Изучение теоретических аспектов документольного оформления учета и автоматизации

Содержание

Введение ………………………………………………………………

1. Теоретические аспекты документального оформления учета и автоматизации денежных средств   …………..

1.1.  Организация работы  по ведению кассовых операций  ………….

1.2. Лимит денежных средств в кассе …………………………………

2. Документальное оформление  денежных средств      ………………

2.1. Краткая характеристика ООО»Холидей», его техника, экономические показатели в динамике.

2.2. Документальное оформление денежных средств

    2.3. Синтетический  и аналитический учет кассовых операций

2.4. Порядок ведения журнала ордера по счету №50

2.5. Документальное поступление и выбытие денежных средств  в кассе

    2.6. Выписка банка с расчетного счета, их проведение и обработка.

            2.7. Порядок ведения журнала ордера по расчетному счету №51.

            2.8.

2.9. Автоматизация денежных  средств.     ……………………………..

3. Пути совершенствования  документального оформления учета  денежных средств.

Заключение

Биографический список

Приложение

Введение

Денежные средства относятся к наиболее важной группе оборотных средств. От их наличия в необходимых размерах зависит благополучие организации любых форм собственности, выживаемость и дальнейшее существование хозяйствующего субъекта. 

На предприятиях денежные средства находятся в форме наличных денег в кассе, хранятся в банке на расчетных счетах, на специальных счетах по целевым средствам, на особых счетах, а также используются в виде аккредитивов, чековых книжек, депозитов и финансовых вложений в ценные бумаги др. 

Денежные средства используются для выполнения текущих операций. Денежные средства необходимы для совершения платежей.

Актуальность исследования в рамках выпускной квалификационной работы «Документальное оформление, учет и автоматизации денежных средств » определяется тем, что для эффективного использования денежных средств необходимо уметь грамотно планировать их поступление; для правильного ведения учета денежных средств требуется знание их многочисленных законодательных и постоянно изменяющихся норм, правил и порядка; желаемая эффективность хозяйственной деятельности, устойчивое финансовое состояние будут достигнуты лишь при достаточном и согласованном контроле над движением прибыли, оборотного капитала и денежных средств. 

объект исследования - организация учета денежных средств в ООО «Холидей». 

Целью данной работы является изучение теоретических аспектов документольного оформления учета и автоматизации. Для достижения цели исследования представляется целесообразным решить следующие задачи: 

1.Определить понятие денежных  средств предприятия, содержание  правил и порядка их учета. 

2. Исследовать организацию  учета денежных средств в ООО «Холидей». 

3. Сформировать рекомендации  по совершенствованию учета кассовых  операций на примере производственно-экономических  особенностей конкретного предприятия. 

Метод исследования - сбор, обобщение, автоматизация и анализ информации, формализованное представление. 

Выпускная квалификационная работа содержит введение (постановку целей и задач исследования, обоснование актуальности избранной темы), основную часть (анализ организации учета и контроля денежных средств), заключения (содержащего выводы), а также список использованных источников и приложения. 

В первой главе раскрыты теоретические аспекты документального оформления, учета и автоматизации.

    Вторая глава содержет краткую характеристику исследуемого предприятия, его техника, экономические показатели в динамике, нормативное регулирование, синтетический и аналитический учет движения денежных средств. 

В третьей главе рассмотрены пути совершеннствования документального оформления учета денежных средств.

Для достижения цели работы была проанализирована деятельность ООО «Холидей», изучена литература  данной области, проработаны периодические издания: газеты, статьи, журналы, Интернет-ресуры. 

 
1.Теоретические  аспекты документального оформления  учета и автоматизации денежных  средств

1. Организация работы по ведению кассовых операций

       Согласно «Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации».

       Кассовые документы юридического  лица, индивидуального предпринимателя  оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером или другим работником, определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя; руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег.

 Кассовые документы, кассовая  книга, книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами, по усмотрению руководителя, может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств. При распечатывании на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае когда лист книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе не распечатывается, подписи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Листы кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.

Листы кассовой книги  обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

Контроль за ведением кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Лимит денежных средств в кассе

I. Для определения лимита  остатка наличных денег юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель  учитывают объем поступлений  наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги (вновь созданное юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем поступлений  наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где:

L - лимит остатка наличных  денег в рублях;

V - объем поступлений наличных  денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях.

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

• - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

II. При отсутствии поступлений  наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги юридическое лицо, индивидуальный  предприниматель учитывают объем  выдач наличных денег (вновь созданное  юридическое лицо, индивидуальный  предприниматель - ожидаемый объем  выдач наличных денег), за исключением  сумм наличных денег, предназначенных  для выплат заработной платы, стипендий и других выплат  работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где:

L - лимит остатка наличных  денег в рублях;

R - объем выдач наличных  денег, за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат работникам, за расчетный период в рублях.

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

- период времени между днями  получения по денежному чеку  в банке юридическим лицом, индивидуальным  предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней.

2 Документальное  оформление, учет и автоматизация  денежных средств

2.1 Краткая характеристика, его техника, экономические показатели в динамике.

Компания Холидей на сегодняшний день является лидирующей розничной сетью в Западной Сибири. Она объединяет 145 супермаркетов под такими известными брендами, как “Холидей”, “Сибириада”, “Кора”, “Холди” и другими.

В Омске Компания работает под тремя розничными брендами: “Планета Холидей” (3 супермаркета), “Сибириада” (14 магазинов) и "Холди" (6 магазинов)

Розничные предприятия Компании Холидей находятся в 5 регионах: Новосибирская, Омская, Кемеровская, Томская область и Алтайский край

Компания уже более 11 лет работает в современном розничном формате - формате самообслуживания.

При этом в Омске Компания открыта уже 5 лет и успела занять ведущие позиции в розничной торговле г. Омска.

Миссия предприятия: «Мы заботимся, чтобы Вы экономили время и деньги. Мы работаем, чтобы Вы улыбались. Холидей всегда для Вас!»

Предприятие ООО «Компания Холидей» Филиал №3 в г.Омск. является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчётный или иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки. Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с законами и нормативными актами Российской Федерации, настоящим уставом.

Предприятие действует на основании хозяйственного расчёта и самофинансирования и несёт ответственность, установленную законодательством Российской Федерации за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Отношения предприятия с другими предприятиями, организациями, органами муниципального управления и гражданами регламентируется законодательством Российской Федерации, взаимовыгодными договорами и настоящим Уставом.

Место нахождения предприятия:

644105, г. Омск,

 ул. 22 Партсъезда, д.97,

 Целями создания предприятия  являются реализация алкогольных  продукции, продуктов питания и  товаров бытовой химии, удовлетворение  общественных потребностей и  получение прибыли. Деятельность  ООО «Компания Холидей» Филиал №3 в г.Омск строится на принципах экономической самостоятельности, самофинансирования и самоокупаемости.

Предприятие устанавливает цены на все виды реализуемой продукции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Предприятие самостоятельно распоряжается результатами производственной деятельности, полученной прибылью, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты обязательных платежей и налогов.

ООО «Компания Холидей» Филиал №3 в г.Омск реализует следующий ассортимент продукции: Алкогольные напитки, Бакалея, Безалкогольные напитки, Бытовая химия, Детское питание, Диабетические продукты, Закуски к пиву, Колбасы и деликатесы, Кондитерские изделия, Консервы мясорыбные, Консервы плодоовощные, Кулинария, Масло растительное, Молочные продукты, Мороженое, Мясо и птица сырые, Овощи и фрукты, Полуфабрикаты, Рыба готовая, Рыба и морепродукты сырые, Салаты, Слабоалкогольные напитки, Соки и нектары, Сопутствующие товары, Соусы кетчупы майонезы, Средства гигиены, Сыр, Табачные изделия, Товары для животных, Торты и пирожные, Фрукты другие и ягоды, Хлебобулочные изделия, Чай кофе какао, Яйцо.

Конкуренты ООО «Астор», ООО «Формат» (магазины, работающие под брендом Еда, Поворот, Наш магазин, Репка), ЗАО «Тандер» (сеть супермаркетов Магнит), ООО «Лента», ООО «Геомарт-Ритейл», ООО «Ашан-Омск», ООО «ТК Альварт».

Поставщики продуктов: ООО «Агама Урал», ООО «АДАРА», ООО «Алкогольная сибирская группа», ИП Андреасян А.Ц., ИП Антонюк Е.В, ИП Бакаева Е.П., ИП Бормотова О.Н., ИП Боровко А.П., ОНО «ВНИМИ-Сибирь Россельхозакадемии», ООО «Дирол Кэдбери», ЗАО «ДМС Омский», ООО «КДВ Групп», ИП Кербер К.Э., ООО «Кока-Кола» г. Новосибирск, ООО «Мельница ТД», ООО «МОЛИС ТД», ЗАО «ОША ПК», ООО «РУСКОМ», ООО «Русская Кухня», ООО «ЮниМилк-Новосибирск» и т.д.

Структура управления ООО «Компания Холидей» Филиал №3 в г.Омск является линейно-функциональной. Это сочетание линейной и функциональной организационных структур, построенной на основе вертикальной иерархии управления и базирующейся на строгой подчиненности низшего звена высшему и функциональной структуры, построенной на основе группировки персонала по широким задачам, которые они выполняют.

Наибольшую долю в товарообороте занимает группа товара «Алкогольные напитки». Также значительную долю в общем товарообороте имеют группы «Мясопродукты», «Молочная продукция», «Кондитерские изделия», «Бакалея», «Овощи и фрукты». Остальные группы товаров имеют долю в общем товарообороте менее 5%.

 Структура товарооборота  ООО «Компании Холидей» на примере магазина «Планета Холидей» по адресу ул.Багратиона 21б, 20 за январь 2013 г.

Рис. 3 - Структура товарооборота ООО «Компании Холидей»

Анализ ассортимента магазинов ООО «Компании Холидей», который выявил наличие большого количества разновидностей товаров в каждой из разнообразных (более 30) товарных групп, позволяет сделать вывод, что товарный ассортимент рассматриваемых магазинов является широким и глубоким.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Компания Холидей»

Для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия используются его основные технико-экономические показатели, технико-экономические показатели деятельности предприятия «ООО Компания Холидей», филиала №3 в г. Омск за 2011-2012 годы

Из таблицы видно, что, темп роста объема розничного товарооборота составил 123,5% (в денежном выражении 2162902,8 тыс. руб.). На это повлияло несколько факторов: расширение сети магазинов (открытие новых объектов), повышение квалификации работников, рост их производительности труда. Увеличение выручки от продаж на 178.88% , что в денежном выражении составило +132435.3 тыс. руб. является положительной тенденцией, т.к. предприятие увеличивает масштабы своей деятельности. Также рост выручки от продаж подтверждает правильность и необходимость инвестирования средств в активную часть. Прирост чистой прибыли составил 120.60%, а значит предприятие сможет реинвестировать или вложить в ценные бумаги для извлечения экономической выгоды больше прибыли по сравнению с прошлым 2011 годом, а значит предприятие будет развиваться большими темпами.

2.2 Документальное  оформление денежных средств

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные - руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.  
Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день.  
В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. 
При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу. 
Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.

2.3 Синтетический  и аналитический учет кассовых  операций

Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50–1 «Касса организации»;

50–2 «Операционная касса»;

50–3 «Денежные документы»  и др.

Учет денежных средств в кассе самой организации осуществляется на субсчете 50–1 «Касса организации».

На субсчете 50–2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, в кассах хранения билетов, в кассах отделений связи и т. п. Она открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50–3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчет 50–4 «Касса в иностранной валюте»).

С 1 сентября 2008 г. по Указанию ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления) на банковский счет клиента, выдача наличной иностранной валюты с банковского счета клиента должны осуществляться по приходному кассовому ордеру (форма № 0402008) и расходному кассовому ордеру (форма № 0402009).

Наличная иностранная валюта может выдаваться организации на командировочные и представительские расходы.

Расходный кассовый ордер (форма № 0402009), по которому осуществляется выдача наличной иностранной валюты организации, оформляется на основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного организацией в произвольной форме.

В письме на получение наличной иностранной валюты указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность; наименование наличной иностранной валюты. Подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты указывается в письме цифрами и прописью.