Основы управления затратами на предприятии

Тема: «Оптимизация управления затратами  на предприятии»

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ  МЕХАНИЗМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ В СИСТЕМЕ ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА

1.1 Экономическая сущность затрат как объекта управления

 Ни одна сфера деятельности не обходится без затрат. Будь то новое дело или хорошо налаженный бизнес, правило одно – чтобы заработать деньги, надо сначала их потратить. Естественно, что основная цель каждого предпринимателя – получение прибыли. А что такое прибыль в конечном итоге? Это превышение доходов над расходами. Следовательно, для того, чтобы получить максимальную прибыль, надо либо минимизировать расходную часть, либо увеличивать доходную.

В бухгалтерском, управленческом и налоговом учете  встречаются такие понятия, как  «затраты», «расходы» и «издержки». Термины эти, хотя и одинаковы  в общепринятом смысле, несколько отличаются  в зависимости от сферы применения. Понятие «расходы» чаще применяется в бухгалтерском и налоговом учете. Понятие «затраты» больше относится к финансовой сфере, планированию и оценке эффективности деятельности предприятия, т. е. более применимо в основном к управленческому учету. Однако фактически понятия «затраты», «расходы» и «издержки» не имеют четко выраженных различий и перекликаются друг с другом.

Затраты – выраженные в денежной форме расходы предприятий, предпринимателей, частных производителей на производство, обращение, сбыт продукции. Экономическое содержание понятия «затраты» аналогично «издержкам», однако на практике в бухгалтерском учете чаще употребляются словосочетания с «затратами», в экономическом анализе – с «издержками». Принято выделять следующие виды затрат:

1) материальные;

2) на оплату  труда;

3) на ремонт и восстановление  основных средств;

4) дополнительные (на обучение, социально-культурные  нужды) и др.

В то же время  «Экономико-математический словарь» признает, что термин «затраты» имеет четкое определения. Затраты – широко распространенное в экономической литературе понятие, не имеющее, однако, общепринятого определения. В самой общей форме это ресурсы, используемые  в процессе производства (понимаемого в широком смысле, включающем хранение, транспортировку и т. д.) ради получения продуктов этого производства. 2. А с точки зрения бухгалтера,  затратами являются любые расходы, произведенные за отчетный период.

Руководствуясь  определением, что: «Затраты – стоимостное выражение  использованных в хозяйственной деятельности организации за отчетный период материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов», затраты можно определить по 3 основным признакам:

1) затраты связаны  с производством продукции;

2) предполагается целевое использование ресурсов;

3) существует  стоимостная оценка, с помощью  которой неоднородные виды производственных  ресурсов приводятся к денежному  эквиваленту.

Так как затраты  являются стоимостным выражением ресурсов, которые  предприятие использует в своей хозяйственной деятельности, выделяют 3 основных варианта взаимосвязи между ресурсами и затратами:

1) использование  ресурсов для создания других  ресурсов;

2) использование  ресурсов без создания видимых  новых ресурсов;

3) виртуальное  (умозрительное) использование ресурсов.

Первый вариант  состоит в том, что при использовании  ресурсов одного уровня (т. е. при возникновении  затрат) создаются ресурсы другого  уровня. Первичные ресурсы переходят  в процессе производства во вторичные, а вторичные (потребляемые) – во внешние. Для наглядности можно представить себе производственный процесс, в результате которого из сырья (первичного ресурса) создаются полуфабрикаты (вторичные ресурсы), а полуфабрикаты в свою очередь становятся в процессе производственной деятельности готовой продукцией (товаром), т. е. внешними ресурсами, пригодными для реализации. И только реализация внешних ресурсов дает предприятию выручку, а значит, и реальную прибыль.

Во втором варианте речь идет о потреблении ресурсов (возникновении затрат), не связанных непосредственно с производством и преобразованием материальных ценностей. Наиболее уместно здесь говорить, например, о работе аппарата управления. Ведь в процессе работы «управленцы», безусловно, потребляют ресурсы, однако создания вторичных ресурсов или готовой продукции в этом случае не  происходит.

И третий вариант. В данном случае речь идет о так называемых альтернативных затратах. Общий же смысл альтернативных затрат в том, что на самом деле (в процессе производства) эти затраты не были понесены. Они характеризуют собой упущенную прибыль (например, из-за отказа предприятия от выпуска нового вида продукции).

Таким образом, расходы возникают либо в случае, когда финансовые ресурсы выбывают из организации, но взамен организация  получает ресурсы производственные, и только после их выбытия у предприятия возникают расходы, либо тогда, когда выбытие финансовых ресурсов ведет непосредственно к возникновению расходов у предприятия, т. е. финансовые ресурсы выбывают, но производственные ресурсы при этом не поступают.

Расходы, которые  классифицируют как целевые, практически  совпадают с затратами. Затраты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), в момент получения  дохода от реализации готового продукта становятся расходами.

Существует и другой вид расходов – так называемые нейтральные расходы. Они не связаны напрямую с процессом производства и производственными ресурсами. Вот этот вид расходов затратами не является. Если же говорить об альтернативных затратах, то они вообще ни при каких обстоятельствах не становятся расходами.

И немного об издержках. Это самый расплывчатый, самый неопределенный термин из всех, которые мы рассматривали. Можно  расценивать издержки и как часть  затрат предприятия, направленных только на осуществление им производственной деятельности, и как общий показатель, учитывающий все затрачиваемые материалы и выполняемые услуги (работы).

   Т.о. затраты являются одним из основных объектов управления и занимают центральное место в системе финансового менеджмента предприятия. При этом модель учета и управления затратами должна быть построена таким образом, чтобы системно отражать процесс трансформации затрат в расходы, а затем - в финансовые результаты.  [5. С. 135].

      Рассматривая термин "управление" во взаимосвязи с какой-либо системой на предприятии, следует исходить из неоднозначности данного определения. С одной стороны, под управлением понимают деятельность по руководству какой-либо системой или по предприятию в целом, с другой стороны, совокупность субъектов этой деятельности, то есть кадры предприятия. Таким образом, понятие "управление" применительно к хозяйствующему субъекту можно рассматривать в двух контекстах: как процесс (деятельность) и как институт.

      Если рассматривать  управление как процесс, то  наиболее точное и полное определение здесь следующее: управление - это систематическая увязка управленческих действий хозяйствующего субъекта в процессе волеобразования и реализации воли. Функционально это означает постановку проблемы, поиск и принятие решений, распределение ответственности по ним (данные фазы определяют волеобразование или подготовку решения), осуществление решений, контроль за выполнением и корректировку (данные фазы определяют реализацию воли или выполнение решения) [22. С. 56].

      Таким образом, с одной стороны управление затратами - это непрерывный во времени процесс комплексного воздействия на издержки хозяйствующего субъекта с целью обеспечения их оптимального уровня, структуры и динамики.

Рис. 1.1. Процесс  управления затратами хозяйствующего субъекта

      Если говорить о другой стороне управления, а именно, об институциональных аспектах в управлении затратами, то основной вопрос здесь заключается в следующем: создавать ли самостоятельную службу управления затратами на каждом уровне организационной структуры хозяйствующего субъекта или наделять дополнительными полномочиями в области управления затратами уже существующих менеджеров. На наш взгляд, возможности институционализации системы управления затратами как самостоятельной функцией управления весьма невелики, поскольку пока еще в незначительной степени разработан методологический аппарат. Если говорить о возможности институционализации управления затратами как о функции поддержки управления, то здесь возможностей гораздо больше, и в полной мере реализовать ее возможно лишь непосредственно на местах силами тех, кто владеет реальной информацией о существующем положении дел, то есть менеджеров компании.

      Основными элементами системы управления затратами являются объекты управления затратами (это уровень, формирование и структура издержек), технология управления затратами (осуществление процедур, необходимых для выявления отклонений фактических показателей затрат от плановых), субъекты управления затратами (структурные подразделения предприятия, осуществляющие процедуры управления затратами), предметы управления затратами (отдельные характеристики состояния затрат: соблюдение лимитов, расходов сырья и материалов и т. п.) [34. С. 32].

      Организация системы управления затратами требует комбинированного применения структурного и процессного подходов к организации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и управления ею. Сущность процессного подхода заключается в том, что всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия можно разделить на две категории: основные бизнес-процессы и вспомогательные бизнес-процессы. Под бизнес-процессом в данном случае понимается совокупность бизнес-функций (или видов деятельности), существующих на предприятии, которые вместе взятые дают результат, имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика.

      Основные бизнес-процессы связаны с непосредственным созданием продукта или услуги, их продажей и доставкой потребителю. Они включают в себя следующие бизнес-функции: обеспечение поставок сырья и других материальных ресурсов, производство различных видов продукции, обеспечение вывоза продукции, маркетинг и сбыт продукции, гарантийное и послепродажное обслуживание.

      Таким образом, управление затратами - это умение экономить ресурсы и максимизировать отдачу от них.

1.2 Классификация затрат для целей управления

Одним из методов  познания, исследования изучаемых явлений  или объектов является классификация, то есть разделение на классы на основе определенных общих признаков объектов и закономерных связей между ними. Чем больше выделено признаков классификации, тем выше степень познания объектов. Затраты на производство как объект познания достаточно хорошо изучены в теории отечественного учета и анализа.

Рис. 2.1. Классификация  затрат на производство

Однако управленческий учет – понятие гораздо более полное, нежели учет производственных затрат. Именно управленческий учет не только определяет все понесенные затраты предприятия и связанную с ними прибыль (или убыток), но и решает ряд вопросов, позволяющих планировать дальнейшую производственную и хозяйственную деятельность. По большому счету, перед любым предприятием независимо от объемов производства, сферы деятельности и места, занимаемого на потребительском рынке, постоянно стоит несколько основных вопросов, таких как: Достаточно ли рентабельно это производство? Сколько реально затрачено на производство определенного объема продукции и какую прибыль в итоге от этого получило предприятие? Возможно ли уменьшение себестоимости производимой продукции, и если да, то как этого добиться? Не следует ли уменьшить или, наоборот, увеличить объем выпускаемой продукции? Нужно ли и выгодно ли будет проводить обновление производственной базы? И так далее. Причем это вопросы, на которые приходится постоянно давать ответы только по уже  существующему производству. Если же планируется развивать предприятие и дальше, добиваться максимальной эффективности его работы, постоянного увеличения получаемой прибыли, вопросов, естественно, становится еще больше. Стоит ли начать выпуск нового вида продукции? Если да, то как скоро окупятся вложения в запуск нового производства? Какую прибыль это будет приносить предприятию? Выгодно ли будет для предприятия оказание дополнительных услуг или проведение новых видов работ, связанных с реализацией уже выпускаемой продукцией? Ответ на каждый из этих вопросов влечет за собой десятки новых, и ответы на них должны быть не только правильными, но и оперативными. Цена ошибки может оказаться очень и очень высокой. Кроме того, если такая ошибка все-таки была допущена, она должна быть выявлена и найдены пути к ее устранению, причем, если таких путей несколько, необходимо найти самый оптимальный, эффективный и безболезненный. Анализ и планирование хозяйственной и производственной деятельности – это как раз тот самый случай, когда «время – деньги». Для решения всех этих (и еще многих других) вопросов и существует управленческий учет. Решения принимаются на основе анализа полученной информации. А для правильного и оперативного принятия решений информация должна не только достоверной, конкретной и полной, но и представленной в виде, наиболее удобном для быстрой обработки. Поэтому классификация затрат для целей управленческого учета варьируется в зависимости от того, для решения каких задач требуется информация о затратах.

Итак, затраты для целей управленческого учета подразделяются на:

1. входящие и истекшие;
2. прямые и косвенные;
3. производственные (входящие в себестоимость продукции) и  внепроизводственные (периодические и затраты периода);
4. одноэлементные и комплексные затраты;
5. текущие и единовременные.

Это примерная  классификация затрат, которая применяется  при расчете  себестоимости, определении  величины полученной прибыли и стоимостной  оценке производственных запасов.

Входящие  затраты характеризуются как приобретенные и имеющиеся в наличии средства и ресурсы предприятия. Предполагается, что использование этих ресурсов и средств должно принести предприятию прибыль. К этому виду затрат можно отнести, например, закупленную, но еще не списанную в производство партию материалов или новую промышленную линию.

Исходящие затраты – это средства или ресурсы, которые уже израсходованы в отчетном периоде и соответственно потеряли способность приносить прибыль предприятию в дальнейшем. Так, партия материалов, израсходованная для производства продукции, будет отнесена к исходящим затратам, но только в том случае, если продукция,  изготовленная из этих материалов, реализована предприятием. Для торгового предприятия наглядным примером входящих и исходящих затрат является партия товара, закупленного для перепродажи. Находясь на складе, партия товара будет представлять собой входящие затраты, но та же партия товара в момент продажи станет затратами исходящими.

Прямые затраты – это материальные затраты и затраты на оплату труда, которые можно отнести на конкретное изделие (партию товаров). Если вспомнить классификацию затрат на производство, то это те затраты, которые можно группировать по носителям затрат.

И материальные затраты, и затраты на оплату труда  можно назвать прямыми в том  случае, если они экономически обоснованно и прямо относятся к изготовлению определенного вида продукции (конкретному изделию). Отнесение того или иного вида ресурсов (материалов) к прямым материальным затратам во многом определяется спецификой производства, но в целом с ними все понятно. Что же касается прямых затрат на оплату труда, то к ним относится оплата труда работников, непосредственно связанных с изготовлением определенного вида продукции (например, сборщиков при создании многокомпонентных изделий).

К косвенным, или общепроизводственным, затратам относятся те затраты, которые либо нельзя, либо экономически нецелесообразно отнести на конкретный вид продукции. К таким затратам можно отнести расходы на вспомогательные материалы (например, универсальные крепежные элементы) и оплату труда работников, не относящуюся к прямым затратам на оплату труда (например, заработная плата вспомогательного и управленческого персонала).

Производственные  затраты, или затраты, входящие в себестоимость продукции, подразделяются на:

1) прямые материальные затраты;

2) прямые затраты  на оплату труда;

3) общепроизводственные  затраты.

Величина производственных затрат определяется объемами незавершенного производства, запасов материалов и  готовой продукции на складе предприятия.

Периодические затраты, называемые также издержками определенного периода, представляют собой расходы непроизводственного характера, зависящие не от объемов производства, а от длительности периода (временного промежутка), в течение которого они совершаются. В основном периодические затраты состоят из коммерческих и административных расходов. В свою очередь коммерческие расходы связаны с обслуживанием производственной деятельности предприятия (расходы на осуществление продаж, поставок продукции и т. д.), а  административные расходы связаны с управлением предприятием. Как правило, периодические затраты не имеют вещественной формы (например, затраты на получение услуг) и, как следствие, не подлежат инвентаризации.

Одноэлементные  затраты – это затраты, которые не могут быть разложены на составляющие в условиях производственной и хозяйственной деятельности конкретного предприятия. К комплексным затратам, которые исходя из их определения могут быть разложены на отдельные экономические элементы (слагаемые), относятся в основном общепроизводственные расходы.

Одной из главных  задач управленческого учета  является планирование и принятие решений. Для решения этой задачи информацию по затратам предлагается классифицировать следующим образом:

1) постоянные, переменные, условно-постоянные (условно-переменные) затраты;

2) принимаемые  и не принимаемые в расчет  при оценках;

3) безвозвратные затраты;

4) вмененные  затраты (упущенная выгода);

5) предельные  и приростные затраты;

6) планируемые  и непланируемые.

К группе постоянных относятся производственные затраты, размер которых не зависит от интенсивности производственной и хозяйственной деятельности предприятия. Так, например, если предприятие имеет в собственности основные средства, амортизация по ним должна будет начисляться независимо от объемов производства и реализации готовой продукции. То же можно сказать и о расходах на аренду производственных помещений. Даже в случае полной остановки производственной деятельности предприятия, что, к сожалению, вынуждены были сделать многие производители в конце 2008 – начале 2009 гг. во время кризиса, арендная плата будет начисляться, пока предприятие будет являться арендатором. Размер арендной платы может измениться, но произойдет это по соглашению сторон, а не в связи с производственно-хозяйственной деятельностью предприятия.

Соответственно, переменные затраты напрямую зависят от изменения объемов производства. Причем переменными могут быть как производственные, так и непроизводственные затраты. Примером переменных производственных затрат могут служить прямые затраты на оплату труда, косвенные затраты на вспомогательные материалы и т. д. Как переменные непроизводственные затраты можно представить, например, транспортные расходы, которые увеличиваются или уменьшаются в зависимости от увеличения или снижения объемов производства. Поэтому наряду с постоянными и переменными рассмотрим условно-постоянные и условно-переменные затраты. Эти виды затрат по части факторов можно отнести и к постоянным, и к переменным. Интенсивность производственно-хозяйственной деятельности предприятия в этих случаях, безусловно, влияет на затраты, но не прямо, как в случае с переменными производственными затратами, а косвенно. Если взять пример с той же арендной платой, то в случае, если договор аренды предусматривает, скажем, возмещение расходов на электроэнергию, собственно арендная плата (постоянная или фиксированная ее часть) останется неизменной, но при сокращении объемов производства сократится и потребление электроэнергии, а следовательно, и часть арендной платы, являющаяся возмещением расходов на электроэнергию.

Разделение  затрат на принимаемые и не принимаемые в расчет при оценках применяется при анализе и выборе наилучшего из нескольких альтернативных вариантов. При принятии какого-либо решения принимается во внимание большое количество различных факторов. Часть из них остается неизменной во всех вариантах, а часть изменяется. Естественно, что при оценке того или иного варианта будут учитываться факторы, отличающие их друг от друга при прочих равных условиях. Это относится в первую очередь к затратам.

Следовательно, затратами, не принимаемыми в расчет, являются затраты, неизменные во всех рассматриваемых альтернативных вариантах, а переменными – затраты, которыми эти варианты отличаются друг от друга.

Безвозвратные затраты – это затраты, понесенные в прошлом, которые не могут быть подвержены изменению никакими управленческими решениями. Вне зависимости от того, какое влияние оказали эти затраты на производственно-хозяйственную деятельность предприятия, откорректировать их невозможно.

Вмененные затраты (или упущенная выгода) – это как раз те «виртуальные» затраты, о которых мы уже говорили ранее как об альтернативных затратах, т. е. это затраты, которые предприятие может понести (а может и не понести, в зависимости от принятого управленческого решения) в будущем. При выборе того или иного альтернативного варианта учитывается в том числе и выгода, которую теряет предприятие, отказываясь от одного из вариантов в пользу другого. В реальном времени нет понесенных затрат, как нет и прибыли, которую они способны принести, но для принятия экономически целесообразного решения их необходимо представить (просчитать). Это и есть то, что здесь называется вмененными затратами.

Предельными называются дополнительные затраты в расчете на единицу продукции. При учете дополнительных затрат учитывается также предельный доход, тоже характеризуемый как дополнительный доход, полученный в расчете (от реализации) единицы продукции.

Приростные  затраты – это тоже дополнительные затраты, но они появляются в результате производства (или реализации) дополнительной партии продукции.

В своей производственной и хозяйственной деятельности предприятие должно планировать определенные объемы производства. Затраты на запланированный (определенный) объем производства называются планируемыми и включаются в плановую себестоимость продукции.

Те затраты, которые фиксируются только в фактической себестоимости продукции, называются не планируемыми. Если управленческий учет призван решить задачу контроля и регулирования, удобнее всего пользоваться следующей классификацией производственных затрат:

1) по видам  расходов;

2) по носителям затрат;

3) по местам  возникновения затрат.

Таким образом  классификация не выполняет формальную роль, а является важным инструментом для построения системы управления затратами и принятия хозяйственных  решений.

1.3 Современные методы и системы управления затратами на предприятии

      Управление в области затрат должно охватывать совокупность методов, которые с опережением влияют на структуру и динамику затрат в сторону их снижения.

      В современной мировой практике используются следующие новые методы определения и регулирования затрат предприятия.

      Метод запланированных затрат – при определении плановых (целевых) затрат делается упор на ранние фазы разработки продукта [46. С. 15].

      Плановые затраты формируются в несколько этапов:

      1) устанавливаются реалистичные плановые цены на товары и услуги;

      2) намечается размер прибыли;

      Этот метод позволяет вырабатывать долгосрочную конкурентную стратегию в области затрат на новую продукцию.

      Для уже выпускаемой продукции уже в центре внимания оказываются общие затраты – выявляются факторы их роста и возможности снижения. Например организация может увязывать величину общих затрат, связанных с выпуском конкретного продукта, с количеством деталей и узлов, входящих в изделие и наличие нестандартных компонентов. Отсюда вытекает решение, направленное на снижение многообразия и многочисленности деталей в использовании простых массовых деталей.