Проверка учета кассовых операций

ПЛАН

1. Проверка учета кассовых операций.

Необходимо сказать о том, что подавляющее большинство гражданско-правовых сделок, совершаемых субъектами предпринимательской деятельности, опосредуется при помощи расчётов, осуществляемых в безналичном порядке. Между тем, без использования наличных денежных средств на настоящий момент не может обойтись практически ни одно предприятие. В целях  расчетов наличными деньгами каждая организация в обязательном порядке должно иметь собственную кассу, оборудованную контрольно-кассовым аппаратом.

Следует отметить, что в настоящее  время ведение и проверка кассовых операций осуществляется на основании следующих нормативных документов:

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с  изм. и доп.);

- Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

- Письмо Минфина России от 30.08.1993 N 104 "Типовые правила эксплуатации  контрольно-кассовых машин при  осуществлении денежных расчетов  с населением";

- Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации, утвержденный  Решением Совета директоров Банка  России от 22.09.1993 N 40;

- Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации", утвержденное Банком России 19.12.1997 (с изм. и доп.);

- Указания Банка России от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного  размера расчетов наличными деньгами  в Российской Федерации между  юридическими лицами по одной  сделке";

- Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изм. и доп.);

- Постановление Госкомстата России  от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Следует отметить, что в соответствии с пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв.  Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу. Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв.  Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 кассовые операции проводятся в следующем порядке:

- оформление  первичных документов по приходу  и расходу; 

- регистрация  первичных документов в журнале  регистрации; 

- записи в  кассовую книгу (под копирку  в двух экземплярах), ежедневное  подведение остатка по кассовой  книге; 

- сдача в бухгалтерию  (бухгалтеру) отчета кассира (2-й  экземпляр кассовой книги) с  приходными и расходными документами  под расписку в кассовой книге. 

На основании пункта 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв.  Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Согласно пунктам 13-14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв.  Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера — руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

В соответствии с пунктом 17 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

На основании пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В соответствии с пунктом 22 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв.  Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40 все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Согласно пунктам 23, 24 вышеуказанного Порядка каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в  кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге не допускаются. Сделанные  исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в  кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На основании  пункта 26 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» контроль за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В соответствии с пунктом 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Необходимо сказать о том, что  проверка кассовых операций имеет свои особенности. Неотъемлемой чертой проверки операций по кассе является значительная трудоёмкость её проведения и большое количество сопутствующих процедур, применяемых в ходе работы аудитора. Источниками информации при проведении проверки служат главная книга, регистры синтетического учёта операций по счёту 50, отчёт о движении денежных средств по форме № 4, а также бухгалтерский баланс. Наряду с ними обязательной проверке подлежат кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, книги учёта кассовых ордеров, книги регистрации депонентов и платёжных ведомостей, отчёты кассира и журнал учёта доверенностей. Вся кассовая документация должна быть проверена на предмет соответствия требованиям, содержащимся в законодательстве.  

Целью проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой  в организации методики бухгалтерского учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

В процессе проверки кассовых операций решаются следующие задачи:

- изучение фактического порядка документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств;

- ведение кассовой книги учета кассовых операций;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины (своевременности, полноты оприходования наличных денег и возврата в банк сверх лимита остатков денежных средств);

- установление правила расчета деньгами с юридическими лицами;

- порядок выдачи подотчетных сумм;

- целевого использования полученных по чекам денежных средств;

- применение ККМ;

- ознакомление с условиями хранения наличных денег, ценных бумаг и других денежных документов в кассе организации.

В процессе проверки проверяются и выясняются следующие моменты:

во-первых, правильность документального оформления (наличие всех документов, подписей);

во-вторых, законность совершения кассовых операций и их соответствие требованиям нормативных документов;

в-третьих, полнота, своевременность и правильность оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, поступления выручки и других операционных доходов и расходов;

в-четвертых, расходование наличных денежных средств из кассы (Юридическая обоснованность выдачи денег — наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы по исполнительным листам);

в-пятых, обоснованность выделения НДС в ПКО, РКО;

в-шестых, соблюдение установленного лимита расчетов наличными между юридическими лицами;

в-седьмых, факты оплаты сотрудникам производственных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов;

в-восьмых, факты повторной оплаты по ранее оформленным документам;

в-девятых, факты выплат подставным лицам и другое;

в-десятых, правильность записей по счету 50;

В-одиннадцатых, проверяется организация  аналитического учета всех хранящихся на предприятии денежных документов (путевки, проездные билеты и др.).

Следует отметить, что при наличии сомнений у проверяющего относительно правильности ведения учёта по кассовым операциям и состоятельности существующего на предприятии внутреннего контроля, дальнейшую проверку целесообразно проводить, предварительно опросив всех ответственных лиц. В качестве ответственных за порядок ведения операций по кассе лиц традиционно выступают руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. Для каждого из них составляется отдельный опросный лист (вопросник), который должен содержать указание на должность опрашиваемого лица в соответствии со штатным расписанием, действующим в пределах организации. В целом, проведённый опрос помогает установить конкретные факты нарушения Порядка ведения кассовых операций.  

2. Инвентаризация денежных средств в кассе.

Необходимо сказать о том, что  инвентаризация (от лат. inventarium — хозяйственные предметы) — это периодический переучет наличного имущества, товаров на предприятии, фирме, в магазине с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей. Данные инвентаризации вносятся в инвентарную (инвентаризационную) опись.

Инвентаризация – это один из основных методологических принципов бухгалтерского учета, который используется для документа отражения теx xозяйственныx операций, которые по какой-либо причине не были ранее зафиксированы в первичныx документах.

Следует также отметить, что инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе и на счетах в банке и проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 гола № 49. Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04 октября 1993 года № 18.

Как известно в кассе организации  могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг  и документов строгой отчетности. Денежные средства представлены денежной наличностью. К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы. Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Следует отметить, что сроки и  порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств  и документов, имеющихся в кассе  организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе  на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для  маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных  документов используют различного рода расписки, которые не могут служить  документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием «до инвентаризации на «____» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и  расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также  переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также  необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств  и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются  по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Необходимо сказать о том, что  для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет  три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные  документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

Следует отметить, что согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28 июня 2000 года № 60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации», выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса  организации" или 3 "Денежные документы" Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".

При выявлении излишков бланков  документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой отчетности" в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 
Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Если недостача возмещается  в кассу организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50/1"Касса организации" Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 "Прочие расходы" Кредит счет 94

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг  и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

3. Судебно-бухгалтерская  экспертиза в арбитражном процессе и ее виды.

В соответствии со статьей 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ хозяйственная  деятельность организаций регистрируется посредством бухгалтерского учета  и отражается в бухгалтерской  отчетности. Бухгалтерские документы - надежный источник информации о существе хозяйственных операций организации. Часто в рамках арбитражного процесса возникает необходимость в назначении бухгалтерской экспертизы.

Как известно, целью деятельности арбитражных судов является контроль правильного применения норм гражданского, налогового и иных отраслей законодательства. Другими словами, суды дают правовую оценку действиям (бездействию) сторон арбитражного процесса. Чаще всего для вынесения справедливого решения суду достаточно установить имевшие место факты. Для этого в качестве доказательств по делу исследуются договоры, распорядительные, первичные и иные документы, показания свидетелей.

Однако, когда для вынесения  судебного решения требуется  уяснить сущность экономического события, указанных выше доказательств бывает недостаточно. Судья арбитражного суда - юрист по образованию не всегда может правильно оценить экономическую сторону спорных правоотношений. В этом случае появляется необходимость привлечения к участию в арбитражном процессе эксперта в области экономики, финансов, бухгалтерского учета и т.д.

Следует отметить, что в соответствии с действующим  арбитражным процессуальным законодательством, в частности с частью 2 статьи 64 АПК РФ, выделено несколько видов  доказательств: письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы. Все отрасли процессуального законодательства России называют заключение эксперта в качестве одного из возможных доказательств.

Заключение  экспертизы – это самостоятельное  доказательство, с помощью которого устанавливаются обстоятельства, имеющие  значение для дела. Как и любое  другое доказательство, заключение эксперта может дать возможность установить или опровергнуть факты предмета доказывания. Например, экспертиза товарных знаков при установлении их тождества в заключении эксперта означает установление фактов, входящих в предмет доказывания, а почерковедческая экспертиза может установить проверочный факт - фальсификацию доказательства и пр.