим трудом.

     Индивидуальный  ритм может значительно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому  необходимо разработать программу  исследования личных биоритмов, которая  позволяет выяснить, как изменяются работоспособность, производительность, внимание в течение дня, по дням в  неделю и по месяцам. Самым простым  способом будет включение этих замеров  в ежедневный план проведения хронометража. Как проводить хронометраж, рассмотрим позже. После проведения недельных  замеров построить свою кривую М. Сравнить индивидуальные результаты с  той зависимостью, которая наблюдается  у большинства людей.

     Полученные  результаты очень важны, поскольку  теперь можно адаптироваться к режиму работы производства или фирмы. Некоторые  руководители подстраивали или подстраивают работу подчиненных под свой биологический  ритм.

     Равномерность загрузки по часам. Зная общие законы движения в природе, в том числе  и выполнения запланированных дел, целесообразно работать равномерно. Здесь уместно провести аналогию с движением автомобиля. Усилия, творческие или физические, будут  иметь максимальную эффективность, если в течение дня трудиться  без "ускорений" и "торможений". Поэтому практической рекомендацией  является по возможности равномерная  загрузка по часам.

     "Уплотнение" расписания. Когда формулируется  план работ, то, возможно, а скорее  всего наверняка, остается часть  дел, которые не попадут в  расписание. В этих случаях рекомендуется  "уплотнить" расписание.

     Рекомендуется рассмотреть варианты совмещения двух и более дел. Например, во время  уборки, наведения порядка, и т. п. прослушивать курс иностранного языка. Однако если в течение каждого  дня выполнять несколько дел  одновременно, то рано или поздно наступит психологическая усталость. Поэтому  рекомендуется не злоупотреблять этим приемом.

     Составляя расписание на ближайший день, целесообразно  учитывать накопленный опыт многих бизнесменов, менеджеров и руководителей  среднего звена. Например, нельзя планировать  больше 3-4 встреч, можно провести максимально 10-15 телефонных разговоров, либо 1-2 совещания, либо беседы не более чем с четырьмя подчиненными (от 10 до 45 минут на каждую беседу). 

Тайм-менеджмент

     Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления  различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования  тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов  борьбы с причинами нерационального  использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

     Анализ  – это такой процесс, который  позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его  причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают  наиболее неблагоприятное воздействие  на использование времени.

     Постановка  целей – необходимый этап в  тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного  человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие  методы управления временем следует  применять, а какие применять  не следует.

     Планирование  – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление  перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени  имеет некоторые свои специфические  особенности.

     Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины  были выявлены, и необходимо ликвидировать  их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что  каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы  к каждой причине в каждом случае.

     Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру  и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески  подходить к его использованию. 

       Причины дефицита времени

     Можно выделить большое количество различных  факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

     1. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся:

     1) Бесплановость работы. Является  результатом образа жизни не  только самого руководителя, но  и общего стиля жизни данной  организации. Бесплановость работы  ведет к постоянным перерывам  для различного рода "уточнений", разъяснений, необходимых для  дальнейшей работы различных  отделов, подразделений и отдельных  работников. При этом отвлекаются  не только те, кто обращается  за информацией, но и те, к  кому обращаются за информацией.

     2) Плохо налаженный в организации  обмен информацией. Передавая  информацию, любой человек всегда  уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл,  однако это не всегда так.  Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную  информацию. Далеко не все современные  руководители решили эту задачу  для себя и своих сотрудников  и ввели на своих фирмах  унифицированную систему приема  и передачи информации. Во многих  организациях обмен информацией  между подразделениями происходит  в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального  общения. Также примером отсутствия  стандартов передачи информации  может служить отсутствие единого  стандарта объяснения клиенту  по телефону местоположения организации  – "каждый объясняет, как  может".

     3) Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает  дела, которые на самом деле  не имеют большого значения. При  этом на них расходуется значительное  время, необходимое для решения  действительно важных проблем.

     4) Выполнение задач, которые вполне  могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет  подобные задачи в случае, если  он не доверяет подчиненным,  считая, что они смогут выполнить  данную задачу так же качественно,  как и он, сам, то есть речь  идет об отсутствии уверенности  в должной квалификации сотрудников  организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

     5) Слабая мотивация труда. Слабая  мотивация труда приводит к  низкой производительности труда,  в большей степени это касается  не руководителя организации,  а его подчиненных, однако на  предприятии эта проблемы может  иметь место и низкая производительность  труда будет вести к дефициту  времени.

     2. Причины, которые не зависят от руководителя. Рассмотрим эти факторы:

     1) Работа с корреспонденцией. Исследования  свидетельствуют, что 20 - 30% своего  времени руководитель тратит  на разбор корреспонденции, просматривая  в день до 100 документов, из которых  лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем  ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из  внутренних источников сведений  поступает на 30%, а из внешних  - на 40%.

     2) Большой поток рутинных дел,  часто срочных, работа над которыми  занимает много времени. Примерами  могут служить такие дела, как  оформление помещений, в которых  проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять  различные параметры деятельности  организации, зачастую это связано  с некомпетентностью подчиненных  или нежелание их брать на  себя ответственность, когда они  сами обращаются к руководителю  с "просьбами помочь".

     3) "Воры времени". "Воры времени"  – это непредвиденные дела, большинство  из которых требуют срочного  решения и не могут быть  перепоручены подчиненным. Все  это отнимает много времени  и отвлекает от действительно  важных дел. Существует много  различных видов "воров времени":

     а) телефонные звонки;

     б) заглядывающие к нам люди;

     в) проблемы с компьютерным оборудованием;

     г) изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

     д) недостаток организационного планирования;

     е) неумение слушать других людей;

     ж) неудовлетворительная организационная  структура;

     з) исправление ошибок, которых можно  было бы избежать;

     и) нерешительность в деловых вопросах;

     к) плохо организованные и скоординированные  собрания;

     л) отвлекающие факторы на рабочем  месте;

     м) чрезмерная офисная бюрократия;

     н) бесполезные дискуссии о своей  работе и работе других;

     3. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя. Рассмотрим эти факторы:

     1) Постоянная спешка. В состоянии  постоянной спешки руководитель  не успевает сосредотачиваться  на той задаче, которую он выполняет  в данный момент. Он идет по  тому пути, который первым пришёл  на ум, вместо того, чтобы подумать  о других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

     2) Постоянные доработки дома. Постоянные  доработки дома порождают замкнутый  круг, когда человек не успевает  в рабочее время выполнить  свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать  их дома за счет своего свободного  времени, отдыха и личной жизни.  Человек не имеет возможность  полноценно жить, отдыхать и в  результате у него снижается  работоспособность, что приводит  к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является  следствием неправильно организованного  рабочего времени, и разрушить  его бывает очень даже тяжело.

     3) Суетливость. Суетливость является  результатом плохой организации  рабочего дня, она также зависит  от импульсивности и особенностей  человека. Суетливому человеку тяжело  выбрать, а какое дело взяться,  он часто "мечется" между  двумя делами, одинаково срочными  и одинаково длительными в  решении, он никак не может  выбрать, за какое из них  взяться, и из-за этого происходит  трата времени [7, 10]. 
 

     Планирование  времени

     Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

     Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени  в целом.

     Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени.

     Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного  характера. В каждой из этих целей  выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного  характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут  иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы  поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой  для среднесрочного и краткосрочного планирования.

     Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

     1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Это одно из сильных мотивирующих средств.

     2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю  в планировании своего рабочего  времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

     3. Не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается,  что следует планировать не  более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное  время и 20% спонтанное время.

     4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в  незапланированное время. Если  эти дела и вопросы должны  были быть решенными в запланированное  время. Практика показывает, что  на любое дело тратится ровно  столько времени, сколько его  есть в распоряжении, поэтому  следует устанавливать четкие  временные рамки, которые бы  позволяли выполнить необходимое,  и при этом не превышали  необходимое для выполнения время.

     5. Для решения вопроса, о перепоручении  дел следует разделить дела  по степени их срочности и  важности. При этом наиболее срочные  и важные задачи следует решать  руководителю немедленно. Важные, но  не срочные можно отложить, остальные  же 2 категории дел (неважные, но  срочные и неважные и несрочные)  следует передавать для решения  подчиненным. Несрочные дела следует  проранжировать по времени, необходимому  для каждого из них и при  появлении свободного времени  можно заняться сокращением этого  списка – для этого желательно  всегда иметь его под рукой.

     6. Следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться так, что некоторые  планы руководства организации  и менеджера уже не будут  соответствовать целям организации  и соответственно будут нуждаться  в корректировке.

     7. Планы должны быть реалистичными  и согласованными, причем согласованными  не только друг с другом, но  и с планами коллег, подчиненных,  более высокого уровня руководства.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В данной работе была изучена одна из актуальных проблем современных руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.

     В информационный век все сложнее успевать быть в курсе всего, а это очень важно любому руководителю. Сегодня цена времени становится дороже, чем деньги. Руководить организацией или небольшим отделом, да или просто работать, выполняя поручения, и одновременно полноценно уделять время семье, отдыху – задача любого менеджера.

     Так хочется все успеть: и работу выполнить, и поспать, и пообщаться с родными, друзьями. Когда мы торопимся, суетимся, время летит незаметно, поэтому  необходимо правильно планировать  и использовать его. Ведь время –  это необратимый ресурс нашей  жизни. Но, к сожалению, многие, понимая, что времени не хватает, так и  не хотят ничего менять.

     В свое время Ницше сказал, что "человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом".

     Время – это специфический ресурс, который  необратим. Оно уходит, поэтому его  эффективное использование актуально, особенно при сегодняшнем темпе  жизни.

     Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека. 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

     1. Архангельский Г. Организация  времени: от личной эффективности  к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 455 с.

     2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: "Элит-2000", 2001. – 472 с.

     3. Виханский О. С., Наумов А. И.  Менеджмент. – М.: Гардарики, 2003г. 528 с.

     4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени  и показатели ее оценки в  процессах управления предприятием. – Пенза, 2000. – 253 с.

     5. Герчикова И. Н. Менеджмент. –  М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г. 480 с.

     6. Завельский М.Г. Экономика и  социология труда. – М.: Логос, 2001. – 208 с.

     7. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2001. – 832 с.

     8. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. – М.: Дело, 2002. – 272 с.