Пути улучшения системы коммуникаций в фирме

Пути улучшения  системы коммуникаций в фирме

Менеджеры на всех уровнях  организации должны иметь представление  о своих собственных потребностях в информации, а также своих  начальников, коллег и подчинённых. Менеджер должен уметь оценивать  качественную и количественную стороны  своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в фирме, стараться определить, что  такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера  показателей оценки результатов  его работы, а также его отдела и подчинённых. 
Менеджер может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчинёнными, периодические встречи со всеми подчинёнными. Планирование, реализация и контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчёты по результатам контроля – действия, подвластные менеджеру. 
Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи заключается в перемещении людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определённых вопросов. 
Опрос работников – ещё один вариант системы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчинённых: 
-чётко ли доведены до них цели их деятельности; 
-с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 
-получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; 
-открыт ли их руководитель для предложений; информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе. 
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель систем – снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. 
Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирования работников, чьи предложения пошли на пользу организации. 
Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные публикации могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников. Также часто используются видео записи. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта даёт возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, вне её, что должно уменьшить неиссякаемый поток телефонных разговоров. Видеоконференции способствуют людям, находящимся в разных местах, обсуждать всевозможные проблемы, глядя друг другу в глаза.