Организация труда менеджеров

  МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА 
 
 

       Оценка___________

       Подпись___________

       преподавателя

       «___» __________2008 г. 
 
 

Организация труда менеджеров. 
 
 

                            Курсовая работа

                              по экономической  теории

                                         Сергеева Сергея Юрьевича

       Менеджмент  организации гр.  ТЛС-07М1д 
 
 
 
 

                           Москва 2008

Содержание 

    Введение

      Целью данной работы, является рассмотрение организации работы менеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его труд был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджера настолько специфичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство? Однозначного ответа на этот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что это некий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной работе будут по возможности рассмотрены пути повышения эффективности работы менеджера.

    На  протяжении всей жизни человеческого  общества были те, кто руководит  и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку под названием менеджмент и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как менеджер, (т.е. руководитель) должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого менеджера.  
 

Глава 1.  Основы менеджмента 

1.1. Сущность, цели, и задачи менеджмента в условиях рыночной экономики 

Управление  в широком понимании представляют собой воздействие на объект для перевода его из одного состояния в другое или для поддержания его в определенном состоянии.

Социальное  управление включает управление материальными объектами, процессами и людьми. Управление производством является частью социального управления.

Объектом  науки управления является система управления, состоящая из органов, служб, кадров управления, выполняющих определенные функции с помощью различных методов и технических средств на основе информации.

Предметом науки управления являются общественные отношения, которые складываются в процессе управления производством.

При производстве материальных благ часть людей занята производством этих благ, а другая часть – управлением этим производством.

Предметом труда для производителей благ являются сырье   и материалы, а для управленцев – информация, отношения, связи.

Объектом  труда для производителей благ являются средства производства, а для управленцев  – коллективы производителей продукции.

Результатом труда для одних является готовая  продукция, а для других – управленческие решения, направленные на производство этой продукции.

Необходимость в управленческой деятельности возникла давно, еще на заре развития человечества. Как только люди стали объединяться для производства совместных действий, появилась необходимость в тех, кто бы взял на себя координацию их действий и усилий, т.е. появилась необходимость в управленцах. Следовательно, управленческая деятельность возникает там, где есть кооперация труда.

Управление  является инструментом организации  производства, необходимым для того, чтобы вести предприятия к  выбранной конченой цели управления. Организация производства и управления им неотделимы друг от друга. Без организации производства управление им теряет смысл, т.к. нельзя управлять хаосом, а без управления даже при четкой организации производство малоэффективно.

Управление  начинается с момента выбора конечной цели и осуществляется при проектировании, организации, строительстве, функционировании, реконструкции и модернизации предприятий. Цель управления – это конечный желаемый результата труда.  После того как цель выбрана, она начинает подчинять себе людей, которые стремятся ее достичь, ибо методы и средства, которые выбираются людьми, определяются намеченной целью. Цель управления должна быть реально достижимой, не противоречить объективным законам природы и общества, иметь конкурентную форму выражения, быть понятной всем, кто работает ради ее достижения, и не должна изменяться в процессе продвижения к ней.

Важнейшей задачей менеджмента является организация производства товаров с учетом потребностей покупателей и эффективного  сбыта произведенных товаров.

В связи  с этим в задачи менеджмента в  условиях рыночной экономики входит:

1. Выбор  ассортимента и объемов производства  товаров в соответствии со  спросом на них.

2. Приобретение  необходимой оснастки производства.

3. Подбор  квалифицированных менеджеров и  исполнителей.

4. Создание  эффективной системы стимулирования работников.

5. Постоянный  поиск и освоение рынков сбыта  и осуществление эффективного  сбыта товаров. 
 
 
 
 

Таким образом, менеджмент – это сознательная, непрерывная, целенаправленная деятельность по достижению выбранных конечных целей (производство и сбыт необходимых потребителям товаров) путем рационального использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Основные принципы  менеджмента 

Принципы менеджмента можно представить как закономерности и правила осуществления управленческой деятельности.

Основополагающим  является принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении, который предполагает умелое использование единоначалия и коллегиальности в управлении, а также широкое привлечение трудящихся к управлению производством.

      Принцип системного подхода  к управлению в отличие от других подходов (функционального, аспектного) располагает инструментом взаимной увязки и согласования отдельных групп задач и их решений. Назначением системного подхода является решение всего комплекса возникающих задач с учетом их взаимосвязей и влияния факторов любой природы.

      Принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности предполагает, что каждый человек в организации наделяется конкретными правами, несет ответственность за выполнение своих обязанностей.

      Принцип иерархичности и  обратной связи заключается в создании многоуровневой системы управления, в которой осуществляется контроль за деятельностью всех звеньев системы на основе обратной связи. По каналам обратной связи информация о работе управляемого объекта передается в управляющую систему, за счет чего имеется возможность корректировать ход производственного процесса.

      Принцип частной свободы предполагает, что все инициативы исходят от свободно действующих экономических субъектов, выполняющих управленческие функции в рамках действующего законодательства, но по своему желанию. Свобода хозяйственной деятельности представляется как свобода выбора сферы деятельности, профессии, партнеров.

Слово «функция» означает деятельность, работу, обязанность. Функции, осуществляемые при производстве материальной продукции, делятся на исполнительные и организаторские, или функции управления. Исполнительские функции выполняются работниками в соответствии с конкретным заданием и своей квалификацией.

При выполнении любой управленческой функции осуществляется синтез (объединение) работников для  выполнения поставленных задач, координация их деятельности. Вот этот элемент синтеза в управленческой деятельности и отличает функции управления от функций исполнительских. Функции управления производством представляют собой относительно самостоятельный вид синтезирующей деятельности людей, обусловленный наличием разделения труда в управлении производством. Относительность этой  самостоятельности заключается в том, что любое управленческое решение и действие подчинено конечной цели управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Организация труда менеджеров 

2.1. Методы подбора менеджеров и оценка их деятельности 

Подбор  кадров осуществляется с помощью изучения объективных анкетных данных, проведения собеседования при приеме на работу.

При большом  количестве претендентов на вакантную  должность используется подбор на конкурсной основе, а также на основе выборов.

Это глубоко  демократический способ подбора  кадров повышает ответственность руководителя перед коллективом. В то же время повышается ответственность и исполнительская дисциплина всех членов коллектива, так как актом избрания они не только вручают руководителю необходимые полномочия, но и выражают готовность выполнять его указания.

Чтобы не допустить серьезных ошибок при  подборе руководящих работников, следует изучать их кандидатуры  с точки зрения добросовестности, знания дела и административных способностей.

Необходимо  также обязательно учитывать  личностные  психологические свойства, так как всякий руководящий пост дает человеку большую власть, и от личных качеств менеджеров зависит, сумеет ли он достаточно осторожно пользоваться этой властью.

При подборе  кадров управления возникает проблема целесообразного сочетания в руководящем ядре  организации работников с различными качествами, чтобы достичь грамотного сочетания различных полезных для дел качеств у руководителя и его ближайших помощников.

Для развития системы управления большое значение имеет своевременное выдвижение работников на руководящие должности. Необходимо создавать условия для продвижения способных сотрудников «по вертикали», а в ряде случаев бывает целесообразным перемещение руководителя «по горизонтали» с целью приобретения их разностороннего опыта для будущей деятельности на  более высоком уровне.

Формирование  кадрового резерва позволяет  избежать случайностей при назначении на руководящие должности, а также  при замене сотрудников более  подготовленными. На каждую должность  необходимо иметь несколько кандидатов.

Оценка  кадров управления не поддается точному методу, так как показатель затрат времени в условиях творческого труда мало о чем говорит, а результаты деятельности менеджеров хотя и сказываются на производстве, но их трудно измерить.

Наиболее  емкой оценкой труда менеджера является конечный результат, но она не может быть единственной и исчерпывающей. Поэтому проводится еще и дифференцированная оценка вклада в общий итог каждого конкретного работника с учетом степени и качества реализации функций, возложенных на него. Такой оценке хорошо способствуют четко разработанные должностные инструкции.

Другой  подход предусматривает оценку не результатов труда, а самого работника как личности. При этом оцениваются знания, навыки и черты характера.

Методы  оценок менеджера разнообразны:

- оценка  по анкетным данным, отзывам и  результатам беседы;

- аттестация  в виде экзаменов по отдельным  дисциплинам;

- балльная  оценка всей совокупности профессиональных, деловых и личных качеств;

- оценка  с помощью тестов; использование анкеты интервью;

- оценка  по результатам работы.

Самым сложным моментом является оценка личностных качеств работника. Наиболее частыми  методами здесь являются методы бальных  оценок и метод коэффициентов, основанные на субъективных мнениях опрашиваемых экспертов, в качестве которых выступают коллеги, руководители и подчиненные, хорошо знающие аттестуемого.

Для исключения субъективизма при оценке руководителей во многих странах она проводится в специальных оценочных центрах, располагающих набором специальных тестов и упражнений для проверки качеств и навыков, имеющих преимущественное значение для управленческой деятельности на том уровне, для которого кадры подбираются. Упражнения стандартны, поэтому оценка происходит на равных для всех условиях. Те, кто осуществляет оценку, проходят специальную подготовку и свои функции выполняют на достаточно высоком профессиональном уровне.

Оценочные центры являются одновременно и учебными, так как большинство используемых тестов и упражнений широко применяются  при подготовке кадров. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Принципы научной организации труда менеджеров 

Под научной организацией управленческого труда понимают совокупность мероприятий, обеспечивающих планомерное и наиболее эффективное использование труда работников аппарата управления. Эти мероприятия должны обеспечить наиболее эффективную связь аппарата управления с управляемым коллективом и с внешними организациями.

Кроме того должны быть обеспечены экономичность, оперативность и надежность управления. Управленческий труд является специфической  разновидностью умственного труда, прямо не участвующего в создании материально-вещественных ценностей. Но через организацию тура непосредственных исполнителей управленческий труд воздействует на предметы труда, тем самым прямо и непосредственно влияя на результаты производства. Специфической особенностью управленческого труда является то, что предметом труда является информация.

Эффективность труда управления зависит от целого ряда организационных, экономических  и психологических условий. Это  может быть прямой эффект, если результатом является сокращение численности или величины затрат на содержание административно-управленческого аппарата, или косвенный эффект, если результатом являются конечные результаты производства.

Для того чтобы более эффективно использовать способности работников, избавлять  их от перегрузки, необходимо соблюдать некоторые принципы научной организации управленческого труда.

Принцип специализации заключается в обеспечении правильного соотношения различной специальности и квалификации в соответствии с объемом работ по выполнению каждой управленческой функции. При этом должны учитываться образование, квалификация и индивидуальные качества каждого работника.

Принцип синхронизации предполагает согласованность в деятельности различных работников по видам управленческих работ.

Принцип прямоточности обеспечивает выбор кратчайших путей прохождения управленческой информации.

Принцип ритмичности предусматривает равномерную загрузку каждого работника управления в течении рабочего дня и по периодам производства.

Принцип стандартизации заключается в обеспечении руководителей подразделений стандартными средствами управленческого труда и формами документации.

В сфере управленческой деятельности используется три вида нормирования.

Нормы выработки устанавливают определенные объемы работ за определенное время. Они используются при нормировании труда технических исполнителей.

Нормы обслуживания определяют количество технических средств управления, обслуживаемое одним работником в системе управления. Применяются при нормировании труда инженерно-технических работников.

Нормы управляемости определяют количество работников, подчиненных непосредственно одному руководителю на определенном уровне управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Оценка уровня организации труда менеджеров 

Прежде  всего следует подчеркнуть, что менеджеры ничего не производят, кроме управленческих решений, поэтому при оценке их деятельность судят по эффективности их труда на основе анализа использования руководителями их рабочего времени.

Учесть  и проанализировать фактические  затраты времени любого менеджера  можно путем определения структуры его рабочего дня.

Для этого  используется «фотография» и «самофотография» рабочего дня.  И в том, и в  другом случае фиксируются затраты  времени на определенные функции  менеджмента, причем либо это делается специально выделенным для этого  хронометражистом, либо самим менеджером.

Составленная  на основе фотографии или самофотографии рабочего дня фактическая структура  сравнивается с нормативной, на основе чего делаются выводы об отклонениях  от норматива и разрабатываются мероприятия по совершенствованию структуры рабочего для менеджера.

Исследование  причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие.

Лишние  ступени и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.

Существенный  вред наносят диспропорции в численности  руководящих и вспомогательных  работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.

Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность управления.

Нечеткая  организация выполнения принятых решений  приводит к дублированию, потерям  времени.

Много времени непроизводительно тратится на излишнюю отчетность.

В качестве других причин потерь рабочего времени  можно указать такие, как:

- нарушения  трудовой и технологической дисциплины;

- значительное  количество плохо подготовленных  совещаний;

- неполучение  из других отделов и служб  сведений в установленные  сроки;

- низкое  качество полученных документов  и т.п.

Поэтому совершенствование организации труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и повышение производительности труда управленческих работников.

Этого можно добиться путем совершенствования  оперативного управления, информационного обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.4. Рекомендации по планированию рабочего дня и улучшению его структуры 

Планирование  личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

Работы, подлежащие выполнению в течение  дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).

Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

С целью повышения  эффективности своего труда любой менеджер должен:

- уметь определять важность и очередность решения возникающих проблем;

- не  поручать другим решение стратегических  проблем, но второстепенные вопросы  передавать заместителям;

- быть  требовательным к себе и другим, не допускать безответственности;

-  в  чрезвычайных ситуациях действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

- с достоинством  проигрывать;

- быть  последовательным и справедливым  в своих действиях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.5. Рекомендации к проведению деловых совещаний 

Правильно подготовленное и разумно проведенное совещание является эффективной формой использования коллективного разума участников совещаний. Для эффективного проведения совещания руководителю необходимо:

- заранее  сообщать его участникам повестку  дня;

- приглашать  на совещание только тех, кто  связан с обсуждаемой проблемой;

- следить  за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление,  а длительность совещания не  должна превышать одного часа;

- говорить  четко и кратко самому и  требовать того же от выступающих.

В процессе проведения совещания для создания обстановки делового и заинтересованного  обсуждения возникших проблем руководитель не должен:

- вести  телефонные переговоры;

- просматривать или подписывать какие-либо документы;

- комментировать  и оценивать выступление участников  совещания;

- высказывать  свою точку зрения по обсуждаемой  проблеме в начале совещания;

- применять  негативные формулировки, например:

1. Никогда  мы этим не занимались.

2. Да  это все равно не сработает.

3. Мы  не можем попусту тратить свое  время.

4. мы  уже пытались это делать.

5. Пока  мы к этому не готовы.

6. В  теории это, может быть, неплохо,  а вот на деле…

7. Ну, это  уж слишком необычно.

8. Я  где-то это слышал, что кто-то уже пытался что-то такое сделать.

9. Давайте  обсудим это в другой раз.

10. Вы  не понимаете истинной проблемы.

11. До  таких «высот» мы еще не  доросли.

12. У  нас в данный момент избыток  предложений.

13. Я  не полагаю, я просто вижу  – это работать не будет.

14. Давайте  создадим комиссию, а уж она пусть разбирается. 

Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы  искреннего высказывания своей точки  зрения участниками совещания.

Для повышения  эффективности совещаний их следует  проводить методом «мозговой атаки» (автор метода Алекс Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее:

- на  совещании, проводимом методом  «мозговой атаки», запрещается критика  выступающих в любом виде;

- слово  для выступления на совещании  участники получают в последовательности, обратной субординации (первым выступает участник совещания, занимающий низшую ступень в управленческой  иерархии);