Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 4

1 Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами 6

1.1 Определение подотчетного лица, классификация расходов, осуществляемых через подотчетных лиц 6

1.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами 13

1.3 Аналитический учет 18

1.4 Синтетический учет 22

1.5 Контроль за расходованием денежных средств 24

Глава 2 ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА В Г. МОСКВЕ 33

2.1 Организационно-экономическая характеристика Государственной инспекции труда в г. Москве 33

2.2 Порядок ведения расчетов с подотчетными лицами 37

2.3 Отражение операций в учете 43

2.4 Контроль за расходованием средств 52

2.5 Недостатки в деятельности  организации 56

3  ОПТИМИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА В  Г. МОСКВЕ 61

3.1 Оптимизация документального оформления учета расчетов с подотчетными лицами 61

3.2 Оптимизация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  в соответствии с изменениями законодательства 66

4.1 Обзор программных продуктов для учета в бюджетных учреждениях 73

4.2 Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях с помощью  «Парус. Бюджет» 80

4.3 Особенности использования «Парус» при учете расчетов с подотчетными лицами 84

5  ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 93

Список использованных источников 101

ПРИЛОЖЕНИЯ 107

Введение

На современном  этапе совершенствования системы  бухгалтерского и налогового учета  в бюджетном секторе экономики  Российской Федерации появляется острая необходимость научного анализа  систем бухгалтерского учета в бюджетных  учреждениях. Практика указывает на наличие проблематики корректного  учета операций, в частности операций с подотчетными лицами. Неточности прослеживаются как в отсутствии сформулированных на законодательном уровне нормативах в сфере бухгалтерского и налогового учета, так и в отсутствии практических рекомендаций к методикам и процедурам системы учета в бюджетных учреждениях.

Система бухгалтерского учета  в некоммерческом секторе претерпевает ряд существенных изменений в  учетных операциях и использовании  новых видов деятельности в процессе функционирования бюджетных учреждениях. Это связано с использованием бюджетных учреждений в коммерческих схемах и осуществлении ими предпринимательской  деятельности. Необходим новый подход к формированию системы бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях.

Система бухгалтерского учета  бюджетного учреждения требует подробного научного анализа в первую очередь  из-за практически обозначенной проблематики в области учета предпринимательской  деятельности и учета целевого финансирования. При этом остро стоит вопрос учета  расходования бюджетных средств, в  частности через подотчетных  лиц.

Результативность и эффективность  в использовании утвержденной системы  учета бюджетного учреждения в значительной степени зависит от уровня ее методической обеспеченности, использовании специализированных, основанных на практическом опыте методик.

Особенности законодательства, регулирующего бухгалтерский учет бюджетных учреждений, учитывая их разновидности, повышенное внимание государства, несовершенны в части разработки специальных методических основ, как  регламентирующего, так и рекомендательного  характера, в основе которых лежит  практика бухгалтеров некоммерческих организаций.

Необходимость разработки рекомендаций и изменений к существующим методикам бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и определяет актуальность темы исследования.

Требуется подробно исследовать  современное законодательство и  концептуальные основы становления системы бухгалтерского учета в бюджетного учреждения с целью определения проблем регулирования и особенностей функционирования. Также необходимо остановиться на практическом опыте бухгалтеров бюджетных учреждений с целью выявления характерной для отрасли проблематики в области учета операций с подотчетными лицами.

Целью работы является выявление на основе комплексного теоретического и практического исследования нормативно-правовых и организационно-методологических особенностей бухгалтерского учета в бюджетном учреждении операций с подотчетными лицами.

Для достижения выбранной цели, в работе решены следующие задачи: _        сформулировать  определение подотчетного лица;

• провести классификацию расходов, осуществляемых через подотчетных лиц;
• изучить аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотреть синтетический учет операций с подотчетными лицами;
• рассмотреть контроль за расходованием средств в бюджетной организации;
• дать характеристику исследуемой организации – государственной инспекции труда в г. Москве;
• изучить порядок ведения расчетов с подотчетными лицами в данной организации;
• рассмотреть отражение этих операций в учете Государственной инспекции труда;
• изучить контроль за расходованием средств в данной организации;
• выявить недостатки по учету операций с подотчетными лицами в Государственной инспекции труда г. Москва;
• дать рекомендации по улучшению учета операций с подотчетными лицами в государственной инспекции труда.

Предметом работы является бухгалтерский  учет в бюджетной организации. Объектом работы выступает учет операций с подотчетными лицами.

1 Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Определение подотчетного  лица, классификация расходов, осуществляемых  через подотчетных лиц

Подотчетным лицом считается  работник предприятия, которому выданы наличные средства на административные и хозяйственные расходы. К административным и хозяйственным расходам относятся  расходы, связанные с командировками, с приобретением материалов и  других материальных ценностей на хозяйственные  нужды.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета  не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью  предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным  работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность  возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей[11].

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут  быть подотчетными лицами, за основу могут  приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками:(которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм) (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1- Работники, с которыми могут заключаться договора о материальной ответственности [46]

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с  исполнителями могут заключаться  договоры о полной материальной ответственности.

В частности, к таким видам  работ могут быть отнесены операции:

• по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);
• по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов,  включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания),  и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;
• по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;
• с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище;
• по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей;
• по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;
• по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);
• по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях;
• по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта;
• по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;
• по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними;
• по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;
• по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);
• по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных[44].

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ  и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные  товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания  и откорма).

Порядок заключения договоров  о полной материальной ответственности, а также перечни работ и  категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные  договоры, а также типовые формы  этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о  полной индивидуальной материальной ответственности  приведена в приложении № 2 к постановлению  Минтруда России от 31.12.2002 № 85[44].

Если в организации  практикуется выдача заработной платы  через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных  лиц.

Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

В общем случае  заключение трудового договора допускается  с лицами, достигшими возраста шестнадцати  лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать  вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально  ответственных лиц, не достигших  возраста восемнадцати лет.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность  только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии  алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный  в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с  ними заключен быть не может, что, в  свою очередь, обуславливает невозможность  выдачи таким лицам подотчетных  сумм.

Подотчетные суммы для  оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

Следует подчеркнуть, что  трудовым законодательством предусмотрены  дополнительные основания для расторжения  трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными  и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны  руководства.

Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для следующих видов расчетов (рисунок 1.2)

Рисунок 1.2- Расчеты, для которых выдают денежные средства под отчет [44]

Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале  операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных  кассовых ордеров и Авансовых  отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в  зависимости от цели, на которую  выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Пунктом 166 Инструкции №148н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств  под отчет производится из кассы  бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При  этом следует иметь в виду, что  денежные средства в подотчет могут  выдаваться только работнику данного  учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается  передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у  работника имеется задолженность  по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается [8].

В соответствии с правилами  ведения кассовых операций, подотчетное  лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который  был выдан аванс, должен представить  в бухгалтерию авансовый отчет  или вернуть денежные средства в  кассу учреждения.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет  в установленные сроки или  не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего  аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией  №148н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.2 Документальное оформление операций с подотчетными лицами

Для выдачи из кассы заполняется  расходный кассовый ордер (форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами [47].

Организация может перечислить  средства и путем безналичного перечисления, например, на счет, открытый работнику  в банке в рамках «зарплатного проекта». Однако во избежание возникновения  конфликтного поля с проверяющими организациями  лучше оформить для подотчетных  лиц специальные карточные счета  в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении  в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый  отчет об израсходованных денежных средствах.

Согласно пункту 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При  этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем  организации. 

Выдача наличных денег  под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу. Передача выданных под  отчет денег одним лицом другому  запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный  расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется  авансовый отчет (форма № 0504049). 

Авансовый  отчет  применяется  для  учета расчетов с подотчетными лицами.  Подотчетные  лица приводят сведения о себе на лицевой стороне  авансового   отчета   и   заполняют   графы   1-6 на оборотной  стороне авансового  отчета  о  фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.  Документы, приложенные  к  авансовому  отчету,  нумеруются  подотчетным  лицом  в порядке их записи в отчете.

В   бухгалтерии   авансовые   отчеты   проверяются   на   предмет правильности   оформления   и   наличия   документов,   подтверждающих произведенные  расходы,  целевого  расходования средств, и заполняются графы  7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах,  принимаемых  бухгалтерией  к  учету.  Проверенные авансовые  отчеты утверждаются руководителем  учреждения.

Суммы,  выплаченные  в  иностранной  валюте,  учитываются  как  в иностранной  валюте,  так  и  в  рублях  по  курсу  Центрального банка Российской  Федерации.  Погашение  суммы  задолженности  в иностранной  валюте подотчетными лицами и отражение  этой суммы в авансовом отчете в рублевом   эквиваленте   производятся   по   курсу  Центрального банка Российской   Федерации   на   дату   утверждения   авансового   отчета руководителем учреждения[47].

Суммы  полученного аванса приводятся с указанием даты получения  и кодов соответствующих аналитических  счетов бюджетного учета.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом  случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное  лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения  денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление  поступает в бухгалтерию для  выдачи денег. При этом бухгалтер  обязан проверить отсутствие остатка  по предыдущему авансу.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о  направлении работника организации  в служебную командировку. После  ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным  расчетом средств, которые понадобятся  ему в командировке.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются  правила выдачи наличных денежных средств  под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация  может выдать под отчет любую  сумму.

Однако необходимо иметь  в виду, что с учетом ограничений  предельного размера расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное  лицо совершает, например, закупку товаров  у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать  установленного предела [47].

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения  услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной  форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать  не позднее трех дней после возвращения  из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных  сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтер проверяет целевое  расходование средств, выданных работнику.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом. 

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее –  Федеральный закон № 129-ФЗ) все  хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а  покупатель вправе потребовать у  продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).

Кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты:

- наименование организации,  выдавшей чек;

- идентификационный номер  организации-налогоплательщика (ИНН);

- заводской номер контрольно-кассовой  машины (ККМ);

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки  (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги) [45].

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- название и измерители  приобретенного товара в натуральном  и денежном выражении;

- должность и личную  подпись ответственного лица (продавца);

- штамп (печать) продавца [45].

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и  выписывается по форме, установленной  постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при  отсутствии информации соответствующие  строки, графы прочеркиваются).

При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются  договорами купли-продажи личного  имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам  производится непосредственно гражданам-продавцам  только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких  хозяйственных операций.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• подтверждающие документы подаются в оригинале;
• по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
• по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса[42].

1.3 Аналитический учет

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств  и расчетов. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету "Расчеты с подотчетными лицами" на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы "Наименование показателя" журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной  валюте, в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в  рублевом эквиваленте"[9].

В главную книгу переносятся  обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале  операций по счету "Касса".

Журналы операций подписываются  главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах казначейства и  в финансовых органах ведется  Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную  книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации  органами казначейства учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке (рис. 1.3):

• ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
• ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
• ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские  записи по исправлению ошибок, а  также исправления способом "Красное  сторно" оформляются Cправкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер  и дату исправляемого журнала  операций, документа, обоснование внесения исправления.

Рис. 1.3 Исправление  ошибок, обнаруженных в регистрах  бюджетного учета

По истечении каждого  отчетного месяца первичные учетные  документы, относящиеся к соответствующим  журналам операций, должны быть подобраны  в хронологическом порядке и  сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить  за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и  порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный  и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле)[9].

В случае пропажи или уничтожения  первичных учетных документов и  регистров бюджетного учета руководитель учреждения (органа казначейства, финансового  органа) назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи  или уничтожения. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения (органа казначейства, финансового органа). Копия акта направляется в вышестоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

Карточка учета средств  и расчетов применяется для аналитического учета бухгалтерских операций (рисунок 1.3) с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бюджетного учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов.

Рисунок 1.3 - Применение карточки учета средств и расчетов

Карточка открывается  записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее  следующего дня после совершения операции[9].

В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам.

1.4 Синтетический учет

 Для синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами предназначен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется  соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом  задолженности по предыдущим авансам.