Полифункциональность документа

 

 

 

Кафедра делового иностранного языка

 

Контрольная работа

по дисциплине

«Документоведение»

на тему:

 «Функции документа (полифункциональность документа)».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                      Содержание.

Введение………………………………………………………………...3

1.Понятие документа…………………………………………………...4

2.Функции документа:………………………………………….……....5

2.1. Общие функции документа……………………………………….6

2.2. Специальные функции документа………………………………..8

3. Необходимость знания  функций документа………………………11

4.Особенности функций  документов………………………………....12

Заключение……………………………………………………………..14

Список использованной литературы………………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   Введение.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается  множество разнообразных по видам  и назначению документов. Одни документы  предназначены для реализации внешних  связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах. В процессе развития документационного  обеспечения постепенно сложились  определенные документные комплексы - системы документации: например, система  распорядительной документации, система  документации по бухгалтерскому учету  и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами  очень важно знать, к какой  системе документации относится  тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре  и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации  важно основание - признак или  признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются  на классы.

Целью данной работы является изучение:

- понятия «документ»;

-функций документа и  их значение.

Задачи работы:

- раскрыть понятие «документ»;

- проанализировать основные  функции документа;

- выявить необходимость  знания функций.

 

 

 

                                1. Понятие документа.

Управленческая деятельность находит  свое отображение в документах, с  помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

 Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.¹

С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая  бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К  сожалению, до настоящего времени среди  специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и  др. сфер нет единства в понимании  понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и  официальных определений. В последнее  время происходит перенос смысловой  нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

 

 

 

                             2. Функции документа.

Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.² Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку  и документ также полифункционален.

Различные функции документа тесно  взаимосвязаны и переплетены  между собой.

Функции документа можно разделить  на общие и специальные, функции  первичного и вторичного порядка, а  также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии  в документе других функций.

Возникновение документа было обусловлено  вполне конкретными общественными  потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти  функции являются важнейшими в документе  и присущи всем документам. Названные  функции, в свою очередь, тесно связаны  с особенностями и способами  документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.

Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача( распространение) информации во времени и пространстве. Я же рассмотрю более подробно общие и специальные функции документов.

                                   2.1. Общие функции.

Общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.  Их, в свою очередь, делят на:

1.Информационную функцию - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.  Эта функция определяется таким показателем, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др. Информационная функция присуща всем без исключения документам, т.к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

-ретроспективную (относящуюся к прошлому);

-оперативную (текущую);

-перспективную (относящуюся к будущему).

Информационная функция имеет  сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

2.Коммуникативную функцию – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.  В коммуникативной функции можно выделить 2 подфункции, которым соответствует 2 категории документов:

- документы, ориентированные в  определенном направлении: сверху  вниз(законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх(докладные записки, заявления, жалобы);

-документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой(деловая и личная переписка, договорные документы);

3.Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    2.2. Специальные функции документов.

Специальные функции присущи  не всем, а определенным видам и  типам документов, где они проявляются  в большей степени в соответствии с социальными потребностями  общества. К ним относятся:

1.Управленческая(или регулятивная) функция – это функция, которая выполняется документами, созданными для целей управления и в процессе его реализации(законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

2.Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений).  Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

3.Функция учета, дающая количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финасово - экономические документы);

4.Познавательная(или когнитивная) функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и др.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация и др.);

5.Общекультурная функция – это способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно- художественное, научное издание, кинофильмы, фотография, открытка и др.);

6.Мемориальная( или памятниковая) функция – это способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам- памятникам (артефактам), обладающим особой социально- культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

7.Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт- диски и др.)

К специальным функциям документа  можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо. Специальные функции присутствуют в комбинации.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между  собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник- учебная, указ- правовая, афиша- рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существую функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  3. Необходимость знания функций документа.

Знание функций документа  позволяет уяснить целевое (для  чего создан конкретный документ) и  читательское (для кого создан документ- для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документов, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа необходимо для:

-определения подлинной  ценности документа, социальной  значимости его содержания;

- правильного понимания роли документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

-осуществления научной  классификации и типологизации документа( распределение документов по разным признакам на виды и типы);

-определения наиболее  оптимальных путей и средств  его изготовления, переработки, распространения,  хранения и использования в  библиотеках, архивах, книжных  магазинах и т.д.);

-разработки теоретических  основ документоведения, формирования  его понятийного аппарата и  т.д.

 

 

 

 

 

                    4. Особенности функций документов.

Анализ основных функций документа  позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой  документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно  разделить на:

-функции оперативного характера,  время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты  информации);

-функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями  являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для  устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в  качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной  функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру  документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Заключение.

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или  иные необходимые обществу функции. Функция документа – это его  общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – это объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на 3 группы:

А) Хранение и передача информации во времени и пространстве;

Б) Общие функции документа;

В) Специальные функции  документа.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между  собой.

Знание функций документа  позволяет уяснить и назначение документов, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные  возможности. От целевого и читательского  назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип  и вид документа.

Таким образом, в данной работе были выполнены поставленные мною задачи, а именно:

- раскрыто понятие «документ»;

- проанализированы основные  функции документа;

- выявлена необходимость  знания функций.

 

 

 

 

                      Список использованной литературы.

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001.-208 с.

2. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учеб. для студентов вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев.: Знание, 2000. – 460 с.

3. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. Режим доступа:

     [http://aleho.narod.ru/document/23.htm].

4. Словарь русского языка/С.Ожегов. Режим доступа: [http://www.ozhegov.org/words/7454.shtml].

¹ Словарь русского языка/С.Ожегов. Режим доступа: [http://www.ozhegov.org/words/7454.shtml].

² Зиновьева Н.Б. Документоведение. - М.: Профиздат, 2001. С. 101.