Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ работа

 

Проблема  организации хранения и уничтожения  электронных документов

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………...3

 

1.  ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА………...7

1.1  Понятие электронного документа……………………………………………7

1.2 Преимущества электронного документооборота и его недостатки………..12

3.   Носители электронных документов ………………………………………....18
4.   Правовые аспекты хранения электронных документов…………………….25

 

2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ……………...32

2.1.Хранение электронных  документов…………………………………………..32

2.2 Уничтожение электронных документов……………………………………...43

2.3  Современные проблемы организации  хранения электронных документов  в России……………………………………………………………………………….50

2.4   Аутентичность и целостность электронных документов  
при долговременном хранении……………………………………………………58

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..63

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………68

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация работы с документами  – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Тема данной выпускной  квалификационной работы является актуальной тем, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. Использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Для организации  автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным.  Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

- средства для создания и обработки информации в электронной форме;

- средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);

- система передачи данных между пользователями;

- средства для получения твердой копии архивных данных;

- собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс  подкреплен законодательной базой. А также выпускается много  литературы по этой проблеме. Среди  которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.

В литературе по данному вопросу освещены положения  современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.

Проблема электронных  технологий в делопроизводстве - это  проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Характерно, что большинство автоматизированных систем делопроизводства являются именно технологиями в традиционной среде.

Проблема использования  электронного документооборота в сфере  управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Федеральный закон «Об  электронной цифровой подписи» определяет электронный документ как «документ», в котором информация представлена в электронной цифровой форме».

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой  выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

Целью данной работы является изучение и анализ электронного документооборота и применение электронных технологий в учреждении.

Основными задачами данной работы являются:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики их внедрения с целью  совершенствования ДОУ;

- исследования преимущества электронного документооборота и его недостатки;

- определение носителей  электронных документов;

- изучение и раскрытие  правовых аспектов хранения электронных  документов;

- исследование способов  хранения и уничтожения электронных  документов;

- раскрыть современные проблемы  организации хранения электронных  документов в России;

- исследование аутентичности и целостности электронных документов  
при долговременном хранении.

Объект исследования является – электронный документооборот.

Предмет исследования - электронные  документы и электронный документооборот, применяемые на российских предприятиях, разработанный на основе технических описаний  компаний – разработчиков.

Изученность темы. Применение и проблемы использования информационных технологий  изучались и были отражены в работах следующих авторов:  И.Л.Артамоновой, М.П. Бобылевой, С.Л.Кузнецова, В.Крохина, А.Н.Соковой, В.А.Еремченко, А. Пахчанян, В.И.Тихонова, Е.Ю.Шишаевой и др.

Правовой анализ регулирования  ЭЦП в гражданских отношениях нашел отражение в главах и  параграфах монографий российских авторов: Шамраева А.В.; Наумова В.Б.; Серго А.Г. В настоящее время издано несколько комментариев к Закону «Об ЭЦП» под редакцией Бачило И.В. и Семилетова С.И., Леонтьева К.Б., Соловяненко Н.И., Венгерова А.Б.

При написании выпускной квалификационной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Структура работы. Работа состоит из: введения, двух глав, заключения.

В первой главе рассматривается определение и понятие электронного документа и его особенности.

Вторая глава посвящена анализу электронных технологий в делопроизводстве, проблемам хранения и уничтожения электронных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

 

1.1 Понятие электронного документа

 

Развитие информационных и коммуникационных технологий привело  к тому, что обмен электронными документами находит все более  широкое применение в практике делопроизводства. Однако электронный документ имеет свою специфику, а обмен электронными документами существенным образом отличается от обычного обмена документами на бумажном носителе. Технологические особенности электронного документа привели к возникновению вопроса о возможности распространения на него правового режима документа в его традиционном понимании.[ 27 - С. 68 - 73] 

Понятия электронного документа  достаточно широко, существуют различные формулировки:

- информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования;

- форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

- документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). Документ можно быстро найти. Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это «получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа», а бизнес-процесс – «работа с обращениями граждан».

Далее мы рассмотрим понятие, электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.[ 13 - С. 34-39 ]

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» также установлено, что: электронный  документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования ЭД в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84. «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована до законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Отечественные специалисты  до настоящего времени не пришли к единому пониманию «электронного документа». Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности «электронному документу» является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который определяет «документ на машинном носителе» как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.[16 -С. 45-49]

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый

адрес

- дата изготовления документа;

- код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты  документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим  однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта  были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д. В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

 ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу  подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству  в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих  нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (проект), в проектах новых правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.[ 20- C.45-49]

Новый «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы «на нетрадиционных носителях», уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 «Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)»- на государственное хранение не передаются.

Заинтересованность архивного  ведомства нашла отражение в  Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.

Названные выше отечественные  проекты законодательных актов  не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечивать расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5-10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни. Поскольку понятие электронного документа связано с нормами данного Закона, в нем устанавливаются соответствующие требования:[ 23- С.13-19]

- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь двухчастную структуру, т.е. одна часть является содержанием документа и сведениями об адресате, а вторая - электронная подпись;

- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронный документ может  быть воспроизведен на экране дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя объекте, доступном  для восприятия человеком без  дополнительных технических приспособлений. В этом смысле Закон вводит в понятие  ЭД его изображение на экране, чего не было в ГОСТ 6.10.4-84. Оригиналом ЭД считается только документ на машинном носителе.

Закон определяет юридическую  силу электронного документа. Уравнивает документ на бумажном носителе и электронный по юридической силе и правам на существование. Закон однозначно устанавливает, что оригиналом документа является ЭД, а соответствующий ему бумажный носитель - копией. Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления документа на бумажном носителе. Подтверждение подлинности и целостности электронного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи. Закон регулирует некоторые вопросы хранения электронных документов. Устанавливается, что хранение документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации. Государственные архивные органы прямо не называются, однако из контекста понятна возможность хранения ЭД в том числе в государственных архивах.

В целом порядок документирования и обращения информации на машинных носителях в виде электронных документов регламентируется стандартами и правилами делопроизводства, установленными законодательством. Таким образом, Федеральный закон узаконил использование электронного документа наравне с бумажным практически во всех сферах деятельности, включая физических лиц и индивидуальных предпринимателей. Его характерные особенности - электронный документ на машинном носителе и бумажный письменный документ равны в документообороте если имеются идентичные электронный и бумажный документы, составленные одним автором, то первичным, подлинником является электронный, а бумажный - его копией.[ 9. - С. 77 - 84 ]

Понятие электронного документа  как особой формы документа имеет  первостепенное значение в гражданском  обороте при использовании средств  электронного документооборота. Выявление  основных подходов в определении  дефиниции ЭД и особенностей данной формы документа представляется важным с целью определения способности лиц, использующих ЭД и ЭЦП, реализовывать и защищать свои гражданские права.

В следующем параграфе  мы рассмотрим преимущества электронного документооборота.

 

1.2. Преимущества электронного документооборота и его недостатки

 

Основное преимущество электронного документооборота — повышение оперативности  работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор — внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30-50%. Кроме того, с помощью электронного документооборота успешно решаются задачи управления качеством.

Потоки документов отображают деятельность любой организации. От их правильного обращения напрямую зависит успех бизнеса, поэтому  во все времена правильной организации документооборота уделялось достаточно внимания. С появлением компьютерных технологий в документообороте произошел прорыв – с документами стало возможным работать намного эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Документ в компьютерной форме – это набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям, по электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Например, проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или по обычной почте письмо бумажное.[11- С.23-26.]

Электронные документы легко  объединяются и формируют базы данных и знаний. Электронные библиотеки практически заменили неудобные  и ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают доступ к нужной информации в сотни раз быстрее, чем это было возможно при работе с бумажными или карточными каталогами.

Достоинств у электронного документа значительно больше, чем недостатков. В самом общем случае безбумажный документооборот легко поддерживается программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные таблицы Excel и пакет для презентаций PowerPoint создают электронные документы. Почтовый клиент Outlook их транспортирует.

Существуют также готовые  средства для создания и ведения баз данных и баз знаний. Таким образом, уже при наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация электронного документооборота в пределах предприятия и между предприятиями.

Программисты предлагают проработанные в деталях собственные  системы. Утвердилась специальная аббревиатура для таких разработок – АСДОУ (Автоматизированные системы документационного обеспечения управления). В них предусматриваются базы данных, требующие длительного изучения, и многоступенчатые проверки для сохранения конфиденциальности создаваемой и передаваемой информации. Простая и выгодная система электронных документов обрастает аппаратом, существенно ее удорожающим. Однако и в таком виде безбумажное делопроизводство удобнее.

Существенные выгоды приносит автоматизация делопроизводства при  внедрении в органах государственного управления. В нашем исследовании мы обратим внимание на  преимущества, которые дает электронное делопроизводство системе госуправления:

- обеспечение оперативного информационного взаимодействия органов государственной власти: повышение надежности и сроков доставки документов, снижение сроков обработки документов, повышение прозрачности процессов рассмотрения документов;

- интеграция разрозненных информационных ресурсов в единую межведомственную систему, повышение эффективности их использования при одновременном снижении расходов на сопровождение;

- создание новой организационной культуры в органах власти, повышение эффективности и значимости работы государственных служащих;

- оптимизация процессов делопроизводства и документационного обеспечения управления;

- повышение эффективности и качества принятия управленческих решений.[ 17 - С. 36-41]

Так же мы отмечаем, что большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

- многокритериальный поиск документов;

- контроль исполнения документов;

- регистрация документов;

- ввод резолюций к документам;

- распределенная обработка документов в сети;

распределение прав доступа  к различным документам и функциям системы;

- ведение нескольких картотек документов;

- работа с проектами документов;

- распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

- формирование стандартных отчетов;

- обмен документами по электронной почте;

- списание документов в дело;

- отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

- ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

- редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и  т. п.). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Отсутствие необходимости  вручную размножать документы, отслеживать  перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существеннейшим образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми. [ 23 - С.13-19]

Совместное использование  систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Все это возможно только в системе управления, построенной на основе полностью электронного документооборота.

Далее в нашем исследовании мы рассмотрим основные недостатки электронного документооборота.

Но хотя сами участники  рынка в данном случае, казалось бы, приветствуют вмешательство государства, регулирование рынка они при этом понимают по-разному. Если в оценке ГОСТов и законов большинство оценок совпадают, то ФЦП «Электронная Россия» вызывает горячие дискуссии.

До принятия решения о  внедрении системы электронного документооборота на предприятии руководство организации оценивает возможные преимущества и недостатки будущей реформы. При этом менеджмент компании учитывает не только ценовые категории каждого из продуктов, но и стоимость последующего внедрения продукта.[ 12 -С.72-74]

Говоря о преимуществах  системы электронного документооборота как таковой, необходимо сказать  об общих достоинствах системы и  о плюсах электронного документооборота для конкретного предприятия. Большинство специалистов и непосредственных разработчиков системы признают, что любая СЭД сочетает в себе формализацию и структурирование бумажного документооборота, и его перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, оперативная работа с документами, экономия расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников (ускорение выполнения типовых операций). Кроме того, система электронного документооборота способствует росту и накоплению качественных знаний сотрудника.

Недостатки СЭД зависят  от конкретных систем, разработок и  версий. Так, некоторые системы электронного документооборота рассчитаны на определенное количество пользователей, другие обладают небольшой функциональностью, третьи имеют высокую стоимость программы и ее внедрения.

При расчете затрат на программное  обеспечение и экономического эффекта, каждый должен понимать, что СЭД не является заменителем какого-либо работника. Главная цель установки электронного документооборота на предприятии – автоматизация системы документооборота, сокращение времени работы с документами и затрат на потребление бумаги. Необходимо отметить, первоначально много усилий и времени потребуется для перевода бумажных документов в электронный вид. Однако в последующем организация только выиграет от СЭД.