Оптимизация управленческого труда

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты оптимизации труда…..
1. Сущность оптимизации труда ……….
2. Методы оптимизации труда …..
2. Проблемы оптимизации управленческого труда…
1. Руководство в организации: функции, особенности …..
2. Организация управленческого труда …
3. Планирование управленческого труда руководителя
4. Проблемы оптимизации управленческого труда руководителя….
3. Организация управленческого труда в ОАО «Коми энергосбытовая компания» ……………………

Заключение …………..

Библиографический список ………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Искусство управлять другими  людьми – это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя стать хорошим  руководителем и грамотно управлять  другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени  при возрастающей интенсивности  труда – явление, характерное  для большинства руководителей  во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит  вопрос: как научиться экономить  время тех, кто реализует функции  управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий  день. В итоге им не остается времени  и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие  плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно  занят "горящими делами", поддается  стихийному ходу событий, не управляет  собственным временем а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и  в особенности руководителю, в  первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична  неупорядоченность действий, обусловленная  внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания  и работа прямо-таки захлестывает, можно  благодаря последовательному планированию времени и использованию методов  научной организации труда лучше  осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Актуальность выбранной  темы определяется тем, что на сегодняшний  день экономика и общество в нашей  стране находится в периоде реформ и преобразований. Непрерывная перестройка  организационных структур, децентрализация  управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства  усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки  и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить.

Объектом исследования является управленческий труд.

Предметом исследования является оптимизация управленческого труда.

Цель дипломной работы состоит в анализе проблем  оптимизации управленческого труда. Для решения поставленной цели, нам  необходимо решить ряд задач:

- раскрыть сущность оптимизации  труда;

- определить методы оптимизации  труда;

- выделить функции и особенности руководства в организации;

- описать организацию  управленческого труда;

- раскрыть сущность планирования  управленческого труда руководителя;

- определить проблемы  оптимизации управленческого труда  руководителя.

Дипломная работа выполнена на основе методологии структурного функционализма. В ходе работы нами использовались следующие методы: анализ, синтез, обобщение; анализ научной литературы, наблюдение, анализ конкретных ситуаций.

Также при написании данной работы мы использовали работы таких  авторов как ……………………………………………….. и других.

Структура курсовой работы состоит из введения, трех глав и заключения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты  оптимизации труда в организации.

 

1.1 Сущность оптимизации  труда.

 

Основной долгосрочной целью любой организации является стремление выжить в конкурентной борьбе. При этом сотрудники являются главным  конкурентным преимуществом любой  организации.

Обычно эффективность  организации описывают в терминах исполнения и оценивают как сочетание  таких сложных характеристик, как: максимальное использование возможностей, способностей и навыков сотрудников; достижение организационных целей  и умение привлечь наиболее подготовленные и высокомотивированные кадры. Все это должно сказаться на общих показателях эффективности деятельности организации: производительности труда, качестве, уровне обслуживания клиентов, росте прибыли, приращении стоимости.

От человеческих ресурсов зависит слабость и мощь организации. Принимаемые сотрудниками на любом рабочем месте профессиональные решения обусловливают эффективность  осуществления производственных задач  и формируют общую успешность и результативность деятельности организации. Поэтому важно контролировать, побуждать  и помогать сотрудникам, чтобы, с  одной стороны, создать все условия  для наиболее полной реализации их профессионального багажа, с другой стороны – сформировать желание  трудиться качественно и производительно [2].

Каждый вид  деятельности заканчивается каким-то результатом, по которому оценивается  проделанная работа. Одной из важнейших  оценок результата является эффективность.

Управляющие персоналом – это самостоятельный вид  профессиональных специалистов-менеджеров, главной целью которых является повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала; ориентация на сокращение доли и численности  производственных и управленческих работников; разработка и реализация политики подбора и расстановки кадров; решение вопросов, связанных с обучением и повышением квалификации персонала.

Целью управления персоналом стало побуждение работников к развитию их способностей для более  интенсивного и продуктивного труда. Считается, что руководитель должен не приказывать своим подчиненным, а направлять их усилия, помогать раскрытию  их способностей, формировать вокруг себя группу единомышленников.

Повышение эффективности  руководства персоналом достигается  за счет использования таких факторов, как: хорошая организация рабочих  мест; рациональное планирование и  использование производственных площадей; систематическая переподготовка и  повышение квалификации работников; обеспечение стабильности занятости; разработка и реализация социально-экономических  программ [4].

Иными словами, оптимизация  труда в организации есть деятельность руководства, направленная на повышение  экономической эффективности работы персонала.

И только комплексный  подход в использовании методов  оптимизации трудовой деятельности обеспечивает наиболее полное решение  данной проблемы.

 

1.2. Основные методы оптимизации  труда.

 

Эффективность трудовой деятельности человека в значительной степени зависит от предмета и  орудий труда, работоспособности организма, организации рабочего места, гигиенических  факторов производственной среды.

Работоспособность – величина функциональных возможностей организма человека, характеризующаяся  количеством и качеством работы, выполняемой за определенное время. Во время трудовой деятельности работоспособность организма изменяется во времени. Различают три основные фазы сменяющих друг друга состояний человека в процессе трудовой деятельности: фаза врабатывания, или нарастающей работоспособности; фаза высокой устойчивости работоспособности; фаза снижения работоспособности.

Правильное расположение и компоновка рабочего места, обеспечение  удобной позы и свободы трудовых движений, использование оборудования, отвечающего требованиям эргономики и инженерной психологии, обеспечивают наиболее эффективный трудовой процесс, уменьшают утомляемость и предотвращают  опасность возникновения профессиональных заболеваний.

Оптимальная поза человека в процессе трудовой деятельности обеспечивает высокую работоспособность  и производительность труда. Неправильное положение тела на рабочем месте  приводит к быстрому возникновению  статической усталости, снижению качества и скорости выполняемой работы, а  также снижению реакции на опасности.

Периодическое чередование  работы и отдыха способствует сохранению высокой устойчивости работоспособности. Различают две формы чередования  периодов труда и отдыха на производстве: введение обеденного перерыва в середине рабочего дня и кратковременных  регламентированных перерывов. Кроме  регламентированных перерывов существуют микропаузы – перерывы в работе, возникающие самопроизвольно между операциями и действиями.

Элементами рационального  режима труда и отдыха являются производственная гимнастика и комплекс мер по психофизиологической разгрузке, в том числе функциональная музыка. Для снятия нервно-психологического напряжения, борьбы с утомлением, восстановления работоспособности в последнее  время успешно используют кабинеты релаксации или комнаты психологической  разгрузки. Они представляют собой  специально оборудованные помещения, в которых в отведенное для  этого время в течение смены проводят сеансы для снятия усталости и нервно-психического напряжения.

Эффективность работы на предприятии во многом зависит  от того, насколько рационально организован  труд. В нашей стране до сих пор  значимые ресурсы повышения производительности и результативности труда лежат  именно в плоскости рационального  использования рабочего времени.

Далеко не все  организации понимают, каковы их резервы  именно в области рационального  использования одного из основных ресурсов человека — времени. Однако понять это можно только на основании  объективных данных. Существуют различные  инструменты, позволяющие оценить  текущую ситуацию по этому вопросу, один из таких — фотография рабочего времени.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — это вид наблюдения, при котором измеряют все без  исключения затраты времени исполнителя  за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и  в течение какого времени занимался конкретный сотрудник. ФРВ представляет собой инструмент, который можно использовать для самых различных целей. Основное предназначение ФРВ — это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени [3].

Новые производственные системы, основанные на коллективном труде, требуют, чтобы работники-исполнители  обладали всей информацией, необходимой  для разработки мер, направленных на повышение показателей эффективности  производства и производительности труда.

Важное значение в разработке кадровой политики имеют принципы и требования, предъявляемые к работникам, принимаемым на работу.

Инновационный характер производства, его высокая наукоемкость, приоритетность вопросов качества продукции изменили требования к работнику, повысили значимость творческого отношения к труду и высокого профессионализма. Это привело к существенным изменениям в принципах, методах и социально-психологических вопросах управления персоналом. Изменения в принципах управления персоналом направлены, в первую очередь, на реализацию политики мотивации, которая приобрела решающее значение в современных условиях. Политика мотивации в условиях развития коллективных форм собственности и привлечения работников к управлению нацелена на расширение сотрудничества персонала с администрацией для достижения общих целей. Это непосредственно побуждает персонал к развитию потенциальных способностей, к более интенсивному и продуктивному труду, к творческому отношению к труду.

Требования творческого  отношения работников к производству обусловили: повышение их самостоятельности  и ответственности за выполняемую  работу; активное участие в принятии управленческих решений; непосредственную заинтересованность в результатах  труда [2]. Отсюда главный стратегический курс на высокий уровень образования, квалификации и этики работников; предоставление широкому кругу работников условий для расширения знаний, непрерывного повышения профессионального мастерства, самовыражения; использование пакетов  многообразных программ мотивации  и развитие организационной культуры.

Разработка и  проведение социально-экономической  политики в фирмах осуществляется по многим направлениям, важнейшими из которых  являются: политика доходов; политика в отношении сотрудничества с  профсоюзами; политика социального  обеспечения работников.

Обеспечение гарантий занятости для персонала делает любую фирму более прибыльной и конкурентоспособной. Гарантии занятости  и снижение текучести кадров обеспечивают значительный экономический эффект и побуждают работников к повышению  эффективности своей работы, не опасаясь увольнений, которые проводятся в  период ухудшения хозяйственной  конъюнктуры.

На менеджеров также возлагается ответственность  за оценку работы сотрудников; определение  необходимого вознаграждения за конечные результаты работы; организацию и контроль за деятельностью целевых групп и рабочих бригад; разрешение конфликтных ситуаций и выработка компромиссных решений и др.

Исследование  межличностных отношений дает представление  о том, какова структура неформальных отношений трудящихся, кто из членов коллектива пользуется личным авторитетом, кому из них отдается предпочтение. Следовательно, знание структуры межличностных  отношений помогает организатору и  руководству лучше (с учетом социально-психологической  совместимости) распределить трудовые и общественные функции между  сотрудниками и тем самым повысить организованность и работоспособность  коллектива, а также систематически поддерживать в нем нормальный психологический  климат.

Основной задачей  оценки работы персонала является улучшение  результатов работы как отдельных исполнителей, так и отделов, подразделений, организации в целом. Результаты оценки могут иметь далеко идущие последствия для организации: сокращения, увольнения сотрудников, изменения в организационной структуре, изменения в системе нормирования и оплаты труда, а также изменения организационного климата, степени удовлетворения работников условиями и результатами труда, увеличение или снижение конфликтности. В целом процесс деловой оценки решает задачи улучшения текущей деятельности работников, определения перспектив и стратегии развития персонала организации и создания благоприятного социально-психологического климата в организации.

Управление эффективностью работы сотрудников организации  невозможно без учета объективных  факторов, которые помогают или мешают работе персонала. К одному из важнейших  факторов, который существенно увеличивает  производственную отдачу сотрудников  на рабочих местах, относится профессиональная пригодность. Она определяет степень  предрасположенности и готовности человека к особым видам профессиональной деятельности и складывается из индивидуально-психологических характеристик личности и степени совпадения качеств человека и требований, предъявляемых рабочим местом к идеальному исполнителю. Когда психологические особенности исполнителя максимально приближены к специфическим требованиям профессии, он имеет больше объективных предпосылок к качественному и успешному труду.

Другим набором  факторов, который влияет на эффективность  работы сотрудника, является специально организованное его сопровождение  в процессе вхождения в новую  организацию или новую должность (адаптация и введение в курс дела). Адаптация помогает сотруднику при  смене работы быстрее сориентироваться на новом рабочем месте, найти  варианты наиболее успешного производственного  поведения, сформировать позитивные отношения  с коллегами. Это снижает уровень  внутренней напряженности, что позволяет  высвобождать значительные психологические  и энергетические ресурсы работника  и направлять их на профессиональную деятельность [1].

Важнейшее условие  успешного развития любой организации  – профессиональное развитие человеческих ресурсов – особенно актуально в  современном мире, в котором проблема обновления приобретенных знаний и  навыков стоит особо остро. Сегодняшний  сотрудник должен обладать стратегическим мышлением, предприимчивостью, широкой  эрудицией, высокой культурой, способностью адаптироваться к непрерывным изменениям внешней среды. Назрела необходимость  непрерывного развития персонала, т.е. создания условий для полного  раскрытия потенциала сотрудников, их способности вносить ощутимый вклад в деятельность своей организации. Речь идет прежде всего о предоставлении сотрудникам равных возможностей в получении достойных заработков, в продвижении по службе, в профессиональном росте и т.д.

Современные организации  должны уделять много внимания поддержанию  работоспособности своих сотрудников, выделяя на эти цели соответствующие средства. Отсутствие системы регулярного повышения квалификации и обучения персонала приводит к моральному устареванию и износу рабочей силы. Это означает, что имеющиеся трудовые ресурсы в силу плохой профессиональной подготовленности начинают отставать от современных технологий и более не способны работать на новейшем оборудовании. Это может привести к потере конкурентного преимущества и даже ликвидации организации.

Повышение профессионального  мастерства является одной из основных, но не единственной составляющей системы  развития персонала. Не меньшее значение придается возможности развития служебного роста сотрудника. Вполне естественным является стремление хорошего специалиста к приобретению более  высокого статуса, к раскрытию своих  способностей, к материальному благополучию. Речь идет о деловой карьере сотрудника и управлении этим процессом. Планирование карьеры в организации основывается, как правило, на мотивах продвижения  по карьерной лестнице и становится долгосрочной программой перемещения  сотрудников по горизонтали и  вертикали. В результате это также  является положительным мотивационным  фактором, так как сотрудник получает стимул к профессиональному росту, видит перспективу, уверенно планирует  собственную жизнь, целенаправленно  готовится к будущей работе.

Управление продвижением по службе является важным нематериальным стимулом, повышающим заинтересованность работников в результатах своего труда и степень приверженности целям организации. Планирование карьеры  позволяет увязать цели работника, руководителей и организации, так  как создает особые преимущества для каждой из этих категорий.

Применение различных  форм планирования карьеры позволяет  решать множество важнейших управленческих задач. Главные из них: снижение текучести  кадров; воспитание уникальных специалистов; подготовка перспективного резерва  на выдвижение; повышение удовлетворенности  работников своим трудом; стимулирование инициативы и повышение степени вовлеченности сотрудников в повседневную жизнь организации; сплочение коллектива; оздоровление организационной культуры и улучшение психологической атмосферы [1]

 

 

2. Проблемы оптимизации  управленческого труда.

 

2.1. Руководство  в организации: функции, особенности.

 

Управленческий труд –  это специфический вид человеческой деятельности, обособившийся в процессе разделения и кооперации общественного  труда. Это обособление является объективно необходимым условием развития не только общественного производства, но и общества в целом. По сравнению  с другими видами труда в организации, управленческий труд обладает рядом  специфических особенностей, которые  выражаются в его характере, цели, предмете, результатах и используемых средствах. [3, с. 75]

Средствами управленческого  труда являются организационная  и вычислительная техника, а уровень  и полнота ее использования определяют культуру и эффективность управления.

Управленческий труд имеет  свои специфические технологические  отличия, которые заключаются в  следующем:

1. Управленческий труд по отношению к конечным результатам производства носит опосредованный характер, т.е. данный вид труда не создает непосредственно потребительскую стоимость, а направлен на управление работниками, занятыми созданием материальных благ или оказанием услуг, и через них – вещественными элементами производства;
2. В основном этот труд является специфически выраженным творческим, опыт и интуиция играют в нем весьма важную роль;
3. Сложность управленческого труда определяется, прежде всего сложностью самих управленческих функций, степенью самостоятельности их выполнения и повторяемости отдельных элементов процесса труда, уровнем иерархии управления; управленческий труд требует высокого уровня организационных навыков, определяемых продолжительностью работы в аппарате управления и масштабами выполняемой работы.

В соответствии с современными представлениями суть работы руководителя сводится к выполнению ряда функций, то есть видов деятельности, среди  которых нужно выделить прежде всего стратегическую функцию, заключающуюся в постановке на основе анализа ситуации и прогнозирования целей организации, координации процесса разработки стратегии и составления планов. В обычных условиях она считается главной.

В рамках нового этапа НТР  все большее значение приобретает  экспортно-инновационная функция, тесно  связанная с предыдущей. В процессе ее реализации руководитель направляет разработку и внедрение новых видов продукции и услуг, создает условия для соответствующей перестройки организации и системы управления его, постоянно знакомится с новинками и проводит необходимые консультации подчиненным.

Еще одной основной функцией руководителя является административная, в состав которой входит целый ряд подфункций. Во-первых, контрольная, заключающаяся в оценке промежуточных и конечных результатов деятельности организации, проведении ее необходимой корректировки. Во-вторых, организационная, связанная с созданием необходимых условий деятельности: распределением среди исполнителей полномочий, задач, ресурсов, инструктированием и пр. В-третьих, направляющая, с помощью которой происходит координация непосредственной работы людей. В-четвертых, кадровая, заключающаяся в организации подбора, ориентации, обучения, развития персонала. В-пятых, стимулирующая, которая предполагает действия, направленные на убеждение и воодушевление исполнителей, их поощрение за успешно выполненную работу, наказание за провинности. [13, с. 42]

В век информации все большую  роль играет коммуникационная функция, сводящаяся к проведению совещаний, приему посетителей, ответам на письма и телефонные звонки, распространению  информации, проведению переговоров, деловому представительству.

Постоянно растущее значение человеческого фактора в жизни  организации выводит на одно из первых по значению мест социальную функцию, выполняя которую руководитель создает  в организации благоприятный  морально-психологический климат, атмосферу  комфорта, поддерживает существующие традиции и стандарты поведения  и формирует новые, помогает подчиненным  в трудную минуту[11, с. 38].

Приведенный выше список не исчерпывает функции руководителя, но демонстрирует их широту. Все  эти функции базируются на общих  деловых навыках: умение убеждать, общаться, учитывать черты характера других, обучать, демонстрировать свою компетентность и т. д. Вместе с этим есть и специфические  навыки, которыми обязательно должен владеть руководитель. К ним относятся  навыки:

1.планирования;

2.распределения работ;

3.управления;

4.поддержки и мотивации;

5.информирования;

6.оценивания результатов.

В различных ситуациях  и на разных уровнях управления те или иные функции руководителя имеют  неодинаковое значение. Так, в период создания или перестройки организации прежде всего нужны руководители-предприниматели, создающие концепцию развития, принимающие ответственные решения и смело берущие на себя риск последствий, и руководители-лидеры, увлекающие людей новыми перспективами, раскрывающие их способности и направляющие на решение поставленных задач.

В период стабильного развития на первое место выдвигаются руководители-плановики, создающие, исходя из текущих реалий, планы и программы развития с  «дозированным» риском, а также руководители-администраторы, осуществляющие в соответствии с  плановыми заданиями, организаторскую, координирующую, контролирующую деятельность с помощью приказов, поощрения  и наказаний[15].

В зависимости от уровня в управленческой иерархии можно  выделить три типа руководителей: высшего, среднего и низшего звена.

Основные задачи высших руководителей  организации состоят в формулировке ее миссии, ценностей, политики, основных стандартов деятельности, формировании структуры и системы управления, представительстве на переговорах  с государственными органами и главными контрагентами.

Функции высших руководителей  чрезвычайно сложны, разноплановы, требуют глубоких и всесторонних знаний, аналитических способностей, задатков политика, дипломата, публициста, оратора. Поскольку сегодня каждый человек в отдельности таким  критериям отвечать уже не в состоянии, высшее руководство реализует их в составе команды, о которой  уже говорилось, где первое лицо является уже не «боссом», а первым среди равных. Последнее обстоятельство ослабляет борьбу за власть и тем  самым облегчает смену поколений  менеджеров.

Команда высшего руководства  обычно подбирается первым руководителем  или по-другому главным администратором, занимающим свою должность на основании  контракта с собственником (государством, акционерами, пайщиками) и являющимся его доверенным лицом, и несущим  перед ним полную ответственность  за состояние и результаты работы организации.

С юридической точки зрения в обязанности первого руководителя входит организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом  и другими документами; распоряжение в обусловленных рамках имуществом и средствами без специальной  доверенности; заключение и расторжение  хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование подчиненных-руководителей. [16]

Руководители среднего звена (основных подразделений и предприятий, входящих в данную организацию) назначаются  и освобождаются от должности  первым руководителем или его  заместителями и несут перед  ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность  имущества вверенных им подразделений. Через подчиненных руководителей  они управляют их деятельностью: устанавливают задания исполнителям, осуществляют текущий контроль, проводят мероприятия по совершенствованию  организации и технологии производства, условий труда, соблюдению производственной, технологической, трудовой дисциплины, санитарных норм. В рамках компетенции  им предоставлено право решать кадровые вопросы (частично — самостоятельно, частично — выходя с предложениями к руководству организации), поощрять или наказывать своих подчиненных.