Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)
Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления
(на
примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Этапы развития автоматизированных систем
в документационном обеспечении управления…………………………….8
- Истоки возникновения информационных технологий…………………8
1.2 Этапы развития автоматизированных технологий…………………….12
1.3 Признаки
деления автоматизированных
Глава 2. Современные системы автоматизации в делопроизводстве…….19
2.1 Принципы автоматизации делопроизводства………………………….19
2.2 Автоматизированная система «Ефрат-Документооборот»……………27
2.3 Автоматизированная система «Дело»…………………………………..40
Глава 3. Внедрение средств автоматизации на примере
ООО «Медремстрой»……………………………………………
3.1 Общая характеристика документооборота
организации…………………………………………………
3.2 Основные проблемы внедрения автоматизированных систем………..66
3.3 Расчет эффективности внедрения автоматизированных
систем………………………………………………………………
Заключение……………………………………………………
Список
источников и литературы…………………………………………..
Приложения……………………………………………………
Приложение 1…………………………………………………………………92
Приложение 2…………………………………………………………………93
Приложение 3…………………………………………………………………94
Приложение 4…………………………………………………………………95
Приложение 5…………………………………………………………………96
Приложение
6…………………………………………………………………97
Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть, а также разнообразные технические средства управления.
Документационное обеспечение управления реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документирования информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами и повышения качества работы с документной информацией достигаются различными путями, наиболее эффективный путь – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий и средств автоматизации. При этом необходимо иметь ввиду, что применение автоматизированных средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности (46).
При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные управленческие задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Происходит врастание автоматизированных технологий в традиционные системы управления, использование в современных организациях всего набора наиболее рациональных технологических приемов обработки управленческой документной информации и официальных документов.
Актуальность темы дипломной работы связана с тем, что использование современных информационных технологий, а также средств механизации и автоматизации, при подготовке документов в организациях позволяет не только уменьшить документооборот организации, повысить скорость и качество принятия управленческих решений, сэкономить время руководителей, улучшить качество и оперативность составления документов, но также существуют определенные трудности и проблемы связанные с внедрением автоматизированных средств в документационном обеспечении управления. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная
информация составляет основу управления,
его эффективность в
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обеспечивающих доступ массового пользования к этим информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий документационного обеспечения управления, а модернизирует их, заставляя более ответственно относиться к их четкому соблюдению.
Кузнецов С.Л. отмечает, что очень важно продумать перспективы внедрения систем автоматизации в документационном обеспечении управления. Так как не редкость ситуации, когда автоматизация начинается с установки системы на 3-4 компьютера канцелярии, затем приходят к выводу о целесообразности установки системы секретарям структурных подразделений и только потом, как говорится, "пощупав" систему руками в эксплуатации, понимают, что современная система автоматизации документационного обеспечения управления должна быть на компьютере каждого сотрудника, работающего с документами. Следовательно, очень важно, чтобы система была хорошо масштабируемой, с возможностью переноса на различные аппаратно-программные платформы (45).
По определению «автоматизированные технологии»
включают в себя методы обработки информации
как результат сочетания технических
возможностей вычислительной техники,
электросвязи, информатики, направленных
на сбор, накопление, анализ, доставку
информации потребителям независимо от
расстояния и объемов на автоматизацию
рутинных операций и подготовку аналитической
информации для принятия управленческих
решений. Современные автоматизированные
технологии — это обработка документов
и информации с помощью персонального
компьютера (ПК) и современного программного
обеспечения.
Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:
- во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
- во-вторых, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Цель дипломной работы – выявить основные проблемы внедрения автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления.
В связи с этим мы ставим следующие задачи:
- рассмотреть этапы развития автоматизации в документационном обеспечении управления;
- рассмотреть современные автоматизированные программы в документационном обеспечении управления;
- выявить основные проблемы автоматизации и способы их решения;
- оценить экономическую эффективность внедрения автоматизированных программ.
Объектом исследования дипломной работы является автоматизация делопроизводства.
Предметом исследования являются проблемы внедрения средств автоматизации в документационное обеспечение управления.
Данной темой занимаются ученые и специалисты в области документоведения. Т.Р. Белая отмечает, что необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства персональных ЭВМ, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий, поэтому современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением (21). По мнению Серовой Г. на сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения (59).
Глава 1. Этапы развития автоматизированных систем
- Истоки и этапы развития информационных технологий
Информационная технология–совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, накопление, хранение, актуализацию, поиск и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности (1).
На ранних этапах развития общества профессиональные навыки передавались в основном личным примером по принципу "делай как я". В качестве форм передачи информации использовались ритуальные танцы, обрядовые песни, устные предания и т.д.
Первый этап развития информационных технологий связан с открытием способов длительного хранения информации на материальном носителе. Это пещерная живопись (сохраняет наиболее характерные зрительные образы, связанные с охотой и ремеслами) - выполнена 25 - 30 тыс. лет назад; гравировка по кости (лунный календарь, числовые нарезки для измерения) - выполнена 20 – 25 тыс. лет назад. Период между появлением инструментов для обработки материальных объектов и регистрации информационных образов составляет около миллиона лет. Другими словами, период работы людей с информационными образами составляет всего 1% времени существования цивилизации. Становится понятным, почему при решении абстрактных информационных задач эффективность человека резко возрастает в случае представления информации в виде изображений материальных объектов (графические интерфейсы). В этом случае включаются в работу те области человеческой интуиции, которые развивались впервые 99% времени.
Второй этап развития информационной технологии начал свой отсчет около 6 тыс. лет назад и связан с появлением письменности. Эра письменности характеризуется появлением технологии регистрации на материальном носителе символьной информации. Применение этих технологий позволяет осуществлять накопление и длительное хранение знаний. В качестве носителей информации выступали и до сих пор выступают: камень, кость, дерево, глина, папирус, шелк, бумага. Сейчас этот ряд можно продолжить: магнитные покрытия (лента, диски, цилиндры и т.д.), жидкие кристаллы, оптические носители, полупроводники и т.д. В этот период накопление знаний происходит достаточно медленно и обусловлено трудностями, связанными с доступом к информации. Знания, представленные в виде рукописных изданий хранятся в единичных экземплярах. Причем доступ к ним существенно затруднен, так как они охраняются специальной кастой - жрецами, которые наделялись исключительным правом монопольного доступа к фонду человеческого опыта и являлись посредниками между накопленными знаниями и заинтересованными людьми. Этот барьер был разрушен на следующем этапе.
Начало третьего этапа датируется 1445 годом, когда Иоганн Гуттенберг изобрел печатный станок. Появление книг открыло доступ к информации широкому кругу людей и резко ускорило темпы накопления систематизированных по отраслям знаний. За три столетия после изобретения печатного станка оказалось возможным накопить ту "критическую массу" социально-доступных знаний, при которой начался лавинообразный процесс развития промышленной революции. Печатный станок сыграл роль информационного ключа, резко повысив пропускную способность социального канала обмена знаниями. С этого момента началось необратимое поступательное движение технологической цивилизации". Книгопечатание - это первая информационная революция.
Четвертый этап развития информационной технологии начинается в 1946 году с появлением машины для обработки информации. Этой машиной является первая ЭВМ (типа ENIAC), запущенная в эксплуатацию в Пенсильванском университете. К этому времени уже значительная часть населения занята в информационной сфере.
Пятый этап развития информационной технологии наступил в 1982 году после публикации эталонной модели взаимодействия открытых систем ISO - ЭМ ВОС.
Современное состояние и тенденции развития информационных технологий это:
- наличие большого количества промышленно функционирующих БД большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества;
- создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к этим информационным ресурсам через системы связи и передачи данных, объединенных в национальные, региональные и глобальные информационные сети;
- расширение функциональных возможностей информационных систем, реализация технологий создания и ведения гипертекстовых БД, включение в информационные системы экспертных систем, систем поддержки принятия решений и других технологических средств.
В современных условиях динамичного развития общества и усложнения технической и социальной инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические ресурсы. Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информационных ресурсов потребителю, стали важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности. Уровень использования информации становится одним из существенных факторов успешного экономического развития и конкурентоспособности, как на внутреннем, так и на внешнем рынках. Одно из ведущих мест среди новых информационных технологий занимают сетевые информационные технологии (41).
Таким образом, осознание мировым
сообществом роли информации как стратегического
ресурса стимулировало разработку новых
информационных технологий для получения
и переработки больших объемов информации,
ее хранения и предоставления пользователям.
1.2 Этапы развития автоматизированных технологий
В своем развитии человечество прошло путь длиною в несколько десятков тысячелетий. Большую часть исторического пути люди имели дело с материальными объектами. Все это время человек учился преобразовывать энергию и материальные объекты в информационные технологии путем регистрации и накопления информационных образов. Началом развития информационных технологий можно считать пещерную и наскальную живопись, счет, появление искусства, письменности. Материальными носителями информации были камни, кости, дерево, глина, папирус, шелк, бумага. В древности информационная технология заключалась в передаче знаний и профессиональных навыков по наследству - от отца к сыну. Доступ к знаниям и информации был ограничен, поэтому знания не могли существенно влиять на производственный процесс. Обработка данных велась вручную. Производство было ремесленным, индивидуальным и мелкосерийным. Появление первого печатного станка и книгопечатания (1445 г.) произвело первую информационную революцию, которая длилась примерно 500 лет. Знания стали тиражироваться. Они уже могли влиять на производство. Появились станки, паровые машины, фотография, телеграф, радио. 1946 г. — начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Впервые был создан способ записи и долговременного хранения формализованных знаний, при котором эти знания могли непосредственно влиять на режим работы производственного оборудования. Процесс записи ранее формализованных профессиональных знаний в форме, готовой для непосредственного воздействия на машины и механизмы, получил название программирования на ЭВМ. Автоматизированные технологии появились с первым ЭВМ и прошли несколько этапов развития:
- С конца 1950-х до начала 1960-х годов эксплуатировались ЭВМ первого и второго поколения для решения отдельных расчетных (инженерных) и наиболее простых, но трудоемких экономических задач (например, материального учета). Тип используемой автоматизированной технологии можно назвать частичной электронной обработкой данных.
- С 1960-х до начала 1970-х годов в круг работ, выполняемых с помощью ЭВМ, входила электронная обработка плановой и текущей информации, хранение в памяти ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажных носителях. Если говорить о типе автоматизированной технологии, то ее можно назвать электронная система обработки данных (ЭСОД).
- В 1970-х годах используются ЭВМ третьего поколения для обработки информации на всех этапах управления деятельностью предприятия, осуществляется переход к разработке подсистем автоматизированных систем управления (АСУ). Тип используемой в то время АИТУ можно назвать централизованной автоматизированной обработкой информации в условиях вычислительных центров (ВЦ) коллективного пользования.
- В конце 1970-х годов был сконструирован персональный компьютер (ПК) — инструмент, позволивший формализовать и сделать широкодоступными для автоматизации многие из трудно формализуемых процессов человеческой деятельности и открывший эру новой информационной технологии, отличительной чертой которой является диалоговый режим работы в масштабе реального времени.
- С 1980 г. наблюдается тенденция к децентрализации обработки данных, к решению задач в многопользовательском режиме и широкое применение автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУ ТП), систем автоматизированного проектирования (САПР), производственных, отраслевых и общегосударственных АСУ. Тип используемой АИТУ можно отнести к специализации технологических решений на базе мини-ЭВМ, персональных компьютеров и удаленного доступа к массивам данных с одновременной универсализацией способов обработки информации на базе мощных супер-ЭВМ.
- Последний этап (с конца 1980-х годов) характеризуется применением ЭВМ пятого поколения, а также широким кругом возможностей и решаемых задач:
- комплексным решением экономических задач;
- объектно-ориентированным подходом в зависимости от системных характеристик предметной области;
- широким спектром приложений;
- сетевой организацией информационных структур;
- преобладанием интерактивного взаимодействия пользователя в ходе эксплуатации вычислительной техники;
- реализацией интеллектуального человеко-машинного интерфейса;
- реализацией систем поддержки принятия решений и информационно-советующих систем (66).
Таким образом,
1.3 Признаки деления автоматизированных систем
Существует несколько точек зрения на развитие автоматизированных систем, которые определяются различными признаками деления. Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной и автоматизированной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной сферы, так и для бытовой. Разработаны следующие признаки деления:
задачи и процессы обработки информации
1-й этап (60 - 70-е гг.) – обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.
2-й этап (с 80х гг.) - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.
проблемы, стоящие на пути информатизации общества
1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.
2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM / 360. Проблема этого этапа – отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.
3-й этап (с начала 80-х гг.) – компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы – средством поддержки принятия его решений. Проблемы – максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.
4-й этап (с начала 90-х гг.) – создание современной технологии межорганизационных связей и автоматизированных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:
выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи; организация доступа к стратегической информации;
организация защиты и безопасности информации.
преимущество, которое приносит автоматизированная технология
1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых автоматизированных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая – плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались автоматизированные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.
2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию автоматизированных систем – ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.
3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Автоматизированные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие автоматизированные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.
виды технологий
1-й этап (до второй половины XIX в.) – “ручная” информационная технология, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологии – представление информации в нужной форме.
2-й этап (с конца XIX в.) – “механическая” технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологии – представление информации в нужной форме более удобными средствами.
- Проблемы возбуждения и отказа в возбуждении уголовного дела
- ПРоблемы возмещения морального вреда в уголовном судопроизводстве
- Проблемы возникающие при определении таможенной стоимости и пути их решения
- Проблемы вступления России в Болонский процесс и пути их решения
- Проблемы глобализации СМИ (на примере медиакомпании BBC)
- Проблемы занятости и трудоустройства инвалидов в условиях современного общества
- Проблемы занятости и трудоустройства инвалидов в условиях современного общества
- Проблемы адаптации личности в группе
- Проблемы административной этики. Кодекс чести муниципального служащего
- Проблемы антикризисного управления ОАО «НЧШК» в современных условиях
- Проблемы безопасности информации предприятия и пути их решения
- Проблемы бюджетной политики
- Проблемы взаимодействия органов государственной власти в России
- Проблемы взаимодействия следователя и органа дознания в стадиях возбуждения уголовного дела и предварительного расследования
