Проверка составления и исполнения сметы доходов и расходов бюджетного учреждения

Проверка составления  и исполнения сметы

доходов и расходов бюджетного учреждения

 

Бюджетным кодексом определено, что бюджетное учреждение - это  организация, созданная органами государственной  власти РФ для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических  или иных функций некоммерческого  характера, деятельность которой финансируется  из соответствующего бюджета на основе сметы доходов и расходов. Бюджетная  организация любой ведомственной  принадлежности использует бюджетные  средства в соответствии с утвержденной сметой доходов и расходов. Правильность составления сметы и ее исполнения влияет на рациональное и эффективное  использование бюджетных средств, вследствие этого контроль данного  направления финансовой деятельности учреждения является одним из важнейших  этапов проверки расходования бюджетных  средств. В статье освещено, как проверить  правильность составления и исполнения сметы бюджетного учреждения.

Проверка составления, утверждения  и исполнения сметы доходов и  расходов бюджетного учреждения проводится с ведома его руководителя и главного бухгалтера. Она включает проверку:

- обоснованности расчетов  сметных назначений;

- исполнения смет и  основных производственных показателей;

- использования средств  по целевому назначению;

- обеспечения рационального  использования средств;

- соблюдения финансовой  дисциплины;

- правильности ведения  бухгалтерского учета и составления  отчетности.

Проведению проверки предшествуют тщательная подготовка, изучение имеющихся  плановых, отчетных данных и материалов, характеризующих исполнение сметы.

На основе изучения перечисленных  материалов разрабатывается программа  ревизии, в которой определяется период, за который проводится проверка, основные вопросы, на которые следует  обратить внимание.

Перед тем как приступить к проверке, руководитель ревизионной  бригады уведомляет о своих полномочиях  главного бухгалтера. Затем проводится проверка составления, утверждения, а  также исполнения сметы доходов  и расходов, результаты которой оформляются  актом.

Рассмотрим, что нужно  учитывать при проведении упомянутой проверки.

1. Такие законодательные  и нормативные акты, как:

- Бюджетный кодекс;

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете";

- Указания о порядке  применения бюджетной классификации  Российской Федерации, утвержденные  Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 N 168н;

- Инструкция о годовой,  квартальной и месячной бухгалтерской  отчетности бюджетных учреждений  и иных организаций, получающих  финансирование из бюджета в  соответствии с бюджетной росписью, утвержденная Приказом Минфина  РФ от 21.01.2005 N 5н;

- Инструкция по бюджетному  учету, утвержденная Приказом  Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н и др.

2. Задачи проверки. Проверяется:

- наличие в организации  сметы доходов и расходов и  обоснованных расчетов к ней  как в части бюджетных, так  и внебюджетных средств (ст. 161, 163, 220, 221 БК РФ, п. 3 ст. 1 Закона N 129-ФЗ);

- наличие структуры сметы  доходов и расходов. Должны быть  отражены все доходы, получаемые  как из бюджета, так и из  других источников, включая поступления  от иной приносящей доход деятельности. Структура доходной и расходной  части бюджетной сметы определяется  действующей бюджетной классификацией;

- утверждение сметы в  установленном порядке, а также  внесение изменений и дополнений  в нее (ст. 158-163 БК РФ);

- поступление и расходование  средств федерального бюджета,  выделенных на содержание организации,  соответствие первичных документов  данным отчетности.

3. Источники информации. К  ним относятся:

- сметы доходов и расходов  и расчеты к ним;

- Баланс исполнения бюджета  (ф. 0503130);

- Отчет о финансовых  результатах деятельности (ф. 0503121);

- Отчет об исполнении  бюджета (ф. 0503127);

- Справка по внутренним  расчетам (ф. 0503125);

- Пояснительная записка  (ф. 0503160);

- Главная книга;

- журналы операций;

- первичные документы.

4. Методы проверки:

- просмотр документов;

- их сравнение (например, сравнение данных Главной книги  с данными баланса и иных  отчетов);

- аналитические процедуры.

 

Составление и утверждение  сметы доходов и расходов

 

Бюджетные организации расходуют  государственные средства по целевому назначению, что предполагает строгое  соблюдение финансовой дисциплины. Основным плановым финансовым документом, в  котором отражаются объем, целевое  направление и поквартальное  распределение средств, выделяемых из бюджета на содержание учреждения, является смета доходов и расходов.

Составление и исполнение сметы доходов и расходов осуществляется в разрезе кодов функциональной, ведомственной и экономической  классификации расходов. Предусмотренные  в сметах ассигнования являются предельными, и расходование сверх этих сумм учреждениям  не разрешается. Также учреждениям  запрещено использовать бюджетные  средства на цели, не предусмотренные  сметой.

Форма сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы  и расценки для определения размера  расходов сообщаются вышестоящими организациями. В типовой смете содержатся данные, общие для всех бюджетных учреждений. Она состоит из трех частей: в  первой - указываются наименование и адрес учреждения, бюджет, из которого оно финансируется (раздел, параграф бюджетной классификации), и свод расходов по статьям с распределением по кварталам; во второй - отражаются показатели оперативного плана на начало и конец  года, а также среднегодовые; в  третьей - приводятся расчеты и обоснования  по каждой статье расходов и отдельным  ее элементам.

Утверждение сметы расходов бюджетного учреждения производится после  утверждения соответствующего бюджета, из которого оно финансируется. При  утверждении смет проверяются необходимость  и целесообразность предусматриваемых  расходов, соответствие их объему работы учреждения, соблюдение норм расходов. Утверждение оформляется подписью руководителя организации, указывается  дата утверждения и проставляется  оттиск печати на всех экземплярах  сметы с указанием в верхнем  правом углу общей суммы расходов по смете.

Итак, смета - это утвержденный в установленном порядке финансовый акт, определяющий объем и целевое  направление бюджетных ассигнований.

Согласно ст. 70 БК РФ бюджетные  средства расходуются по следующим  направлениям:

- оплата труда в соответствии  с заключенными трудовыми договорами  и правовыми актами, регулирующими  размер заработной платы соответствующих  категорий работников;

- перечисление страховых  взносов в государственные внебюджетные  фонды;

- трансферты населению,  выплачиваемые в соответствии  с федеральными законами, законами  субъектов РФ и правовыми актами  органов местного самоуправления;

- командировочные и иные  компенсационные выплаты работникам  в соответствии с законодательством  РФ;

- оплата товаров и услуг  по заключенным государственным  или муниципальным контрактам;

- оплата товаров и услуг  в соответствии с утвержденными  сметами без заключения государственных  или муниципальных контрактов.

По сути, это укрупненная  экономическая классификация расходов бюджета, которая в дальнейшем детализируется в целях планирования и учета.

Статьи бюджетной классификации  жестко привязаны к определенным целям расходов, что обеспечивает действенный механизм контроля целевого назначения расходов.

В таблице перечислены  расходы в разрезе наиболее часто  используемых подстатей бюджетной  классификации.

 

┌──────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────┐

│ Подстатья бюджетной │ Перечень документов, необходимых в расчетах │Применяемый метод плани-│

│ классификации │ │рования объема расходов │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│ 2 │ 3 │ 4 │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│211 "Заработная плата" │Штатное расписание (утв. главным распорядите-│Нормативный │

│ │лем). Нормативный акт (акты), регламентирую-│ │

│ │щий систему оплаты труда. Справка о районных│ │

│ │коэффициентах и северных надбавках в регионе │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│212 "Прочие выплаты" │Штатное расписание. Нормативный акт (акты),│Нормативный │

│ │регламентирующий выплаты компенсаций. План│ │

│ │повышения квалификации, данные о│ │

│ │среднегодовом количестве командировок (для│ │

│ │части расчета суточных при командировках) │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│213 "Начисления на оплату│Глава 24 "Единый социальный налог" НК РФ │Нормативный │

│труда" │ │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│221 "Услуги связи" │Размер абонентской платы за телефон, за│Метод индексации │

│ │пользование Интернетом, стоимость радиоточки,│ │

│ │стоимость одного почтового отправления,│ │

│ │стоимость конвертов и знаков почтовой оплаты.│ │

│ │Количество телефонных точек, радиоточек,│ │

│ │среднегодовое количество почтовых│ │

│ │отправлений. Данные о сложившихся расходах по│ │

│ │услугам телефонной связи, почтовых услугах │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│222 "Транспортные услуги" │План повышения квалификации, данные о│Метод индексации │

│ │среднегодовом количестве командировок (для│ │

│ │части расчета проезда в командировки).│ │

│ │Стоимость проезда до пункта командировки и│ │

│ │средняя по области или региону. Данные о│ │

│ │среднегодовых расходах по найму транспорта.│ │

│ │Стоимость проездных билетов, количество│ │

│ │экспедиторов и др. │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│223 "Коммунальные услуги" │Сведения о потребности в энергетических│Метод индексации │

│ │ресурсах (теплоэнергия, газ, уголь, мазут) и│ │

│ │воде в натуральном выражении. Сведения о│ │

│ │количестве приборов учета воды. Данные о│ │

│ │тарифах на коммунальные услуги │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│224 "Арендная плата за│Количество арендуемых зданий и сооружений.│Метод индексации │

│пользование имуществом" │Площадь арендуемых помещений. Ставки арендной│ │

│ │платы │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│225 "Услуги по содержанию│План капитального, текущего ремонта зданий и│Метод индексации │

│имущества" │сооружений. План ремонта коммунальных систем.│ │

│ │Количество легковых автомобилей. Расчет│ │

│ │стоимости техобслуживания одного автомобиля.│ │

│ │Перечень работ по текущему ремонту автомобиля│ │

│ │(усредненный по данным прошлых лет),│ │

│ │стоимость текущего ремонта одного автомобиля│ │

│ │в год. Данные по среднегодовым расходам на│ │

│ │профилактику и заправку оргтехники. Данные о│ │

│ │количестве договоров на техническое и│ │

│ │аварийное обслуживание помещений, на│ │

│ │техническое обслуживание газопроводов,│ │

│ │дератизацию, дезинсекцию и т.п., сведения о│ │

│ │тарифах на данные виды услуг и др. │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│226 "Прочие услуги" │План повышения квалификации, данные о│Метод индексации │

│ │среднегодовом количестве командировок (для│ │

│ │расчета оплаты проживания в командировках).│ │

│ │Данные о количестве автомобилей, мощности│ │

│ │двигателя для расчета платежей ОСАГО. План│ │

│ │информатизации учреждения. Сведения о│ │

│ │заключенных договорах на вневедомственную│ │

│ │охрану. План подписки на периодические│ │

│ │издания и др. │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│263 "Пенсии, пособия, вып-│Количество человек, которым производится│Нормативный │

│лачиваемые организациями│выплата пенсий, пособий. Нормативный акт│ │

│сектора государственного│(акты), регламентирующий размер пособия │ │

│управления" │ │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│290 "Прочие расходы" │Налоговый кодекс, иные нормативные документы,│Нормативный │

│ │регламентирующие уплату налогов, сборов,│ │

│ │пошлин, плату за выдачу лицензий в бюджеты│ │

│ │всех уровней │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│310 "Увеличение стоимости│Нормы обеспеченности основными средствами│Плановый │

│основных средств" │(утв. главным распорядителем). Сведения о│ │

│ │фактической обеспеченности основными│ │

│ │средствами. Сведения о ценах на объекты│ │

│ │основных средств │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│320 "Увеличение стоимости│Сведения о потребности в объектах немате-│Плановый │

│нематериальных активов" │риальных активов. Сведения о ценах на объекты│ │

│ │нематериальных активов │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤

│340 "Увеличение стоимости│Нормы обеспеченности материальными запасами│Плановый │

│материальных запасов" │(утв. главным распорядителем). Данные о│ │

│ │количестве автотранспорта, утвержденных│ │

│ │нормах пробега и расхода ГСМ. Данные о│ │

│ │стоимости ГСМ. Средние данные о количестве и│ │

│ │цене запчастей, используемые в год на один│ │

│ │автомобиль. Данные о годовой потребности в│ │

│ │канцтоварах, бумаге, картриджах, хозтоварах и│ │

│ │т.п., стоимости единицы материалов. Сведения│ │

│ │о потребности в котельно-печном топливе,│ │

│ │стоимость топлива и др. │ │

└──────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────┴─────────────────────────┘

 

В последнее время в  связи с реформированием бюджетного учета бюджет формируется исходя из целей и планируемых результатов  деятельности. Выделяемые бюджетные  ассигнования имеют четкую связь  с конечными результатами деятельности бюджетных учреждений. Следовательно, при составлении бюджетным учреждением  сметы расходов в нее должен быть заложен тот объем денежных средств, использование которых позволит достичь поставленных перед бюджетным  учреждением целей и задач (то есть конечных результатов его деятельности на определенный период).

Достижение данных результатов  осуществляется с помощью:

- установления долгосрочных  лимитов с их ежегодной корректировкой  в соответствии с выполнением  конкретных показателей среднесрочного (трехлетнего) плана;

- создания "глобальных  бюджетов" на выполнение определенных  функций, в рамках которых администраторы  сами определяют направления  расходования средств для достижения  наилучших результатов;

- возложения ответственности  за принимаемые решения на  распорядителей (получателей) средств  федерального бюджета.

Ядром организации бюджетного процесса является широко применяемая  в мире концепция (модель) бюджетирования, ориентированного на результаты в рамках среднесрочного финансового планирования. Ее суть - распределение бюджетных  ресурсов между администраторами бюджетных  средств и реализуемыми бюджетными программами с учетом достижений конкретных результатов в соответствии со среднесрочными приоритетами социально-экономической  политики и в пределах объемов  бюджетных ресурсов.

При составлении финансовых планов используются следующие понятия:

- "текущий год" - год,  в котором разрабатывается план;

- "очередной год" - год,  следующий за текущим;

- "отчетный год" - год,  предшествующий текущему;

- "отчетный период" - год, предшествующий отчетному,  отчетный год, текущий год;

- "плановый период" - очередной год и последующие  два года;

- "субъекты бюджетного  планирования" - федеральные министерства, федеральные службы и агентства,  имеющие право распределять ассигнования  и лимиты бюджетных обязательств  федерального бюджета по подведомственным  распорядителям (в соответствии  с Указом Президента РФ от 09.03.2004 N 314 "О системе и структуре  федеральных органов власти");

- "бюджет субъекта бюджетного  планирования" - используемый для  целей бюджетного планирования  общий объем расходов субъекта.

Таким образом, план на очередной  финансовый год является составной  частью ежегодно обновляемого и смещаемого на один год вперед финансового документа (например, 2007 год - первый год трехлетнего  плана на 2007-2009 гг. и т.д.). Поэтому  составленная на год смета бюджетного учреждения является частью сметы, составленной на три года. Причем ежегодно составляются сметы не только на год, но и на два  последующих года.

Данные в цифровом и  натуральном выражении, необходимые  для планирования, отражаются снизу  вверх, от распорядителей (получателей) средств бюджета к главным  распорядителям и субъектам бюджетного планирования (главным распорядителям).

При организации бюджетного процесса в настоящее время сохранена  трехуровневая система финансирования, в соответствии с которой:

- Минфин выделяет объемы  финансирования и направляет  бюджетные средства главному  распорядителю средств бюджета  (органу государственной власти  РФ, органу государственной власти  субъекта РФ, органу местного  самоуправления или иному прямому  получателю средств бюджета);

- главный распорядитель  распределяет выделенные ассигнования  по распорядителям и получателям  средств бюджета, находящимся  в его ведении;

- распорядитель средств  бюджета (орган государственной  власти РФ, орган государственной  власти субъекта РФ или орган  местного самоуправления, бюджетное  учреждение, получающее ассигнования  бюджета от главного распорядителя)  распределяет ассигнования между  получателями средств бюджета,  находящимися в его ведении;

- получатель средств бюджета  (бюджетное учреждение) непосредственно  расходует бюджетные средства.

Система бюджетных расходов формируется в зависимости от характера функций, выполняемых  органами власти, согласно ведомственной  классификации.

Ведомственная классификация  расходов федерального бюджета является группировкой расходов, отражающей распределение  бюджетных средств по главным  распорядителям средств федерального бюджета.

Необходимо отметить, что  ведомственная структура расходов бюджетов субъектов РФ и местных  бюджетов, а также функциональная классификация расходов, устанавливающая  расходы соответствующих бюджетов по разделам, подразделам, целевым статьям  и видам расходов в разрезе главных распорядителей средств соответствующего бюджета, утверждаются законами (решениями) о соответствующем бюджете на очередной финансовый год.

Что содержит смета? В типовой  смете бюджетного учреждения отражаются:

- реквизиты учреждения;

- свод расходов;

- свод доходов;

- производственные показатели  учреждения;

- расчеты и обоснования  расходов и доходов.

Составление смет бюджетных  учреждений позволяет решать задачи:

- обеспечения бюджетных  учреждений государственным финансированием;

- анализа предполагаемых  проектов расходов и отчетов  об использовании средств;

- контроля за эффективным  и экономным расходованием средств.

 

Бюджетный учет

 

Учет лимитов бюджетных  обязательств, как выделенных, так  и полученных и принятых, ведется  на следующих счетах бюджетного учета:

- 501 00 000 "Лимиты бюджетных  обязательств" - предназначен для  учета утвержденных сумм лимитов  бюджетных обязательств, сумм принятых  и переданных лимитов бюджетных  обязательств текущего года в  бюджетных учреждениях, органах,  организующих исполнение бюджетов;

- 502 01 000 "Принятые бюджетные  обязательства текущего года" - предназначен для учета получателями  средств бюджета принятых бюджетных  обязательств по соответствующим  счетам Плана счетов бюджетного  учета. Аналитический учет принятых  бюджетных обязательств ведется  в Журнале регистрации бюджетных  обязательств (ф. 0504064);

- 503 01 000 "Бюджетные ассигнования" - предназначен для учета главными  распорядителями бюджетных средств  утвержденных бюджетных ассигнований  по соответствующим счетам Плана  счетов бюджетного учета.

Учреждения - получатели бюджетных  средств в основном используют следующие  счета учета лимитов бюджетных  обязательств:

- 501 03 000 "Лимиты бюджетных  обязательств получателей бюджетных  средств" - предназначен для учета  получателями бюджетных средств  (в том числе главными распорядителями  и распорядителями как получателями) доведенных до них главными  распорядителями (распорядителями)  бюджетных средств сумм лимитов  бюджетных обязательств, а также  внесенных изменений (сумм увеличения  со знаком "плюс", сумм уменьшения  со знаком "минус") на основании уведомлений о лимитах бюджетных обязательств (ф. 0504822) по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета;

- 501 05 000 "Полученные лимиты  бюджетных обязательств" - предназначен  для учета распорядителями, получателями  бюджетных средств сумм лимитов  бюджетных обязательств, а также  внесенных изменений (сумм увеличения  со знаком "плюс", сумм уменьшения  со знаком "минус"), полученных  в соответствии с Уведомлением  о лимитах бюджетных обязательств (ф. 0504822) главного распорядителя,  распорядителя бюджетных средств  по соответствующим счетам Плана  счетов бюджетного учета;

- 501 06 000 "Лимиты бюджетных  обязательств в пути" - предназначен  для учета распорядителями, получателями  бюджетных средств сумм лимитов  бюджетных обязательств, доведенных  главными распорядителями, распорядителями  бюджетных средств в отчетном  периоде, а полученных распорядителями,  получателями бюджетных средств  в периоде, следующем за отчетным, по соответствующим счетам Плана  счетов бюджетного учета.

Данные счета предназначены  для ведения учета сумм лимитов  бюджетных обязательств, принятых бюджетных  обязательств, бюджетных ассигнований.

Счета ведутся в течение  финансового (бюджетного) года. Остатки  по завершении финансового (бюджетного) года по счетам санкционирования расходов на следующий год не переходят.

Все первичные документы (расходные расписания, сметы, лимиты и др.), подтверждающие получение  лимитов бюджетных обязательств и их принятие, подлежат брошюровке вместе с журналом по прочим операциям  ежемесячно.

Таким образом, при проведении проверки составления и исполнения сметы доходов и расходов желательно учитывать вышеперечисленные моменты, для того чтобы решить каждую из поставленных задач.

Проверке должны быть подвергнуты  следующие действия бухгалтерских  служб бюджетных учреждений:

- составление сметы (по  бюджетным средствам и средствам,  полученным от приносящей доход  деятельности);

- расчет (обоснование) составляющих  сметы;

- внесение изменений в  смету (должно быть обоснованным);

- своевременное утверждение  сметы;

- ведение бюджетного учета  лимитов бюджетных обязательств;

- исполнение сметы.

Последний вопрос пересекается со всеми остальными вопросами проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Как правило, исполнение сметы отражается в акте в виде анализа произведенных расходов со сметными назначениями и финансированием.

 

Характерные ошибки и нарушения

 

1. Отсутствие сметы доходов  и расходов. Встречается довольно  часто, так как многие бухгалтеры  полагают, что лимиты бюджетных  обязательств заменяют сметы.  Нарушение бюджетного законодательства, а именно несоставление сметы  доходов и расходов, в принципе, не оказывает существенного влияния  на деятельность бюджетного учреждения, поскольку оно получает финансирование  и производит расходование средств  с ведома вышестоящей организации  и на основании лимитов бюджетных  обязательств. Однако до тех пор,  пока не будут внесены поправки  в Бюджетный кодекс, утверждение,  приведенное в ст. 161 БК РФ, о  том, что бюджетное учреждение - это организация, созданная органами  государственной власти РФ: для  осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций  некоммерческого характера, деятельность  которой финансируется из соответствующего  бюджета на основе сметы доходов  и расходов, действует применительно  ко всем бюджетным учреждениям  без исключения.

Проверяющими органами факт отсутствия сметы доходов и расходов трактуется как нарушение бюджетного законодательства.

2. Отсутствие расчетов  и обоснований к сметам. Встречается  тоже довольно часто, поскольку  методик расчетов смет, которые  должны утверждаться вышестоящими  организациями, нет либо само  вышестоящее учреждение производит  расчет сметных назначений для  подведомственного учреждения. Кроме  того, встречаются случаи, когда  расчет сметы производится по  фактическим показателям прошлого  периода методом индексации расходов  с помощью коэффициентов по  каждой позиции. При чем расчеты  ничем не подтверждаются.