Совершенствование организации делопроизводства в медицинских организациях стоматологического профиля

 

 

БОУ СПО УР «Ижевский медицинский колледж

имени Героя Советского Союза Ф.А. Пушиной

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

 

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

«Совершенствование

организации делопроизводства

в медицинских организациях

стоматологического профиля».

 

 

 

Исполнитель:                                                          

 

                  Руководитель:

 

Рецензент:      

 

 

 

Работа защищена с оценкой_________________

 

Подпись исполнителя______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ижевск – 2013

 

Выражаю искреннюю благодарность за поддержку и помощь в подготовке и оформлении дипломной работы:

 

                 

Руководителю:
Рецензенту:

                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. АКТУАЛЬНОСТЬ ………………………………………….……………….	4
2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ .……………………………………….……………	5
3. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ ………………..…………….……	23
4. МЕТОДИКА ИССЛЕДОВАНИЯ ………………………………………….	24
5. РЕЗУЛЬТАТЫ СОБСТВЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ ..……..……..……	25
5.1.  Результаты изучения уровня знаний руководителей сестринских служб, действующих государственных стандартов в документоведении……………………………………….…………………	25
5.2.Результаты изучения организации работы и уровня знаний руководителей сестринских служб по контролю качества и безопасности использования медицинских изделий…………………….	28
6. ВЫВОДЫ ……………………………………………………………………	36
7. РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКОГО ВНЕДРЕНИЯ…..……….	37
8. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ….………………………………………………	38
9. Приложения
9.1. Приложение  1. Программа  по изучению организации работы с изделиями медицинского  назначения………………………..…………..	40
9.2. Приложение  2. Задания в тестовой форме для оценки уровня знаний по документоведению………………..………………….………...	43
9.3. Приложение 3. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов…………………………………….	48
9.4. Приложение 4. Перечень  законодательно-правовых и  нормативно-методических актов  по  составлению  документов,  оформления  и работе………………………………………………………	49
9.5. Приложение 5. Порядок мониторинга безопасности медицинских изделий в ЛПУ……………………………………………………………..	53
9.6.  Приложение 6. Система электронного мониторинга за поступившими медицинскими изделиями……………………………….	56
9.7.  Приложение 7. Схема оповещения  ………………………………….	57
9.8. Приложение 8. Рациональное делопроизводство  и работа с документацией……………………………………………………………	58
9.9.  Приложение 9.  Карта информирования  о неблагоприятных событиях (инциденте)/риске  инцидента………………………………….	64
9.10. Приложение 10. Обобщенная информация  о выявлении недоброкачественных  медицинских изделий и медицинских изделий, не имеющих регистрационного удостоверения…………………….……	67

 

1. АКТУАЛЬНОСТЬ

 

В настоящее время эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является критерием управленческой культуры. Организация делопроизводства в органах и  учреждениях здравоохранения приобретает особое значение в условиях реформирования отрасли и расширения хозяйственной самостоятельности лечебно-профилактических учреждений.

Реформы, происходящие в нашей стране, приводят к необходимости проведения изменений в здравоохранении. Новые экономические условия требуют новых подходов к организации и структуре медицинской помощи и организации делопроизводства. Успешное решение задач, стоящих перед здравоохранением, в значительной степени зависит от компетентности сестринских руководящих кадров, их профессионализма, творческой активности и деловых качеств, системы их профессионального образования, в том числе в области документоведения.

В новых экономических условиях необходимо разработать эффективные модели управления деятельностью по контролю качества лекарственного обеспечения медицинских учреждений, а также по  использованию медицинских изделий и лечебно-диагностического оборудования. Качество, эффективность, безопасность медицинских изделий являются одними из основополагающих факторов, определяющих успешное проведение в учреждениях здравоохранения профилактических, диагностических, лечебных и реабилитационных мероприятий.

Медицинские изделия должны быть спроектированы и изготовлены таким образом, чтобы при их применении по назначению они не создавали угрозу клиническому состоянию или безопасности пациентов, а также жизни, здоровью, безопасности пользователей или третьих лиц. Важной составляющей является контроль качества медицинских изделий при эксплуатации их в ЛПУ -  это определяет актуальность данного исследования. 

2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ

 

В настоящее время приоритетной задачей для здравоохранения является повышение качества медицинской помощи. Реформирование сестринской службы, прежде всего, ставит своей задачей повышение качества оказания сестринской помощи населению. Безусловным резервом повышения качества медицинских услуг населению является правильная организация работы медицинских специалистов среднего звена: рациональная расстановка кадров, перераспределение функций между средним и младшим медицинским персоналом, планирование работы, снижение непроизводственных затрат рабочего времени и другие. Основная роль в решении этих задач отводится руководителям сестринских служб – главной медицинской сестре и старшим медицинским сёстрам отделений. Управление сестринским персоналом – это целенаправленная деятельность руководителей организаций здравоохранения и их подразделений, использующих различные механизмы управления и каналы связи для обеспечения слаженной квалифицированной работы сестринского персонала по оказанию помощи пациентам в необходимом объеме и соответствующего качества [4].

Качество работы главной медицинской сестры зависит от многих факторов. В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию, в том числе в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Поэтому важнейшим условием эффективной управленческой деятельности главной медицинской сестры организации здравоохранения является рациональное, информационно насыщенное и детально структурированное делопроизводство.

На сегодняшний день ни у кого нет сомнения в том, что уровень, качество и темпы развития сестринского дела в здравоохранении в значительной степени обусловлены состоянием кадров, системой их профессионального образования, в которой важнейшее место должна занимать подготовка управленческого и педагогического сестринского персонала [14].

Главные и старшие медицинские сестры, как руководители различных служб и подразделений лечебно-профилактических учреждений, в значительной мере определяют уровень и качество медицинских услуг оказываемых населению. По мнению Я.С.Кабушка с соавт. [7], одной из причин слабого использования всех их возможностей является отсутствия рациональной организации труда и четкого определения их служебных обязанностей. При назначении на должность руководителя (например, главной или старшей медицинской сестры), как правило, учитывается лишь профессиональный опыт и знания по уходу за пациентами, стаж работы в данном лечебно-профилактическом учреждении, а знания и способности к управлению подразделением и организации сестринского дела не учитываются. С этими же замечаниями выступает и В.А. Саркисова [18].

В процессе управленческой деятельности сестрам-руководителям делегируются новые профессиональные задачи, и, в частности, по осуществлению перемен в практической сфере, ответственность за выполнение которых они должны принимать на себя.

Исследования, проведенные  ВОЗ, показывают, что помимо перечисленных навыков и знаний, успешное руководство зависит от следующих факторов: образования в области администрирования, умения планировать работу, участия в принятии ответственных решений; умения вести финансовые дела; наличия таких качеств, как решительность, интеллигентность, добросовестность, оптимизм. Таким образом, главные и старшие медицинские сестры являются менеджерами сестринского дела (соответственно на уровне учреждений и отделений), осуществляющими целевое управление. Поэтому каждая главная  и старшая медсестра должна быть не только профессионалом в сестринском деле, но и иметь знания по документоведению.

Принято выделять в документообороте ЛПУ три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) учреждения, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее  верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и на внешний. Первый образует внутренние документы, а также входящие документы, поступившие в учреждение и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие  и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы ЛПУ), к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование.

Необходимо отметить, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения учреждения.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важной обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах их прохождения, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководителем организации.

Работа с входящими документами, поступающими в ЛПУ из-за его пределов, предполагает [16]:

а) доставка и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) предварительное рассмотрение документов руководством учреждения;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля над исполнением документов;

ж) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Все поступающие в организацию документы (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т.д.), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Форма регистрации может быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Образец журнала регистрации входящих документов [1] представлен в Приложении 3.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1. руководителю организации для обязательного рассмотрения;
2. структурным подразделениям – для исполнения;

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1. вид документа (закон, распоряжение, приказ, письмо и т.д.);
2. важность содержания документа;
3. срочность исполнения документа.

Руководителем организации после рассмотрения документа, определяются исполнители, даются четкие конкретные указания и устанавливаются реальные сроки исполнения. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Каждый этап может быть выполнен как по традиционной, так и по автоматизированной технологии.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы учреждения, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д)  помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

      Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном  экземпляре.

      При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

1. индекс документа, включенный в номер дела;
2. дата документа;
3. адресат (корреспондент);
4. краткое содержание или заголовок;
5. отметка об исполнении;
6. исполнитель.

Образец журнала регистрации исходящих документов [1] представлен в Приложении 3.

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает [6]:

а) подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрация документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Образец журнала регистрации внутренних документов [1] представлен в Приложении 3.

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля над этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Организационно-распорядительные документы контролирует служба документационного обеспечения учреждения; документы других видов – руководители или сотрудники соответствующих подразделений.

Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль: проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления – центральных отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или резолюции руководителя.

Изменение типового срока производится принятием нового акта. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Служба контроля проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям (подготовка ответа, проведение деловой встречи и т.д.). На документе оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Такая же отметка делается в журнале регистрации.

Управление невозможно без ведения управленческой, или, как её иначе называют, организационно-распорядительной документации. Кроме того, руководитель сестринской службы является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (различные требования, планы, акты, журналы учета и др.).

Качество управленческой документации – отражает качество управленческого процесса. Грамотное управление рождает грамотные документы. При этом внешние проверки управления лечебно-профилактическим учреждением основываются на оценке управленческой документации – планов, отчетов, протоколов, справок т.п.

И наоборот, качество документов часто влияет на конкретные действия персонала: чем грамотнее документ, тем эффективнее деятельность. Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения [10].

Именно поэтому вопросам документоведения и работе с документами должно уделяться большое внимание.

Каждая медицинская сестра должна иметь на своем рабочем месте четкую инструкцию по делопроизводству [17], в которой должны быть:

• перечень документов, за ведение которых она отвечает;
• образцы этих документов;
• инструкция по ведению каждого из этих документов.

Только при наличии такой инструкции главная медицинская сестра может требовать от медицинских сестер правильного заполнения многочисленных журналов и форм, за ведение которых они отвечают.

По мнению многих авторов [5,8,9,13], без внедрения современных технологий в процессе управления здравоохранением, в т.ч. сестринских служб, освоения прогрессивных методов работы средним медицинским персоналом, автоматизации деятельности сотрудников на современном этапе невозможно обеспечить высокое качество медицинской помощи населению России.

Изучение организации работы со служебными документами ЛПУ целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Под документооборотом ЛПУ следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно [10]:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно- методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

• организационно - распорядительная документация;

• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

• деловая переписка;

• финансовая документация.

Деятельность всех учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

К организационным документам относятся [10]:

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

К распорядительным документам относятся [10]:

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.      

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ–правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

К документам оперативной информации относятся [10]:

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или^факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Распорядительные документы главная медицинская сестра не ведет, но она работает с ними. Главная медицинская сестра является исполнителем приказов и распоряжений главного врача. В ходе работы главной медицинской сестры образуется большое количество информационно-справочных материалов [15], это:

1. протоколы конференций, совещаний, собраний и т.п.;
2. акты проверок (обходов), проводимых главной медицинской сестрой или по ее распоряжению в подразделениях ЛПУ;
3. справки (акты) по результатам проверок деятельности сестринской службы;
4. служебные, докладные, объяснительные записки, касающиеся сферы деятельности главной медицинской сестры;
5. акты уничтожения корешков бланков «Листков временной нетрудоспособности», испорченных бланков «Листков временной нетрудоспособности», сверки бланков «Листков временной нетрудоспособности»;
6. заявки на бланки, материальные ценности, требования на лекарственные препараты;
7. вторые экземпляры графиков отпусков среднего медицинского персонала (первые хранятся в кадровой службе) и др.

К планово-отчетным документам, которые должны иметься у каждой главной медицинской сестры, относятся комплексный годовой план ЛПУ, план сестринских конференций, план повышения квалификации сестринского персонала и др.

Очень ответственным разделом работы главной медицинской сестры является контроль безопасности медицинских изделий.

Контроль безопасности медицинских изделий может включать в себя не только сбор информации и расследование нежелательных реакций, но и активное выявление, изучение и предупреждение проблем безопасности, которые могут возникнуть на фоне использования изделий (управление рисками) [11].

В 2012 г. с вступлением в силу Федерального закона от 21.11.2011 №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» были установлены законодательные требования к контролю безопасности медицинских изделий, находящихся в обращении в Российской Федерации.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.05.2012 №413 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» в связи с принятием Закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» государственная функция по мониторингу безопасности медицинских изделий, находящихся в обращении на территории Российской Федерации, возложена на Федеральную службу по надзору в сфере здравоохранения.

Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» установил обязанность субъектов обращения медицинских изделий (производителей, медицинских организаций, оптовых и розничных поставщиков и др.) сообщать в Росздравнадзор обо всех случаях побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, а также о нежелательных реакциях, об особенностях взаимодействия и иных фактах и обстоятельствах, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении медицинских изделий.